大數(shù)據(jù)時(shí)代高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理

李露茜

[摘 要] 目前，我國進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，在此時(shí)代背景下，信息資料的數(shù)量以爆炸式趨勢(shì)增長(zhǎng)，對(duì)社會(huì)的方方面面都產(chǎn)生了不同程度的影響，高校二級(jí)學(xué)院的檔案管理方面也不例外。如何有效解決大數(shù)據(jù)時(shí)代下的教學(xué)檔案管理問題，成為高校的重點(diǎn)工作之一。

[關(guān) 鍵 詞] 大數(shù)據(jù)時(shí)代；二級(jí)學(xué)院；檔案管理

[中圖分類號(hào)] G647 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號(hào)] 2096-0603（2018）19-0204-02

現(xiàn)階段，全球已經(jīng)進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息資源泛濫，高校檔案工作的主要內(nèi)容又恰好是信息資源管理，因此給該項(xiàng)工作帶來了較大的影響。高校以培養(yǎng)人才為中心工作，而教學(xué)檔案主要是圍繞這一中心工作展開，對(duì)人才培養(yǎng)全過程的相關(guān)教學(xué)資料進(jìn)行記錄和保存，為后續(xù)的學(xué)習(xí)和工作提供參考依據(jù)。因此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，對(duì)二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案進(jìn)行妥善管理顯得十分重要。

一、高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理工作問題

（一）教學(xué)檔案管理重視程度較低

在高校的二級(jí)學(xué)院中，通常會(huì)設(shè)置資料室，并且派遣專人負(fù)責(zé)管理，但是對(duì)學(xué)院檔案管理的重視程度較低，一般不設(shè)有專人管理，輕視教學(xué)檔案管理工作。如若遇到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查，則臨時(shí)派遣人員在較短的時(shí)間內(nèi)快速整理，以此來應(yīng)對(duì)檢查，長(zhǎng)此以往，使教學(xué)檔案始終缺乏系統(tǒng)性、連續(xù)性與規(guī)范性管理。同時(shí)，由于該項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人員屬于臨時(shí)調(diào)配，沒有經(jīng)過相關(guān)的培訓(xùn)便直接接手管理，教學(xué)檔案管理水平較低，使管理工作效率難以得到顯著提升，因此，管理人員通常只能從事一些較為簡(jiǎn)單的保管工作，難以實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，更無法實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的信息化發(fā)展。

近年來，高校的招生規(guī)模逐漸穩(wěn)定，但受到以往高校擴(kuò)招的影響，許多高校中學(xué)生的數(shù)量激增，教學(xué)檔案管理工作也受此影響，面臨著較大挑戰(zhàn)。此外，在教學(xué)檔案管理的類型上也呈現(xiàn)出多樣化的發(fā)展趨勢(shì)，許多二級(jí)院系在檔案管理上采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式，這種方式雖然有一定的作用，但是卻難以與時(shí)代潮流和高校發(fā)展相適應(yīng)，并且紙質(zhì)檔案占用大量資源，對(duì)存放的空間也有較為嚴(yán)格的要求。當(dāng)學(xué)校檔案存放的空間不足時(shí)，不得不對(duì)年限較長(zhǎng)的資料進(jìn)行銷毀，這既是損失也是浪費(fèi)。

（二）教學(xué)檔案管理缺乏制度保障

在實(shí)施二級(jí)學(xué)院教學(xué)管理體制之前，學(xué)校通常以總體目標(biāo)為依據(jù)，對(duì)日常工作任務(wù)進(jìn)行分配，二級(jí)學(xué)院中的行政管理人員由院長(zhǎng)、書記、輔導(dǎo)員等共同組成，在工作中分工明確，工作效率較為顯著。在二級(jí)學(xué)院體制實(shí)施以后，由于目前正處于實(shí)施的初期，工作內(nèi)容較為雜亂，體制尚未成熟，使檔案管理工作問題重重，無法在較短的時(shí)間內(nèi)與高校實(shí)際情況相結(jié)合，制定符合二級(jí)學(xué)院要求的規(guī)章制度。另外，在二級(jí)學(xué)院中，由于管理制度的內(nèi)容不明確，使教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控、常規(guī)教學(xué)與檔案管理等多個(gè)方面的人員職責(zé)沒有明確分配，由于沒有明確的制度作為參考和保障，使檔案管理工作在落實(shí)的過程中無章可循、無法可依，為后續(xù)工作帶來了阻礙[1]。

（三）教學(xué)檔案管理信息化水平較低

信息化是當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的主流趨勢(shì)，隨著高校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，檔案數(shù)量也隨之增加，但大部分高校內(nèi)部仍然采用傳統(tǒng)的管理方式，信息化水平較低，對(duì)管理工作產(chǎn)生較大的阻礙。

