新《會計檔案管理辦法》背景下的高校會計檔案信息化建設

張婉瑩

摘 要：本文結合新的《會計檔案管理辦法》（財政部第79號令）和高校會計檔案管理實際進行考量，分析高校會計檔案信息化建設在制度、標準、人才、軟硬件配套等方面存在的問題，并結合有關制度、標準和工作實踐，研究信息化條件下高校會計檔案發(fā)展的影響因素，提出切實可行的解決對策，以推進高校財務科學化、規(guī)范化、精細化管理目標的實現。

關鍵詞：高校；會計檔案；信息化

近年來，隨著信息化水平不斷提高和會計實踐深入發(fā)展，舊的《會計檔案管理辦法》不再適應會計檔案工作的需要。2015年，《會計檔案管理辦法》（財政部第79號令，以下簡稱《辦法》）修訂出臺，會計檔案的內容、范圍、形式以及管理方式發(fā)生深刻變化，首次對會計檔案信息化提出規(guī)范性要求。隨著數字檔案標準化和數字校園建設逐步推進，校園政務工作信息化逐步成熟完善，電子發(fā)票迅速普及，以及高校會計電算化和會計管理信息化不斷成熟完善，會計檔案信息化建設成為提高高校財務管理效率和檔案服務質量的必然途徑。

一、從《辦法》出臺的背景看高校會計檔案信息化的必要性

《辦法》的出臺包括六個方面的原因：一是為了與《會計法》《檔案法》等有關法律法規(guī)相協調；二是為了與財務工作科學化、精細化、規(guī)范化管理相適應；三是為了與當前不斷發(fā)展的檔案工作實踐相適應；四是為了滿足信息化條件下會計電算化發(fā)展的需要；五是為了滿足會計檔案更加科學規(guī)范管理和便于利用的需要；六是為了提升會計檔案的社會意義，例如更好地提供經濟責任明確和追查的需要。

高校會計檔案工作是高校檔案信息資源的重要組成部分，從高校會計工作流程和特點來看，其區(qū)別于政府機關、企業(yè)會計檔案主要表現在三個方面：一是會計檔案數量更為龐大。高校預算分支全面、精細，設備、資產多，會計資料涉及數萬師生的財務行為，會計材料與一般機關、企業(yè)相比，數量更為龐大。根據某中部省份統(tǒng)計，同一年度一所省屬高校的會計檔案大約為1600-2300卷，是一般省直機關的約15-20倍；二是檔案體系分支更為豐富。高校財務設置類別全面，科研、教學、工會、工資等不同體系劃分更加豐富；三是會計檔案利用需求更加復雜。高校內財務憑證大多按年度月份憑證號排列，而教師科研項目涉及周期長，往往某位教師的一個項目跨度幾年而財務報銷分散，造成原始憑證分散，不易統(tǒng)一調閱，查詢某位學生獲得獎學金的發(fā)放、某類設備采購的財務流程等材料同樣如此。

因此，在《辦法》出臺的背景下，從高校會計檔案的特殊性來看，推進高校會計檔案信息化建設有以下幾個必要性：

（1）有利于緩解紙質檔案漲館的壓力。會計檔案信息化后雖然仍要實行歸檔“雙套制”，但是對于附件數量較多的高校會計檔案來說，可以將次要的附件材料或者背景性材料通過數字化掛接的方式進行歸檔或保存?zhèn)洳椋瑥亩鴾p少紙質材料造成的壓力。

（2）有利于高校實現多體系財務信息資源的共建共享。通過信息化建設實現電子發(fā)票的憑證性，與電算化發(fā)展成果相對接，推進會計檔案整理、歸檔、利用的信息化，使不同體系財務工作的歷史記錄可以跨體系實現共享。

（3）有利于優(yōu)化檔案利用，推進高校財務工作轉型。查詢更加直觀、全面、系統(tǒng)，尤其是科研項目、學生在校行為產生的財務記錄，以及資產統(tǒng)計、審計、檢察等專項利用的集中查詢，使財務工作打破信息孤島，從傳統(tǒng)的算賬、記賬功能解放到分析、預測等財務管理功能的層面上來。

