新《會計(jì)檔案管理辦法》背景下的高校會計(jì)檔案信息化建設(shè)

張婉瑩

摘 要：本文結(jié)合新的《會計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)政部第79號令）和高校會計(jì)檔案管理實(shí)際進(jìn)行考量，分析高校會計(jì)檔案信息化建設(shè)在制度、標(biāo)準(zhǔn)、人才、軟硬件配套等方面存在的問題，并結(jié)合有關(guān)制度、標(biāo)準(zhǔn)和工作實(shí)踐，研究信息化條件下高校會計(jì)檔案發(fā)展的影響因素，提出切實(shí)可行的解決對策，以推進(jìn)高校財(cái)務(wù)科學(xué)化、規(guī)范化、精細(xì)化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：高校；會計(jì)檔案；信息化

近年來，隨著信息化水平不斷提高和會計(jì)實(shí)踐深入發(fā)展，舊的《會計(jì)檔案管理辦法》不再適應(yīng)會計(jì)檔案工作的需要。2015年，《會計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)政部第79號令，以下簡稱《辦法》）修訂出臺，會計(jì)檔案的內(nèi)容、范圍、形式以及管理方式發(fā)生深刻變化，首次對會計(jì)檔案信息化提出規(guī)范性要求。隨著數(shù)字檔案標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)字校園建設(shè)逐步推進(jìn)，校園政務(wù)工作信息化逐步成熟完善，電子發(fā)票迅速普及，以及高校會計(jì)電算化和會計(jì)管理信息化不斷成熟完善，會計(jì)檔案信息化建設(shè)成為提高高校財(cái)務(wù)管理效率和檔案服務(wù)質(zhì)量的必然途徑。

一、從《辦法》出臺的背景看高校會計(jì)檔案信息化的必要性

《辦法》的出臺包括六個方面的原因：一是為了與《會計(jì)法》《檔案法》等有關(guān)法律法規(guī)相協(xié)調(diào)；二是為了與財(cái)務(wù)工作科學(xué)化、精細(xì)化、規(guī)范化管理相適應(yīng)；三是為了與當(dāng)前不斷發(fā)展的檔案工作實(shí)踐相適應(yīng)；四是為了滿足信息化條件下會計(jì)電算化發(fā)展的需要；五是為了滿足會計(jì)檔案更加科學(xué)規(guī)范管理和便于利用的需要；六是為了提升會計(jì)檔案的社會意義，例如更好地提供經(jīng)濟(jì)責(zé)任明確和追查的需要。

高校會計(jì)檔案工作是高校檔案信息資源的重要組成部分，從高校會計(jì)工作流程和特點(diǎn)來看，其區(qū)別于政府機(jī)關(guān)、企業(yè)會計(jì)檔案主要表現(xiàn)在三個方面：一是會計(jì)檔案數(shù)量更為龐大。高校預(yù)算分支全面、精細(xì)，設(shè)備、資產(chǎn)多，會計(jì)資料涉及數(shù)萬師生的財(cái)務(wù)行為，會計(jì)材料與一般機(jī)關(guān)、企業(yè)相比，數(shù)量更為龐大。根據(jù)某中部省份統(tǒng)計(jì)，同一年度一所省屬高校的會計(jì)檔案大約為1600-2300卷，是一般省直機(jī)關(guān)的約15-20倍；二是檔案體系分支更為豐富。高校財(cái)務(wù)設(shè)置類別全面，科研、教學(xué)、工會、工資等不同體系劃分更加豐富；三是會計(jì)檔案利用需求更加復(fù)雜。高校內(nèi)財(cái)務(wù)憑證大多按年度月份憑證號排列，而教師科研項(xiàng)目涉及周期長，往往某位教師的一個項(xiàng)目跨度幾年而財(cái)務(wù)報(bào)銷分散，造成原始憑證分散，不易統(tǒng)一調(diào)閱，查詢某位學(xué)生獲得獎學(xué)金的發(fā)放、某類設(shè)備采購的財(cái)務(wù)流程等材料同樣如此。

