淺談醫(yī)院干部人事檔案管理中存在的問題及對策分析

李娟

[摘要] 醫(yī)院干部人事檔案是記載干部不同時期的發(fā)展歷程，其不僅能真實、客觀反映干部成長經(jīng)歷、思想發(fā)展等，而且其是醫(yī)院選拔、任用人才的重要依據(jù)。然而，當(dāng)前我國許多醫(yī)院沒有充分認(rèn)識到干部人事檔案的重要性，干部人事檔案管理工作仍存在較多缺陷。該研究就當(dāng)前醫(yī)院干部人事檔案管理中存在的問題，從管理意識、檔案內(nèi)容、借閱流程、從業(yè)人員素養(yǎng)、檔案信息開發(fā)等方面著手，提出改善干部人事檔案管理質(zhì)量的有效對策，以期能提高干部人事檔案的開發(fā)率、利用率，實現(xiàn)醫(yī)院人力資源優(yōu)化配置。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院；干部人事檔案；問題；對策

[中圖分類號] R19 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）04（c）-0092-02

在醫(yī)院的發(fā)展中，醫(yī)院干部發(fā)揮著非常重要的作用，是各項決策得以實施的重要把控人員，因此，醫(yī)院干部人事檔案管理工作的有效開展，對于提升醫(yī)院管理工作質(zhì)量有著極大影響。從當(dāng)前醫(yī)院干部人事檔案管理工作的開展情況來看，提升管理人員的專業(yè)技能、綜合素質(zhì)注重先進(jìn)管理理念和方法的運用，加強檔案使用流程的監(jiān)控，對于提升醫(yī)院干部人事檔案管理水平有著重要作用。因此，在利用各種設(shè)備、注重信息化技術(shù)水平提升的前提下，醫(yī)院必須充分干部人事檔案管理的重要性，及時解決當(dāng)前存在的各種問題，提高醫(yī)院干部人事檔案的有效利用率，才能真正促進(jìn)醫(yī)院更長遠(yuǎn)發(fā)展。與此同時，注重醫(yī)院干部人事檔案的參考價值，增強管理人員的保密意識，充分利用信息化管理系統(tǒng)，才能更好地為醫(yī)務(wù)工作人員提供幫助，最終推動醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展[1]。

1 醫(yī)院干部人事檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理意識淡薄

許多醫(yī)院將醫(yī)療工作發(fā)展作為主要目標(biāo)，完全忽視了干部人事檔案管理的作用，普遍認(rèn)為干部人事檔案管理只是單純存檔，再也不會拿出來翻閱。加之醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在選人用人方面，認(rèn)為實際表現(xiàn)最為重要，干部人事檔案只是為了應(yīng)付上級檢查。在這些思想作用下，容易出現(xiàn)檔案信息收集不及時、內(nèi)容陳舊單一等情況，人事檔案信息管理的人才開發(fā)價值完全被忽略。

1.2 檔案內(nèi)容過于陳舊

受材料“十大類”的影響，醫(yī)院干部人事檔案注重干部個人職稱、工資、黨團(tuán)資料等方面的內(nèi)容，而反映干部工作能力、管理能力、個人業(yè)績特點等方面的內(nèi)容卻屈指可數(shù)，檔案內(nèi)容普遍存在不全面的問題[2]。部分檔案大量記載了干部歷史材料，而現(xiàn)實材料寥寥無幾。有些材料存在歸檔不及時、歸類不準(zhǔn)確等問題，導(dǎo)致檔案材料短缺。此外，部分檔案在格式上還存在一定缺陷，比如檔案用紙規(guī)格不一致、目錄書寫不準(zhǔn)確等，這些問題都會使案卷質(zhì)量大打折扣。

1.3 管理模式落后

目前，許多醫(yī)院在干部人事檔案管理中仍然采用傳統(tǒng)的管理模式，即由相關(guān)職能部門在一定時間內(nèi)將干部個人材料送至人事檔案室進(jìn)行保存，這些材料大部分都是文字材料[3-4]。大部分醫(yī)院在管理手段方面多采用手工操作，耗時較長、效率低下，而且準(zhǔn)確率較低。許多醫(yī)院單位尤其是基層醫(yī)院沒有啟用電子信息化檔案管理系統(tǒng)，仍然使用傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案，檢索查詢資料仍采用手工操作，整體管理水平低下。

