投遞式報(bào)賬模式下的退單率問題探析

陳勇軍

摘 要：近年來隨著我國高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高校經(jīng)費(fèi)的來源日益多元化，高校各類辦學(xué)經(jīng)費(fèi)增長顯著。但是，這些經(jīng)費(fèi)的使用也給財(cái)務(wù)報(bào)賬工作帶來很大的壓力，一些高校開始積極探索新的報(bào)賬方式，其中基于“互聯(lián)網(wǎng)+”背景的投遞式報(bào)賬模式得到大家的重視和應(yīng)用。這種新的模式節(jié)約了時間、人力等成本，實(shí)現(xiàn)了“零等待”報(bào)賬，但是這種模式也存在退單率較高的問題。本文就投遞式報(bào)賬模式下的退單類型、退單原因進(jìn)行了分析，同時就降低退單率提出了對策建議。

關(guān)鍵詞：投遞式；報(bào)賬；退單

近年來隨著我國高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高校經(jīng)費(fèi)的來源日益多元化，高校各類辦學(xué)經(jīng)費(fèi)增長顯著。然而由于編制等原因，高校財(cái)務(wù)人員的數(shù)量卻往往很難與經(jīng)費(fèi)實(shí)現(xiàn)同步增長，許多高校都出現(xiàn)了財(cái)務(wù)人員緊張的情況。為了減輕財(cái)務(wù)報(bào)賬工作的壓力，許多高校都在積極探索新的報(bào)賬方式，其中基于“互聯(lián)網(wǎng)+”背景的投遞式報(bào)賬模式得到大家的重視和應(yīng)用，越來越多高校將其作為傳統(tǒng)柜面報(bào)賬模式的補(bǔ)充或升級。

簡單來說投遞式報(bào)賬模式是指報(bào)賬經(jīng)辦人員將整理好的報(bào)銷材料就近投遞到自助報(bào)賬投遞機(jī)內(nèi)，財(cái)務(wù)部門定期派人開箱取回報(bào)銷材料后交后臺審核人員統(tǒng)一制單的報(bào)賬模式。相較于傳統(tǒng)的柜面報(bào)賬模式，基于“互聯(lián)網(wǎng)+”背景的投遞式報(bào)賬模式有著諸多優(yōu)點(diǎn)，主要表現(xiàn)在：第一，它實(shí)現(xiàn)了7天？4小時全天候收單，這就極大地節(jié)約了廣大師生員工報(bào)賬的時間成本，以前經(jīng)常出現(xiàn)的高校師生排隊(duì)報(bào)銷的情形將得到較大的改善。第二，采用投遞式報(bào)賬模式后，財(cái)務(wù)部門柜面報(bào)賬審核窗口的數(shù)量可以適當(dāng)減少甚至取消，這也有利于節(jié)約高校人力資源成本。第三，由于一些財(cái)務(wù)人員語言表達(dá)能力相對較弱，在與師生員工的交流溝通中有時難免會出現(xiàn)小的摩擦或矛盾，采用投遞式報(bào)賬模式后，這些情況將大為改善。第四，對于多校區(qū)辦學(xué)的高校而言，在采用投遞式報(bào)賬模式后，財(cái)務(wù)部門可以對報(bào)銷業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)集中核算，原來分校區(qū)報(bào)賬模式下存在的各校區(qū)財(cái)務(wù)人員政策把握不一致、報(bào)銷經(jīng)辦人員逃避監(jiān)督把一筆業(yè)務(wù)拆零后在各校區(qū)報(bào)銷等問題將得到有效解決。

一、投遞式報(bào)賬模式下退單類型分析

如前所述，投遞式報(bào)賬模式有著節(jié)約時間成本、人力資源成本，有效減少人際溝通中的摩擦，提高制單效率等優(yōu)點(diǎn)，但不可否認(rèn)，這種新的模式在應(yīng)用中也暴露出一些問題，從我們學(xué)校的實(shí)踐來看，退單率較高是其中最主要的問題。為了對投遞式報(bào)賬模式下的退單情況進(jìn)行分析，筆者選取了400份被做退單處理的報(bào)銷單，根據(jù)審核制單人員列出的退單理由對退單情況分類匯總，統(tǒng)計(jì)結(jié)果如下。

從上表可以看出，由于報(bào)銷手續(xù)或報(bào)銷材料不全而被退單的共計(jì)174份，數(shù)量約占總退單量的一半；由于開支內(nèi)容不合理或者不符合有關(guān)規(guī)定而被退單的共計(jì)125份，約占總退單量的三分之一；因支出項(xiàng)目中沒有相關(guān)預(yù)算而被退單的共計(jì)77份，約占總退單量的五分之一；因開支超出標(biāo)準(zhǔn)或其他原因而被退單的份數(shù)分別是11份和13份，兩者相差不大，占比都為3%。

