高職院校教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)的現(xiàn)狀與建議

高萬里

摘要：隨著我國(guó)高等教育大眾化的普及，高等職業(yè)教育也經(jīng)歷了“擴(kuò)容”、“提質(zhì)”到目前的創(chuàng)新強(qiáng)校，建“一流”高職院校成為眾多高等職業(yè)院校的改革目標(biāo)。教學(xué)管理首當(dāng)其沖也隨著改革的不斷深化在變化著，合理安排教學(xué)計(jì)劃，按教學(xué)規(guī)律辦事，在教學(xué)管理過程中的指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、統(tǒng)籌都考驗(yàn)著作為教育教學(xué)管理一線的教學(xué)管理人員教學(xué)秘書的工作素質(zhì)及專業(yè)化水平，它表明了高職院校的教學(xué)管理工作已經(jīng)不再是一個(gè)低級(jí)的行政工作，而是一項(xiàng)專職專業(yè)的事業(yè)，需要為之精準(zhǔn)服務(wù)的專門人才。不再是依靠個(gè)人意見和重復(fù)現(xiàn)有做法，而是越來越需要專業(yè)的知識(shí)和專業(yè)的人員來認(rèn)真對(duì)待的一項(xiàng)事業(yè)。

關(guān)鍵詞：教學(xué)管理；教學(xué)秘書；專業(yè)化

我國(guó)高職教育經(jīng)過了“擴(kuò)容”、“提質(zhì)”，逐步邁入教育信息化2，0時(shí)代。教學(xué)管理成了當(dāng)前教育改革面臨的新挑戰(zhàn)。目前高職院校教育教學(xué)管理的理論化程度與系統(tǒng)化水平還處于職工大學(xué)及中專轉(zhuǎn)制為大專階段的管理水平。教學(xué)秘書作為教學(xué)管理一線管理人員，在教學(xué)運(yùn)行工作中屬于全程監(jiān)控者，既是教學(xué)管理工作的具體組織者，又是具體執(zhí)行人，還要充當(dāng)二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的教學(xué)業(yè)務(wù)助手起到教學(xué)管理參謀的作用。然而隨著我國(guó)高等教育大眾化局面的到來，院校教學(xué)管理的主要精力都集中在人才培養(yǎng)方案的修訂、擴(kuò)招后學(xué)生大量增加帶來的一系列問題，都無暇研究處于教學(xué)一線管理人員的工作方法、工作流程、工作效率是否可以匹配院校高速發(fā)展的步伐。教學(xué)秘書作為教學(xué)一線管理人員的代表，隊(duì)伍非常不穩(wěn)定，平均一年就換崗的占大多數(shù)，甚至做了一個(gè)學(xué)期就換崗的也不是少數(shù)。即使留下來在教學(xué)秘書崗位上工作的人員也往往是因?yàn)閭€(gè)人原因無法換崗而被迫繼續(xù)做教學(xué)秘書工作。

一、教學(xué)秘書專業(yè)化相關(guān)研究

20世紀(jì)70年代末，教學(xué)管理研究隨著改革開放，隨著高等教育大眾化，得到了質(zhì)的發(fā)展。從1983年教育管理首次作為專業(yè)，作為一門獨(dú)立的學(xué)科在北京教育行政學(xué)院開始首次招生，全國(guó)才慢慢形成一支教育管理研究專業(yè)隊(duì)伍。而對(duì)于直接從事教育管理一線工作的教學(xué)秘書群體的研究始于1984年。鳥成榮提出：隨著高校教學(xué)管理手段的不斷規(guī)范化和現(xiàn)代化，對(duì)教學(xué)管理人員的專業(yè)化要求也越來越高。教學(xué)秘書要很好的勝任工作崗位，必須走專業(yè)化建設(shè)之路。韋素玲提出：教學(xué)秘書崗位不受重視，社會(huì)地位、職業(yè)聲望、工作強(qiáng)度等都得不到公正的認(rèn)可，導(dǎo)致教學(xué)秘書的自我價(jià)值和需求很難得到滿足，從而抑制教學(xué)秘書工作的積極性，產(chǎn)生不同程度的職業(yè)倦怠和心理壓力，造成學(xué)校頻繁更換教學(xué)秘書，嚴(yán)重阻礙高校教學(xué)秘書隊(duì)伍的專業(yè)化建設(shè)和發(fā)展。盧耀陽認(rèn)為教學(xué)秘書的組織承諾和自尊感得不到應(yīng)有的重視，并提出“專業(yè)化——強(qiáng)化教學(xué)秘書的生命存在”。目前，高等職業(yè)院校對(duì)教學(xué)秘書工作的重要性缺乏必要的認(rèn)識(shí)，還沒有意識(shí)到一支專業(yè)化的教學(xué)管理隊(duì)伍對(duì)于提高教學(xué)管理工作、創(chuàng)新教學(xué)改革、落實(shí)教育發(fā)展政策的重要性。因此，建設(shè)一支有專業(yè)理論背景的教學(xué)管理隊(duì)伍，首先要改變對(duì)教學(xué)秘書工作的看法。