從客觀方面來看，首先，檔案信息化建設(shè)需要投入大量的資金，部分二級(jí)學(xué)院由于受到資金制約只能繼續(xù)沿用傳統(tǒng)方法。即便在信息化設(shè)備配備齊全的情況下，受到使用者能力的限制，導(dǎo)致信息化水平無法得到顯著提升。其次，高校母體與二級(jí)學(xué)院之間在檔案管理方面的銜接工作不到位，出現(xiàn)數(shù)據(jù)不統(tǒng)一問題，使二級(jí)學(xué)院中的許多檔案信息沒有及時(shí)得到更新，從而使檔案管理效率降低。

從主觀方面來看，檔案管理人員自身素質(zhì)對(duì)管理質(zhì)量、效率與水平將產(chǎn)生直接影響，產(chǎn)生此種問題的原因有許多，由于檔案管理人員大多屬于兼職人員，并不具備專業(yè)的管理經(jīng)驗(yàn)，沒有經(jīng)過專業(yè)、系統(tǒng)化的培訓(xùn)，進(jìn)而對(duì)檔案管理效率產(chǎn)生了直接的不良影響。

（四）教學(xué)檔案管理工作缺乏創(chuàng)新性

創(chuàng)新是一個(gè)國家和民族發(fā)展的靈魂，能夠?yàn)楦黜?xiàng)事業(yè)的發(fā)展提供充足動(dòng)力。但是，在高校一級(jí)組織中，主要的工作重心被放置在學(xué)生技能培養(yǎng)方面，側(cè)重于教學(xué)、師資力量等方面的投入，而歷史檔案管理由于無法為學(xué)校帶來直接的效益常常受到輕視。在二級(jí)學(xué)院中，由于計(jì)算機(jī)、新媒體、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用和普及不到位，很多采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，很難完全突破傳統(tǒng)管理的局限。由此可見，在一級(jí)組織與二級(jí)學(xué)院共同缺乏重視的前提下，檔案管理工作很難得到有效的創(chuàng)新發(fā)展，管理人員在工作上也是應(yīng)付了事，很難積極進(jìn)取、充滿信心。環(huán)境不完善、人員無創(chuàng)新，工作熱情與積極習(xí)慣很難被有效調(diào)動(dòng)起來，由此產(chǎn)生惡性循環(huán)，使二級(jí)學(xué)院的檔案創(chuàng)新管理工作逐漸化為泡影[2]。

二、高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理工作的創(chuàng)新

（一）提升檔案管理重視程度，培養(yǎng)管理人才

在二級(jí)學(xué)院中，要想提升教學(xué)檔案管理效率，首先需要從人著手，轉(zhuǎn)變對(duì)此項(xiàng)工作的看法，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，并且派遣專業(yè)人員進(jìn)行管理，使檔案管理者能夠具備較強(qiáng)的職業(yè)素養(yǎng)。其次，還應(yīng)積極開展檔案管理員培訓(xùn)工作，使人員的業(yè)務(wù)水平與綜合素養(yǎng)都得到提升，滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代的需求。

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，人才競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，對(duì)檔案管理人員也提出了更高的要求，不但應(yīng)具備豐富的業(yè)務(wù)知識(shí)與高超的技能水平，還應(yīng)具備較強(qiáng)的職業(yè)能力，靈活應(yīng)對(duì)復(fù)雜的學(xué)科背景。對(duì)此，應(yīng)積極開展教學(xué)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，按照實(shí)際工作需求，要求管理人員掌握更多檔案保護(hù)技術(shù)、情報(bào)學(xué)知識(shí)，提升自身的英文水平、文字功底等，并且定期進(jìn)行信息化管理技術(shù)考試。2008年，我國正式出臺(tái)了《高校教學(xué)檔案管理辦法》，其中明確提出，檔案管理人員應(yīng)具備多元化專業(yè)知識(shí)，豐富的知識(shí)體系與信息化管理手段等，加上教學(xué)檔案管理工作具有一定的枯燥性。因此，二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)屬于一項(xiàng)長(zhǎng)期工程，不但要配備成熟的人才培養(yǎng)系統(tǒng)，還應(yīng)制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲系統(tǒng)，通過激勵(lì)機(jī)制等，加大檔案管理人才建設(shè)力度，使教學(xué)檔案管理工作效率得到顯著提升。

