大型公立醫(yī)院零星基建工程精細(xì)化管理探討

舒群一

[摘要] 該文針對大型公立醫(yī)院日常零星基建工程管理過程中存在的問題進(jìn)行匯總、分類，對不同類別的問題用魚骨圖分析原因，并制定針對性的解決方法。運用PDCA循環(huán)法精細(xì)化的管理手段，系統(tǒng)化的管理模式，從醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)出發(fā)，兼顧整體與局部、長期發(fā)展與短期利益，尊重歷史條件和現(xiàn)實狀況，為醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)工作提供后勤保障。

[關(guān)鍵詞] 基建工程；零星維修工程；精細(xì)化管理；系統(tǒng)化管理；公立醫(yī)院

[中圖分類號] R7 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）12（a）-0028-02

醫(yī)院建筑項目的特殊性體現(xiàn)在其所涉學(xué)科復(fù)雜且專業(yè)性密集，它融合了建筑工程學(xué)、醫(yī)學(xué)、生物工程技術(shù)、工程項目管理等諸多學(xué)科技術(shù)，是一個系統(tǒng)工程。而醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)管理工作是整個醫(yī)院管理的重要組成部分，它為醫(yī)院的各項醫(yī)療服務(wù)工作提供基本保障。大型公立醫(yī)院的零星基建工程管理，是醫(yī)院后勤物業(yè)管理中最日常的工作。工程瑣碎，造價低，工期短，時間緊，對基建管理人員專業(yè)性要求不高，但需要流程化和系統(tǒng)化管理才能井井有條。運用精細(xì)化管理手段，可以將零星基建工程涉及到的醫(yī)院組織系統(tǒng)內(nèi)的不同部門、各個環(huán)節(jié)進(jìn)行統(tǒng)一協(xié)調(diào)的管理，建立具有針對性的系統(tǒng)化管理模式。

1 概述

所謂醫(yī)院精細(xì)化管理，是在醫(yī)院常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步細(xì)化管理任務(wù)分工和服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)代的管理手段。其運用科學(xué)的技術(shù)手段和高效的管理方法，改善日常管理模式，進(jìn)一步深化，且最大限度地降低管理成本、提高管理效率。而醫(yī)院基建工程的精細(xì)化管理，是指結(jié)合醫(yī)院精細(xì)化管理的理論思想、運用方法手段及管理工具，圍繞基建工程項目管理的基本目標(biāo)，使精細(xì)化管理滲透到整個基建項目全生命周期中去。

醫(yī)院零星維修工程主要是指對醫(yī)院物業(yè)建筑及其相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施配套工程進(jìn)行應(yīng)需性、應(yīng)急性的小型改造及修繕等活動。其工程種類繁多、地點分布零散、發(fā)生原因復(fù)雜、影響大小不一且不可預(yù)見的零星維修工程，一般不引起足夠的重視，也沒有統(tǒng)一的管理規(guī)范，經(jīng)常是醫(yī)院后勤管理的盲區(qū)所在。大型公立醫(yī)院一般建院時間較長，建筑大部分使用年限久遠(yuǎn)，質(zhì)保過期已久，大量出現(xiàn)天花墻面滲漏水、油漆發(fā)霉剝落、門窗燈管損壞及地板破損等問題，對臨床科室的使用造成不定時的影響。根據(jù)某醫(yī)院近幾年年終預(yù)算執(zhí)行相關(guān)數(shù)據(jù)表明，零星維修工程預(yù)算隨建筑樓齡的增長呈逐年上漲趨勢。因此，如何規(guī)范、監(jiān)督零星維修工程，建立標(biāo)準(zhǔn)化流程就顯得非常重要。

2 存在問題

為全面的發(fā)現(xiàn)問題，在對某大型公立醫(yī)院日常零星基建工程管理過程中以問卷的形式，收集存在的問題，并進(jìn)行匯總、分類及分析，發(fā)現(xiàn)存在問題有以下幾個方面。

2.1 人的因素

管理人員對零星基建工程的管理意識單薄，重視程度不夠，管理積極性不足，溝通能力欠缺；管理人員缺乏主動服務(wù)意識，等問題找人，而非主動發(fā)現(xiàn)問題解決問題，致使科室報修問題量居高不下，引起臨床不滿。

2.2 制度因素

沒有規(guī)范的問題呈報、巡查、追蹤及反饋制度，也沒有嚴(yán)格的維修解決規(guī)范要求；醫(yī)院物業(yè)種類多、范圍廣，臨床及業(yè)務(wù)科室眾多，報修方式各異（OA、口頭、報告、巡查等），基建維修管理人員如果記錄不及時不清晰，容易出現(xiàn)遺漏或錯搭；零星基建維修工程沒有建立規(guī)范化的臺賬，對維修項目的跟蹤、統(tǒng)計及核算工作造成巨大的困難，直接影響下一年度預(yù)算申請。

2.3 管理因素

管理人員工作協(xié)調(diào)方式方法欠缺，施工人員和施工時間的組織不合理，現(xiàn)場管理和后續(xù)跟進(jìn)不到位；報修及巡查問題的解決措施不到位，基建維修管理人員接到問題以后沒有與臨床科室及時溝通確認(rèn)解決措施，緊急問題沒有立即解決，常規(guī)維修問題拖延解決；零星基建工程施工單位挑肥揀瘦，應(yīng)急維修處理不夠及時，問題解決不徹底，后期恢復(fù)及現(xiàn)場清理沒有及時跟進(jìn)。

