大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理模式的變革與優(yōu)化

郭和珍

摘要：在高校管理工作體系中，檔案管理占據(jù)重要地位，它既能滿足教職工對檔案信息資源的利用需求，又能在管理決策過程中為決策者提供參考依據(jù)。在大數(shù)據(jù)時代，面對新的時代要求，高校檔案管理部門必須積極采取優(yōu)化措施，努力尋求變革，讓檔案管理工作呈現(xiàn)全新的發(fā)展局面。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；檔案管理；管理模式

順應(yīng)新時代的發(fā)展趨勢，對管理模式進(jìn)行改革與優(yōu)化，是當(dāng)前高校檔案管理部門工作中的重大課題。高校應(yīng)充分利用計算機(jī)技術(shù)存儲海量檔案信息，讓檔案資料獲得更高效的利用，并提高高校檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。

一、基于大數(shù)據(jù)的高校檔案管理特點(diǎn)

在大數(shù)據(jù)時代，高校檔案管理有以下特點(diǎn)：第一，檔案數(shù)據(jù)量劇增。高校檔案管理一般會涉及教學(xué)、科研等內(nèi)容，在大數(shù)據(jù)時代，這些數(shù)據(jù)不斷增加，呈現(xiàn)驚人的增長態(tài)勢。第二，數(shù)據(jù)源多元化，形成了多源異構(gòu)的高校檔案信息。第三，對高校檔案信息資源的需求不斷上升，產(chǎn)生需求的群體更加多樣，如教職工、學(xué)校管理者和決策者、社會機(jī)構(gòu)等。第四，檔案數(shù)據(jù)的篩選環(huán)節(jié)越來越受到重視，其價值較以往有了很大的提升[1]。

二、大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

在大數(shù)據(jù)時代，高校檔案管理面臨的挑戰(zhàn)主要有：第一，檔案管理人員需更新觀念，用信息化的理念武裝頭腦。第二，檔案管理技術(shù)也迎來了新挑戰(zhàn)，要將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)融入檔案管理技術(shù)體系，不斷探索新的檔案數(shù)據(jù)收集與開發(fā)模式。第三，檔案管理安全面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，如檔案數(shù)據(jù)丟失、網(wǎng)絡(luò)病毒威脅等。第四，檔案數(shù)據(jù)資源必須為使用者提供更多的便利，使檔案為企業(yè)、為社會創(chuàng)造更豐厚的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。第五，檔案管理人員應(yīng)及時充電，努力學(xué)習(xí)，拓寬視野，運(yùn)用檔案管理新理念、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現(xiàn)檔案工作單一型管理向多樣型、復(fù)合型管理轉(zhuǎn)變，適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代對檔案管理人員的高要求。

三、大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理模式的變革

在大數(shù)據(jù)背景下，高校檔案管理模式的變革包括以下五個方面：第一，思想觀念的變革。管理人員必須樹立大數(shù)據(jù)理念，注重信息技術(shù)與計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，在強(qiáng)化自身服務(wù)意識的基礎(chǔ)上，讓檔案管理朝著數(shù)字化方向發(fā)展。第二，管理部門的變革。以往檔案部門與高校其他部門各自為營，但是大數(shù)據(jù)時代要求各部門積極配合檔案部門的工作，實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效共享。第三，檔案管理戰(zhàn)略的變革。高校領(lǐng)導(dǎo)者需在大數(shù)據(jù)理念下制訂科學(xué)的檔案管理戰(zhàn)略，加大對檔案數(shù)據(jù)的加工及利用等方面的投入。第四，檔案數(shù)據(jù)采集與分析的變革。在大數(shù)據(jù)時代，檔案數(shù)據(jù)的采集需引入專業(yè)軟件，以提升檔案數(shù)據(jù)的加工處理效果。第五，檔案數(shù)據(jù)歸檔和保存方面的變革。檔案管理人員需充分利用電子存儲介質(zhì)和云存儲技術(shù)，強(qiáng)化對檔案數(shù)據(jù)信息的安全管理[2]。

四、大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理模式的優(yōu)化

（一）加強(qiáng)檔案管理信息化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

高校檔案管理人員應(yīng)緊跟時代發(fā)展步伐，樹立現(xiàn)代化管理理念，推進(jìn)檔案管理的信息化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。一方面，高校應(yīng)加大資金投入，及時對檔案管理部門的電子設(shè)備等進(jìn)行更新升級，并做好相關(guān)設(shè)備的保養(yǎng)與維護(hù)工作。同時，建設(shè)全面、完整的數(shù)據(jù)庫，充分利用檔案管理專業(yè)軟件，改進(jìn)檔案查詢與搜索引擎技術(shù)，優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)存儲，提高高校檔案管理服務(wù)水平。另一方面，高校應(yīng)建立健全檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化制度，包括檔案資料的收集與接收、檔案文件的歸檔、檔案的存儲、檔案的查詢、檔案文件的傳輸與利用等，加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。

（二）增強(qiáng)檔案管理安全保障，注重人才隊伍建設(shè)

即便是在大數(shù)據(jù)時代，高校檔案管理部門依然需要做好紙質(zhì)檔案的管理工作，確保紙質(zhì)檔案的安全，因此，檔案管理人員需做好防火、防盜，并采取有效措施解決鼠害問題。對于電子檔案，檔案管理部門需采用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全管理技術(shù)，如密鑰技術(shù)、文件備份技術(shù)、病毒查殺和安全防火墻等 [3]。既要避免檔案資料丟失、被盜取，又要做好檔案資料的備份工作，在加強(qiáng)紙質(zhì)檔案與電子檔案雙重安全管理的同時，有效保障高校檔案的完整性與真實(shí)性。此外，高校需加強(qiáng)檔案管理人才隊伍建設(shè)，建立健全培訓(xùn)機(jī)制，讓檔案管理人員熟練運(yùn)用計算機(jī)與信息技術(shù)。也可引進(jìn)人才，為檔案管理人才隊伍注入新活力，提高檔案管理工作質(zhì)量。

五、結(jié)語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時代，高校檔案管理部門要積極推進(jìn)檔案管理模式的變革，采取優(yōu)化措施，讓高校檔案管理工作獲得全新發(fā)展，以更高效、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)促進(jìn)檔案資源的有效利用。

參考文獻(xiàn)

[1]郭丹.基于大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案管理模式的優(yōu)化研究[J].電腦知識與技術(shù)，2017（36）：210-211.

[2]畢鵬瑤.基于大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上的高校檔案管理服務(wù)模式再造[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2017（25）：259-260.

[3]羅娜.現(xiàn)代化視角下高校檔案管理出現(xiàn)的問題及改革策略[J].農(nóng)村經(jīng)濟(jì)與科技，2016（8）：249，251.