二、教學(xué)秘書隊(duì)伍結(jié)構(gòu)

本研究由廣東輕工職業(yè)技術(shù)學(xué)院應(yīng)用外語系教學(xué)秘書負(fù)責(zé)。本研究以2016年高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作狀態(tài)數(shù)據(jù)采集與管理平臺(tái)中廣東省80所高職院校的教學(xué)管理人員中的教學(xué)秘書（共751位）為研究對(duì)象。分別對(duì)廣東省高職院校教學(xué)秘書這個(gè)崗位的人員在年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)、工作年限等類別中做了闡述和分析。

（一）年齡結(jié)構(gòu)

從表1中可以看出，廣東省80所高職院校的教學(xué)管理人員中的教學(xué)秘書以女性居多，合計(jì)571人，占總?cè)藬?shù)的76%，占據(jù)相當(dāng)大的工作人員比例。25-40歲的年齡層的女性合計(jì)431人，男性131人，25-40歲的年齡層男女比例為1：3，29人。25-40歲的女性在工作中處于旺盛期，但是在家庭生活中卻承擔(dān)著比較重的照顧家庭的工作。此年齡層的工作女性容易被家庭工作分心，事業(yè)心相比其他年齡段容易產(chǎn)生偏移。

（二）學(xué)歷結(jié)構(gòu)

從表2中可以看出，廣東省80所高職院校的教學(xué)管理人員中的教學(xué)秘書的學(xué)歷以大學(xué)居多，?？婆诺?位，研究生排第3位。大學(xué)和?？频目?cè)藬?shù)為606人，占總?cè)藬?shù)的80.7%。從學(xué)歷結(jié)構(gòu)上來說，基本滿足目前高職教育管理一線工作人員學(xué)歷要求。因數(shù)據(jù)中未捉及學(xué)科經(jīng)歷，因此對(duì)于多少從事過教育學(xué)、管理學(xué)專業(yè)訓(xùn)練的人數(shù)還未可知。

（三）職稱結(jié)構(gòu)

從表3中可以看出，廣東省80所高職院校的教學(xué)管理人員中的教學(xué)秘書中未定職稱的人數(shù)454人，占總?cè)藬?shù)的60.4%。中級(jí)職稱168人，初級(jí)職稱104人。從職稱結(jié)構(gòu)上來說，教學(xué)秘書整體職稱不高，從側(cè)面來講受到的專業(yè)訓(xùn)練也比較少。

（四）工作年限

從表5中可以看出，廣東省80所高職院校的教學(xué)管理人員中的教學(xué)秘書工作年限在5年以內(nèi)的最多有466人，占總?cè)藬?shù)的62%：工作年限3年以內(nèi)的人數(shù)合計(jì)有326人，占總?cè)藬?shù)的43.4%。工作年限5-10年的人數(shù)有266人，占總?cè)藬?shù)的35.4%。絕大多數(shù)的教學(xué)秘書工作年限在5年以內(nèi)，也就是說這項(xiàng)工作的吸引力不足以使年輕人投入工作熱情。

從年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)、工作年限四個(gè)觀測(cè)點(diǎn)可以看出，教學(xué)秘書年齡偏低、女性居多、學(xué)歷偏低、職稱偏低、專業(yè)不集中、工作年限偏低，這樣一支隊(duì)伍很難從專業(yè)的角度履行自己的職責(zé)，專業(yè)化水平成為制約這支隊(duì)伍成長(zhǎng)的“瓶頸”。

