基于財(cái)務(wù)共享模式的電子財(cái)務(wù)檔案管理研究

渠麗麗

隨著國(guó)防科研體制改革的不斷發(fā)展，軍工科研院所面臨更加復(fù)雜的商業(yè)環(huán)境，傳統(tǒng)賬務(wù)處理系統(tǒng)已不能滿(mǎn)足當(dāng)下管理需求，尤其在大數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)共享中心盛行的時(shí)代，財(cái)務(wù)信息化水平的高低對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)起著至關(guān)重要的作用。以全面預(yù)算管理為導(dǎo)向，以項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)精細(xì)化控制、效益管理為重點(diǎn)，以數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、流程規(guī)范化為基礎(chǔ)，構(gòu)建高效敏捷協(xié)同的經(jīng)費(fèi)管控一體化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了經(jīng)費(fèi)管理集中、反映及時(shí)、過(guò)程可控和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警目標(biāo)。

大數(shù)據(jù)云會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)共享中心財(cái)務(wù)檔案

引言

大數(shù)據(jù)、云會(huì)計(jì)時(shí)代的到來(lái)，推動(dòng)著企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理從以紙質(zhì)為媒介的傳統(tǒng)管理存儲(chǔ)方式到數(shù)據(jù)形態(tài)的數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變?；谪?cái)務(wù)共享服務(wù)模式下的財(cái)務(wù)檔案管理更是將不同國(guó)家、不同區(qū)域的財(cái)務(wù)檔案集中至財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心進(jìn)行統(tǒng)一保管，實(shí)現(xiàn)了電子會(huì)計(jì)憑證的獲取、報(bào)銷(xiāo)、入賬、歸檔、保管的電子化管理，大大推動(dòng)了電子財(cái)務(wù)檔案的在線(xiàn)傳遞和線(xiàn)上應(yīng)用，為互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供了有力的支持。

基于財(cái)務(wù)共享模式的電子財(cái)務(wù)檔案管理框架模型

大數(shù)據(jù)、云會(huì)計(jì)環(huán)境下，隨著企業(yè)規(guī)模日益擴(kuò)大，業(yè)務(wù)類(lèi)型不斷增加，企業(yè)的財(cái)務(wù)工作需要按照專(zhuān)業(yè)性、成本性、客戶(hù)群等進(jìn)行精細(xì)化核算，財(cái)務(wù)檔案資料也會(huì)日益增多。同時(shí)，企業(yè)財(cái)務(wù)軟件下的各子系統(tǒng)、子模塊業(yè)務(wù)在處理同時(shí)自動(dòng)生成的會(huì)計(jì)分錄（如營(yíng)業(yè)計(jì)費(fèi)數(shù)據(jù)、物料出入庫(kù)、資金繳撥、人工成本等）數(shù)量巨大，進(jìn)一步加大了憑證打印的數(shù)量和成本。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理模式出現(xiàn)了諸多弊端，大量的財(cái)務(wù)檔案占用了龐大的空間，而且傳統(tǒng)打印流程也影響了生產(chǎn)系統(tǒng)的高效運(yùn)作，降低了工作效率。大數(shù)據(jù)時(shí)代基于財(cái)務(wù)共享的財(cái)務(wù)檔案管理利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算技術(shù)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案從傳統(tǒng)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變，并通過(guò)云端實(shí)現(xiàn)電子檔案的遠(yuǎn)程訪(fǎng)問(wèn)和管理，提升檔案信息利用效率，實(shí)現(xiàn)檔案信息的隨需訪(fǎng)問(wèn)。同時(shí)，降低企業(yè)能耗支出、減少生產(chǎn)辦公成本、提高企業(yè)財(cái)務(wù)檔案的管理效率。

（1）電子財(cái)務(wù)檔案的采集

電子財(cái)務(wù)檔案的采集就是將各類(lèi)電子會(huì)計(jì)文件經(jīng)過(guò)采集、整理，并確定其文件屬性后，從各分子公司上傳至財(cái)務(wù)共享云平臺(tái)。建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的集團(tuán)企業(yè)，可以通過(guò)影像識(shí)別系統(tǒng)對(duì)各類(lèi)原始憑證影像化，即各分子公司只需對(duì)搜集的紙質(zhì)原始憑證進(jìn)行掃描識(shí)別，就可以上傳至財(cái)務(wù)共享云平臺(tái)，為后期會(huì)計(jì)處理、業(yè)務(wù)審批以及后續(xù)管理提供電子檔案信息支撐。企業(yè)通過(guò)Oracle、SAP、用友、金蝶等財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)對(duì)云端的原始數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理，自動(dòng)生成電子會(huì)計(jì)憑證。電子會(huì)計(jì)憑證經(jīng)過(guò)相關(guān)會(huì)計(jì)人員的審批后，就可以登記相應(yīng)的總賬、明細(xì)賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬等各類(lèi)賬簿，隨后通過(guò)久其、MyReport等財(cái)務(wù)報(bào)表系統(tǒng)自動(dòng)生成企業(yè)的電子財(cái)務(wù)報(bào)表。銀行回單主要是通過(guò)銀企直聯(lián)系統(tǒng)取得經(jīng)過(guò)稽核確認(rèn)的完整銀行電子回單支付數(shù)據(jù)，同時(shí)完成電子回單與電子記賬憑證之間的信息集成與關(guān)聯(lián)，并支持后續(xù)電子財(cái)務(wù)檔案的信息利用。利用電子銀行回單匯總表替代傳統(tǒng)銀行對(duì)賬單，并據(jù)此形成電子銀行余額調(diào)節(jié)表、多賬戶(hù)匯總審批的單位收支報(bào)告，可以實(shí)現(xiàn)電子對(duì)賬結(jié)果與報(bào)表數(shù)據(jù)的直接校驗(yàn)。