2.4 其他因素

主要為一切不可抗原因或流程問題，如施工工序的問題，臺風(fēng)、暴雨、梅雨季節(jié)等天氣問題或者由于臨床工作無法停止操作，致使施工工作面無法鋪開的問題等。

3 解決方法

要精細(xì)化的管理基建零星維修，確切的說，要做到精細(xì)化的規(guī)劃（P），精細(xì)化的實施（D），精細(xì)化的控制（C）和精細(xì)化的核算分析（A）。

3.1 精細(xì)化的規(guī)劃

在醫(yī)院零星基建工程精細(xì)化管理過程中，根據(jù)醫(yī)院物業(yè)建筑使用年限及調(diào)整規(guī)劃的實際情況，制定一個符合醫(yī)院自身發(fā)展的，可實現(xiàn)的目標(biāo)，并根據(jù)上述目標(biāo)制定具體的實施計劃。精細(xì)化管理的要求，就是要讓每個目標(biāo)能分解成若干子指標(biāo)，并有具體可實現(xiàn)的步驟，讓組織成員明確實施步驟的崗位職責(zé)和具體工作內(nèi)容。

3.2 精細(xì)化的實施

根據(jù)既定的目標(biāo)和計劃，建立可操作、易執(zhí)行的流程，以及運用基于操作流程的管理工具，對流程中的每一個環(huán)節(jié)嚴(yán)格按照要求和規(guī)范來完成，可保證實施過程的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。比如報修方式形成統(tǒng)一模式并有跟蹤反饋；有規(guī)范的登記（巡查、報修、派工、追蹤及結(jié)算審核）制度，對各項問題做到有跡可循；維修管理人員應(yīng)與科護(hù)長就維修解決方案和效果加強(qiáng)溝通；巡查問題必須有解決的后續(xù)跟進(jìn)，不能只走形式；因故暫時不能解決的要與科室知會原因，并有后續(xù)安排；施工完成后的后續(xù)清理工作一定要及時并徹底；要加強(qiáng)對施工單位的管理強(qiáng)度，由人管人改為由制度管人，規(guī)范管人。

①維修前，各種來源的零星維修一定要做好起始登記工作；現(xiàn)場勘查必須院方人員和施工維修人員雙方到場，明確必要性及可行性；院方維修管理人員必須與臨床科室確認(rèn)好維修時間、工期及配合事項后簽發(fā)派工單（應(yīng)急性的可后補(bǔ)），并做好登記工作。②維修后，科室（護(hù)長或主任）簽名確認(rèn)，簽返派工單交還給院方維修管理人員，施工單位于驗收完成后15 d內(nèi)提交簽證單，由院方維修管理人員簽名確認(rèn)，留存一份作為結(jié)算依據(jù)，并做好登記工作。③施工單位按季度申報結(jié)算，結(jié)算申報必須附上（現(xiàn)場照片，簽證單，派工單，總驗收報告，結(jié)算，合同），結(jié)算完成后，做好登記工作。④結(jié)算付款完成后每年整理維修資料歸檔（1年歸檔1次，保存期5年）；資料包括申請報告、現(xiàn)場施工前后對比照片、派工單、合同、總驗收報告、簽證單、結(jié)算審計意見、付款依據(jù)。

3.3 精細(xì)化的控制

醫(yī)院基建零星工程管理的日常執(zhí)行要形成一個有前期計劃、規(guī)范執(zhí)行、考核標(biāo)準(zhǔn)和反饋機(jī)制的過程，加強(qiáng)該管理回路中各個環(huán)節(jié)的執(zhí)行管控，進(jìn)行動態(tài)的監(jiān)控，就能對整個管理流程中可能出現(xiàn)的系統(tǒng)錯誤和管理漏洞進(jìn)行預(yù)判和控制，在不斷的PDCA循環(huán)中，發(fā)現(xiàn)問題，分析問題，制定方案，以進(jìn)一步完善流程。

3.4 精細(xì)化的核算分析

注重日常管理過程中的數(shù)據(jù)及問題收集，用現(xiàn)代化的手段，多層次分析問題，多角度跟蹤問題，掌握醫(yī)院運營成本，是維持醫(yī)院良好運營狀態(tài)及提高醫(yī)院發(fā)展動力的方法。

①做好零星基建維修全過程信息登記工作，包括來源、類別、費用、響應(yīng)時間、工期等；②根據(jù)信息登記表，可定期進(jìn)行統(tǒng)計分析，指導(dǎo)下一步工作。通過對施工單位響應(yīng)時間、工期及完成百分比的統(tǒng)計，可以分析出其執(zhí)行效率，并對其進(jìn)行評價和考核。通過對維修問題類別的統(tǒng)計，可以分析全院物業(yè)建筑存在的問題分布，為下一步改造翻新提供數(shù)據(jù)支撐。通過對費用的統(tǒng)計，可以核算長期運營成本，并與整體改造成本進(jìn)行對比，選擇更經(jīng)濟(jì)的方式。

4 結(jié)語

大型公立醫(yī)院基建零星維修隨著物業(yè)建筑使用年限越長而越多，是醫(yī)院日常運營必須引起重視，也必須形成規(guī)范的后勤管理工作。尋求更好的管理模式，既是為醫(yī)療臨床部門的運營提供保障，也提高基建項目管理人員的工作效率，同時對零星基建工程的總結(jié)分析、結(jié)算審核及物業(yè)臺賬信息更新等提供便利。

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（收稿日期：2018-09-05）