淺談當(dāng)今醫(yī)院檔案管理中存在的問題及解決策略

崔永濤 王志福

[摘要] 隨著我國醫(yī)院醫(yī)療水平的不斷進(jìn)步與發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作水平亦需要與之相適應(yīng)。檔案是醫(yī)院正常運行和管理中不可或缺的重要組成部分，同時也是醫(yī)院長期發(fā)展的基礎(chǔ)資源。因此，反映著醫(yī)院不同時期的各項重要人物、重要活動以及重要工作等事件的醫(yī)院檔案，要加強收集，整理，統(tǒng)計、立卷、歸檔、查閱以及銷毀等工作，使其管理水平滿足時代與科技進(jìn)步需要，并不斷創(chuàng)新發(fā)展。管理水平的不斷提高，是醫(yī)院向科學(xué)化、制度化、規(guī)范化等方向發(fā)展重要標(biāo)志。該文將針對當(dāng)今醫(yī)院檔案管理中出現(xiàn)的問題，深刻分析其出現(xiàn)問題的根本原因，制定切實可行的解決策略，為醫(yī)院管理水平的提升，提供有力的參考。

[關(guān)鍵詞] 當(dāng)今醫(yī)院；檔案管理；存在問題；解決策略

[中圖分類號] R197 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）03（a）-0060-02

Discussion on the Problems Existing in Hospital Archives Management and the Countermeasures

CUI Yong-tao1， WANG Zhi-fu2

1.Qingzhou Wanghu Hospital， Qingzhou， Shandong Province， 262500 China； 2.Family Planning Office， Wangfu Sub-district Administrative Office， Qingzhou， Shandong Province， 262500 China

[Abstract] With the continuous progress and development of hospital medical level in our country， the level of hospital file management needs to be adapted to it. The archive is an indispensable part in the normal operation and management of hospital， and it is also the basic resource of hospital's long-term development. Therefore， the hospital archives which reflect the important figures， important activities and important work of the hospital in different periods should be strengthened to collect， organize， count， record， file， inspect and destroy， so that the management level is satisfied the needs of the times and the progress of science and technology， and innovate and develop continuously. The continuous improvement of management level is the important sign of the development of the hospital to the scientific， institutionalized and standardized direction. This article will aim at the problems appearing in the management of hospital archives， and tries to analyze the root cause of the problems， make a feasible strategy， and provide a powerful reference for the improvement of hospital management level.

[Key words] Current hospitals； File management； Problems； Solution Strategy

醫(yī)院管理中，檔案管理工作是重要、關(guān)鍵核心內(nèi)容，反映黨務(wù)、行政管理等活動的醫(yī)院檔案文書，詳細(xì)記錄著醫(yī)院運行中的各項管理活動，如黨群管理、財務(wù)管理、人事管理、業(yè)務(wù)管理等[1]。由各種文字、實物等所組成的對于歷史的記載，包括簽訂各項合同、協(xié)議、責(zé)任書和會議記錄，醫(yī)療系統(tǒng)發(fā)放各類正式紅頭文件，與照片、錄音、錄像和各種電子檔案等[2]。為醫(yī)院執(zhí)行計劃與決策中相當(dāng)重要的參照依據(jù)，參與協(xié)調(diào)與指導(dǎo)醫(yī)院正常運行中各項工作必不可少的指導(dǎo)性的參考資料。為保證其信息可得到妥善保存，易于管理，需要醫(yī)院專門成立醫(yī)院檔案管理工作室。在目前的管理過程中，依然存在著大大小小的問題存在。為加強管理，為醫(yī)院長期發(fā)展奠定基礎(chǔ)，應(yīng)提高檔案管理水平，對現(xiàn)今存在的問題提供解決策略[3]。