三、教學(xué)秘書隊(duì)伍專業(yè)化建設(shè)策略

教學(xué)管理運(yùn)行日益復(fù)雜和繁重，各種教學(xué)信息逐步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的同時(shí)，對(duì)教學(xué)秘書的專業(yè)要求也日益提高，這些變化導(dǎo)致了教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)的技術(shù)性和專業(yè)性必須提高，教學(xué)秘書隊(duì)伍的素質(zhì)狀況和管理水平也將直接影響整個(gè)教學(xué)管理的過程和質(zhì)量。因此，提升高職院校教學(xué)管理水平，必然要先建設(shè)一支專業(yè)化的教學(xué)秘書管理隊(duì)伍。

（一）提供合理的人事管理制度

目前高職院校給予教學(xué)管理崗為專業(yè)技術(shù)崗位的學(xué)校很少，給予教學(xué)管理崗為教輔部門的也比較少，正常情況下教學(xué)管理崗為行政崗。這在很大程度上制約了教學(xué)管理人員崗位晉升以及專業(yè)晉升的通道。建議學(xué)校人事管理部門提供更為合理的人事晉升制度，以保證在教學(xué)管理崗位上工作人員的職業(yè)尊嚴(yán)。

（二）提供科學(xué)規(guī)范的績(jī)效管理

高職院校的教學(xué)秘書隊(duì)伍的績(jī)效成績(jī)來自兩個(gè)部門，一是教務(wù)處，二是二級(jí)學(xué)院。但是，即便是獲得優(yōu)秀教學(xué)秘書的稱號(hào)，也只是微小的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。這個(gè)獎(jiǎng)勵(lì)不能對(duì)職稱評(píng)聘起到幫助作用，不能對(duì)職級(jí)晉升起到關(guān)鍵作用?？茖W(xué)規(guī)范的績(jī)效管理是通過有效的績(jī)效管理，分解學(xué)校的年度規(guī)劃目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)與個(gè)人目標(biāo)相互協(xié)調(diào)一致、充分調(diào)動(dòng)員工的積極性、幫助各級(jí)部門及員工發(fā)現(xiàn)自身的不足、在工作過程中不斷修正方向，并激勵(lì)和幫助員工取得優(yōu)異績(jī)效從而實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的管理方法。建議現(xiàn)行的績(jī)效管理中明確教學(xué)秘書獲得的獎(jiǎng)勵(lì)可以在薪酬調(diào)整、晉升、獎(jiǎng)金分配等人事決策中成為有效績(jī)效依據(jù)。確?？?jī)效管理各項(xiàng)規(guī)范得到落實(shí)，明確考核對(duì)象的績(jī)效成績(jī)，真正落實(shí)績(jī)效考核結(jié)果的應(yīng)用，最終在薪酬、晉升等方面得到體現(xiàn)。

（三）提供有效的激勵(lì)機(jī)制

目前教學(xué)秘書群體，最需要的激勵(lì)機(jī)制是職級(jí)的晉升通道和職稱的晉升通道，相比學(xué)校中其他專業(yè)技術(shù)崗位，他們?nèi)狈σ粋€(gè)平臺(tái)來肯定他們的工作激情。教學(xué)秘書崗位評(píng)職稱特別困難。第一，基本沒有機(jī)會(huì)獲得課題立項(xiàng)。沒有課題立項(xiàng)在我國(guó)的職稱評(píng)審體系中就缺少了一塊最重要的職業(yè)資歷。而業(yè)務(wù)即使做得再出色，也沒有可以表現(xiàn)的機(jī)會(huì)，甚至無人表揚(yáng)。第二，沒有相關(guān)的職業(yè)技能大賽可以展現(xiàn)出色的管理水平。因此，沒有有效的激勵(lì)機(jī)制可以給教學(xué)秘書以清晰的職業(yè)發(fā)展目標(biāo)。

（四）提供健全的崗位培訓(xùn)制度

高職院校教學(xué)管理崗位的工作特點(diǎn)就是以老帶新，大規(guī)模的崗位培訓(xùn)幾乎沒有。以老帶新也是走走形式，需要離職的或者調(diào)換工作崗位的教學(xué)秘書都是著急走人，對(duì)工作崗位沒有一絲的留戀。新人來報(bào)到都是摸著石頭過河，邊學(xué)習(xí)邊上崗的居多。排山倒海的工作容不得有喘息的時(shí)間，這也是教學(xué)管理工作的特點(diǎn)，從開學(xué)到學(xué)期末，工作一環(huán)扣著一環(huán)，雖說很多都是重復(fù)性的工作，但是因人因事還是不斷變化的。每個(gè)環(huán)節(jié)都不容有錯(cuò)，錯(cuò)了就是教學(xué)事故。也根本沒有時(shí)間靜下心來想想怎樣優(yōu)化流程，怎樣提高工作效率，怎樣工作創(chuàng)新。因此只有提供健全的崗位培訓(xùn)制度才能有效地指引教學(xué)秘書工作專業(yè)化。