因此，在《辦法》出臺的背景下，從高校會計(jì)檔案的特殊性來看，推進(jìn)高校會計(jì)檔案信息化建設(shè)有以下幾個必要性：

（1）有利于緩解紙質(zhì)檔案漲館的壓力。會計(jì)檔案信息化后雖然仍要實(shí)行歸檔“雙套制”，但是對于附件數(shù)量較多的高校會計(jì)檔案來說，可以將次要的附件材料或者背景性材料通過數(shù)字化掛接的方式進(jìn)行歸檔或保存?zhèn)洳?，從而減少紙質(zhì)材料造成的壓力。

（2）有利于高校實(shí)現(xiàn)多體系財(cái)務(wù)信息資源的共建共享。通過信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票的憑證性，與電算化發(fā)展成果相對接，推進(jìn)會計(jì)檔案整理、歸檔、利用的信息化，使不同體系財(cái)務(wù)工作的歷史記錄可以跨體系實(shí)現(xiàn)共享。

（3）有利于優(yōu)化檔案利用，推進(jìn)高校財(cái)務(wù)工作轉(zhuǎn)型。查詢更加直觀、全面、系統(tǒng)，尤其是科研項(xiàng)目、學(xué)生在校行為產(chǎn)生的財(cái)務(wù)記錄，以及資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)、審計(jì)、檢察等專項(xiàng)利用的集中查詢，使財(cái)務(wù)工作打破信息孤島，從傳統(tǒng)的算賬、記賬功能解放到分析、預(yù)測等財(cái)務(wù)管理功能的層面上來。

二、從《辦法》的變化看高校會計(jì)檔案信息化的重點(diǎn)

與舊的《會計(jì)檔案管理辦法》相比，79號令從會計(jì)檔案的定義、電子會計(jì)檔案以及規(guī)范、會計(jì)檔案的保管期限等方面作了修改、補(bǔ)充和調(diào)整，其中最重要的兩個變化與會計(jì)檔案的信息化息息相關(guān)，對高校會計(jì)檔案信息化有特別的指向性。

1.會計(jì)檔案的定義和范圍的調(diào)整

《辦法》第三條指出：“會計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計(jì)檔案。”《辦法》不再以會計(jì)檔案的類別概括定義，而是突出“會計(jì)核算”這一財(cái)務(wù)主體行為，明確了會計(jì)資料的多種形式，更重要的是增加了電子會計(jì)檔案形式。這就要求高校會計(jì)檔案整理要整理中，一方面使多體系、多類別的會計(jì)檔案更加遵循會計(jì)核算的本體規(guī)律，另一方面要做好充分準(zhǔn)備，將電子化的會計(jì)檔案資料納入管理范圍。

2.明確規(guī)范電子會計(jì)檔案管理的要求

《辦法》首次接納了通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計(jì)檔案。第三條完善了會計(jì)檔案的定義和范圍，第七條明確了電子會計(jì)檔案管理要求。第八、九條增加了實(shí)行會計(jì)檔案僅以電子形式歸檔保存的管理要求。《辦法》對電子會計(jì)檔案管理要求的提出，使高校在會計(jì)檔案信息化建設(shè)初期就要把握不同系統(tǒng)向電子會計(jì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理靠近，將會計(jì)核算系統(tǒng)、學(xué)費(fèi)管理系統(tǒng)、教職工工資管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)信息查詢繳費(fèi)系統(tǒng)等進(jìn)行元數(shù)據(jù)的統(tǒng)一和數(shù)據(jù)交換的優(yōu)化，并做好歸檔的技術(shù)對接和安全防范，確保符合《辦法》中的電子歸檔要求。

3.會計(jì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的變化

《辦法》第十一條對會計(jì)檔案移交時間做了更為靈活的規(guī)定，第十二條明確了電子會計(jì)檔案的移交要求，第十三條完善了會計(jì)檔案利用的有關(guān)要求，第十四條調(diào)整了會計(jì)檔案的保管期限，定期保管的年限更加具體多樣，十六到十九條進(jìn)一步完善了會計(jì)檔案的鑒定銷毀程序等要求。這些變化在接收、保管、利用、銷毀等各環(huán)節(jié)明確了包括電子形式在內(nèi)的會計(jì)檔案管理要求，并充分明確了各方責(zé)任。

三、信息化條件下高校會計(jì)檔案工作存在的問題

對比高校財(cái)務(wù)工作實(shí)際與《辦法》要求，信息化條件下高校會計(jì)檔案工作存在一系列問題，財(cái)務(wù)管理規(guī)范化和會計(jì)信息化建設(shè)不能同步發(fā)展，財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)本身軟硬件建設(shè)、財(cái)務(wù)管理流程和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、檔案信息化建設(shè)、人才建設(shè)等內(nèi)、外部因素，共同制約高校會計(jì)檔案在信息化條件下其發(fā)揮應(yīng)有的效率。

