“互聯(lián)網(wǎng)+”驅(qū)動下綜合醫(yī)院會計檔案管理芻議

王孝廉

[摘要] 進入21世紀后，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)逐漸滲透到各個領(lǐng)域之中，目前互聯(lián)網(wǎng)對人們的生活、學(xué)習(xí)和工作均產(chǎn)生巨大的影響。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和各行各業(yè)之間的融合和聯(lián)系，人們在應(yīng)用過程中對其的認知也在逐步加深。檔案管理是較為傳統(tǒng)的信息管理領(lǐng)域，而主要的內(nèi)容包含了人力資源信息、財務(wù)信息和項目信息等。醫(yī)院會計檔案是醫(yī)院財務(wù)信息管理中的重要內(nèi)容，直接關(guān)系著醫(yī)院科研項目和經(jīng)營狀況。該文主要分析醫(yī)院會計檔案在醫(yī)院管理中的作用，探究“互聯(lián)網(wǎng)+”在醫(yī)院會計管理中的應(yīng)用價值。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院;會計檔案管理;互聯(lián)網(wǎng)+;問題;措施

[中圖分類號] R19 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）08（c）-0168-02

隨著經(jīng)濟、科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，人們的社會互動愈發(fā)的頻繁，海量的社會信息呈現(xiàn)爆發(fā)式的增長，因此傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)難以滿足企業(yè)、組織發(fā)展的步伐。作為綜合性醫(yī)院，會計檔案管理水平直接關(guān)系到醫(yī)院目前的生存、未來發(fā)展狀況，關(guān)系到看病患者的利益，有利于維護護患雙方的合法權(quán)益。目前會計檔案管理不僅僅是醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展管理的重要內(nèi)容，還上升到構(gòu)建和諧醫(yī)患關(guān)系、建立穩(wěn)定和諧政治局面的作用。如今，國家構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理信息系統(tǒng)，旨在大力發(fā)展互聯(lián)網(wǎng)管理模式。該文則淺談醫(yī)院會計檔案管理中“互聯(lián)網(wǎng)+”思維的應(yīng)用。

1? 醫(yī)院會計檔案管理的重要作用

1.1? 可以為醫(yī)院經(jīng)營管理的決策提供參考

會計檔案是傳遞管理規(guī)劃、控制等過程中所形成的一系列醫(yī)院會計信息。據(jù)相關(guān)機構(gòu)統(tǒng)計，會計檔案中約有70%的信息直接關(guān)系到醫(yī)院的經(jīng)營管理，若財務(wù)部門未能準確、真實和完整地向管理人員提供會計信息，或者會計檔案信息不準確、傳遞過程中丟失等，都會導(dǎo)致醫(yī)院經(jīng)營者無法掌握實際情況，從而無法實時暴露醫(yī)院管理中的問題，導(dǎo)致之后在做重大決策出現(xiàn)誤差造成難以挽回的損失。鑒于此，會計檔案管理必須和實際數(shù)據(jù)完全一致，隨時可以為醫(yī)院的經(jīng)營管理提供憑證。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)會計部門應(yīng)該和其他相關(guān)部門在行使財務(wù)經(jīng)濟權(quán)限是必須依照相關(guān)法規(guī)嚴格操作，各個程序在實施的過程中必須做到相互監(jiān)督、制約，以確保了解會計信息的完整性和真實性。

1.2? 會計檔案信息能夠維護護患合法權(quán)益

自上世紀90年代以來，我國的醫(yī)患糾紛發(fā)生率不斷攀升，據(jù)資料顯示，醫(yī)患糾紛中約有一半訴諸于法律進行解決。醫(yī)患糾紛不僅影響了醫(yī)院的形象，同時損傷醫(yī)生、護士和患者的切身利益，成為時下民眾關(guān)心的熱點話題。醫(yī)患糾紛增多的主要原因體現(xiàn)在多個方面：①群眾的法律意識增強，懂得利用法律武器維護自身權(quán)益;②醫(yī)院醫(yī)生的責(zé)任心較低，沒有全心全意為患者提供醫(yī)療服務(wù);③醫(yī)療新技術(shù)、新藥使用不正之風(fēng)等。絕大多數(shù)的醫(yī)療糾紛均與看病的消費相關(guān)，會計檔案記錄了患者看病所消費的客觀信息，不單可作為醫(yī)院收費憑據(jù)，還可反映醫(yī)院收費標準的真實狀態(tài)。在處理醫(yī)療糾紛時，收費憑據(jù)是主要的調(diào)查內(nèi)容，所以會計檔案信息的完整性、真實性對還原事件有著非常重要的作用。醫(yī)院和司法機構(gòu)在處理問題時可以將檔案管理信息作為主要的證據(jù)來公正、公平、合理地解決醫(yī)療糾紛，維護患者、醫(yī)護人員的切身利益，維護醫(yī)院的良好形象。

