內(nèi)部控制信息化對高校實施內(nèi)部控制的影響

徐鋒

摘 要：隨著高校內(nèi)部控制建設越來越深入，內(nèi)部控制制度越來越完善，所需解決的問題也越來越明顯。內(nèi)部控制信息建設，有助于推動高校內(nèi)控建設、提升組織運行效率、建立信息數(shù)據(jù)庫、形成更加科學合理的監(jiān)督與評估機制，本文對此進行了探討。

關鍵詞：信息化；內(nèi)控建設；高校內(nèi)控

目前，高校逐步加大了內(nèi)部控制建設的力度，完善了預算、收支、采購、合同、基建和資產(chǎn)等相關業(yè)務的內(nèi)部控制制度，增加了必要的業(yè)務流程和審批環(huán)節(jié)，這些業(yè)務流程以及相關規(guī)范、制度的建立，可以降低高校中嚴重違法違紀問題和經(jīng)濟案件未能被查出的風險。然而，復雜但必要的業(yè)務流程、審核審批環(huán)節(jié)也造成了手續(xù)過于煩瑣、辦公效率低下等問題。因此，高校引進內(nèi)部控制信息系統(tǒng)，完善內(nèi)部控制信息化建設，提高內(nèi)部控制系統(tǒng)運行效率，實行內(nèi)部控制信息化管理是非常必要的。

一、高校內(nèi)部控制信息化與現(xiàn)有業(yè)務信息系統(tǒng)的特點

（1）高?，F(xiàn)有業(yè)務信息系統(tǒng)的特點。目前，大多數(shù)高校已經(jīng)建立并投入使用了一些相關業(yè)務的信息系統(tǒng)。然而，由于信息技術不斷更新變化，這些系統(tǒng)所采用的信息架構可能不盡相同，各系統(tǒng)間數(shù)據(jù)內(nèi)容、計算口徑不統(tǒng)一，甚至有時會出現(xiàn)矛盾的現(xiàn)象，形成不一致的數(shù)據(jù)信息。這些數(shù)據(jù)信息需要經(jīng)過修改、調(diào)整后才能使用，這不僅降低了效率，也帶來了內(nèi)控方面的風險。

（2）高校內(nèi)部控制信息化的主要特點。內(nèi)部控制信息化建設不僅僅局限于預算、收支、采購、合同、基建和資產(chǎn)各個獨立的業(yè)務，而是應該實現(xiàn)全局控制，將六大業(yè)務整合起來，并加入信息采集系統(tǒng)、標準文件系統(tǒng)、風險評估系統(tǒng)、審批決策系統(tǒng)、監(jiān)督系統(tǒng)、評價系統(tǒng)等?！坝牲c到線、由線到面”，最終形成全方位的內(nèi)部控制信息化體系。信息化環(huán)境由操作平臺、信息網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)庫和計算機設備構成，為內(nèi)部控制信息系統(tǒng)提供了實時獲取、存儲、傳遞信息的技術環(huán)境。

二、高校內(nèi)部控制存在的問題

（1）內(nèi)部控制信息系統(tǒng)不完善。以固定資產(chǎn)系統(tǒng)為例，僅僅在系統(tǒng)中進行設備登記、賬務處理、部門間調(diào)撥等數(shù)據(jù)相關工作，沒有融入業(yè)務流程和各個關鍵環(huán)節(jié)，也沒有嵌入監(jiān)督、審核系統(tǒng)，嚴格意義上并不能稱作是內(nèi)部控制信息系統(tǒng)。而且，部分高校的預算系統(tǒng)、建設項目系統(tǒng)、除固定資產(chǎn)系統(tǒng)外的其他資產(chǎn)系統(tǒng)等都尚未建立，這就導致內(nèi)部控制信息系統(tǒng)不完善，存在很多內(nèi)控風險。

（2）部門間的信息傳遞手續(xù)煩瑣。目前，高校各業(yè)務部門大多使用相對獨立的信息系統(tǒng)，大多數(shù)系統(tǒng)由不同的軟件公司進行開發(fā)，系統(tǒng)間兼容性較差，導致各業(yè)務部門間的信息很難進行傳遞，也無法在系統(tǒng)中進行定向的審批與授權，而且由于內(nèi)部控制的不斷加強，各部門間的信息交流和數(shù)據(jù)使用需要經(jīng)過多個負責人的逐一審批，手續(xù)煩瑣并易受到許多其他因素的影響，嚴重降低了辦公效率，也增加了內(nèi)部控制的實施難度。

（3）缺乏合理、有效的監(jiān)督手段。高校在進行經(jīng)濟活動監(jiān)督的過程中，大多數(shù)情況下是進行事后監(jiān)督。事后監(jiān)督并不能及時發(fā)現(xiàn)、處理問題，使得高校在經(jīng)濟活動監(jiān)督工作上處于被動的位置。這都歸因于缺乏合理、有效的監(jiān)督手段，導致即使建立了較為完善的內(nèi)部控制制度，也有可能由于諸多等因素造成內(nèi)控不能發(fā)揮應有的效果。

