提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略分析

唐慧

[摘 ? ? ? ? ? 要] ?辦公室是處理企業(yè)各項(xiàng)工作的核心場(chǎng)所，對(duì)企業(yè)的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，而文秘作為辦公室非常重要的人員組成之一，其工作質(zhì)量的高低會(huì)直接影響到辦公室的工作進(jìn)程，所以想要營(yíng)造良好的辦公氛圍、促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展就必須提高辦公室文秘的工作質(zhì)量水平。針對(duì)這一論題，探析文秘如何更好地展開工作。

[關(guān) ? ?鍵 ? 詞] ?文秘;工作質(zhì)量;工作規(guī)劃;策略分析;辦公室

[中圖分類號(hào)] ?C931.46 ? ? ? ? ? ? ? [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] ?A ? ? ? ? ? ? [文章編號(hào)] ?2096-0603（2018）27-0124-01

辦公室作為企業(yè)業(yè)務(wù)處理的核心部門，需要精準(zhǔn)完成上傳下達(dá)的任務(wù)，并且要對(duì)體制內(nèi)組織人員進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)劃和任務(wù)部署，任務(wù)量大、質(zhì)量要求高，這就需要保證文秘在辦公室里發(fā)揮有效的作用，只有文秘能夠及時(shí)、有效地參與工作才能夠確保辦公室可以有序地運(yùn)營(yíng)，繼而推動(dòng)業(yè)務(wù)的發(fā)展和企業(yè)的進(jìn)步。

一、文秘如何提升自我專業(yè)工作素養(yǎng)

（一）嚴(yán)格遵循企業(yè)的工作規(guī)章，樹立高尚的職業(yè)操守

俗話說，無規(guī)矩，不成方圓，對(duì)人員組織量龐大、分工精細(xì)的企業(yè)來說，更是必須有一套嚴(yán)密的員工規(guī)章制度來保證工作的有序進(jìn)行，所以我認(rèn)為，文秘想要提升自己的專業(yè)工作素養(yǎng)首先就應(yīng)該嚴(yán)格遵守企業(yè)的工作規(guī)章制度，這是其最基本的工作態(tài)度。其次，文秘的工作是比較繁忙的，往往都是任務(wù)數(shù)量龐大且分散，所以文秘人員在日常工作的時(shí)候應(yīng)該細(xì)分自己的工作時(shí)間，將有限的時(shí)間劃分到具體的任務(wù)處理中來，確保每份資料都得到落實(shí)，這樣就能夠避免因人事變動(dòng)、組織開會(huì)等原因而影響正常的任務(wù)處理工作，就能夠在較分散的工作時(shí)間里面，與自己的工作任務(wù)一一對(duì)應(yīng)起來，從而按時(shí)按量完成工作。[1]

（二）具備長(zhǎng)遠(yuǎn)意識(shí)，用積極的心態(tài)對(duì)待工作

文秘的工作是很重要的，對(duì)整體的企業(yè)運(yùn)作文秘是一個(gè)不可或缺的職位，也是一個(gè)信息傳遞和處理的樞紐職業(yè)，所以文秘在具體的工作中會(huì)接觸到各部門的工作人員，在如此繁忙的接觸之中難免會(huì)產(chǎn)生誤會(huì)和矛盾，因此文秘工作人員自身就要具備強(qiáng)大的心理承受能力，并且要具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的意識(shí)，在工作的時(shí)候不能夠因?yàn)檠矍暗默嵤露绊懥斯酒髽I(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益，不能夠因?yàn)樽约旱囊鈿庥檬陆o業(yè)務(wù)帶來不好的影響。

