電子會計檔案管理試點與實踐

張蓮花

近年來，數字經濟規(guī)模擴大、發(fā)展速度加快，電子發(fā)票作為數字經濟的支撐，能夠推動電子商務、電子供應鏈行業(yè)的發(fā)展，有利于節(jié)約人力物力、降低企業(yè)成本，助力國家數字經濟發(fā)展。自2013年首張電子發(fā)票開出以來，電子發(fā)票的應用范圍不斷擴大，被廣泛應用在收費公路、海關等領域。國家檔案局、財政部、商務部、國家稅務總局緊密合作，大力推進電子會計檔案管理，積極開展示范試點工作，并出臺了一系列相關規(guī)劃、規(guī)范及指南，不斷研究電子發(fā)票電子化管理，解決電子發(fā)票全流程問題，政策供給充分。

從2016年1月1日，財政部、國家檔案局聯(lián)合發(fā)布《會計檔案管理辦法》（第79號令）開始，2019-2021年，國家檔案局、財政部、商務部、國家稅務總局等機構，陸續(xù)出臺各項文件和政策，明確提出對電子檔案建設的要求，尤其是2020年6月20日，中華人民共和國第十三屆全國人民代表大會常務委員會第十九次會議通過了《中華人民共和國檔案法》修訂，其中第三十七條對電子檔案的法律地位進行了明確。另外，2021年3月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)《關于進一步深化稅收征管改革的意見》，明確提出，要大力推進會計核算和財務管理信息化，通過電子發(fā)票與財政支付、金融支付和各類單位財務核算系統(tǒng)、電子檔案管理信息系統(tǒng)的銜接，加快推進電子發(fā)票無紙化報銷、入賬、歸檔、存儲。

電子會計檔案的發(fā)展機遇

企業(yè)業(yè)務發(fā)展需要 第一，傳統(tǒng)手工操作方式不可持續(xù)發(fā)展，管理程序有增無減。公司日常報銷工作中不斷增長的電子發(fā)票給財務管理工作帶來新的挑戰(zhàn)。為了避免重復入賬，財務人員還需要通過登記輔助臺賬的方式查重，整個過程耗費大量的時間和精力，人員成本有增無減。

第二，違背電子發(fā)票管理的初衷。公司電子發(fā)票入賬流程比紙質發(fā)票流程更長，程序更加煩瑣，沒有達到簡化會計工作流程的效果，也失去電子發(fā)票節(jié)能環(huán)保的意義，違背了國家推行電子發(fā)票管理工作的初衷，不利于長久可持續(xù)發(fā)展。

第三，電子發(fā)票“驗證”困難，存在虛假發(fā)票和重復入賬的風險。在報銷時，需要對電子發(fā)票進行驗真、驗重工作。不僅需要人為到國稅網站進行查詢驗真，還需要匯總統(tǒng)一臺賬手工排重。

第四，電子發(fā)票存儲分散，存在電子發(fā)票遺失和信息泄露的安全隱患。公司目前電子發(fā)票原件保存主要在報銷系統(tǒng)的附件管理模塊中，存儲方式與其他附件使用同一存儲介質和空間，沒有獨立的電子會計檔案管理系統(tǒng)。

第五，現(xiàn)有系統(tǒng)查閱效率低，不能滿足日常高效利用需要。隨著審計、巡視、巡查工作的深入開展，相關會計電子資料的查詢頻率不斷提高，由于電子發(fā)票保存未能實現(xiàn)數據化存儲，電子發(fā)票查閱需要到報銷系統(tǒng)中的報銷單據附件中進行查找，查詢效率低。

檔案工作本身的發(fā)展需要 試點單位于2010年之前就開始檔案信息化建設，單位檔案部門的硬件設施及基礎工作做得非常扎實，在集團及同行業(yè)都有較高的知名度，公司實施部署了綜合檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了試點單位的檔案信息化管理，隨著公司信息化的不斷推進及電子會計檔案入賬歸檔管理的要求，原有的檔案管理模式已無法滿足現(xiàn)有單位的實際需求，以及國家檔案局對企業(yè)數字檔案室建設的要求。

試點目標

開展增值稅電子發(fā)票電子化報銷入賬試點工作，過程符合《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》（財會

〔2013〕20號）有關要求。

開展增值稅電子發(fā)票電子化歸檔試點，檔案部門或檔案人員從會計核算部門或會計核算系統(tǒng)接收電子發(fā)票，過程符合《會計檔案管理辦法》（財政部、國家檔案局令第79號）、《財政部國家檔案局關于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（財會〔2020〕6號），歸檔存儲格式符合要求，歸檔過程中電子發(fā)票真實性、完整性、可用性、安全性有保障。優(yōu)化現(xiàn)有ERP財務系統(tǒng)、全面預算系統(tǒng)（結算模塊），開發(fā)建設電子會計檔案管理系統(tǒng)，制定相關管理規(guī)范，實現(xiàn)電子發(fā)票采集、報銷、入賬和歸檔全生命周期的閉環(huán)管理。

