創(chuàng)新企業(yè)檔案管理 服務(wù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展

張麗

摘 要：隨著新技術(shù)的發(fā)展，檔案資源的載體已呈現(xiàn)多樣化，除傳統(tǒng)的紙質(zhì)、圖片、膠卷等載體外，光盤、電腦、互聯(lián)網(wǎng)等為載體的電子文件也普遍采用了。多種檔案載體并存必然使檔案館藏多元化，傳統(tǒng)的檔案管理模式和檢索方式已不能適應(yīng)形勢發(fā)展的要求。因此，檔案管理設(shè)備必須實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，才能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展，適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；創(chuàng)新管理；服務(wù)經(jīng)濟(jì)

一、新時(shí)代加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的重要性

隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的飛速發(fā)展，政府職能部門和交通建設(shè)企業(yè)對(duì)于項(xiàng)目的管理和控制進(jìn)一步提升，涉及的項(xiàng)目內(nèi)容更加豐富多彩，涉及的文字檔案內(nèi)容更加繁瑣多樣。例如關(guān)于項(xiàng)目建設(shè)前期的批文，施工和管理過程中的詳細(xì)記錄，竣工的驗(yàn)收資料，管理及維護(hù)的資料等相關(guān)內(nèi)容的文檔材料更加龐雜。這些文檔的意義十分重要，詳盡的檔案記錄和管理能夠真實(shí)和全面的反應(yīng)項(xiàng)目各環(huán)節(jié)的詳細(xì)情況，明確責(zé)任，對(duì)項(xiàng)目工程質(zhì)量進(jìn)行檢定和評(píng)定，工程施工過程中對(duì)檔案的管理和維護(hù)，對(duì)于各環(huán)節(jié)細(xì)節(jié)的把握控制都具有十分重要的實(shí)用價(jià)值?；诖?，加強(qiáng)檔案管理，能夠加強(qiáng)交通規(guī)劃、建設(shè)和項(xiàng)目管理活動(dòng)中將對(duì)國家和社會(huì)實(shí)用價(jià)值的內(nèi)容進(jìn)行有效保存，也是豐富的知識(shí)寶庫，更是各項(xiàng)工作原始的、真實(shí)的記錄，對(duì)于今后工作的高效開展具有重要的意義。

二、企業(yè)檔案管理工作存在的問題

1.企業(yè)檔案管理不規(guī)范

目前，許多企業(yè)的檔案管理處于書面紙質(zhì)檔案向電子檔案的過渡期。檔案管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式?jīng)]有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案信息的服務(wù)型、共享性和開發(fā)性不強(qiáng)，無法滿足信息時(shí)代資源共享的要求。檔案著錄細(xì)則相容性較低，很多檔案管理系統(tǒng)軟件可移植性不強(qiáng)，難以在全國范圍內(nèi)進(jìn)行推廣。

2.檔案管理軟件缺乏通用性

隨著各企業(yè)信息化程度的加強(qiáng)，購買和采用了很多檔案管理軟件，能夠基本滿足檔案管理的需求，但這些軟件不能與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和電子政務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)兼容和統(tǒng)一。一些企業(yè)使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)和軟件版本不統(tǒng)一，各自采用的檔案管理軟件不能通用，制約了檔案信息的共享性。

3.安全隱患

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展和迅速普及，檔案信息實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化和電子化，操作便捷，容易更改，降低了檔案管理的安全性。但是，高技術(shù)犯罪行為與日俱增，檔案信息受到非法竊取、篡改、刪除、損壞和泄露等風(fēng)險(xiǎn)。檔案管理信息技術(shù)人員對(duì)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)受到病毒攻擊發(fā)生癱瘓的現(xiàn)象，無能為力。這容易造成檔案信息損壞甚至丟失，造成難以彌補(bǔ)的損失。

4.管理人員的綜合素質(zhì)亟待提高

檔案管理人員是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的主要力量，很多檔案管理人員雖然具備傳統(tǒng)的管理知識(shí)，但對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)掌握不夠，不具備現(xiàn)代信息化檔案管理理念，沒熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。甚至一些企業(yè)檔案管理員還停留在初級(jí)使用的階段，影響了檔案管理的信息化建設(shè)。

