淺析紀念館的檔案管理工作

【摘要】紀念館是為紀念有卓越貢獻的人或歷史事件而建立的紀念地，是歷史文化的重要遺址，它記載著過去真實的歷史與印記，也是歷史文化的重要財富。檔案管理工作對于紀念館管理工作來說是重要一環(huán)，它在推動歷史文化建設(shè)過程中起著尤為重要的作用。隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的迅速發(fā)展，紀念館的管理工作也要緊跟時代發(fā)展變革，利用新時代新的管理方法，不斷提高紀念館的檔案管理工作效率，為更好地開展紀念館的相關(guān)工作服務(wù)。筆者在本文中針對當代紀念館檔案管理工作進行研究。

【關(guān)鍵詞】紀念館；檔案；管理

一、前言

當前，紀念館的檔案管理工作與紀念館內(nèi)的其他業(yè)務(wù)部門工作相比而言，它并不能得到足夠的重視。各種門類和載體文件材料歸檔部門處于多頭狀態(tài)，使得文件材料的歸檔移交工作不能進行統(tǒng)一集中管理，造成大量的檔案資料堆積閑置，沒有進行及時的整理歸類，如何在新時期下做好檔案管理工作已成為一個重要的問題。

二、紀念館檔案管理工作中存在的問題

（一）對檔案管理的認識不足

長時間以來，紀念館管理工作的領(lǐng)導對于管理紀念館檔案的工作不是非常的重視，檔案管理工作不安排到議事日程中，也沒有明確的分管領(lǐng)導，保管檔案的場所也不符合標準，使得工作人員在檔案管理工作的認識上出現(xiàn)了巨大的誤區(qū)，以至于他們認為檔案管理工作就是簡單的文字整理工作，保證文件不丟失就可以了，這些想法導致了實物文檔破損，工作缺乏積極性，一些有價值的實物文檔流失于紀念館外……造成整體檔案管理工作效率慢，效益低的局面。

（二）檔案的利用不夠充分

很多紀念館收集的資料非常齊全，卻出現(xiàn)了一個共同的問題就是開發(fā)不夠合理，利用不夠充分。大量重要的檔案資料長期存放在檔案室無人查閱，資料長期靜置，時過境遷，不是被污染就是遭到損壞或丟失，絲毫沒有體現(xiàn)它的價值。一些紀念館雖然有查閱和使用檔案的習慣，但是深度都比較淺，大部分集中在基礎(chǔ)層面，同樣沒有發(fā)揮檔案資料的存在意義。

（三）缺乏專業(yè)的檔案管理人才

現(xiàn)在紀念館在招聘檔案管理人員時，沒有具體的專業(yè)性要求，應(yīng)聘標準也不高，導致招聘的管理人員文化程度和專業(yè)素質(zhì)養(yǎng)低，視野不夠開闊、知識結(jié)構(gòu)凌亂、專業(yè)知識匱乏。并且在新職員上崗后，部門也沒有對他們進行相應(yīng)的專業(yè)檔案管理培訓，他們對檔案管理的具體工作內(nèi)容沒有充分地了解，只是一些淺薄的認知。而且大部分的檔案管理人員同時承擔著好幾項工作，工作流動性大，不能夠?qū)Ｐ牡貙⒆约核芯τ糜谕豁椆ぷ髦校@些也降低了員工的積極性、主動性和創(chuàng)造性，制約了他們的工作效率和工作能力，給檔案管理工作帶來了很大的困難，限制了紀念館檔案管理的工作水平。

（四）檔案管理條件差，信息化水平低

由于紀念館工作人員長期對檔案管理工作不重視，造成檔案管理的設(shè)置設(shè)備比較落后，存放檔案的環(huán)境也非常簡陋，并且檔案室里的資料擺放不整齊，檔案管理的設(shè)施不齊全?；ヂ?lián)網(wǎng)，信息技術(shù)運用到紀念館的檔案管理工作中寸步難移，大部分紀念館缺少必要的計算機、掃描儀、消磁柜等科技化管理工具。管理軟件沒有得到足夠的普及，檔案的查詢、收集和管理沒有建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，導致現(xiàn)在紀念館管理的大部分工作還是傳統(tǒng)的運作方式，脫離了科技發(fā)展的軌道。數(shù)字信息化管理水平的低下，限制了對檔案的充分開發(fā)和利用。

（五）檔案的管理制度不完善

檔案管理制度沒有達到新時期的要求，缺乏科學的管理制度。紀念館建設(shè)和發(fā)展的檔案資料有著特殊的作用和專業(yè)性，目前，“檔號不規(guī)范”“案卷缺少內(nèi)卷目錄”“案卷標題不規(guī)范”等現(xiàn)象普遍存在，運用的檢索工具多而不精，沒有合理地運用檢索工具，甚至大部分檔案檢索還完全依靠傳統(tǒng)的手動檢索模式，數(shù)字化檢索水平運用率低，導致檔案資料收集不齊全，每一個檔案管理工作人員無法高效率地完成自己的本職工作，給檔案的管理工作帶來了很多不便，制約著檔案管理工作的發(fā)展。

三、提高紀念館檔案管理水平的對策

（一）提高管理檔案工作的領(lǐng)導對工作的重視程度

以韶山毛澤東同志紀念館為例，當時的領(lǐng)導班子對檔案管理工作很重視，在年初就把檔案管理工作的計劃和目標制定出來了，并把它融入年度工作計劃之中，作為各部門績效考核的內(nèi)容，讓所有的員工充分認識到檔案工作的重要作用和地位。辦公室負責并成立管理檔案領(lǐng)導小組，每個部門設(shè)置檔案兼職人員，主要負責自己所在部門檔案資料的收集以及整理工作，并定期把這些資料送到檔案館的檔案室進行存檔處理。在年終的時候由館委會對工作進行評定，對工作積極表現(xiàn)優(yōu)秀的檔案管理人員進行表揚并獎勵，領(lǐng)導的重視在一定程度上穩(wěn)定了檔案管理員隊伍的建設(shè)，有助于形成人人重視檔案工作的優(yōu)良風氣。

