檔案在醫(yī)院文化建設(shè)中的作用及有效發(fā)揮研究

楊勝兵

[摘要] 隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)以及科技的發(fā)展，檔案管理顯得尤為重要，特別是醫(yī)院，其作用也日益突出。醫(yī)院檔案詳細(xì)記錄了醫(yī)院各科室工作內(nèi)容及其發(fā)展歷程，有效的檔案管理對其醫(yī)院及其社會都具有深遠(yuǎn)的意義。

[關(guān)鍵詞] 檔案；醫(yī)院文化；研究

[中圖分類號] R7 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）06（b）-0108-02

[Abstract] With the development of modern economy and science and technology， archives management is particularly important， especially in hospitals， and its role is increasingly prominent. The hospital records have recorded the work contents and the development course of various departments of the hospital in detail. The effective archives management is of far-reaching significance to hospitals and society.

[Key words] Archives； Hospital culture； Research

檔案管理工作是一項(xiàng)工作服務(wù)性很高的管理性工作。有效的檔案將增強(qiáng)醫(yī)院的技術(shù)和知識儲備，為醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障，且能在關(guān)鍵時刻發(fā)揮檔案的依據(jù)和憑證作用，維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益和合法權(quán)益，同時有助于加強(qiáng)醫(yī)院自身文化建設(shè)，充分展示醫(yī)院發(fā)展的歷程，培養(yǎng)員工的認(rèn)同感和歸屬感，提升醫(yī)院的文化品位。

1 醫(yī)院檔案管理與醫(yī)院文化建設(shè)關(guān)系

檔案管理系統(tǒng)是社會信息系統(tǒng)的基石，是整個國家文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的組成部分之一。醫(yī)院檔案管理主要是將醫(yī)院內(nèi)部各個科室的信息進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)，服務(wù)于醫(yī)院工作。醫(yī)院檔案管理已經(jīng)成為國家檔案管理的重要內(nèi)容之一。醫(yī)院文化是醫(yī)院的靈魂，是一個醫(yī)院的精神源泉，是歷史的積累和沉淀，也是對傳統(tǒng)醫(yī)院文化的弘揚(yáng)和創(chuàng)新的結(jié)果。檔案管理工作是推動醫(yī)院文化建設(shè)的有效途徑，檔案管理與醫(yī)院文化建設(shè)兩者之間是相輔相成的，兩者之間存在著不可分割的關(guān)系，醫(yī)院的檔案管理是醫(yī)院文化的重要組成部分，完善的檔案將有效推進(jìn)醫(yī)院的文化建設(shè)，醫(yī)院的文化建設(shè)也依托于檔案，健全的文化建設(shè)拓展了醫(yī)院檔案的服務(wù)范圍和應(yīng)用領(lǐng)域，同時也為醫(yī)院檔案注入新的活力。對于醫(yī)院而言，檔案認(rèn)真并詳細(xì)記錄了醫(yī)院的醫(yī)療工作，使醫(yī)院的歷史文化得以再現(xiàn)，醫(yī)院醫(yī)療檔案是醫(yī)院文化建設(shè)的基礎(chǔ)，兩者相互依存，相互促進(jìn)。

2 檔案管理存在的問題

2.1 醫(yī)院對檔案管理不重視

當(dāng)前我國部分醫(yī)院把精力主要專注于醫(yī)療和科研方面，忽視了檔案管理，對檔案管理重視度不足，致使檔案管理工作不合理、不規(guī)范，更甚至有一些醫(yī)院直接當(dāng)醫(yī)院的檔案管理工作不存在，很多醫(yī)院僅依據(jù)自己的理解對檔案進(jìn)行管理，無明確的要求及統(tǒng)一的管理模式和標(biāo)準(zhǔn)。有的醫(yī)院并未將檔案管理工作納入管理考核工作中，使得檔案管理工作存在管理不嚴(yán)的問題。在檔案管理方面沒有投入相應(yīng)的人力、物力和財(cái)力，使得部分檔案管理工作人員認(rèn)為檔案管理根本不重要，所以不愿意在檔案內(nèi)容的記錄和整理方面浪費(fèi)時間和精力。這種不規(guī)范不重視的檔案管理，在今后的醫(yī)院管理及發(fā)展中往往存在諸多隱患。諸如，核心醫(yī)療技術(shù)、資料被竊取，涉密檔案資料被公開，醫(yī)患糾紛發(fā)生時，無法很快找到直接負(fù)責(zé)人，互相推諉。這不僅影響醫(yī)院的發(fā)展，更有損醫(yī)院的信譽(yù)。