（三）不斷挖掘自己的能力，有意識(shí)地提升自己的專業(yè)技能

文秘想要更好地提升自我的專業(yè)工作素養(yǎng)，就需要他們時(shí)刻用嚴(yán)標(biāo)準(zhǔn)要求自己，對(duì)自己進(jìn)行有意識(shí)的工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和反思，然后做到逐漸提升、逐漸改進(jìn)。首先，文秘應(yīng)該確保自己認(rèn)真對(duì)待每一份工作，事無巨細(xì)。其次，文秘應(yīng)該不斷拓展自己的知識(shí)內(nèi)涵，及時(shí)跟上社會(huì)發(fā)展的潮流，要讓自己的知識(shí)儲(chǔ)備永遠(yuǎn)不落后于當(dāng)前的時(shí)代需求。最后，文秘還要積極和上層領(lǐng)導(dǎo)取得聯(lián)系，因?yàn)槲拿氐墓ぷ餍再|(zhì)里包含著上傳下達(dá)的需要，所以文秘應(yīng)該充分和上層領(lǐng)導(dǎo)取得溝通，明確他們?cè)诓煌A段里的不同想法，確保將正確無誤的信息傳遞給下面的工作人員。

二、提高辦公室文秘工作質(zhì)量的有效措施

（一）及時(shí)對(duì)他們進(jìn)行專項(xiàng)技能培訓(xùn)

社會(huì)是在不斷發(fā)展的，其需要也在不斷發(fā)生著變化，所以上層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時(shí)抓住這些變化，然后調(diào)動(dòng)相應(yīng)的資源對(duì)文秘工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，要讓文秘在培訓(xùn)中掌握最新的工作理念和社會(huì)需求標(biāo)準(zhǔn)，讓他們的知識(shí)得到豐富，讓他們的職業(yè)操守得到保障，讓他們能夠全身心地投入自己的工作中來。但是需要注意的是，在這個(gè)培訓(xùn)環(huán)節(jié)中，一定要進(jìn)行科學(xué)的討論式培訓(xùn)，而不是進(jìn)行落后的“洗腦式”培訓(xùn)，要讓文秘的心理上得到歸屬感和使命感，這點(diǎn)非常重要。

（二）適時(shí)評(píng)估辦公室工作狀況，營(yíng)造和諧的工作氛圍

辦公室是企業(yè)處理業(yè)務(wù)的核心科室，其人員流動(dòng)量大、信息繁雜，所以企業(yè)管理人員應(yīng)適時(shí)展開對(duì)辦公室的工作評(píng)估，以相應(yīng)的工作資料和業(yè)務(wù)完成程度為標(biāo)準(zhǔn)，在客觀的前提下充分評(píng)估、理性評(píng)估，杜絕人情評(píng)估。評(píng)估過后，企業(yè)針對(duì)辦公室的當(dāng)下狀態(tài)，進(jìn)行有針對(duì)性的改進(jìn)工作，解決辦公室工作當(dāng)中存在的不好現(xiàn)象，同時(shí)也不忘表彰那些工作努力、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的人，從而為辦公室營(yíng)造和諧的工作氛圍。[2]

（三）確定公平、公正的審核獎(jiǎng)懲制度

要讓文秘能夠積極改進(jìn)其工作現(xiàn)狀，提升其業(yè)務(wù)能力，就需要企業(yè)確定一個(gè)公平、公正的審核制度，通過這個(gè)制度確保企業(yè)中的每位工作人員都遵守統(tǒng)一、嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲制度，不存在關(guān)系戶、人情戶等負(fù)面工作影響，這樣能夠讓文秘以及文秘外的工作人員都積極、熱情地參與到日常工作中來。

總之，文秘工作人員在辦公室里起著承上啟下的重要作用，所以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和文秘工作人員自身都要對(duì)這個(gè)職業(yè)足夠的重視，要不斷提升文秘工作人員的業(yè)務(wù)能力和效率，不斷讓他們迎合社會(huì)發(fā)展的潮流，創(chuàng)立創(chuàng)新意識(shí)，只有這樣才能夠有效促進(jìn)辦公質(zhì)量的提升，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)的整體發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]張帥濤.提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略分析[J].環(huán)球市場(chǎng)，2017（26）.

[2]巫梓婷.提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略分析[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2017（31）.