（二）對檔案管理相關(guān)人員進行專業(yè)培訓

為了使紀念館檔案管理工作人員對檔案管理工作有一個正確的認識，要組織紀念館檔案管理的相關(guān)人員進行相應(yīng)的專業(yè)培訓。培訓的主要內(nèi)容分為兩大方面，一方面，是提高工作人員自身的素質(zhì)水平，加強工作人員對紀念館檔案管理工作的重視程度。當紀念館檔案管理人員對檔案管理工作重視程度提高了，那么，相應(yīng)的檔案管理工作也會井然有序地進行，工作水平也會不斷地提高。另一方面，要對檔案工作人員的專業(yè)培訓活動重視起來，主要是讓員工通過培訓豐富自己的專業(yè)知識并提高能力，形成良好的知識素養(yǎng)，并在培訓的過程中逐漸地吸收有用的知識，掌握科學化、信息化的檔案管理方法，不斷地提高工作效率，促使檔案管理的質(zhì)量不斷提高。讓檔案管理相關(guān)人員在不斷地培訓和實踐的過程中逐漸找到工作的重點，形成新的適合自己的管理方法，為紀念館檔案管理工作的發(fā)展提供重要且全面的資源。

（三）制定完善的檔案人員管理制度

一份完善的管理制度是促進紀念館管理工作有效開展，實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理不可缺少的因素，完善的管理制度可以讓檔案管理工作有力地執(zhí)行，它也是做好檔案工作的有效措施和堅實的保障。執(zhí)行完善的管理制度，可以精準地執(zhí)行工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，省掉不必要以及重復的流程。一份完善的管理制度要注意以下幾個要點：第一，作為管理人員的制度要具有合理性、科學性、現(xiàn)代化，也就是所設(shè)置的管理制度要充分地與紀念館自身的情況相結(jié)合，根據(jù)工作人員的具體情況進行設(shè)置。與此同時要保證所制定的制度容易操作，可以實現(xiàn)，以便最好地展現(xiàn)制度的作用。第二，完善的制度還要具有公平性，對工作人員和領(lǐng)導者同樣使用，并且還要建立專門的管理部門對制度進行執(zhí)行，充分地展現(xiàn)出制度的核心要求，提高并完善檔案的管理工作。

（四）充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)管理檔案

檔案信息資源是重要的國家信息資源，屬于國家信息化體系。隨著信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理想要適應(yīng)社會的發(fā)展，跟上時代的腳步，做出相應(yīng)的改變，就需要檔案管理人員對落后的方法進行不斷地技術(shù)革新，充分利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等新科技，讓檔案管理的信息化建設(shè)日新月異，使檔案管理信息化、資源利用網(wǎng)絡(luò)化，逐漸成為檔案管理工作的主要模式。利用網(wǎng)絡(luò)對檔案進行管理，不僅可以實現(xiàn)檔案的信息共享，共同監(jiān)督，也有效地避免了紙質(zhì)檔案因長期翻閱造成的破損，使管理的檔案資源得到了很好的保護。要實現(xiàn)這些信息化建設(shè)就要求管理人員熟練應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，具有一定的計算機知識，所以，提高檔案管理人員的計算機操作水平、運用信息系統(tǒng)的能力、利用網(wǎng)絡(luò)資源共享的能力勢在必行，讓員工通過計算機軟件對檔案進行科學的編號、分類、整理，實現(xiàn)真正的檔案信息化管理，使檔案管理的工作效率得到整體提高。同時領(lǐng)導者要對檔案管理人員的信息化建設(shè)安全意識進行培養(yǎng)，讓檔案管理人員把人防和技防相結(jié)合，保證檔案資源的安全，最大限度地發(fā)揮其主要功能。

（五）提高檔案管理的作用

在新時代，紀念館檔案的管理工作不再只是簡單地對信息進行收集、整理、保管，同時在完成這些工作內(nèi)容以外，還要有服務(wù)的工作意識，懂得把“死”的資料轉(zhuǎn)化成“活”的資源，不斷地強化自己的服務(wù)意識，把主動服務(wù)作為紀念館檔案管理日常工作的重點，把主動服務(wù)變成工作的出發(fā)點和歸宿，改掉以前被動的局面，主動挖掘檔案中隱藏的有用信息，將檔案管理工作和紀念館的長遠發(fā)展相結(jié)合，為紀念館的建設(shè)開辟出新的途徑。在平時的工作中認真地收集保管第一手資料，為組織做好真實的歷史記錄，積極地開發(fā)和利用檔案資源，為紀念館的工作發(fā)展提供有效、可靠的幫助，把檔案存在的真實目的展現(xiàn)出來。

四、結(jié)語

紀念館檔案管理的革新在整個紀念館檔案管理工作中發(fā)揮著非常重要的作用。采用科學的現(xiàn)代化管理方法，摒棄落后的管理方法，提高檔案管理相關(guān)人員對檔案管理的重視程度，不斷地完善紀念館檔案管理的制度，提高紀念館檔案管理工作水平和效率。希望通過本文對紀念館在新時代管理中所存在的問題，以及新時代下紀念館檔案管理工作重點的闡述，可以為紀念館檔案管理工作與新時代文化接軌做出一份貢獻。

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作者簡介：張東明（1969.07—），女，漢族，北京人，本科，文秘收發(fā)員二級技師，研究方向：旅游檔案。