關鍵解決方案

基礎設施建設方案 第一，服務器配置。核心業(yè)務服務器作為基本的處理單元，同時部署業(yè)務層、服務層。分布式部署多個服務，如發(fā)票驗真服務、OCR識別服務、檔案管理服務、后臺管理服務、網關服務、認證授權服務。數據庫服務器用來提供數據庫服務，以及數據緩存服務。部署第三方智能檢索引擎，為檔案系統(tǒng)提供智能檢索服務。用于電子會計檔案管理系統(tǒng)的電子文件存儲服務。程序發(fā)布前UAT測試服務器，接口聯(lián)調測試服務器、功能演示培訓服務器。

第二，檔案電子化設備。檔案電子化的設備包括終端設備、掃描儀等，必須對其進行全面的安全監(jiān)控和輸出管理，能夠有效防止電子會計檔案泄密，實現(xiàn)檔案電子化設備有效控制，合理調度、安全管控、事后審計等。本次在中心檔案室增配5臺掃描儀。

系統(tǒng)建設方案 首先，總體設計架構。一是通過功能優(yōu)化，完善操作流程。開發(fā)票夾功能，通過票夾管理電子發(fā)票相關附件和單據，規(guī)范電子發(fā)票的存儲，同時進行電子發(fā)票的驗真、驗重、版式驗真，確保電子發(fā)票的采集管理更符合實際操作流程。二是減少手工工序，提升工作效率。通過調用國家稅務總局相關接口，實現(xiàn)電子發(fā)票和紙質發(fā)票影像的線上自動驗真；通過票夾管理，實現(xiàn)系統(tǒng)自動驗重，避免電子發(fā)票重復入賬的風險；通過智能識別，將發(fā)票信息自動帶入報銷單，極大地提高填單及審核工作效率。三是全過程封閉管理，確保歸檔電子發(fā)票的真實性。通過使用集團ERP財務核算系統(tǒng)、全面預算系統(tǒng)和電子會計檔案管理系統(tǒng)，可以對會計資料從采集、整理、管理到利用進行全過程信息化管控，實現(xiàn)了電子發(fā)票報銷、入賬和歸檔工作的全過程封閉管理，規(guī)避了人為因素導致歸檔的電子發(fā)票失真、修改和刪除的風險。

其次，技術架構設計。系統(tǒng)采用成熟的技術架構，提供純?yōu)g覽器模式，使用VUE作為展現(xiàn)層，后端使用Java做基礎服務層，提供數據庫、資源、權限等基礎能力，業(yè)務層和服務層通過HTTP接口作為交互方式。這樣的體系結構參考了大型互聯(lián)網系統(tǒng)的技術架構優(yōu)點，底層薄而通用。前端用輕量級的VUE開發(fā)便于調整，后端可補充如連接池、事務管理、分布式等高端特性。第三方產品如對于OCR、文件轉換服務、報表等服務，可以通過基礎服務層進行整合，作為服務提供給業(yè)務層使用。

最后，業(yè)務流程設計。以報銷單舉例整體的公司電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔的業(yè)務流程，先在票夾進行發(fā)票采集、存儲、驗證、生效的工作。在全面預算系統(tǒng)進行報銷時關聯(lián)電子發(fā)票，審批通過生成財務憑證，財務憑證自動完成過賬后進入歸檔管理，在歸檔管理中完成最終的檢查整備，傳送到檔案中間庫中，通過定時請求進行四性檢測，再通過定時請求生成資料采集，之后在檔案系統(tǒng)進行檔案整理（立卷、移交），檔案人員進行檔案接收后，可以對檔案進行入庫、利用的功能。