三、內(nèi)部控制信息化對高校實施內(nèi)部控制的影響

（1）有助于構建高校內(nèi)部控制體系。建設內(nèi)部控制信息化，可以將高校的內(nèi)控制度、崗位分工、崗位職責、業(yè)務流程和審批環(huán)節(jié)等都錄入到內(nèi)部控制信息系統(tǒng)中，并且將相關表單、輸出文檔統(tǒng)一規(guī)范化，不斷完善內(nèi)部控制信息系統(tǒng)，增加未建立的管理系統(tǒng)，修正和補充已經(jīng)使用的管理系統(tǒng)，使其符合內(nèi)部控制制度的要求，最終推動高校內(nèi)部控制體系的構建。

（2）有助于縮短審核審批時間，提高辦公效率。建設內(nèi)部控制信息化，將各個業(yè)務的審核、審批環(huán)節(jié)嵌入到內(nèi)部控制信息系統(tǒng)中，加快上下級的溝通速度，可以實現(xiàn)及時審核，快速審批，而且各同級審核、審批流程可以在系統(tǒng)中同時進行，由傳統(tǒng)的“流水線”型轉(zhuǎn)為“交叉型”，提高了內(nèi)部控制的時效性。例如，配置新增固定資產(chǎn)時，需要業(yè)務部門負責人、資產(chǎn)管理處負責人、財務處負責人進行審核、審批，當實現(xiàn)內(nèi)部控制信息化后，在內(nèi)部控制信息系統(tǒng)中，財務信息系統(tǒng)與資產(chǎn)信息系統(tǒng)都進行了對接，兩者都嵌入到內(nèi)部控制體系中，固定資產(chǎn)配置申請所需的單據(jù)、擬配置固定資產(chǎn)的信息等都一目了然，三個部門的負責人可以同時進行審核、審批，這樣不僅可以提高辦公效率，縮短審核、審批時間，減少煩瑣的手續(xù)，也可以減少由于“人情”“面子”等因素造成“被動同意”的情況發(fā)生。

（3）有助于加強各部門數(shù)據(jù)、信息的溝通。建設內(nèi)部控制信息化，可以規(guī)范各個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)內(nèi)容和計算口徑，統(tǒng)一各個系統(tǒng)的輸出信息，使各個系統(tǒng)形成聯(lián)動機制，比如，財務部門建立了財務信息系統(tǒng)，并與其他部門的信息系統(tǒng)實現(xiàn)了系統(tǒng)對接，那么當財務人員需要查閱其他部門的信息時，可以通過系統(tǒng)授權，隨時獲得相關內(nèi)容，并且可以核對不同部門相關數(shù)據(jù)的準確性，提高了工作效率，減少了工作失誤和工作量，在執(zhí)行各相關業(yè)務時能夠做到流程化、系統(tǒng)化。

（4）有助于優(yōu)化高校內(nèi)部控制監(jiān)督機制。內(nèi)部控制監(jiān)督機制應克服傳統(tǒng)監(jiān)督機制中僅針對事后結果進行處理，而缺乏事前和事中監(jiān)督的弊端，重點對貫穿各個業(yè)務的預算批復、預算執(zhí)行、決算和績效考核等環(huán)節(jié)進行監(jiān)督，厘清各業(yè)務之間的銜接關系，明確內(nèi)部審計機構（或經(jīng)授權的其他監(jiān)督部門和機構）和其他內(nèi)部機構在內(nèi)控監(jiān)督中的職責權限，規(guī)范內(nèi)控監(jiān)督的程序、方法和標準，評價和報告內(nèi)部控制缺陷。建設內(nèi)部控制信息化，可以將各業(yè)務信息系統(tǒng)與高校的監(jiān)督機制相結合，將財務信息系統(tǒng)、資產(chǎn)信息系統(tǒng)、采購信息系統(tǒng)等與高校的監(jiān)督系統(tǒng)整合成一個全面的、無死角的內(nèi)部控制信息系統(tǒng)，完善對所有內(nèi)控關鍵點的監(jiān)控，使監(jiān)管部門在其權限內(nèi)可以隨時監(jiān)測經(jīng)濟活動的進行情況，及時發(fā)現(xiàn)并處理問題，防止違規(guī)、違法情況的發(fā)生。而且，由于各項經(jīng)濟活動都展現(xiàn)在內(nèi)部控制信息系統(tǒng)中，具有權限的管理者、相關部門負責人也都可以查看業(yè)務的執(zhí)行情況，形成多人監(jiān)管的監(jiān)管模式，降低“暗箱操作”的可能性，將高校的內(nèi)部控制監(jiān)督有效落實。

（5）有助于高校建立內(nèi)部控制自我評價、風險評估機制。建設內(nèi)部控制信息化，通過內(nèi)部控制信息系統(tǒng)，可以及時發(fā)現(xiàn)內(nèi)控執(zhí)行過程中的缺陷和不足，識別、評估與分析單位層面與業(yè)務層面中影響內(nèi)部控制目標實現(xiàn)的相關風險，科學合理地進行風險應對，跟蹤、解決內(nèi)控缺陷的改進，促進內(nèi)控制度的不斷完善，減少內(nèi)部控制制度存在的漏洞，并且根據(jù)系統(tǒng)反饋的結果，為相關領導和有關部門編制內(nèi)部控制自我評價報告、風險評估報告，供其審閱。

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4.劉永澤，唐大鵬.關于行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的幾個問題.會計研究，2013（1）.（責任編輯：王文龍）