（2）財(cái)務(wù)檔案的分析處理

基于財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下的電子財(cái)務(wù)檔案的分析處理工作主要包括維護(hù)電子會(huì)計(jì)文件之間的有機(jī)聯(lián)系，使采集的電子會(huì)計(jì)文件形成一個(gè)完整、有序的信息資源統(tǒng)一體，發(fā)揮電子財(cái)務(wù)檔案的價(jià)值。傳統(tǒng)電算化條件下的電子財(cái)務(wù)檔案之間的聯(lián)系可能更多存在于結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)之間，而財(cái)務(wù)共享環(huán)境下的電子財(cái)務(wù)檔案，通過(guò)大數(shù)據(jù)的海量數(shù)據(jù)分析技術(shù)可能會(huì)有跨結(jié)構(gòu)的聯(lián)系，并挖掘出更多數(shù)據(jù)間的歷史聯(lián)系，從而形成更有序、更有效的結(jié)果，也將有利于后續(xù)會(huì)計(jì)處理的計(jì)算分析。在電子財(cái)務(wù)檔案的分析處理環(huán)節(jié)，主要通過(guò)InfoBright、Hadoop、YunTable、SAP Hana和Oracle Exadata等技術(shù)將海量來(lái)自各分子公司端的電子財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)快速導(dǎo)入到一個(gè)集中的大型分布式數(shù)據(jù)庫(kù)和分布式存儲(chǔ)集群，利用分布式技術(shù)來(lái)對(duì)存儲(chǔ)于其中的海量數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢(xún)、分類(lèi)、匯總等，以此滿(mǎn)足后期電子財(cái)務(wù)檔案的應(yīng)用。

（3）電子財(cái)務(wù)檔案的應(yīng)用

電子財(cái)務(wù)檔案的應(yīng)用是基于大數(shù)據(jù)的挖掘技術(shù)，通過(guò)前期分析篩選出的數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘，利用R、HadoopMahout等數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，進(jìn)行高級(jí)別的數(shù)據(jù)分析，從大量數(shù)據(jù)間的關(guān)聯(lián)中發(fā)掘出與企業(yè)決策有關(guān)的信息，以此滿(mǎn)足更高級(jí)別的管理需求，從而實(shí)現(xiàn)電子財(cái)務(wù)檔案的決策應(yīng)用。電子財(cái)務(wù)檔案的應(yīng)用主要包括檢索和利用兩個(gè)方面。電子財(cái)務(wù)檔案的檢索主要是以財(cái)務(wù)共享云平臺(tái)為基礎(chǔ)，利用大數(shù)據(jù)的海量數(shù)據(jù)管理能力進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)挖掘，采用MapReduce等編程模型并行處理大規(guī)模的電子財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)集，同時(shí)對(duì)存儲(chǔ)在私有云、公有云以及混合云等各類(lèi)云端的電子檔案信息進(jìn)行查詢(xún)，滿(mǎn)足企業(yè)各類(lèi)用戶(hù)的利用需求。相比傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案的檢索，財(cái)務(wù)共享下的會(huì)計(jì)檢索方法不僅提高了財(cái)務(wù)檔案的檢索速度，而且提高了檢索的精確度。電子財(cái)務(wù)檔案的利用是指用戶(hù)通過(guò)財(cái)務(wù)共享云平臺(tái)檢索出所需的電子會(huì)計(jì)文件信息后，將其轉(zhuǎn)化為實(shí)際應(yīng)用價(jià)值的過(guò)程。傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案的檢索利用是較為單調(diào)的，檢索出的數(shù)據(jù)大都是原始數(shù)據(jù)，且最多只能進(jìn)行簡(jiǎn)單的數(shù)值統(tǒng)計(jì)運(yùn)算，不能用其他數(shù)據(jù)類(lèi)型來(lái)描述，也不能進(jìn)行人工智能化的運(yùn)算。

