民辦高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理模式優(yōu)化探究

姜丹丹

摘 要：隨著高校規(guī)模日益擴(kuò)大和教育改革的不斷深化，一所高校尤其是民辦高校能否適應(yīng)新的形勢(shì)，高效能的運(yùn)轉(zhuǎn)，除了其科研及教學(xué)水平，管理水平?jīng)Q定了學(xué)校的工作效能。而二級(jí)學(xué)院辦公室就是整個(gè)體系中重要的螺絲釘，重要性不言而喻，如何在原有的管理體系中優(yōu)化模式，提高效率，穩(wěn)步提高管理水平，是目前高校需要探索的問(wèn)題之一。

關(guān)鍵詞：二級(jí)學(xué)院辦公室；管理模式；優(yōu)化

在高校管理改革不斷深化的今天，各職能部門管理權(quán)限不斷下放，二級(jí)學(xué)院辦公室的重要性不但沒(méi)有弱化還在不斷加強(qiáng)，已經(jīng)成為校內(nèi)外職能部門、教師、學(xué)生之間的橋梁和紐帶。因此二級(jí)學(xué)院辦公室的管理模式和管理水平直接影響著整個(gè)學(xué)校的管理水平，如何提高效率，發(fā)揮最大效能對(duì)整個(gè)學(xué)校的發(fā)展也具有重要意義。

一、優(yōu)化管理模式的意義

要提高管理水平首先要有一個(gè)好的模式和合理配置，因此優(yōu)化二級(jí)學(xué)院辦公室管理模式和結(jié)構(gòu)有著極其重要的意義。

1.信息傳達(dá)更順暢

隨著信息化的不斷發(fā)展，原有的信息傳達(dá)方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)今的實(shí)際需要，尤其面對(duì)日益增大的師生規(guī)模以及活動(dòng)范圍，高效的信息傳達(dá)手段必定促進(jìn)更加科學(xué)的管理模式形成，從而帶動(dòng)高校管理水平的提高。

2.工作更高效

自從 1998 年民辦高校興起之后，民辦高校得到了蓬勃發(fā)展，促使高等教育向大眾化普及。隨著民辦高校的不斷發(fā)展，到近期很多學(xué)校進(jìn)行了轉(zhuǎn)設(shè)，脫離開(kāi)原有依附高校后，民辦高校的管理面臨著新的挑戰(zhàn)，如何面對(duì)新的形勢(shì)所帶來(lái)的沖擊，在最短的時(shí)間適應(yīng)變革，是已轉(zhuǎn)設(shè)民辦高校的一個(gè)重要課題。因此提高工作效率，合理配置模式，是民辦高校管理的必由之路。

3.高校改革之需

高校改革在不斷進(jìn)行，高等教育發(fā)展也在穩(wěn)步推進(jìn)，而民辦高校在高校改革中所扮演的角色也是不可或缺，新形勢(shì)下，在高校內(nèi)部上層建筑和師生現(xiàn)階段雖然變化不大，但學(xué)校內(nèi)部的變化卻是巨大的，管理模式中作為基石的二級(jí)學(xué)院辦公室的管理變化最大，這種變化不但提高了效率，也滿足了當(dāng)今高校改革之需。

二、二級(jí)學(xué)院辦公室管理模式優(yōu)化必由之路

現(xiàn)階段很多高校的二級(jí)學(xué)院辦公室尤其是民辦高校的二級(jí)學(xué)院辦公室管理，無(wú)論從模式上還是從效率上都已經(jīng)不能滿足日益變化的形勢(shì)。因而，采取一些合理配置的措施和手段來(lái)改變工作模式，切實(shí)提高效率，更好的為廣大師生服務(wù)，應(yīng)該注重以下幾點(diǎn)。

1.樹(shù)立正確意識(shí)

習(xí)近平總書(shū)記指出教育是對(duì)中華民族偉大復(fù)興具有決定性意義的事業(yè)， 因此高校的管理尤其是各個(gè)二級(jí)學(xué)院辦公室管理中就需要將這一理念為指導(dǎo)，這樣才能夠站在歷史的新高度看待我們所做的工作。

（1）提高認(rèn)識(shí)。在二級(jí)學(xué)院辦公室管理中，提高認(rèn)識(shí)是重中之重，學(xué)院辦公室的工作多而雜，在實(shí)際工作中既服務(wù)教師和學(xué)生，又面對(duì)學(xué)校內(nèi)外各部門，工作壓力巨大。要想提高辦公室的管理水平，就要以人為本，除了提高相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識(shí)，也要提高各部門的認(rèn)識(shí)，合理放權(quán)的同時(shí)又不能一味施壓。要?jiǎng)?chuàng)造足夠的條件，給辦公室管理留下足夠空間，才能最大限度的激發(fā)辦公室的工作潛能，更好的為師生服務(wù)。