1.配套標(biāo)準(zhǔn)制度不完善

《會計(jì)檔案管理辦法》《電子文件歸檔和管理規(guī)范》等相關(guān)規(guī)范要求和電子文件元數(shù)據(jù)、長期保存格式等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，為電子會計(jì)檔案建設(shè)指明方向并提供指導(dǎo)，但是針對會計(jì)檔案的信息化建設(shè)、管理標(biāo)準(zhǔn)仍不夠齊全，缺乏全面、科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)制度體系和對應(yīng)的監(jiān)督考核機(jī)制。

2.內(nèi)部資源整合不充分

資源整合的實(shí)現(xiàn)是會計(jì)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。高校會計(jì)核算平臺和學(xué)費(fèi)系統(tǒng)、教職工工資系統(tǒng)等建設(shè)較為齊全，但是各系統(tǒng)兼容性不夠，需要各平臺系統(tǒng)統(tǒng)一元數(shù)據(jù)，建設(shè)數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換，優(yōu)化整合財(cái)務(wù)信息資源。

3.信息平臺穩(wěn)定性不高

隨著政務(wù)信息化和數(shù)字校園建設(shè)深入推進(jìn)，學(xué)校信息平臺更新頻繁，區(qū)塊鏈等技術(shù)更新?lián)Q代迅速，往往一到兩年就更換、升級一次辦公系統(tǒng)或核算系統(tǒng)。當(dāng)前的核算系統(tǒng)基本功能仍停留在傳統(tǒng)財(cái)務(wù)理賬等核算方面，不能全面實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)分析、預(yù)測。[3]隨著新的會計(jì)準(zhǔn)則調(diào)整，財(cái)務(wù)信息平臺仍將發(fā)生全面升級。

4.安全防護(hù)措施不完備

會計(jì)檔案涉及經(jīng)濟(jì)責(zé)任，其準(zhǔn)確、完整、真實(shí)、安全至關(guān)重要，安全防護(hù)是會計(jì)檔案信息化順利推進(jìn)的關(guān)鍵。當(dāng)前會計(jì)系統(tǒng)基本具備病毒和木馬查殺功能，但安全防護(hù)仍不完備，經(jīng)辦審簽授權(quán)訪問、電子簽名防篡改、全面防攻擊、災(zāi)后恢復(fù)等重要措施仍未全面廣泛應(yīng)用。

5.會計(jì)檔案信息化人才欠缺

高校會計(jì)人員、檔案人員相對機(jī)關(guān)、企業(yè)來說知識結(jié)構(gòu)更新較慢，管理職能較弱。與文書檔案信息化相比，會計(jì)檔案信息化除了要求相關(guān)人員熟悉檔案管理、電子文件管理和計(jì)算機(jī)原理，還要熟悉學(xué)校財(cái)務(wù)工作實(shí)際和業(yè)務(wù)流程。而高校信息化、財(cái)務(wù)、檔案屬不同部門管理，人才隊(duì)伍各自為政，缺乏溝通，使得高校開發(fā)、設(shè)計(jì)、購置、運(yùn)維會計(jì)檔案信息化建設(shè)缺乏執(zhí)行力。

四、高校會計(jì)檔案信息化發(fā)展對策

1.建設(shè)統(tǒng)一、科學(xué)、安全的會計(jì)檔案管理平臺

根據(jù)新頒布的《政府會計(jì)準(zhǔn)則》（財(cái)政部第78號令）和《政府會計(jì)制度》（2016），與本級政府財(cái)政部門發(fā)生預(yù)算撥款關(guān)系的機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、社會團(tuán)體統(tǒng)一會計(jì)核算準(zhǔn)則，隨后財(cái)政部、國家稅務(wù)局、國家發(fā)改委等部門聯(lián)合部署自上而下的統(tǒng)一會計(jì)核算平臺建設(shè)。高?？梢源藶槠鯔C(jī)，將現(xiàn)有系統(tǒng)整合優(yōu)化成為統(tǒng)一的財(cái)務(wù)信息平臺，并和檔案管理平臺對接，實(shí)現(xiàn)檔案管理功能。

