財(cái)務(wù)共享模式在機(jī)關(guān)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理中的應(yīng)用

高春雷

摘要：本文以財(cái)務(wù)共享模式在機(jī)關(guān)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理中的應(yīng)用作為主要研究課題，首先概述了財(cái)務(wù)共享模式下機(jī)關(guān)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理的特征，而后提出了財(cái)務(wù)共享模式在機(jī)關(guān)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理中的應(yīng)用策略，以期為機(jī)關(guān)事業(yè)單位完善財(cái)務(wù)檔案管理工作提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)共享模式；機(jī)關(guān)事業(yè)單位；財(cái)務(wù)檔案

一、引吾

目前，國內(nèi)外眾多大型集團(tuán)公司內(nèi)正興起一種新的財(cái)務(wù)管理模式，就是財(cái)務(wù)共享，財(cái)務(wù)檔案管理工作也伴隨著財(cái)務(wù)共享模式的興起與發(fā)展而變化著。財(cái)務(wù)檔案管理工作主要采用財(cái)務(wù)共享模式，與傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理相比，在很多方面存在本質(zhì)上的不同。財(cái)務(wù)檔案管理運(yùn)用財(cái)務(wù)共享模式時(shí)，主要將各個(gè)區(qū)域的財(cái)務(wù)檔案全部聚集到財(cái)務(wù)共享中心內(nèi)，進(jìn)行統(tǒng)一保管，這不僅實(shí)現(xiàn)了憑證在獲取、報(bào)銷、入賬、歸檔、保管的流程中的電子化管理，還使財(cái)務(wù)檔案的在線傳遞和線上應(yīng)用得到大力推廣。本文則基于此，詳細(xì)探討了財(cái)務(wù)共享模式在機(jī)關(guān)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理中的應(yīng)用，旨在為機(jī)關(guān)事業(yè)單位有效管理財(cái)務(wù)檔案起到一定的借鑒作用。

二、財(cái)務(wù)共享模式下機(jī)關(guān)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理的特征

從工作地點(diǎn)上看，財(cái)務(wù)共享模式建立主要是將橫向的屬地財(cái)務(wù)管理體系變?yōu)榭v向的Fssc標(biāo)準(zhǔn)化流程管理體系，在與《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》的財(cái)務(wù)檔案裝訂、完整性等要求相符合的基礎(chǔ)上，使企業(yè)紙質(zhì)和財(cái)務(wù)檔案雙管齊下的內(nèi)控要求得到滿足，從而紙質(zhì)和財(cái)務(wù)檔案會(huì)從屬地流向FSSC所在地。其轉(zhuǎn)移發(fā)生時(shí)間不管是在財(cái)務(wù)檔案發(fā)生當(dāng)期還是以后各期，空間轉(zhuǎn)移的過程必須順利完成。

從工作范圍出發(fā)，財(cái)務(wù)共享模式下的財(cái)務(wù)檔案有以下特征：一是從機(jī)關(guān)事業(yè)單位所在地流向財(cái)務(wù)共享服務(wù)機(jī)構(gòu)所在地；二是在其發(fā)生轉(zhuǎn)移的過程還伴隨著其他工作線上的工作，包括財(cái)務(wù)檔案收集整理、傳遞和流轉(zhuǎn)過程管理、數(shù)據(jù)化、質(zhì)量管理和風(fēng)險(xiǎn)控制、成檔和成檔后管理等；三是與以往的紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案管理相比，其工作范圍向財(cái)務(wù)檔案成檔前的多個(gè)環(huán)節(jié)得到更進(jìn)一步的延伸。

從工作內(nèi)容的角度上看，財(cái)務(wù)共享模式下的財(cái)務(wù)檔案管理涉及各個(gè)方面，具體體現(xiàn)在：事后收集整理；相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)制訂和執(zhí)行監(jiān)督工；協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)檔案流轉(zhuǎn)各個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)財(cái)務(wù)檔案中可能發(fā)生的各種風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行甄別、處理、控制；包括財(cái)務(wù)檔案信息的整合及多角度、全方位的有效利用；包括財(cái)務(wù)檔案存儲(chǔ)保管模式、標(biāo)準(zhǔn)的研制與革新。

