淺談民辦高校教學秘書工作

【摘要】教學秘書作為高校學院基層的教學管理人員，在教學和科研的管理中起著上傳下達、聯(lián)系左右的重要作用。教學和科研的管理工作和其他現(xiàn)代化管理一樣，其基本要素，包括人力、物力、機構和規(guī)章制度等。這幾個要素中尤其以人為特殊，人既是掌握管理手段的管理者又是被管理者，現(xiàn)代管理之所以認為人是最重要的因素，是因為人有巨大的能動性。從這個意義上說，要想做好教學秘書工作，在提高自身能力的同時也要處理好與上下級以及與同事之間的關系。

【關鍵詞】教學秘書；工作職責；問題

一、民辦高校教學秘書的主要職責

教學秘書是各院系承擔教學管理工作的專職人員，負責處理院系內(nèi)的有關教學事務，保證本部門各專業(yè)教學計劃的正常執(zhí)行，負責管理教學信息的收集、綜合、整理工作，為部門和上級領導提供決策依據(jù)、及時跟蹤、監(jiān)督教學過程，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，并及時向教務部門和相關領導匯報，使問題得到及時調(diào)整。所以，教學秘書是教務處和院系之間教學組織和管理的橋梁和紐帶，不僅協(xié)調(diào)教務部門、教師、學生之間的關系，又要完成院系內(nèi)部的教學管理和組織工作，所以教學秘書是高校管理隊伍中的一個重要組成部分。

然而，民辦高校由于其特殊性，其教學秘書工作除了以上職責之外，還兼顧了以下職責：（1）負責任課教師的調(diào)、停課工作，及時向教務處呈報教務處調(diào)、停課申請表，經(jīng)批準后安排相關教師辦理手續(xù)。（2）負責學生期末成績以及期末考試試卷的匯總整理及上報工作。

二、民辦高校教學秘書工作中的常見問題

（一）工作未受到充分重視

普通高校最核心的工作就是本科教學，而教學秘書又是負責全面教學活動的最直接的管理者。很多人甚至是系部領導不能清楚地認識教務工作，認為教務工作只是簡單的接打電話、收發(fā)文件等事務性工作，對教學秘書工作的支持力度遠遠不夠。另外，有些科目組長或者教研室主任不能擔負工作責任，把一些通知和統(tǒng)計類的事務性工作讓老師直接對接教學秘書，容易出現(xiàn)一個教學秘書對接幾十個老師的情況，給教學秘書增加了繁重的工作量。教學秘書的工作頭緒多，事情繁雜，接口對象多，出了問題總是要教學秘書承擔責任，出了成績往往歸功于領導和老師，這樣嚴重挫傷了教學秘書工作的信心和積極性。

民辦高校的教學秘書工作更是得不到應有的重視，在長期的工作中都是一人承擔幾人工作量，人員配備不充分，職務與責任不對等，收入與工作量不對等。雖然有一定的管理權限，但是有責無權，給實際工作的開展帶來了較大困難。

（二）缺少培訓學習機會

教學秘書崗位做的都是事務性的工作，許多教學秘書都是“無證上崗、摸著石頭過河”，缺乏專業(yè)系統(tǒng)的上崗培訓，都是根據(jù)自己的經(jīng)驗，在工作中邊學習邊積累。隨時隨地保障教學工作的正常運行，很難抽出時間進修和深造，導致視野不寬闊，儲備知識不能與時俱進，阻礙了創(chuàng)新能力和整體素質(zhì)的提高。

三、工作中常見問題的解決方法（一）建立更加完善的制度保障

教學秘書的工作對象是“一人對多人”，對上要對接教務處的各個行政單位和自己院系的領導，對下要對接院系幾十名教師。在對教學秘書工作的考核中，教務處、自己院系領導、教師均可對教學秘書進行評分評定，但是教學秘書無法評定其他對象，嚴重造成了教學秘書崗位有責無權，身在管理服務崗位，卻只能力盡服務功能，無法開展管理權限，教師不配合，工作難開展，也難以對教師有約束力。健全雙向評分的考核制度，對上對下都形成雙向的約束力，在為師生提供服務的同時也能更好地進行管理工作。

（二）完善教學秘書人員配置

教學秘書不是三頭六臂的神，教學秘書往往一人承擔多人工作，一個人做整個院系的教學管理服務工作，教務處的教學運行科、學籍管理科、考務科、教材與實訓科、督導室乃至科研處等眾多行政單位都是直接對接系部的教學秘書，教學秘書在收到各種工作任務的布置、通知的下達以后又需要傳達到各位院系的老師，整個工作機制猶如一個漏斗，統(tǒng)統(tǒng)經(jīng)過教學秘書這一個口，所以面對繁重的工作量，教學秘書都是超負荷在工作，應該完善院系的教學秘書配備，使教學秘書工作也能模塊化、專業(yè)化，而不是滿盤抓，不利于教學秘書的個人成長，也不利于學校的長效發(fā)展。

（三）重視提高教學秘書本身的綜合素質(zhì)

定期或者不定期的對教學秘書開展有關教學管理方面的培訓，使得教學秘書可以系統(tǒng)地學習到教學管理方面的知識理論；給予教學秘書外出參觀學習的機會，可以學到其他院校先進的教學管理經(jīng)驗，和其他教學秘書互相探討交流，接觸新思想、新理念，共同提高業(yè)務水平；給教學秘書進修的機會，加強理論知識的學習和全面素質(zhì)的提高；關注前沿的教育教學方面的動態(tài)，提高自身的整體水平。

四、結語

綜上所述，教學秘書的工作本身是高校教學管理工作中不可或缺的一個部分，但是由于民辦高校體制等原因，大部分民辦高校對教學秘書崗位不重視，因此民辦高校的教學秘書工作者在工作中面臨眾多問題。教學秘書的工作直接影響院系正常的教學秩序，教學秘書應該正確認識自己所處的位置和使命，應總結經(jīng)驗教訓，與時俱進，提高自身的綜合水平。學校也應針對教學秘書的崗位特點建立和完善院系教學管理質(zhì)量的長效機制。

參考文獻

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作者簡介：王泉（1987—），女，武漢學院法律系專職教學秘書。