三、創(chuàng)新檔案管理工作，服務(wù)企業(yè)發(fā)展

1.樹立檔案管理科學(xué)發(fā)展觀念

企業(yè)檔案管理工作應(yīng)樹立科學(xué)發(fā)展觀，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)守舊的管理觀念，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的跨越式發(fā)展。在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作中，“重存檔輕利用”的現(xiàn)象很突出，一些企業(yè)只重視檔案資料收集整理，不重視檔案資料價(jià)值的挖掘與利用，嚴(yán)重阻礙了檔案利用效率的提升。另一方面，傳統(tǒng)檔案管理一直采用被動(dòng)式的管理模式，管理員缺乏主動(dòng)服務(wù)、超前服務(wù)思想，難以充分體現(xiàn)檔案管理在服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和企業(yè)發(fā)展中的作用。為了轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，重視檔案管理工作創(chuàng)新，要求管理員克服墨守成規(guī)的做法，大膽引入先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)更新檔案管理手段，推動(dòng)檔案工作持續(xù)創(chuàng)新。此外，檔案管理部門還要落實(shí)工作責(zé)任制，深化本部門的體制機(jī)制改革，激活本部門人員的工作積極性，從而為檔案工作科學(xué)化發(fā)展?fàn)I造良好內(nèi)部環(huán)境。

2.積極深入現(xiàn)場，強(qiáng)化服務(wù)工作

提供優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)、實(shí)現(xiàn)檔案資料的有效利用是企業(yè)檔案管理部門工作的最終目標(biāo)。一個(gè)項(xiàng)目的現(xiàn)代化水平很大程度上需要從項(xiàng)目管理中得到體現(xiàn)，因此相關(guān)職能部門的項(xiàng)目管理和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是對(duì)經(jīng)濟(jì)多功能建設(shè)的前提條件，檔案管理是項(xiàng)目建設(shè)和發(fā)展進(jìn)步的重要記錄和體現(xiàn)，是項(xiàng)目規(guī)劃和管理中系列工作的有效依據(jù)，對(duì)于項(xiàng)目檔案的服務(wù)和管理工作異常重要。檔案管理員需要深入現(xiàn)場、深入基層工作中，才能掌握真實(shí)的第一手資料，檔案資料的內(nèi)容不僅局限于項(xiàng)目的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、現(xiàn)場的跟蹤和服務(wù)，檔案的接收工作等，對(duì)已經(jīng)進(jìn)行項(xiàng)目檔案登記和管理的，尤其是重要影響和深遠(yuǎn)意義的大項(xiàng)目、大工程，更需要認(rèn)真負(fù)責(zé)地進(jìn)行檔案管理和登記，做到清查、摸底、分析和研究等各項(xiàng)工作，在深入現(xiàn)場了解和指導(dǎo)的同時(shí)，需要各個(gè)職能單位和部門達(dá)成各方面的一致，對(duì)于編制檔案的真實(shí)性等進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注，強(qiáng)化各環(huán)節(jié)的有效性。

3.重視檔案業(yè)務(wù)，提高管理水平

企業(yè)項(xiàng)目檔案中往往涉及多方面的工作內(nèi)容，貫穿工程的全過程。個(gè)別企業(yè)曾有工程或者項(xiàng)目完成后驗(yàn)收環(huán)節(jié)，才慌亂中完成檔案的整理，使得施工單位很難進(jìn)行管理，加大檔案管理的難度。因此檔案管理人員必須全程跟蹤，用心服務(wù)項(xiàng)目全過程。尤其是項(xiàng)目建設(shè)初期，必須遵循項(xiàng)目建設(shè)和檔案的基本規(guī)律，檔案管理人員應(yīng)盡早跟進(jìn)項(xiàng)目基礎(chǔ)建設(shè)中，對(duì)檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和盡早收集，避免檔案管理缺失的現(xiàn)象發(fā)生。此外，基層施工單位往往沒有設(shè)立專職的檔案管理人員崗位，相關(guān)技術(shù)資料分散于各基層部門，工程技術(shù)部門、項(xiàng)目管理部、合同管理部等部分，一旦工程后期人員相繼撤離，對(duì)于后期跟進(jìn)的維護(hù)人員而言很難繼續(xù)跟進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)度。這樣一來，重視檔案業(yè)務(wù)，檔案管理員早期進(jìn)場、全程服務(wù)就更有必要。避免在檔案管理中相關(guān)資料簽字等手續(xù)不完備的現(xiàn)象發(fā)生，需要相關(guān)施工單位負(fù)責(zé)人或監(jiān)理人員簽字確定，人員很難配合時(shí)間，拖延相關(guān)檔案的管理。

