計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理中的實(shí)踐與應(yīng)用

李芳　陶猛

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在實(shí)際生活中的應(yīng)用越來越普遍，它的應(yīng)用領(lǐng)域也越來越廣泛，越來越普及。計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理中的實(shí)踐應(yīng)用，給人們的工作帶來了極大的便捷，對于提高檔案管理的重要意義、實(shí)際效益有著極其重要的作用。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù)；現(xiàn)代檔案管理；實(shí)踐；應(yīng)用

一、計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于現(xiàn)代檔案管理工作的重要性

一是儲存量大、信息量廣的數(shù)據(jù)庫的建立，為檔案管理工作作用的發(fā)揮提供了更為廣闊的空間?，F(xiàn)代檔案管理工作是人們在對現(xiàn)有以及之前信息所進(jìn)行的一種整理，目的是為了實(shí)現(xiàn)信息資源的有效共享，對于后人的信息查詢、搜索等提供有效借鑒。但是隨著信息量的日益增加，傳統(tǒng)紙質(zhì)信息存儲所呈現(xiàn)出來的信息存儲量小、使用笨重、不便攜等的弊端已經(jīng)滿足不了檔案信息存儲的要求，基于此，計(jì)算機(jī)所建立的更大存儲量的數(shù)據(jù)庫就為現(xiàn)代檔案管理工作提供了更大的便捷。依托計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫所建立的檔案管理數(shù)據(jù)庫，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)短時(shí)間內(nèi)的索引、添加、刪除等功能，還能使信息在光盤、U盤、網(wǎng)絡(luò)移動硬盤等存儲介質(zhì)上得到長時(shí)間的存儲，有效節(jié)約了檔案管理人員的工作量，極大地滿足了人們的實(shí)際需求。

二是高效、便捷的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫的建立，為檔案信息資源的共享提供了更為便捷的服務(wù)。計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展的過程中，網(wǎng)絡(luò)作為一個(gè)重要的載體，為人們的生活和工作帶來了巨大便利，在方便了人們之間交流的同時(shí)，也為人們短時(shí)間、快節(jié)奏查詢各種信息提供了方便，尤其是在現(xiàn)代檔案管理中所體現(xiàn)出來的實(shí)用性更是有目共睹。網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫應(yīng)用于檔案管理工作的具體表現(xiàn)就是使檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)共享，只要登陸到相關(guān)網(wǎng)站進(jìn)入系統(tǒng)，就能夠隨時(shí)隨地滿足人們對檔案查詢的需要。

三是計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用，極大地節(jié)省了檔案管理工作的人力、財(cái)力等。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作在開展的過程中，需要消耗大量的人力、物力和財(cái)力，尤其是建立數(shù)據(jù)庫、查詢信息以及存儲和使用信息都有相當(dāng)復(fù)雜的程序，需要很長的時(shí)間，大大地增加了檔案管理的難度和成本。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用能夠?qū)n案管理人員從這一繁冗復(fù)雜的工作中解放，同時(shí)能夠便捷、大儲量地保存信息，并且人們在查詢和使用檔案信息的過程中，只需要按照預(yù)設(shè)的程序，輸入相關(guān)的關(guān)鍵詞、序號或者代碼等等就可以，這樣一來，極大地解放了勞動力，提高了檔案管理的工作效率。

二、計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于現(xiàn)代檔案管理工作的具體實(shí)踐和應(yīng)用現(xiàn)狀

一是本組織單位在大容量檔案管理數(shù)據(jù)庫建立的過程中要充分考慮本組織單位的實(shí)際情況。計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)踐應(yīng)用于檔案管理的第一步就是建立數(shù)據(jù)庫，將本單位組織中的相關(guān)數(shù)據(jù)整合建立數(shù)據(jù)庫，在實(shí)際的存檔和使用過程中，不斷地改進(jìn)和完善數(shù)據(jù)庫的，不斷地整合和更新數(shù)據(jù)，讓數(shù)據(jù)庫的建立能夠符合并有效滿足本組織單位的需求。值得說明的是，本組織單位數(shù)據(jù)庫的建立，不能盲目地效仿模板或者其他，要根據(jù)實(shí)際情況的需要，建立子數(shù)據(jù)庫，對于數(shù)據(jù)欄的分類、數(shù)據(jù)檢索條目、數(shù)據(jù)信息整合等方面落到細(xì)處，方便查詢、搜索的同時(shí)，更能夠方便添加、更新?；诖?，在數(shù)據(jù)庫建立的過程中，就要研發(fā)專門的軟件做好詳細(xì)的分類和設(shè)計(jì)，以便能夠滿足后期的工作更新和使用過程中的需求。