詳細建設方案 一是電子發(fā)票歸集方案。為達到電子發(fā)票歸集的目標，增加票夾管理，將票夾管理與全面預算結算模塊、集團ERP財務核算系統(tǒng)進行集成，通過票夾實現(xiàn)發(fā)票的上傳、識別、驗真和版式驗真功能，通過驗證后發(fā)票進入發(fā)票池進行驗重，驗證通過的發(fā)票才能進行報銷。二是電子發(fā)票報銷方案。在電子發(fā)票歸集的基礎上，通過全面預算結算模塊與票夾模塊對接，選擇需要報銷的發(fā)票，依據報銷規(guī)則自動填寫報銷單的金額、費用項等字段，并為審批人提供影像及發(fā)票數據展示支持，實現(xiàn)電子發(fā)票報銷管理全流程可視化。三是電子發(fā)票入賬方案。全面預算系統(tǒng)與集團ERP財務核算系統(tǒng)通過接口實現(xiàn)無縫對接，審批后的報銷單自動生成會計憑證，完成入賬操作，并建立憑證號與電子發(fā)票版式文件及相關附件的對應關系，為電子發(fā)票歸檔建立數據連接。四是電子發(fā)票歸檔方案。電子發(fā)票的報銷、入賬均由財務部相關業(yè)務系統(tǒng)完成。入賬完畢后，相關人員將報銷單、電子發(fā)票、其他影像資料、會計憑證等封裝打包傳送至電子會計檔案系統(tǒng)，進入整編庫，經與紙質檔案核對后，通過電子會計檔案系統(tǒng)進行整理、組卷、移交和歸檔。

安全保密方案 一是安全管理方案。服務器部署之前，安裝殺毒軟件，并對操作系統(tǒng)進行掃描，開啟防病毒功能，針對有必要的業(yè)務系統(tǒng)開啟防火墻功能，隔離相同邏輯區(qū)域或者相同子網無交互信息的服務器。系統(tǒng)上線前對業(yè)務系統(tǒng)進行漏洞掃描，如發(fā)現(xiàn)威脅和風險，則要在整改結束后，方可上線。針對不同邏輯區(qū)域或者不同子網的服務器通過虛擬化防火墻對IP和服務端口進行限制，確保只能訪問到檔案系統(tǒng)對外開放的服務。每年對檔案系統(tǒng)進行等保檢查，并且根據檢查的結果，全方位的對檔案系統(tǒng)進行安全防護。二是網絡管理方案。網絡主干路全部采用的冗余鏈路（主主和主備相結合的方式），重要的數據交換區(qū)域和安全防護區(qū)域采用熱備的方式進行連接。網絡出口采用聯(lián)通和電信雙鏈路接入，確保網絡的可用性。所有連接通過VPN進行訪問，確保數據傳輸的安全有效性。

實踐價值

完成了系統(tǒng)優(yōu)化和電子會計檔案系統(tǒng)開發(fā)建設 ERP財務核算系統(tǒng)完成了總賬、應付、應收子模塊新增上傳附件功能，并與票夾管理模塊進行無縫集成。全面預算系統(tǒng)完成了結算模塊優(yōu)化附件管理功能，與票夾管理模塊進行無縫集成。票夾管理模塊完成了對票夾管理模塊的開發(fā)，實現(xiàn)對電子發(fā)票的采集、驗證、存儲進行統(tǒng)一管理。電子會計檔案管理系統(tǒng)：完成了電子會計檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)建設，實現(xiàn)了電子發(fā)票和電子文件在線整理、采集、組卷、移交、歸檔、利用。

實現(xiàn)了電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔全過程管理 系統(tǒng)建設完成后，在公司總部、運銷公司和供應公司三家單位上線試運行，形成2022年1-3月共計三個月的電子會計數據，共歸檔會計憑證4874份、會計憑證附件13739張、電子發(fā)票47張。系統(tǒng)運行平穩(wěn)，安全有效。

建立并完善了會計檔案管理相關規(guī)范和制度 根據國家檔案局、財政部有關會計檔案管理制度、規(guī)范，結合公司內部管理要求，編制了《會計檔案元數據規(guī)范》《會計檔案接口規(guī)范》《四性檢測方案》《電子會計檔案系統(tǒng)運行維護與安全管理制度》《檔案管理系統(tǒng)應急管理辦法》等，進一步加強了公司檔案管理工作，使公司電子會計檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、信息化的軌道。

推動試點公司數字化轉型的步伐 本次電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔全過程試點工作是數字技術賦能傳統(tǒng)業(yè)務管理的典型應用。通過開發(fā)票夾管理模塊，實現(xiàn)電子發(fā)票O(jiān)CR智能識別采集、國家稅務總局接口驗真、電子發(fā)票PDF和OFD原件智能版式驗真、發(fā)票池驗重及存儲功能；通過優(yōu)化全面預算結算模塊、集團ERP會計核算系統(tǒng)功能，完成了電子發(fā)票的報銷、入賬、生成記賬憑證；建設電子會計檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了電子發(fā)票采集、報銷、入賬和歸檔全生命周期的閉環(huán)管理。同時推進了ERP系統(tǒng)相關模塊的優(yōu)化完善，充分發(fā)揮了信息部門支撐服務作用。