1 加強檔案管理的意義

在醫(yī)院保證正常運行模式中，檔案為支持醫(yī)院工作的重要組成部分，為歷史的記錄，反映了不同時期、不同時代條件背景之下的重要人物、重要工作、重大事件，在醫(yī)院的發(fā)展中，為其歷史的見證，亦在深化醫(yī)院改革、提高醫(yī)療質(zhì)量中發(fā)揮著不可替代的重要作用[4]。①規(guī)范醫(yī)院檔案活動，完成有條不紊的收集和整理，合理地保存，提升管理水平，促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。②安全保護(hù)檔案信息內(nèi)容，規(guī)范化歸檔，利于再次查找，確保檔案資料齊全。③提高整體醫(yī)療服務(wù)水平與醫(yī)院質(zhì)量管理水平。伴隨著時代潮流的進(jìn)步，檔案管理的傳統(tǒng)模式，已無法滿足目前醫(yī)院檔案管理要求，因此，需要加強對醫(yī)院檔案管理工作的認(rèn)識，保證檔案的質(zhì)量和管理水平，在適應(yīng)當(dāng)下科學(xué)化、信息化水平的管理模式前提下，充分提高與利用檔案管理，實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理模式[5]。

2 目前檔案管理所存在的問題

當(dāng)今醫(yī)院檔案管理工作，雖可保證醫(yī)院的正常運行，但亦存在著諸多問題，阻礙了醫(yī)院的長期發(fā)展，現(xiàn)列舉如下。

2.1 對于檔案管理的重視不夠

在傳統(tǒng)醫(yī)院服務(wù)理念的影響下，多數(shù)醫(yī)院存在著重臨床輕檔案的現(xiàn)象，不論醫(yī)院上級領(lǐng)導(dǎo)還是院內(nèi)普通職工，對于檔案的重視程度均較差。在檔案管理工作中，不乏認(rèn)為管理工作簡單，無較大利用價值與科技含量，因此在工作中出現(xiàn)懈怠，無法較好地完成管理工作[6]。

2.2 檔案管理制度與內(nèi)容模糊

在醫(yī)院工作中，受到醫(yī)院規(guī)模的限制，部分醫(yī)院檔案管理出現(xiàn)與其他科室混淆的現(xiàn)象，更沒有完善的管理制度，檔案分類、歸屬、查閱、歸還制度與硬性規(guī)定內(nèi)容模糊不清，甚至沒有規(guī)章制度[7]。有些醫(yī)院相應(yīng)出臺對應(yīng)的規(guī)章制度，但表述模糊，含糊其辭，分類不明確，歸屬不準(zhǔn)確，過于分散的管理對醫(yī)務(wù)人員的查詢與利用工作的正常開展發(fā)揮了“絆腳石”的作用。在醫(yī)院正常運行中，無論醫(yī)院級別大小，均有一套完善的醫(yī)院管理制度，但是其檔案管理工作內(nèi)容、規(guī)章制度與模式卻無規(guī)章制度。目前我國亦無相關(guān)明確法律規(guī)定要求。造成資源檔案浪費，收集率不高，檔案信息與文書管理嚴(yán)重脫節(jié)，使檔案的完整性得不到有效的保證。

2.3 管理人員專業(yè)水平素質(zhì)較低

在醫(yī)院工作中，對于臨床醫(yī)療人員特別是醫(yī)院重要科室，醫(yī)院均給予專業(yè)的培養(yǎng)與絕對的重視，但對于檔案管理人員，醫(yī)院的重視程度極差。在醫(yī)院人事管理招聘過程中，忽略管理人員的專業(yè)、工作能力與系統(tǒng)培養(yǎng)，檔案管理工作人員多數(shù)從事醫(yī)療、護(hù)理及其他專業(yè)人員，專業(yè)檔案管理專業(yè)人員微乎極微。且在長期工作中，檔案管理人員的管理水平多停留經(jīng)驗工作上，因得不到系統(tǒng)而專業(yè)的培訓(xùn)，也沒有拿到上崗證，因此對于專業(yè)文書檔案管理知識缺乏，分類、立卷等技能不熟練，個人能力達(dá)不到當(dāng)前文書檔案管理工作的要求，難勝任規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的文書檔案管理工作。出現(xiàn)檔案管理工作滯后，難以適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的需求[8]。