（二）建立健全教學(xué)檔案管理制度

要想提升二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理的效率，使檔案管理工作能夠有章可依，則需要健全和完善教學(xué)檔案管理制度，保證管理工作的順利進(jìn)行。首先，根據(jù)國家頒布的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，與二級(jí)學(xué)院的辦學(xué)特色相結(jié)合，明確教學(xué)檔案的工作范圍，使檔案能夠通過紙質(zhì)與電子相結(jié)合的方式進(jìn)行管理，并且通過采集、存儲(chǔ)、利用等方式，對(duì)信息進(jìn)行加工，使其功能得到最大限度的發(fā)揮。其次，在此基礎(chǔ)上，對(duì)教學(xué)檔案管理的內(nèi)容進(jìn)行明確，與傳統(tǒng)管理內(nèi)容進(jìn)行區(qū)分。最后，制度的完善不可能一蹴而就，需要針對(duì)二級(jí)學(xué)院的變化靈活應(yīng)對(duì)，但中心目標(biāo)仍然是管理好二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案，使其作用得到充分發(fā)揮[3]。

（三）提高教學(xué)檔案信息服務(wù)能力

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，應(yīng)充分發(fā)揮教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的積極作用，使其信息化功能充分展現(xiàn)出來，為教師提供更多的教學(xué)檔案信息，提升教學(xué)效率，推動(dòng)教學(xué)改革的順利進(jìn)行。例如，在檔案信息管理系統(tǒng)中，可以發(fā)揮系統(tǒng)力量，對(duì)信息進(jìn)行收集和整理，使教師掌握到更多的國內(nèi)外改革動(dòng)態(tài)、理論與方法。再如，對(duì)教學(xué)檔案中記載的每學(xué)期試卷進(jìn)行分析，挖掘數(shù)據(jù)背后的價(jià)值，從中找出問題的根源，這樣教師的工作便可以有的放矢，通過改進(jìn)不足使教學(xué)效果得到顯著提升。

對(duì)剛剛從事教學(xué)工作的青年教師來說，由于經(jīng)驗(yàn)較為短缺，最有效的方式就是參考教學(xué)檔案，借鑒和吸收成功教學(xué)案例中的經(jīng)驗(yàn)與方法，使其能夠在較短的時(shí)間內(nèi)融入教學(xué)工作中。同時(shí)，教師還可以以教學(xué)檔案為參考，與實(shí)際教學(xué)現(xiàn)狀相結(jié)合，對(duì)教學(xué)方式進(jìn)行優(yōu)化，從而獲得更好的教學(xué)效果。另外，教學(xué)檔案還可以為教學(xué)評(píng)估提供依據(jù)，按照檔案的開展情況，對(duì)教師進(jìn)行評(píng)估。如若是電子文檔，則由教師上傳到系統(tǒng)中，由專業(yè)管理人員進(jìn)行收集和歸納，最終上傳到教學(xué)檔案信息管理系統(tǒng)中，供其他教師進(jìn)行參考和借鑒，以此來提升檔案的信息服務(wù)能力。

（四）拓展教學(xué)檔案管理的創(chuàng)新空間

二級(jí)學(xué)院中的教學(xué)檔案主要供教學(xué)和學(xué)生使用，但是在信息爆炸的時(shí)代，師生對(duì)新媒體技術(shù)的應(yīng)用較為廣泛，忽視了對(duì)教學(xué)檔案的應(yīng)用，認(rèn)為檔案管理無需自己參與。但事實(shí)上，高校教學(xué)檔案管理工作需要師生的共同參與，否則將會(huì)出現(xiàn)師生在實(shí)際工作中遇到問題不知該找誰詢問、工作內(nèi)容交叉、重復(fù)檔案等問題。因此，需要在日常工作中不斷創(chuàng)新，為二級(jí)學(xué)院檔案管理信息化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，依靠創(chuàng)新手段提升教學(xué)檔案管理的效率與水平，為學(xué)院綜合實(shí)力的提升營造出新的空間[4]。

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，信息量也呈現(xiàn)爆炸式的增長(zhǎng)，使二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案工作難度增加，工作量日益龐大。對(duì)此，高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理方面的重視程度，并且積極完善檔案管理的相關(guān)體系，將信息技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合，為師生對(duì)教學(xué)檔案內(nèi)容的獲取與應(yīng)用提供更多的便利。同時(shí)，還應(yīng)積極轉(zhuǎn)變教學(xué)檔案管理方式，加大信息化管理力度，通過創(chuàng)新數(shù)字檔案管理的方式促進(jìn)二級(jí)學(xué)院的健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]張斐，朱江偉，湯易兵，等.關(guān)于高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理平臺(tái)建設(shè)的若干思考[J].浙江檔案，2016（12）：59.

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[4]劉丹.大數(shù)據(jù)時(shí)代的高職院校教學(xué)檔案管理系統(tǒng)研究[J]. 教師，2017（29）：113-114.