（2）人員配置合理。鑒于學(xué)院辦公室的工作繁雜，同時(shí)人員配置少的情況，應(yīng)該盡量保證辦公室的人員配置合理，同時(shí)增加教師及學(xué)生助管的數(shù)量，分擔(dān)工作強(qiáng)度，從而使原有的工作可以做到更加細(xì)致，服務(wù)也會(huì)更加規(guī)范和高效。

（3）促進(jìn)辦公室可持續(xù)發(fā)展。二級(jí)學(xué)院辦公室的工作應(yīng)該保持相對(duì)的連續(xù)性，保持這種連續(xù)性除了各種文檔資料完備，最重要的是人的連續(xù)性，辦公室如果要留住人，就要有合理的人事晉升機(jī)制，對(duì)于崗位、級(jí)別、工資等都要合理的進(jìn)行考慮，充分創(chuàng)造出能留住人的合理機(jī)制。實(shí)現(xiàn)辦公室整個(gè)工作的可持續(xù)發(fā)展。

2.積極推進(jìn)信息化建設(shè)

當(dāng)今社會(huì)是信息社會(huì)，學(xué)院辦公室工作必須與時(shí)俱進(jìn)的與信息化相結(jié)合，以此才能應(yīng)對(duì)不斷增大的師生群體，更好的提高工作效率和服務(wù)水平。

（1）打造新型的OA系統(tǒng)。新型的OA管理系統(tǒng)更好的融入了辦公所需的各個(gè)環(huán)節(jié)，高效的連接到每位教職員工，能夠完全各個(gè)環(huán)節(jié)，使每項(xiàng)工作快速高效的傳達(dá)，也方便了各項(xiàng)工作的申請(qǐng)及審批過(guò)程。大大提高了工作效率，也降低了勞動(dòng)強(qiáng)度。

（2）充分利用各種社交軟件。當(dāng)前手機(jī)已經(jīng)普及，日常管理過(guò)程中，對(duì)于消息的及時(shí)傳達(dá)，手機(jī)成了必不可少的工具。利用各種社交軟件來(lái)通知傳達(dá)既省時(shí)省力又能確保傳達(dá)到每個(gè)人，方便快捷。建立QQ群和微信群，打破了傳統(tǒng)的管理模式，很多時(shí)候可以開(kāi)展視頻會(huì)議等，方便隨時(shí)隨地進(jìn)行交流和溝通，拉近了師生的距離，也減少了時(shí)間浪費(fèi)。

3.提高辦公室人員技能與素質(zhì)

完備的制度和合理的配置，都離不開(kāi)優(yōu)秀的人才來(lái)完成。因此加強(qiáng)辦公室人員的技能與自身素質(zhì)是辦公室高效工作的重中之重。

（1）強(qiáng)化思想政治素質(zhì)。學(xué)院辦公室是服務(wù)窗口，是整個(gè)二級(jí)學(xué)院與校內(nèi)各部門、全體師生的一個(gè)重要的銜接部門，辦公室工作人員的自身思想政治素質(zhì)決定了服務(wù)的水平與工作效率。辦公室工作人員應(yīng)不斷加強(qiáng)自身政治素質(zhì)，牢記黨的教誨，強(qiáng)化全心全意為人民服務(wù)的意識(shí)，牢固樹(shù)立政治意識(shí)、大局意識(shí)、核心意識(shí)、看齊意識(shí)，面對(duì)新時(shí)期的高校管理工作要有良好的三觀，為營(yíng)造良好的教書(shū)育人環(huán)境貢獻(xiàn)力量。

（2）加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力。二級(jí)學(xué)院辦公室工作人員應(yīng)該熟悉學(xué)校的各項(xiàng)規(guī)章制度，清楚各項(xiàng)工作的工作流程。對(duì)待政策要解讀清楚，方便向廣大師生傳達(dá)，同時(shí)面對(duì)行政工作、教學(xué)工作、科研工作、學(xué)生工作相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)都要實(shí)時(shí)關(guān)注，不斷學(xué)習(xí)和提升，同時(shí)利用各種新技術(shù)不斷嘗試提高工作和管理能力。

（3）做好紐帶與橋梁。二級(jí)學(xué)院辦公室是一個(gè)綜合性的辦公室，既是校內(nèi)外各部門與二級(jí)學(xué)院的橋梁，也是院內(nèi)師生之間的紐帶，因此對(duì)于辦公室管理人員的溝通協(xié)調(diào)能力應(yīng)該加強(qiáng)鍛煉，以確保在工作當(dāng)中能夠信息通達(dá)、溝通順暢、落實(shí)良好，不脫離群眾，復(fù)雜的工作簡(jiǎn)單做，簡(jiǎn)單的工作重復(fù)做，重復(fù)的工作用心做。

綜上所述，面對(duì)新形勢(shì)下的高等教育，高校要快速適應(yīng)，積極調(diào)整二級(jí)學(xué)院辦公室的管理模式，強(qiáng)化人員素質(zhì)，合理配置，結(jié)合實(shí)際情況，切實(shí)從認(rèn)識(shí)上重視二級(jí)學(xué)院辦公室建設(shè)，奠定高校工作的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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