2? “互聯(lián)網(wǎng)+”對醫(yī)院會計檔案管理的機遇和挑戰(zhàn)

2.1? “互聯(lián)網(wǎng)+”機遇

①豐富技術(shù)手段。互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)給醫(yī)院會計檔案管理提供了多元化的管理手段，傳統(tǒng)的檔案管理多是通過人工記錄、資料整理、備檔等開展整個檔案管理工作。該種工作方式對人力資源的消耗極大，同時需要投入大量的時間處理繁瑣、細微的數(shù)據(jù)，相應(yīng)的工作效率低下?；ヂ?lián)網(wǎng)思維下的信息系統(tǒng)管理方式能夠讓資料輸入更加便捷，可以大幅降低信息管理的難度，在檔案查找時直接通過檢索就能實現(xiàn)，同時還可以對檔案實施分層管理，明確和加強資料之間的關(guān)聯(lián)性。檔案信息的存儲形式不再是單一的數(shù)字、文字，而可以是視頻、圖片、語音等，提升了檔案管理的準確性。

②拓展服務(wù)空間。近年來，隨著我國人口老齡化程度加劇，醫(yī)院患者的人數(shù)也在增多，因此會計檔案信息呈爆發(fā)式增長。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息管理需要占用大量的空間，醫(yī)院的空間有限，隨著資料的增加無疑要加大對儲存空間的投資。互聯(lián)網(wǎng)思維下的數(shù)字信息檔案存儲系統(tǒng)成本低廉，且能夠容納海量的資料。管理人員能夠隨時檢索、翻閱信息;與此同時還能夠?qū)n案進行離線管理和遠程服務(wù)，打破了檔案資料應(yīng)用時間和存儲空間的壁壘，最大程度地提升了服務(wù)空間。

2.2? “互聯(lián)網(wǎng)+”驅(qū)動下醫(yī)院會計檔案管理的挑戰(zhàn)

①管理模式的變革。傳統(tǒng)的檔案管理模式很依賴管理人才的經(jīng)驗，同時也忽略了檔案管理的系統(tǒng)性和科學(xué)性，在“互聯(lián)網(wǎng)+”驅(qū)動下的會計檔案管理必須構(gòu)建專業(yè)性、標準化的系統(tǒng)，因此要求管理人員不僅要具備會計檔案管理的知識，同時還應(yīng)該熟練掌握互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，因此管理模式的變革是綜合醫(yī)院會計檔案信息化管理面臨的最大挑戰(zhàn)。

②管理難度增加?；ヂ?lián)網(wǎng)信息技術(shù)會對傳統(tǒng)會計檔案管理形成巨大沖擊，會計檔案本身便是一種信息，該種信息的動態(tài)性和差異性較強;此外，檔案數(shù)據(jù)的增加會加大會計資料管理的難度。互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)為基礎(chǔ)的檔案管理體系依然需要遵循檔案管理的基本流程，即數(shù)據(jù)記錄、編檔分類、歸檔和查閱檢索等。該種檔案信息更加容易丟失和損壞，因此在管理中必須不定期進行備份和檢查，以確保數(shù)據(jù)實時性和準確性。

3? 醫(yī)院檔案信息管理中存在的問題

3.1? 會計檔案信息內(nèi)容不全

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有的門類會計檔案數(shù)量較少，內(nèi)容也相對比較單一，這種局限性會嚴重影響會計檔案的利用率。部分醫(yī)院的會計檔案信息結(jié)構(gòu)缺乏合理性，難以滿足多方面工作的需求。此外，會計檔案管理人員多是由財會專業(yè)的人員開展工作，因此對電算化會計檔案認知不足，對計算機會計檔案的組織內(nèi)容掌握不到位，因此容易將存有會計數(shù)據(jù)和軟件的磁遞質(zhì)和其它會計文檔資料無法及時給予歸檔，特別是醫(yī)院會計軟件在升級或更換之后，之前的會計文檔資料沒能及時進行整理歸檔，導(dǎo)致會計檔案資料丟失。