二、投遞式報(bào)賬模式下退單原因分析

傳統(tǒng)的柜面報(bào)賬模式下由于有財(cái)務(wù)人員現(xiàn)場審核環(huán)節(jié)，報(bào)銷材料中存在的問題或瑕疵往往能夠被當(dāng)場發(fā)現(xiàn)或補(bǔ)正。而在投遞式報(bào)賬模式下，因?yàn)槿鄙倭爽F(xiàn)場預(yù)審環(huán)節(jié)，許多報(bào)銷材料在流轉(zhuǎn)到審核制單階段才被發(fā)現(xiàn)存在問題。以我們學(xué)校為例，推行投遞式報(bào)賬模式后財(cái)務(wù)報(bào)賬的退單率是之前的2至3倍。造成退單率居高不下的原因是多方面的，這其中既有來自財(cái)務(wù)部門內(nèi)部的因素，也有來自財(cái)務(wù)部門外部的因素，歸納起來主要有以下幾個方面：

第一，財(cái)務(wù)報(bào)銷政策宣傳力度不夠，宣傳渠道偏窄。與企業(yè)財(cái)務(wù)工作不同，高校財(cái)務(wù)工作的專業(yè)性、政策性和時效性很強(qiáng)，高?，F(xiàn)有的與財(cái)務(wù)報(bào)銷相關(guān)的規(guī)章制度往往多達(dá)幾十個甚至上百個，這些政策文件有的來自上級主管部門，有的來自學(xué)校各個部門，內(nèi)容繁多，要求不一。高校的廣大師生員工不可能有時間和精力去學(xué)習(xí)這么多政策法規(guī)，如果財(cái)務(wù)部門沒有通過各種渠道宣傳這些規(guī)章制度，那么推行投遞式報(bào)賬模式后，出現(xiàn)因手續(xù)不全、材料不完整或者報(bào)銷內(nèi)容不合理不合規(guī)等而被退單的情況就在所難免。

第二，報(bào)銷材料投遞前缺少人工預(yù)審環(huán)節(jié)。在傳統(tǒng)的柜面報(bào)賬模式中，財(cái)務(wù)部門的工作人員一般會對師生員工遞交的報(bào)銷材料進(jìn)行當(dāng)場預(yù)審，這樣流轉(zhuǎn)到后臺制單人員手中的報(bào)銷材料一般都是比較規(guī)范的。但在實(shí)施“零等待”、“零見面”的投遞式報(bào)賬模式后，許多有瑕疵有問題的報(bào)銷材料沒有被挑揀出來就進(jìn)入物流系統(tǒng)，這也是造成投遞式報(bào)賬模式下退單率較高的重要因素。

第三，項(xiàng)目的預(yù)算信息沒有同步到預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)中，預(yù)算系統(tǒng)與預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)脫節(jié)。一些高校在財(cái)務(wù)系統(tǒng)開發(fā)過程中忽視了子系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)對接共享，出現(xiàn)了預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)使用的科目與預(yù)算系統(tǒng)使用的科目不匹配等現(xiàn)象。一些師生在無法準(zhǔn)確判斷的情況下就隨便選擇一個科目進(jìn)行填報(bào)，這樣就可能導(dǎo)致師生在預(yù)約系統(tǒng)中填報(bào)的開支項(xiàng)目和開支金額實(shí)際上無相關(guān)預(yù)算或預(yù)算不足。

三、降低投遞式報(bào)賬模式下的退單率的幾種途徑

投遞式報(bào)賬模式雖然節(jié)約了時間、人力等成本，實(shí)現(xiàn)了7天？4小時不間斷收單，但在實(shí)踐應(yīng)用中出現(xiàn)的退單率較高這一問題也必須引起我們的重視，高校財(cái)務(wù)部門有必要通過各種途徑盡可能地降低退單率。

第一，高校財(cái)務(wù)部門應(yīng)該通過線上線下等途徑宣傳學(xué)校的財(cái)務(wù)報(bào)銷政策，盡量消除信息不對稱現(xiàn)象，運(yùn)用各種方式使師生員工在投遞報(bào)銷材料前就能了解到常見業(yè)務(wù)的報(bào)銷流程、所需單據(jù)和審批手續(xù)等。以我校為例，財(cái)務(wù)部門每年都根據(jù)最新的財(cái)經(jīng)法規(guī)編制《蘇州大學(xué)財(cái)務(wù)服務(wù)指南》，里面收錄了財(cái)務(wù)報(bào)銷須知、常見報(bào)銷業(yè)務(wù)的流程、財(cái)務(wù)咨詢聯(lián)系電話等。《財(cái)務(wù)服務(wù)指南》等宣傳資料可以投放到各校區(qū)的自助報(bào)賬投遞機(jī)安置點(diǎn)或者是人流量較大的公共場所，方便師生員工隨時取閱。今年我們又開通了微信公眾號，并且分專題將一些常規(guī)業(yè)務(wù)的報(bào)銷指南重新編輯整理成圖文并茂的PPT文件推送到微信上，這樣辦事人員即使沒有紙質(zhì)的《財(cái)務(wù)服務(wù)指南》，也能通過搜索微信公眾號或掃描二維碼查詢到最新的報(bào)銷政策。