二、從《辦法》的變化看高校會計檔案信息化的重點

與舊的《會計檔案管理辦法》相比，79號令從會計檔案的定義、電子會計檔案以及規(guī)范、會計檔案的保管期限等方面作了修改、補充和調整，其中最重要的兩個變化與會計檔案的信息化息息相關，對高校會計檔案信息化有特別的指向性。

1.會計檔案的定義和范圍的調整

《辦法》第三條指出：“會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。”《辦法》不再以會計檔案的類別概括定義，而是突出“會計核算”這一財務主體行為，明確了會計資料的多種形式，更重要的是增加了電子會計檔案形式。這就要求高校會計檔案整理要整理中，一方面使多體系、多類別的會計檔案更加遵循會計核算的本體規(guī)律，另一方面要做好充分準備，將電子化的會計檔案資料納入管理范圍。

2.明確規(guī)范電子會計檔案管理的要求

《辦法》首次接納了通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。第三條完善了會計檔案的定義和范圍，第七條明確了電子會計檔案管理要求。第八、九條增加了實行會計檔案僅以電子形式歸檔保存的管理要求。《辦法》對電子會計檔案管理要求的提出，使高校在會計檔案信息化建設初期就要把握不同系統(tǒng)向電子會計檔案標準化管理靠近，將會計核算系統(tǒng)、學費管理系統(tǒng)、教職工工資管理系統(tǒng)、財務信息查詢繳費系統(tǒng)等進行元數據的統(tǒng)一和數據交換的優(yōu)化，并做好歸檔的技術對接和安全防范，確保符合《辦法》中的電子歸檔要求。

3.會計檔案管理標準的變化

《辦法》第十一條對會計檔案移交時間做了更為靈活的規(guī)定，第十二條明確了電子會計檔案的移交要求，第十三條完善了會計檔案利用的有關要求，第十四條調整了會計檔案的保管期限，定期保管的年限更加具體多樣，十六到十九條進一步完善了會計檔案的鑒定銷毀程序等要求。這些變化在接收、保管、利用、銷毀等各環(huán)節(jié)明確了包括電子形式在內的會計檔案管理要求，并充分明確了各方責任。

三、信息化條件下高校會計檔案工作存在的問題

對比高校財務工作實際與《辦法》要求，信息化條件下高校會計檔案工作存在一系列問題，財務管理規(guī)范化和會計信息化建設不能同步發(fā)展，財務信息系統(tǒng)本身軟硬件建設、財務管理流程和標準化建設、檔案信息化建設、人才建設等內、外部因素，共同制約高校會計檔案在信息化條件下其發(fā)揮應有的效率。

1.配套標準制度不完善

《會計檔案管理辦法》《電子文件歸檔和管理規(guī)范》等相關規(guī)范要求和電子文件元數據、長期保存格式等相關標準，為電子會計檔案建設指明方向并提供指導，但是針對會計檔案的信息化建設、管理標準仍不夠齊全，缺乏全面、科學的標準制度體系和對應的監(jiān)督考核機制。

2.內部資源整合不充分

資源整合的實現是會計檔案信息化建設的基礎。高校會計核算平臺和學費系統(tǒng)、教職工工資系統(tǒng)等建設較為齊全，但是各系統(tǒng)兼容性不夠，需要各平臺系統(tǒng)統(tǒng)一元數據，建設數據接口，實現數據交換，優(yōu)化整合財務信息資源。

3.信息平臺穩(wěn)定性不高

隨著政務信息化和數字校園建設深入推進，學校信息平臺更新頻繁，區(qū)塊鏈等技術更新換代迅速，往往一到兩年就更換、升級一次辦公系統(tǒng)或核算系統(tǒng)。當前的核算系統(tǒng)基本功能仍停留在傳統(tǒng)財務理賬等核算方面，不能全面實現財務分析、預測。[3]隨著新的會計準則調整，財務信息平臺仍將發(fā)生全面升級。

4.安全防護措施不完備

會計檔案涉及經濟責任，其準確、完整、真實、安全至關重要，安全防護是會計檔案信息化順利推進的關鍵。當前會計系統(tǒng)基本具備病毒和木馬查殺功能，但安全防護仍不完備，經辦審簽授權訪問、電子簽名防篡改、全面防攻擊、災后恢復等重要措施仍未全面廣泛應用。