從政策條件配合上來看，與現(xiàn)行相對(duì)落后的法律要求相比，財(cái)務(wù)共享模式下的財(cái)務(wù)檔案管理仍然需要一定時(shí)間的磨合，因?yàn)樗趯?duì)歸檔手段、管理觀念和存儲(chǔ)方式等的改革要求上存在一定差距；財(cái)務(wù)共享模式下的財(cái)務(wù)檔案管理工作對(duì)政策方面也缺少認(rèn)識(shí)，包括政策的方式、觀念、范圍、內(nèi)涵、要求等，目前在短時(shí)間里想要有所突破還比較困難。

三、財(cái)務(wù)共享模式在機(jī)關(guān)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理中的應(yīng)用策略

1.適量增加財(cái)務(wù)檔案處理事項(xiàng)

在財(cái)務(wù)共享的基本流程上，對(duì)財(cái)務(wù)檔案的生成和流轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)綜合利用，將其他部門所需要的基礎(chǔ)信息或事項(xiàng)進(jìn)行初步加工，包括增加提取或處理審計(jì)、風(fēng)險(xiǎn)控制、其他業(yè)務(wù)管理等。一般都是從上述部門的相關(guān)數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)問題，所以有必要降低調(diào)用財(cái)務(wù)檔案的次數(shù)，減少上述部門日?；A(chǔ)檢查的工作成本。檔案稽核可以在檔案形成后再進(jìn)行，這樣操作可以對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作質(zhì)量和存在的問題進(jìn)行檢查，還可以通過運(yùn)用統(tǒng)計(jì)手段和標(biāo)準(zhǔn)化方式，將財(cái)務(wù)檔案中不同業(yè)務(wù)處理可能存在的問題、瑕疵進(jìn)行提取、記錄和整理，從中找出業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，而后定期制定檢查結(jié)果報(bào)告，共享給相關(guān)職能部門。

2.及時(shí)錄入財(cái)務(wù)檔案新信息

第一，財(cái)務(wù)人員應(yīng)將新信息依據(jù)最新情況及時(shí)錄入到共享軟件中，擴(kuò)充財(cái)務(wù)檔案管理工作的內(nèi)容，之后負(fù)責(zé)人員就能按照這些最新信息，開展財(cái)務(wù)檔案管理工作。第二，共享紙質(zhì)資料和電子原文件，這樣就能通過網(wǎng)絡(luò)及時(shí)關(guān)注，當(dāng)財(cái)務(wù)檔案管理的內(nèi)容得到擴(kuò)展后，其實(shí)際效果能立即顯示。需要說明的一點(diǎn)是，為了使財(cái)務(wù)檔案檔案管理工作更加簡便，并能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題加以處理，機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須建立一支專門負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案檔案管理的隊(duì)伍，而且不斷增強(qiáng)其能力和素養(yǎng)。另外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)信息建設(shè)改進(jìn)工作也要加以重視，為保證財(cái)務(wù)檔案檔案管理工作順利開展，不斷提高信息化水平，特別是云處理技術(shù)，既能在網(wǎng)絡(luò)中完整錄入財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)，也能增強(qiáng)其自動(dòng)程度，繼而提高財(cái)務(wù)檔案檔案管理工作的效率，而且還可以減少所需的工作人員數(shù)量，降低成本并保證其收益。

3.構(gòu)建財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化處理平臺(tái)