2.4 檔案管理硬件較差

受到醫(yī)院級別、科室用地規(guī)劃，文檔設(shè)備與消防設(shè)施等制約，大部分醫(yī)院的檔案管理室的工作面積、設(shè)備均不可達(dá)到使用標(biāo)準(zhǔn)。且部分醫(yī)院仍舊拘泥于傳統(tǒng)紙質(zhì)文書管理，無法與現(xiàn)代科技化管理接軌，醫(yī)院內(nèi)部投入檔案管理室資金不足等，大大降低了醫(yī)院檔案管理水平，阻礙了醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展。

3 提高院內(nèi)檔案管理水平策略

針對以上醫(yī)院內(nèi)檔案管理所存在的各項問題，有針對性制定相關(guān)解決問題的策略，列舉如下。

3.1 重視檔案管理

檔案為支持醫(yī)院運行的重要文書，是保證醫(yī)院正常運行的基礎(chǔ)資料。因此，從院內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)至院內(nèi)員工，均應(yīng)提高對于檔案管理工作的重視程度。熟知檔案管理是一種專業(yè)的管理能力，需要工作認(rèn)真，態(tài)度端正、細(xì)心的工作人員完成，是有著技術(shù)含量與科技水平的工作[9]。

3.2 明確檔案管理制度與內(nèi)容

制定相應(yīng)的檔案管理實施辦法，對檔案管理、檔案材料使用、醫(yī)院檔案核對等措施，應(yīng)當(dāng)逐步完善，建立相對全面的醫(yī)院檔案管理制度。醫(yī)院檔案管理有著廣泛的內(nèi)容模式，例如檔案的構(gòu)建、順序擺放、歸檔方式與時效、使用方式與歸還方法、保護(hù)制度等一系列措施，有著高度的復(fù)雜性與分散性[10]。醫(yī)院應(yīng)針對醫(yī)院本身資源能力與空間能力，制定專門且有針對性的管理模式，以切合本院管理的實際情況。

3.3 提高管理人員專業(yè)水平

在醫(yī)院人力資源管理中，對檔案管理室人員的招聘工作，應(yīng)優(yōu)先錄用檔案管理專業(yè)畢業(yè)或有著豐富檔案管理工作經(jīng)驗的人員[11]。對于上崗員工應(yīng)實施專業(yè)且系統(tǒng)的培訓(xùn)，且經(jīng)過該院老員工的指導(dǎo)下完成實習(xí)期，對于優(yōu)秀管理員工給予錄取。在工作中實施彈性獎罰制度，提高工作人員的工作熱情與業(yè)務(wù)水平。

3.4 提升檔案管理硬件

根據(jù)醫(yī)院醫(yī)療水平及級別，規(guī)劃設(shè)計檔案管理室，各類別分門別類。跟上時代的腳步，引進(jìn)先進(jìn)的現(xiàn)代化的信息檢索設(shè)備及軟件。在文書的管理中，注意防潮防蟲，對檔案室的溫度濕度符合相應(yīng)的規(guī)定。

4 結(jié)論

在當(dāng)今醫(yī)院的檔案管理中，醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)及職工，應(yīng)加強檔案管理意識，制定切實可行的醫(yī)院檔案管理制度，招聘和使用具有檔案管理專業(yè)技能的管理人員，并對其進(jìn)行系統(tǒng)化、專業(yè)化培訓(xùn)，以提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)與工作能力。加強管理軟件的開發(fā)與創(chuàng)新，提高醫(yī)院檔案管理室的硬件標(biāo)準(zhǔn)，對不同類型的檔案分類準(zhǔn)確，制定規(guī)范的借取、歸還制度與時效[12]。為醫(yī)院的長期和健康發(fā)展，發(fā)揮其應(yīng)有的保障作用。

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（收稿日期：2017-12-09）