4.強(qiáng)化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

檔案的管理必須保障其內(nèi)容的完整性和規(guī)范性，需要對(duì)檔案的管理工作進(jìn)行統(tǒng)一的管理，避免分工工作，有效避免文件的丟失和混淆，確保同一類文件能有高效地進(jìn)行總結(jié)和歸納。檔案管理記錄著項(xiàng)目建設(shè)和維護(hù)的全過程，是項(xiàng)目技術(shù)手段的積累和經(jīng)驗(yàn)的歸納總結(jié)。檔案工作是項(xiàng)目總結(jié)類文件的存在，作為項(xiàng)目建設(shè)和管理的依據(jù)和基礎(chǔ)，記錄著項(xiàng)目發(fā)展的過程和趨勢，對(duì)于工程材料的記錄有利于后期相關(guān)部門的維修、維護(hù)和擴(kuò)建，通過檔案的完善管理進(jìn)一步提升項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益。

檔案作為項(xiàng)目的原始資料對(duì)于項(xiàng)目的抗災(zāi)、防護(hù)和災(zāi)后重建等職能具有不可替代的作用，高效的檔案管理可以有效減少相關(guān)部門的工作量，提高項(xiàng)目工作效率，同時(shí)其對(duì)于每個(gè)技術(shù)和施工環(huán)節(jié)細(xì)節(jié)的記錄，有利于施工技術(shù)的傳承。

5.利用先進(jìn)設(shè)備和資源

企業(yè)檔案管理部門要構(gòu)建起完善的服務(wù)體系，實(shí)行紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理，為借閱者提供便捷的檔案查詢、借閱服務(wù)。在電子檔案管理中，檔案管理部門要提供一戶式查詢服務(wù)，只要借閱者按照電子化流程操作即可在最短的時(shí)間內(nèi)查找到所需的檔案資料，節(jié)省借閱者的查詢時(shí)間。同時(shí)，檔案管理部門還要利用信息化技術(shù)自動(dòng)采集和更新檔案資料，執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化的電子檔案作業(yè)流程，針對(duì)電子檔案生成、保存、傳遞、查詢、銷毀的各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)施全壽命周期管理，形成完善的電子檔案管理與服務(wù)機(jī)制。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的深入和廣泛使用，建立部門之間的檔案檢索系統(tǒng)可以有效提高各部門和單位之間的檔案管理水平，同時(shí)提高檔案管理工作的協(xié)調(diào)能力，有利于部門間的檔案利用，提高相關(guān)工作效率。根據(jù)檔案的類型和性質(zhì)，對(duì)于檔案進(jìn)行歸類，收集和整理項(xiàng)目各相關(guān)部門的檔案資料、內(nèi)部文件等，并按照文件的記錄形式和形成部門、類別、重要性進(jìn)行科學(xué)合理的分類和編號(hào)，并且重視文件記錄和檔案記錄的模板，按照檔案文件的來源和性質(zhì)進(jìn)行分類，采用自然形成的編號(hào)進(jìn)行高效管理。

6.各部門之間協(xié)調(diào)合作

強(qiáng)化檔案管理涉及到不同職能部門，對(duì)于交通企業(yè)來講其內(nèi)容不僅局限于建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等項(xiàng)目的各個(gè)環(huán)節(jié)和職能部門。作為檔案管理的負(fù)責(zé)方和最終歸檔的職能部門，必須合理處理和善于協(xié)調(diào)理順各職能部門之間的關(guān)系，爭取保持良好的相互協(xié)作學(xué)習(xí)。

在交通建設(shè)項(xiàng)目管理中存在的隱蔽工程需要借助于建筑和監(jiān)理部門進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，同時(shí)在檔案管理中重點(diǎn)關(guān)注物資質(zhì)量、建筑工地相關(guān)的材料實(shí)驗(yàn)報(bào)告等重要內(nèi)容，進(jìn)行歸檔方便后續(xù)的項(xiàng)目管控。如果出現(xiàn)施工方案變更，必須由建設(shè)方和設(shè)計(jì)方共同確認(rèn)并簽字備案方能入檔，否則不予執(zhí)行。所以工程竣工驗(yàn)收備案和工程方案管理是結(jié)合起來進(jìn)行的，委托各級(jí)城建檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理。

總之，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化、信息化發(fā)展是信息時(shí)代的必然要求，是檔案管理工作提高效率、便捷和安全的必由之路。各企業(yè)單位應(yīng)以《檔案法》為指導(dǎo)，提高人們的法律意識(shí)，各級(jí)機(jī)構(gòu)嚴(yán)格依法進(jìn)行管理；加大執(zhí)法監(jiān)督力度，保證檔案管理的規(guī)范化和制度化；各企業(yè)建立科學(xué)的管理制度，對(duì)各環(huán)節(jié)進(jìn)行全方位管理；加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)上不法及不道德行為的監(jiān)管，促進(jìn)檔案管理工作在信息時(shí)代的發(fā)展進(jìn)程。