對(duì)檔案信息的管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，將檔案信息的建立呈現(xiàn)一體化，包含信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用各方面，這樣不僅能共享相關(guān)檔案信息，也使得檔案管理工作更為快捷和科學(xué)。在平衡好存儲(chǔ)和溝通成本的基礎(chǔ)上，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)建立統(tǒng)一的財(cái)務(wù)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化處理平臺(tái)，運(yùn)用規(guī)模效應(yīng)使相關(guān)成本達(dá)到平衡。因此，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)與當(dāng)前的財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定需要相互結(jié)合，對(duì)信息化環(huán)境下的財(cái)務(wù)檔案制定標(biāo)準(zhǔn)并指引其實(shí)施，包括會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)電子檔案的形成、歸檔以及財(cái)務(wù)檔案信息資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等。同時(shí)，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心財(cái)務(wù)檔案管理工作還依靠三方面建設(shè)，主要有網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)、硬件環(huán)境建設(shè)和軟件環(huán)境建設(shè)，這三種建設(shè)也是財(cái)務(wù)檔案信息傳輸、交換和共享的基礎(chǔ)。換言之，財(cái)務(wù)檔案的硬件管理需求極高，尤其是在實(shí)行財(cái)務(wù)共享中心后，更需要對(duì)財(cái)務(wù)檔案的信息化水平不斷提升，在使用過程中一直對(duì)財(cái)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行完善，推動(dòng)各項(xiàng)工作都向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，提高檔案的利用率。從長遠(yuǎn)來看，建立標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)字化平臺(tái)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，在對(duì)外承接相應(yīng)的業(yè)務(wù)方面有著重要意義，能夠使投入的成本回收速度加快。

4.建立系統(tǒng)化的管理制度體系

（1）建立財(cái)務(wù)檔案歸檔制度。當(dāng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)未打印成書面形式輸出之前，必須將副本仔細(xì)保存，并且以下幾種憑證需打印輸出：總分類賬、記賬憑證、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬；其次，根據(jù)有關(guān)管理部門（稅務(wù)和審計(jì)等）的要求，將有關(guān)賬簿和報(bào)表及時(shí)打印輸出。

（2）建立電算化財(cái)務(wù)檔案存儲(chǔ)制度。機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)國家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)，建立健全電算化財(cái)務(wù)檔案保管制度進(jìn)行建立。在進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)備份時(shí)，首先選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)，而且分開保存?zhèn)溆帽P與儲(chǔ)存盤，還要做好防護(hù)工作，包括防塵、防光、防壓、防腐等，對(duì)數(shù)據(jù)磁盤、光概等財(cái)務(wù)檔案按照相應(yīng)的順序進(jìn)行編號(hào)，仔細(xì)備注清楚時(shí)間和文件內(nèi)容，還可以制作有關(guān)的檔案管理文件卡片。

（3）建立嚴(yán)格的借用手續(xù)制度。經(jīng)過財(cái)務(wù)共享中心負(fù)責(zé)人同意之后才可以查閱財(cái)務(wù)檔案，然后根據(jù)檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理借閱手續(xù)。

（4）加強(qiáng)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)控制。原先財(cái)務(wù)管理體系下的會(huì)計(jì)稽核崗位在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建立后會(huì)被取消，因此使得各種紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)性以及相關(guān)影像資料的一致性遭受極大懷疑。因此，對(duì)財(cái)務(wù)檔案加工處理質(zhì)量在內(nèi)部流轉(zhuǎn)過程中必須加強(qiáng)重視，并且增加提取或處理的稽核環(huán)節(jié)，主要集中在財(cái)務(wù)檔案的生成、流轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)減小處理偏差和自身操作失誤而造成的損失，使財(cái)務(wù)共享服務(wù)的整體質(zhì)量得到保障。

綜上所述，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，由于財(cái)務(wù)共享模式的影響，機(jī)關(guān)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作也逐漸發(fā)生了變化。在新環(huán)境和新內(nèi)涵的要求上，財(cái)務(wù)人員必須盡快探索出新的財(cái)務(wù)檔案基礎(chǔ)工作行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，運(yùn)用全新的視角對(duì)待財(cái)務(wù)共享，增強(qiáng)檔案管理的辦事效率，并為機(jī)關(guān)事業(yè)單位創(chuàng)造出巨大價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

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（責(zé)任編輯：劉海琳）