1.提供崗前培訓(xùn)制度

要嚴(yán)格遵循“先培訓(xùn)，后上崗”的原則，組織教務(wù)處、二級(jí)學(xué)院兩級(jí)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，盡可能以最快的時(shí)間熟悉教務(wù)處和院系各自的工作特點(diǎn)，引導(dǎo)教學(xué)秘書以專業(yè)的目標(biāo)來具體對(duì)待所從事的各項(xiàng)具體業(yè)務(wù)。

2.提供教學(xué)管理專業(yè)提升培訓(xùn)制度

定期組織教學(xué)管理專項(xiàng)業(yè)務(wù)提升培訓(xùn)以提升教學(xué)秘書專業(yè)化水平，培訓(xùn)時(shí)間以及培訓(xùn)效果計(jì)入績(jī)效考核成績(jī)中。

3.提供教學(xué)管理專業(yè)理論研究平臺(tái)

組織教學(xué)管理專業(yè)理論研討會(huì)，提供教學(xué)管理方面的課題、論文寫作等專項(xiàng)指導(dǎo)，引導(dǎo)教學(xué)秘書隊(duì)伍研究教學(xué)管理現(xiàn)象，總結(jié)教學(xué)管理過程中遇到的問題，從而提高教學(xué)管理質(zhì)量，提升學(xué)校教學(xué)管理專業(yè)化建設(shè)水平。

4.提供教學(xué)管理學(xué)歷晉升培訓(xùn)制度

教學(xué)秘書隊(duì)伍普遍學(xué)歷偏低，所學(xué)專業(yè)比較雜，鼓勵(lì)教學(xué)秘書報(bào)考更高學(xué)歷的教學(xué)管理專業(yè)的學(xué)歷考試，并在經(jīng)費(fèi)上予以支持。建議和專業(yè)教師及其他管理隊(duì)伍保持同等待遇。

（五）提供教學(xué)管理與科研的發(fā)展平臺(tái)

在學(xué)校的科研立項(xiàng)中，很少看到有教學(xué)秘書主持的科研項(xiàng)目。究其原因，一個(gè)是工作崗位不受重視：另一個(gè)是工作繁雜很難靜下心來做研究：還有一個(gè)是教學(xué)秘書群體普遍具有職業(yè)自卑感，感覺專業(yè)低人一等，這也是造成職業(yè)倦怠的主要原因。建議院校多關(guān)注這個(gè)群體，把教學(xué)秘書隊(duì)伍也納入學(xué)?？蒲锌己梭w系中，保持與專業(yè)教師和其他管理隊(duì)伍同等待遇。

四、結(jié)語

教學(xué)、管理、科研是立校之本，“有了教育的科學(xué)，才會(huì)有科學(xué)的教育”，相同的是“有了管理的科學(xué)，才會(huì)有科學(xué)的管理”。綜上可以看出教學(xué)秘書隊(duì)伍專業(yè)化建設(shè)是一個(gè)多方面共同努力的工作。教學(xué)管理肩負(fù)教學(xué)與管理的雙重職能，必然要求教學(xué)管理人員既要熟悉教學(xué)規(guī)律，按教學(xué)規(guī)律辦事，具有合理安排教學(xué)的技能，又要熟悉管理的一般現(xiàn)象，比如在教學(xué)管理過程中的指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、統(tǒng)籌規(guī)劃的技能。它表明了高職院校的教學(xué)管理工作已經(jīng)不再是一個(gè)低級(jí)的行政工作，而是一項(xiàng)專職專業(yè)的事務(wù)。不再是只依靠個(gè)人意見和重復(fù)已有做法，而是越來越需要專門的知識(shí)和技術(shù)。那么推進(jìn)教學(xué)秘書隊(duì)伍專業(yè)化建設(shè)就是對(duì)高職院校教學(xué)管理創(chuàng)新的一個(gè)充分肯定。