會計(jì)檔案管理信息化建設(shè)框架圖

同時，注重系統(tǒng)安全防范措施前置，例如系統(tǒng)使用U-KEY等身份認(rèn)證方式登錄，增強(qiáng)措施安全；財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)集中輸入輸出，先經(jīng)過中間機(jī)進(jìn)行查殺病毒和木馬，增強(qiáng)技術(shù)安全；涉密的平臺建設(shè)還需要經(jīng)過保密分級保護(hù)測評，實(shí)行物理隔離，增強(qiáng)保密安全。

2.信息化條件下高校會計(jì)檔案工作的制度規(guī)范體系

結(jié)合高校財(cái)務(wù)工作特點(diǎn)，建立覆蓋財(cái)務(wù)會計(jì)全生命周期的會計(jì)檔案管理規(guī)范體系，包括修訂包含電子會計(jì)檔案管理規(guī)范的高校會計(jì)檔案管理辦法或細(xì)則、包含會計(jì)檔案在內(nèi)的電子文件歸檔和管理標(biāo)準(zhǔn)、會計(jì)檔案系統(tǒng)使用規(guī)范和內(nèi)控制度，明確各部門會計(jì)檔案管理任務(wù)和責(zé)任、標(biāo)準(zhǔn)、要求和風(fēng)險(xiǎn)防范。

3.建立高校會計(jì)檔案工作信息化評價指標(biāo)體系

依據(jù)《辦法》對使用信息技術(shù)管理會計(jì)（轉(zhuǎn)22頁）（接24頁）檔案的條件，明確高校會計(jì)檔案工作信息化評價指標(biāo)：電子會計(jì)資料來源是否真實(shí)有效；會計(jì)核算系統(tǒng)是否實(shí)現(xiàn)全生命周期電子化管理；是否實(shí)現(xiàn)與檔案管理自動化對接；是否同時移交元數(shù)據(jù)和讀取平臺；電子會計(jì)檔案管理是否全程防篡改；是否建立電子檔案備份制度；等。通過建立系統(tǒng)完善的評價指標(biāo)體系，指導(dǎo)督促高校會計(jì)檔案信息化建設(shè)。

4.完善電子會計(jì)檔案管理職責(zé)分工

從會計(jì)檔案全生命周期明確高校財(cái)務(wù)部門、檔案部門、信息技術(shù)部門的分工職責(zé)。財(cái)務(wù)部門進(jìn)行會計(jì)檔案整理和電子文件校驗(yàn)，移交電子檔案目錄及實(shí)體檔案，配合檔案部門做好鑒定評估；檔案部門接收電子檔案，檢查其安全性、完整性并開展管理利用；信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)開發(fā)系統(tǒng)、技術(shù)保障，建立備份、災(zāi)備等安全保障措施，移交電子檔案目錄和備份光盤，定期光盤轉(zhuǎn)儲，執(zhí)行電子檔案銷毀。

5.培養(yǎng)會計(jì)檔案信息化管理人才

充分發(fā)揮財(cái)務(wù)管理、檔案管理、信息化工作崗位教育培訓(xùn)作用，促進(jìn)三個領(lǐng)域培訓(xùn)內(nèi)容整合，擴(kuò)大培訓(xùn)覆蓋面，同時大力發(fā)掘和宣傳高校和個人先進(jìn)典型，將會計(jì)人員落實(shí)會計(jì)檔案信息化要求情況作為考核評價、崗位聘用的重要依據(jù)，強(qiáng)化會計(jì)人員、檔案人員的會計(jì)檔案信息化工作責(zé)任。

綜上所述，《辦法》的頒布、會計(jì)制度改革、智慧校園建設(shè)為高校會計(jì)檔案信息化帶來新的發(fā)展契機(jī)，高校應(yīng)當(dāng)結(jié)合其財(cái)務(wù)工作特點(diǎn)，準(zhǔn)確理解把握《辦法》的內(nèi)容和要求，為信息平臺建設(shè)、歸檔標(biāo)準(zhǔn)更新做好新舊銜接，為高校會計(jì)檔案信息化從理論、標(biāo)準(zhǔn)到實(shí)踐的跨越做好充分準(zhǔn)備。

參考文獻(xiàn)

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（責(zé)任編輯：蘭卡）