大數(shù)據(jù)時(shí)代基于財(cái)務(wù)共享的電子財(cái)務(wù)檔案管理價(jià)值

（1）采用分類(lèi)處理，提高電子財(cái)務(wù)檔案管理的精細(xì)化

傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理往往是通過(guò)手工方式，對(duì)各類(lèi)原始會(huì)計(jì)單據(jù)進(jìn)行連續(xù)編號(hào)，統(tǒng)一裝訂管理。而財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下的財(cái)務(wù)檔案管理更多的是通過(guò)財(cái)務(wù)共享云平臺(tái)實(shí)現(xiàn)電子化的分類(lèi)管理。各分子公司將原始單據(jù)掃描上傳至財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)根據(jù)會(huì)計(jì)賬目的不同進(jìn)行分類(lèi)，并自動(dòng)生成連續(xù)的編號(hào)，這樣可以大大提高后期會(huì)計(jì)賬目的復(fù)核、記賬以及結(jié)賬工作的效率。此外，上傳的會(huì)計(jì)憑證通過(guò)財(cái)務(wù)共享云平臺(tái)的整合處理，憑證除了包括原始的數(shù)據(jù)信息以外，還包括企業(yè)采購(gòu)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售等各個(gè)階段的數(shù)據(jù)集成信息和鏈接信息，建立起了原始憑證和其他會(huì)計(jì)信息之間的聯(lián)系，在提高財(cái)務(wù)檔案管理效率的同時(shí)使管理更加精細(xì)化。

（2）數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)更新，提高電子財(cái)務(wù)檔案管理的準(zhǔn)確性和實(shí)效性

傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案的數(shù)據(jù)大都是靜止的，且數(shù)據(jù)間的關(guān)聯(lián)度很低。而財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下的財(cái)務(wù)檔案管理，使賬簿和報(bào)表數(shù)據(jù)既可以獨(dú)立數(shù)據(jù)的形式存在，還可建立與多類(lèi)會(huì)計(jì)信息之間的聯(lián)系。各分子公司的會(huì)計(jì)人員只需通過(guò)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)原始會(huì)計(jì)信息進(jìn)行掃描，影像識(shí)別系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)讀取原始的數(shù)據(jù)信息，并上傳至云端，云端對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理后形成各類(lèi)財(cái)務(wù)報(bào)表，支持企業(yè)的分析決策，同時(shí)也支持后續(xù)審計(jì)工作的查詢(xún)功能。財(cái)務(wù)共享云平臺(tái)支持?jǐn)?shù)據(jù)的實(shí)時(shí)更新，從而增強(qiáng)了電子財(cái)務(wù)檔案信息的準(zhǔn)確性和實(shí)效性。

（3）云端存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，提高電子財(cái)務(wù)檔案管理的處理效率

財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下的財(cái)務(wù)檔案管理采用的是紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案和電子財(cái)務(wù)檔案的雙重載體形式。通過(guò)財(cái)務(wù)共享云平臺(tái)，各分子公司將各類(lèi)數(shù)據(jù)信息上傳存儲(chǔ)至云端，不僅減少了紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案的數(shù)量，更是擴(kuò)大了電子財(cái)務(wù)檔案的存儲(chǔ)空間。此外，通過(guò)大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)和云端處理技術(shù)，可以大大縮短企業(yè)會(huì)計(jì)報(bào)表的編制時(shí)間，并根據(jù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的預(yù)期需求情況對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行分析預(yù)測(cè)，做出進(jìn)一步的加工處理，從而節(jié)省更多的人力、物力和時(shí)間，提高財(cái)務(wù)檔案信息資源的處理效率。

（4）降低信息傳輸成本，促進(jìn)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)發(fā)展

財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下的電子會(huì)計(jì)信息經(jīng)過(guò)加工整理，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸和共享云平臺(tái)等介質(zhì)傳遞方式，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息的異地查詢(xún)、檢索、分析、計(jì)算等，提高企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)效率，降低信息傳遞運(yùn)輸成本。通過(guò)對(duì)歷史財(cái)務(wù)檔案信息進(jìn)行加工整理、分析比較，可以對(duì)未來(lái)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展趨勢(shì)加以預(yù)測(cè)，為企業(yè)決策者提供更有效的決策依據(jù)。此外，根據(jù)經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)的要求，可以對(duì)其中的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)要素進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，保持企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的正確發(fā)展方向，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

結(jié)束語(yǔ)

電子財(cái)務(wù)檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜而系統(tǒng)性的工作，對(duì)企業(yè)具有重大意義。大數(shù)據(jù)、云會(huì)計(jì)時(shí)代，企業(yè)通過(guò)財(cái)務(wù)共享云平臺(tái)能夠更加方便快捷地獲取各類(lèi)電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，通過(guò)對(duì)這些數(shù)據(jù)的挖掘、處理、分析與應(yīng)用，可以保證企業(yè)電子財(cái)務(wù)檔案的管理更加及時(shí)、準(zhǔn)確和有效。本文給出了大數(shù)據(jù)時(shí)代基于財(cái)務(wù)共享的電子財(cái)務(wù)檔案管理的實(shí)施框架，詳細(xì)闡述了具體的電子財(cái)務(wù)檔案的處理流程，并分析了財(cái)務(wù)共享模式下的電子財(cái)務(wù)檔案管理給企業(yè)帶來(lái)的價(jià)值，以期幫助企業(yè)進(jìn)一步強(qiáng)化電子財(cái)務(wù)檔案的管控能力，提升經(jīng)濟(jì)效益。

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[2]傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案與電算化財(cái)務(wù)檔案的比較研究[J].王慶東.蘭臺(tái)世界.2014（02）

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