二是本組織單位在進(jìn)行檔案信息的統(tǒng)計(jì)與整合工作過程中要充分考慮本組織單位的實(shí)際情況。檔案信息是隨著時(shí)間不斷增加的，在檔案管理的過程中，隨著組織單位的發(fā)展和信息量的增加，越來越多的文字、圖片、表格以及視頻等數(shù)據(jù)信息都會增加，都需要進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)和整合，因此，要先結(jié)合具體需求，先對照數(shù)據(jù)庫中的子數(shù)據(jù)欄目將檔案進(jìn)行分類整理。計(jì)算機(jī)技術(shù)的實(shí)踐應(yīng)用就要求檔案管理人員具有及時(shí)整理檔案信息的積極性，并且能夠?qū)τ诓煌臋n案信息進(jìn)行合理的分類，還要在整合分類的過程中為以后檔案信息的查閱提供更為便捷的服務(wù)。檔案管理人員在統(tǒng)計(jì)整合檔案的過程中，要做好檔案信息的保密工作，不僅能夠高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)地完成整合，確保信息的保密性和完整性，對于那些不再需要的檔案信息要做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)并整理銷毀，對于那些比較重要的信息要及時(shí)做好加密處理，并且對一些失去作用但是尚有留存價(jià)值的信息進(jìn)行分盤保存或處理，做好專門的保存工作。

三是本組織單位在檔案信息的查閱與使用的程序設(shè)計(jì)過程中要充分考慮本組織單位的實(shí)際情況。在檔案管理過程中，計(jì)算機(jī)技術(shù)的便捷服務(wù)大大提高了檔案查詢、索引的效率，在簡單并且便于操作的前提下，查詢檔案的過程中，根據(jù)程序的預(yù)先設(shè)計(jì)，根據(jù)自己的需要，將檔案編號、檔案查詢關(guān)鍵詞等信息，然后進(jìn)行檢索查詢，可以實(shí)現(xiàn)短時(shí)間獲得查詢效果的可能。另外，為了讓查詢結(jié)果更加準(zhǔn)確，查詢用時(shí)更少，還可以進(jìn)行高級查詢，就是在檢索欄內(nèi)輸入更多的（轉(zhuǎn)74頁）（接82頁）關(guān)鍵詞，實(shí)現(xiàn)更短時(shí)間、更高效率、更加準(zhǔn)確的查詢?；诖?，檔案信息的查閱使用程序就要與本組織單位的檔案內(nèi)容對應(yīng)，形成完備的檔案存儲和查詢系統(tǒng)。例如：某學(xué)校的圖書館檔案管理系統(tǒng)中，相關(guān)的查閱項(xiàng)包括借書人的信息、所借書目、借書日期、歸還日期以及到期未歸還的書籍的信息等等，這樣的管理系統(tǒng)比較傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)，大大地提高了檔案管理的工作效益。

三、計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)踐應(yīng)用過程中出現(xiàn)的問題與對策

一是檔案數(shù)據(jù)庫建立的前期準(zhǔn)備工作不夠完備。有一些單位在將檔案信息歸入到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫的過程中，沒有做好先期的準(zhǔn)備工作，出現(xiàn)了數(shù)據(jù)在電子化過程中的一些低級錯(cuò)誤，比如簡單的人名、日期等信息沒有經(jīng)過認(rèn)真校對出現(xiàn)了錯(cuò)誤，這些信息校準(zhǔn)問題的出現(xiàn)，都應(yīng)該在建設(shè)數(shù)據(jù)庫之前進(jìn)行精準(zhǔn)校對，以此避免此類錯(cuò)誤的再次出現(xiàn)。還有一些單位的計(jì)算機(jī)設(shè)備相對比較落后陳舊，現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)硬件和軟件系統(tǒng)不能夠滿足檔案數(shù)據(jù)庫的建立條件，因此，在檔案管理數(shù)字化之前要更新信息管理系統(tǒng)，確保軟件和硬件環(huán)境能夠滿足檔案管理電子化的需要。

二是檔案信息化后的保密工作不夠妥善。計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)踐和應(yīng)用于檔案管理工作方便了這一工作的開展，但是，在網(wǎng)絡(luò)高速發(fā)展的信息化時(shí)代，信息安全問題也成了大家極為關(guān)注的一個(gè)問題。檔案信息的電子化實(shí)現(xiàn)了信息在任何一個(gè)可以登錄的客戶終端都能夠查詢到的資源共享和便捷服務(wù)，同時(shí)也出現(xiàn)了信息的安全隱患。因此，要充分做好檔案管理登錄系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)置，以防止他人盜取或者隨意更改相關(guān)信息，對于牽扯到國家政府或者社會保障的重要信息更是要做好特別的加密工作。

三是檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)相對較低。計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的實(shí)踐和應(yīng)用，讓檔案管理工作變成了一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，由此對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求，那就是必須能夠適應(yīng)基于計(jì)算機(jī)技術(shù)下的管理思維和相應(yīng)的技術(shù)支持。比如，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行必要的操作和數(shù)據(jù)的整合歸檔，管理思維較之傳統(tǒng)思維的轉(zhuǎn)變，信息時(shí)代檔案管理的安全保密意識等等，這些都是檔案管理人員應(yīng)具備的能力。但是，囿于我國傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的影響，很多組織單位的檔案管理人員缺乏對新事物的認(rèn)知和接受能力，不能夠真正地實(shí)踐和應(yīng)用于工作當(dāng)中。

總之，計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)踐和應(yīng)用于現(xiàn)代檔案管理工作中，促進(jìn)了檔案管理工作的快速發(fā)展，有效提高了檔案管理工作的效率，充分節(jié)省了人力和物力。在今后的檔案管理工作中，我們應(yīng)該積極探究計(jì)算機(jī)技術(shù)和檔案管理工作的契合點(diǎn)，進(jìn)一步提高檔案管理的效益，使其更加便利化和現(xiàn)代化。

（責(zé)任編輯：蘭卡）