2.2 檔案管理制度缺乏保密性

檔案管理是醫(yī)院管理工作中一項(xiàng)保密工作，因此需要建立健全的管理制度與之相匹配。此外，由于醫(yī)院健全檔案管理制度不健全，并缺乏相應(yīng)的考核機(jī)制，使檔案管理人員對工作的積極性比較弱，從而導(dǎo)致檔案管理的基礎(chǔ)工作完成效果差，繼而影響著醫(yī)院檔案管理整體工作的效率。

2.3 檔案管理人員不具備專業(yè)的職業(yè)技能

參與檔案管理工作的人員缺乏檔案管理專業(yè)相關(guān)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，部分醫(yī)院的檔案管理人員是由醫(yī)院的其他崗位轉(zhuǎn)崗過來的。雖然這些人員都是在醫(yī)院工作并且了解醫(yī)院醫(yī)療的相關(guān)知識，但是對檔案工作專業(yè)知識缺乏理解和掌握，無法對檔案的管理工作提出更深層次的建設(shè)性的指導(dǎo)意見，這對醫(yī)院檔案管理工作的專業(yè)性和系統(tǒng)性的發(fā)展大大不利。此外，由于檔案管理人員在管理知識儲備和檔案管理工作方面比較傳統(tǒng)，影響著醫(yī)院檔案管理的發(fā)展和應(yīng)用。

2.4 醫(yī)院檔案管理工作的信息化水平較低

一些小規(guī)模的醫(yī)院采用手工收集這一模式，而這樣的模式無法讓患者的有效信息形成系統(tǒng)的檔案內(nèi)容，也就會影響了醫(yī)院檔案管理工作的水平提升。雖然，信息技術(shù)的發(fā)展，使得其在醫(yī)院的不同領(lǐng)域有著更多的體現(xiàn)和運(yùn)用，但是信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理工作中運(yùn)用，尚未能被積極落實(shí)，導(dǎo)致很多醫(yī)院的檔案管理工作依舊處于信息檢索的初級階段，未能有效地帶動醫(yī)院檔案管理工作的水平提升。

3 如何強(qiáng)化檔案管理

3.1 醫(yī)院加強(qiáng)對檔案管理的重視度

醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，不要僅僅注重醫(yī)院的醫(yī)療和科研，要充分認(rèn)識到良好的檔案管理將會為醫(yī)院獲取更多的經(jīng)濟(jì)利益，醫(yī)院的相關(guān)部門應(yīng)該在檔案管理方面投入相應(yīng)的人力、物力和財(cái)力，加強(qiáng)對檔案管理的重視度，檔案管理的內(nèi)容的記錄和整理也會更加細(xì)致，這樣醫(yī)院才能有效發(fā)揮檔案管理的作用。從而醫(yī)院的權(quán)威也就會更好地建立起來。

3.2 加強(qiáng)檔案管理制度的保密性

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人要意識到檔案管理是需要一定的保密性的，因此，醫(yī)院要健全檔案管理制度，并設(shè)立相應(yīng)的考核機(jī)制，提高檔案管理人員工作的積極性，這樣檔案管理的基礎(chǔ)工作才會做得更加完善，繼而也提高了醫(yī)院檔案管理整體工作的效率。

3.3 加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)知識培訓(xùn)

部分醫(yī)院的檔案管理人員是由醫(yī)院的行政管理崗位、醫(yī)療技術(shù)崗位等轉(zhuǎn)崗過來的。雖然這些人員都具有一定的醫(yī)院工作經(jīng)驗(yàn)，但是對檔案工作專業(yè)知識缺乏理解和掌握，所以這一問題應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理人員的專業(yè)知識培訓(xùn)，并對其掌握情況進(jìn)行考核，對掌握情況良好的人員給予適當(dāng)?shù)木癃剟詈臀镔|(zhì)獎勵。只有檔案管理人員充分了解檔案的內(nèi)容才能對檔案的管理工作提出更深層次的建設(shè)性的指導(dǎo)意見，也會對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新。這將對醫(yī)院檔案管理工作的專業(yè)性和系統(tǒng)性的發(fā)展有好處，也會大大拓展檔案管理工作的應(yīng)用范圍。