1.4 管理人員素質(zhì)低下

由于大部分醫(yī)院沒有給予人事檔案管理應(yīng)有的重視，不愿意配置專業(yè)的檔案管理人員，大都是其他部門人員兼任，或者將其他部門的人員臨時借調(diào)到檔案室，頻繁更換，檔案管理隊伍不穩(wěn)定。這些臨時職工大都缺乏專業(yè)知識，檔案管理能力不足。加之沒有積極開展繼續(xù)教育，導(dǎo)致檔案管理人員出現(xiàn)知識斷層情況。

1.5 檔案利用不充分

目前，醫(yī)院干部人事檔案管理仍然采用傳統(tǒng)“你送我裝、你借我調(diào)”的方式，雖然搜集了大量的檔案信息，但是卻不注重信息分析與開發(fā)，被動提供檔案信息，主動參與意識嚴(yán)重匱乏[5]。且管理人員查閱的內(nèi)容大都是干部職稱、工資、簡歷等信息，而利用檔案信息挖掘人才、為人事決策提供參考依據(jù)的作用根本沒有發(fā)揮出來，甚至完全被忽略。

1.6 自動化程度不高

人事檔案管理既要對人事檔案的生成進(jìn)行管理，又要重視人事檔案的管理，提高檔案信息的利用率。就醫(yī)院干部人事檔案管理現(xiàn)狀來看，基本是采用紙質(zhì)檔案的形式進(jìn)行管理的，且在檔案的生成、保存和檢索過程中，都沒有充分利用信息技術(shù)和計算機技術(shù)，使得醫(yī)院干部人事檔案管理自動化水平偏低，不利于檔案管理工作的發(fā)展。比如，在對干部人事檔案進(jìn)行管理時，基本只利用計算機制表，再將其打印出來，由人工填寫其中的內(nèi)容，再利用復(fù)印機進(jìn)行復(fù)印、人工立卷，整個管理過程基本是人工操作。人工操作方式不僅工作量和工作強度大，工作效率低，還很容易出現(xiàn)人為錯誤。在出現(xiàn)手工填寫錯誤時，還需要花費大量的時間成本和人力成本，對出錯的內(nèi)容進(jìn)行核對、返工，會增加醫(yī)院干部人事檔案管理的成本。

2 加強醫(yī)院干部人事檔案管理的有效對策

在新醫(yī)改不斷深入的形勢下，醫(yī)院若想做好干部人事檔案管理工作，就必須要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理觀念及管理方式，積極應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段。其中，具體方法有以下幾點。

2.1 增強檔案管理意識

為了推進(jìn)醫(yī)院管理的科學(xué)化進(jìn)程，國家相關(guān)部門頒布了《檔案法》[6]，所以各級醫(yī)院應(yīng)該加強干部人事檔案管理工作的重視程度，并逐步完全本院干部人事檔案管理機制，明確檔案收集的方法及具體內(nèi)容，使干部人事檔案實現(xiàn)規(guī)范化、程序化管理。①嚴(yán)格遵照《檔案法》中相關(guān)條例實施歸檔、調(diào)檔、轉(zhuǎn)檔等程序；②醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該給予檔案管理工作宏觀指導(dǎo)，保證檔案信息收集、歸檔、保管、利用等相關(guān)環(huán)節(jié)有條不紊地進(jìn)行，同時還應(yīng)妥善解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題；③加強《檔案法》宣傳力度，提高全民檔案意識，使其自覺配合檔案收集工作。

2.2 完善干部人事檔案的內(nèi)容

①檔案管理機構(gòu)應(yīng)該制定健全的人事檔案材料歸檔制度，認(rèn)真鑒別收集的資料，保證歸檔材料的真實性；②歸檔材料必須要做到準(zhǔn)確分類、有序編排、清楚編號、整齊裝訂等；③注重收集反映個人才能的材料，比如個人專業(yè)水平、學(xué)歷學(xué)識水平、繼續(xù)教育、相關(guān)資格考試等相關(guān)信息；④及時將個人工作情況、工作業(yè)績、重點工作或重大活動中的表現(xiàn)情況等材料收入檔案內(nèi)，為相關(guān)部門用人選人提供可靠依據(jù)。