5.會計檔案信息化人才欠缺

高校會計人員、檔案人員相對機關、企業(yè)來說知識結構更新較慢，管理職能較弱。與文書檔案信息化相比，會計檔案信息化除了要求相關人員熟悉檔案管理、電子文件管理和計算機原理，還要熟悉學校財務工作實際和業(yè)務流程。而高校信息化、財務、檔案屬不同部門管理，人才隊伍各自為政，缺乏溝通，使得高校開發(fā)、設計、購置、運維會計檔案信息化建設缺乏執(zhí)行力。

四、高校會計檔案信息化發(fā)展對策

1.建設統(tǒng)一、科學、安全的會計檔案管理平臺

根據新頒布的《政府會計準則》（財政部第78號令）和《政府會計制度》（2016），與本級政府財政部門發(fā)生預算撥款關系的機關、事業(yè)單位、社會團體統(tǒng)一會計核算準則，隨后財政部、國家稅務局、國家發(fā)改委等部門聯合部署自上而下的統(tǒng)一會計核算平臺建設。高?？梢源藶槠鯔C，將現有系統(tǒng)整合優(yōu)化成為統(tǒng)一的財務信息平臺，并和檔案管理平臺對接，實現檔案管理功能。

會計檔案管理信息化建設框架圖

同時，注重系統(tǒng)安全防范措施前置，例如系統(tǒng)使用U-KEY等身份認證方式登錄，增強措施安全；財務數據應當實現集中輸入輸出，先經過中間機進行查殺病毒和木馬，增強技術安全；涉密的平臺建設還需要經過保密分級保護測評，實行物理隔離，增強保密安全。

2.信息化條件下高校會計檔案工作的制度規(guī)范體系

結合高校財務工作特點，建立覆蓋財務會計全生命周期的會計檔案管理規(guī)范體系，包括修訂包含電子會計檔案管理規(guī)范的高校會計檔案管理辦法或細則、包含會計檔案在內的電子文件歸檔和管理標準、會計檔案系統(tǒng)使用規(guī)范和內控制度，明確各部門會計檔案管理任務和責任、標準、要求和風險防范。

3.建立高校會計檔案工作信息化評價指標體系

依據《辦法》對使用信息技術管理會計（轉22頁）（接24頁）檔案的條件，明確高校會計檔案工作信息化評價指標：電子會計資料來源是否真實有效；會計核算系統(tǒng)是否實現全生命周期電子化管理；是否實現與檔案管理自動化對接；是否同時移交元數據和讀取平臺；電子會計檔案管理是否全程防篡改；是否建立電子檔案備份制度；等。通過建立系統(tǒng)完善的評價指標體系，指導督促高校會計檔案信息化建設。

4.完善電子會計檔案管理職責分工

從會計檔案全生命周期明確高校財務部門、檔案部門、信息技術部門的分工職責。財務部門進行會計檔案整理和電子文件校驗，移交電子檔案目錄及實體檔案，配合檔案部門做好鑒定評估；檔案部門接收電子檔案，檢查其安全性、完整性并開展管理利用；信息技術部門負責開發(fā)系統(tǒng)、技術保障，建立備份、災備等安全保障措施，移交電子檔案目錄和備份光盤，定期光盤轉儲，執(zhí)行電子檔案銷毀。

5.培養(yǎng)會計檔案信息化管理人才

充分發(fā)揮財務管理、檔案管理、信息化工作崗位教育培訓作用，促進三個領域培訓內容整合，擴大培訓覆蓋面，同時大力發(fā)掘和宣傳高校和個人先進典型，將會計人員落實會計檔案信息化要求情況作為考核評價、崗位聘用的重要依據，強化會計人員、檔案人員的會計檔案信息化工作責任。

綜上所述，《辦法》的頒布、會計制度改革、智慧校園建設為高校會計檔案信息化帶來新的發(fā)展契機，高校應當結合其財務工作特點，準確理解把握《辦法》的內容和要求，為信息平臺建設、歸檔標準更新做好新舊銜接，為高校會計檔案信息化從理論、標準到實踐的跨越做好充分準備。

參考文獻

1.張志乾，嚴華麟.高校財務信息化效率影響因素及對策研究.淮海工學院學報：社會科學版，2010（9）.

2.蔣東興，佟秋利，蔣磊宏，等.高等學校管理信息標準系體研.中山大學學報：自然科學版，2009（3）.

（責任編輯：蘭卡）