3.4 將信息化融入到檔案管理工作

首先，醫(yī)院需要根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況，并借助現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)，對檔案進(jìn)行細(xì)分匯總，并建立局域網(wǎng)絡(luò)，擴(kuò)建醫(yī)院檔案管理中心，建設(shè)檔案管理配套的平臺，以形成醫(yī)院檔案信息管理平臺；其次，為了提高檔案管理工作的工作效率，要將檔案以信息化的方式錄入信息化管理系統(tǒng)中，替換手工作業(yè)存檔的方式，以更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化與信息化。

4 如何有效發(fā)揮檔案管理在文化建設(shè)中的作用

4.1 轉(zhuǎn)變醫(yī)院檔案管理理念，提升對建設(shè)醫(yī)院文化的認(rèn)知

醫(yī)院在建設(shè)校園文化的過程中應(yīng)強(qiáng)化檔案管理，利用檔案管理豐富醫(yī)院文化建設(shè)體系。讓醫(yī)院的人員充分認(rèn)識檔案管理工作的內(nèi)容，并將檔案管理資源應(yīng)用到文化建設(shè)中去。醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)要充分了解檔案管理的重要性，挖掘檔案管理在文化建設(shè)中的作用，構(gòu)建與之相符的文化體系。同時加強(qiáng)檔案管理交流，增加檔案管理的投入，完善檔案管理體系，從而豐富文化建設(shè)的內(nèi)容。醫(yī)院本身更要加強(qiáng)自身意識，加強(qiáng)工作主動性，發(fā)揮檔案的文化作用。不完善的檔案管理內(nèi)容將制約醫(yī)院文化建設(shè)的發(fā)展，作為醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)人要充分了解、深入挖掘檔案管理與文化建設(shè)的關(guān)系，拓展檔案管理的服務(wù)功能，積極開展檔案管理工作，建立和諧、具有特色的文化體系。

4.2 優(yōu)化檔案管理，促進(jìn)文化建設(shè)

檔案管理是醫(yī)院文化建設(shè)的基石，每一家醫(yī)院都有自己的歷史背景，文化底蘊(yùn)，這些在檔案中都會有所記載，應(yīng)當(dāng)充分利用這些檔案記錄，把醫(yī)院的相關(guān)信息融入到文化建設(shè)中去。但在這過程中仍要堅(jiān)持以人為本。

4.3 利用現(xiàn)代信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案管理對文化建設(shè)的影響

隨著現(xiàn)代辦公設(shè)備的發(fā)展更新和進(jìn)步，幾乎所有的部門都是以計(jì)算機(jī)為主要辦公設(shè)備，醫(yī)院要建立要建立健全檔案目錄與全文等數(shù)據(jù)庫，自動生成檢索工具，這樣將大大減少工作程序，提高工作效率。醫(yī)院檔案管理工作實(shí)現(xiàn)提升的關(guān)鍵是硬件設(shè)備的構(gòu)置與基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，只有大量資金投入，這些工作才能順利開展。同時，隨著社會的發(fā)展與進(jìn)步，其也需要改變原始的檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。為實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化與現(xiàn)代化，需為檔案管理工作購置合適的設(shè)備，引進(jìn)配套的技術(shù)，并且，追求高效化與無紙化。

5 結(jié)語

綜上所述，檔案管理在醫(yī)院的文化建設(shè)中有著顯著的作用，為了更好地建設(shè)醫(yī)院文化，需要醫(yī)院的各部門進(jìn)行有效的溝通與合作，不斷加強(qiáng)檔案管理員的職業(yè)素質(zhì)，對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識培訓(xùn)，并將這些專業(yè)知識融入到檔案管理工作中去，不斷更新檔案管理模式，為文化建設(shè)提供有效的質(zhì)量保證，將檔案管理融入到醫(yī)院的文化建設(shè)中去，堅(jiān)持以人為本，從實(shí)際出發(fā)。隨著時代的進(jìn)步，醫(yī)院的檔案管理也面臨著巨大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，新的時代對醫(yī)院檔案管理工作提出了更高的要求。在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院需緊緊抓住機(jī)遇，在改革的契機(jī)下，更新檔案管理理念，開拓新思路，創(chuàng)新方法。勇于嘗試和探索，使醫(yī)院檔案管理朝標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化發(fā)展，以全面反映醫(yī)院發(fā)展歷程，為醫(yī)院的發(fā)展提供科學(xué)依據(jù)。

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（收稿日期：2018-03-12）