2.3 規(guī)范檔案借閱流程

首先，創(chuàng)建完善的檔案查閱、借用登記制度。如需要查閱干部人事檔案，在借用前必須要填寫《查閱人事檔案審批表》，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。需要注意的是，檔案一般不能外借，如必須外借，必須要獲得主管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，并登記相關(guān)手續(xù)，在規(guī)定期限內(nèi)歸還，且在借閱期間不能將檔案轉(zhuǎn)借他人。其次，查閱檔案時，必須要嚴(yán)格遵照相關(guān)保密規(guī)定，禁止出現(xiàn)圈劃、涂改、撤換檔案材料等情況，且不得擅自泄露或向外公布檔案信息。再次，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，創(chuàng)建檔案信息查閱系統(tǒng)，提高檔案查閱的快捷性。

2.4 提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

作為檔案管理人員不僅要加強理論知識學(xué)習(xí)，樹立為人民服務(wù)的意識，不斷提升自身職業(yè)素養(yǎng)，同時還必須要加強專業(yè)能力建設(shè)，積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理方法及計算機操作技術(shù)等，自覺參與到檔案信息研究、開發(fā)工作中，努力學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)知識、計算機知識、電子文件管理知識等。各級醫(yī)院應(yīng)該采用多種手段提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，打造一批思想素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強的檔案管理隊伍。比如，醫(yī)院可通過開展不同層次、類型的培訓(xùn)班，及時更新檔案管理觀念及知識，做到與時俱進(jìn)，全面提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)[7]。

2.5 加強檔案信息開發(fā)力度

近幾年，人事制度改革不斷延伸，相關(guān)部門對醫(yī)院人事檔案開發(fā)提出了更高的要求，要求人事檔案不僅能滿足干部工齡認(rèn)定、工資制度改革等常規(guī)需求，而且還必須能反映干部學(xué)識水平和專業(yè)特長，發(fā)揮選拔人才的作用。為了使人事檔案為人才選拔提供更好的服務(wù)，醫(yī)院應(yīng)該創(chuàng)建干部檔案數(shù)據(jù)庫，及時更新檔案信息，同時保證檔案信息的準(zhǔn)確性、實效性，最大限度提高檔案信息的使用效率。

2.6 積極采用信息化管理平臺

采用信息化管理平臺對醫(yī)院干部人事檔案進(jìn)行管理，可實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，提升管理工作的自動化水平。所以，醫(yī)院在對干部人事檔案進(jìn)行管理時，要對現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)進(jìn)行合理的運用。比如，建立干部人事檔案管理平臺，將干部人事檔案整理好，利用掃描儀將檔案掃描進(jìn)計算機中，通過系統(tǒng)自動對檔案進(jìn)行檢測。在確定檔案完整、準(zhǔn)確后，將其轉(zhuǎn)化成圖像并對圖像進(jìn)行自動檢測。在完成所有的質(zhì)檢工作后，打印封面將檔案裝訂好，通過數(shù)據(jù)掛接的方式，將干部人事檔案信息轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息，轉(zhuǎn)入到光盤儲存。當(dāng)需要檢索某位干部的人事信息時，通過管理系統(tǒng)設(shè)定的檢索依據(jù)，輸入檢索關(guān)鍵字詞，就可快速查詢到所信息，并就其調(diào)用出來。通過信息化管理平臺，不僅能提高管理效率和準(zhǔn)備性，還能降低管理成本，減少不必要的浪費，使醫(yī)院干部人事檔案管理更加規(guī)范化。與此同時，通過信息化管理平臺進(jìn)行操作，還能確保信息的連續(xù)性和完整性。

3 小結(jié)

綜上所述，干部人事檔案管理是組成醫(yī)院人事工作的重要部分，真實、完整的干部人事檔案是醫(yī)院選拔、任用人才的重要憑據(jù)。因此，各級醫(yī)院必須要給予干部人事檔案管理工作應(yīng)有的重視，結(jié)合醫(yī)院實際情況，采取多種手段，逐步完善干部人事檔案管理制度、方式等，提高醫(yī)院人事管理水平。

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[7] 朱月恒.淺談目前醫(yī)院人事檔案管理存在的弊端及其改革的措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，23（7）：88-89.

（收稿日期：2018-01-31）