3.2? 保密性差

相較于紙質(zhì)檔案資料而言，計算機記錄的數(shù)據(jù)更加容易受損和丟失，一旦損失后如果沒有備份很難修復(fù)，這就導(dǎo)致會計信息丟失或損害所帶來的危害大幅提高。目前所使用的醫(yī)院會計軟件中沒有操作日記記錄功能，在出現(xiàn)問題后不利于追究責(zé)任;此外，數(shù)據(jù)庫沒有進行加密措施，所以很容易經(jīng)外部訪問和修改。

3.3? 檔案管理人員的專業(yè)性差

醫(yī)院財務(wù)崗位的工作人員必須具備專業(yè)的知識和豐富的實踐經(jīng)驗，但大多數(shù)醫(yī)院的財會管理人員其專業(yè)性難以達到標準，這就不能正確使用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)進行數(shù)據(jù)的管理工作，同時不能給醫(yī)院經(jīng)營者和決策者在制定方針政策時提供參考，難以滿足新時期企業(yè)、組織發(fā)展對財會智能的高要求。

4? “互聯(lián)網(wǎng)+”驅(qū)動下醫(yī)院會計檔案管理措施

4.1? 提高管理意識

檔案管理是一門非常復(fù)雜的系統(tǒng)性學(xué)科，同時具備較強的針對性和理論性，會計檔案管理與醫(yī)院的管理有著直接的關(guān)系。作為專業(yè)的財會檔案管理人員，需要掌握豐富的財務(wù)會計檔案管理專業(yè)知識的同時，還應(yīng)該掌握電子文件管理、檔案保護技術(shù)以及檔案信息查詢等知識。檔案管理人員必須不斷提升自身的責(zé)任感，尤其是財務(wù)會計部門的人員，財務(wù)信息是醫(yī)院經(jīng)營狀態(tài)最直接體現(xiàn)。

4.2? 加強醫(yī)院財會人員的綜合素質(zhì)

目前部分醫(yī)院財會人員對信息技術(shù)的應(yīng)用能力欠佳，所以難以充分發(fā)揮信息管理系統(tǒng)的優(yōu)勢。醫(yī)院應(yīng)該有意識地培養(yǎng)熟練掌握信息技術(shù)和財會技能的人才，可以通過招聘或者在職培訓(xùn)兩種方式建立全新的團隊。此外應(yīng)該為會計檔案管理人員提供提升、晉升的平臺，鼓勵員工積極申報檔案管理相關(guān)的技術(shù)職稱，促使其自身不斷專業(yè)化。

4.3? 構(gòu)建健全的信用環(huán)境

醫(yī)院財會檔案主要以貨幣作為計量尺度，在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的支持下采用科學(xué)的方法對經(jīng)濟活動進行核算、分析以及監(jiān)督，所以財會信息必須準確反映醫(yī)院所有經(jīng)濟活動環(huán)節(jié)的信用狀況，另外還應(yīng)該存儲具備價值的報表和協(xié)議等，而數(shù)據(jù)信息的形式可以是實物、圖像資料、文字、視頻等，會計檔案的該特點表明其作為醫(yī)院誠信稽考憑證，不僅是反映醫(yī)院經(jīng)營狀況的主要依據(jù)，也可以是潛在的具有法律意義的證據(jù)。

4.4? 加強財會檔案的保密工作

互聯(lián)網(wǎng)信息保密性較差，因此在信息安全方面從兩方面進行控制：①優(yōu)化和健全內(nèi)部控制機制，即在操作系統(tǒng)中建立數(shù)據(jù)保護措施，在之后調(diào)用機密數(shù)據(jù)文件時需要驗證信息，同時能夠記錄用戶信息，比如日期、使用方式、使用結(jié)果、是否進行數(shù)據(jù)修改等內(nèi)容;同時系統(tǒng)能夠自動識別有效的終端入口，一旦有非法用戶入侵系統(tǒng)后系統(tǒng)會自動終止終端凍結(jié)用戶標示并報警;②提高病毒預(yù)防能力，使用數(shù)據(jù)加密技術(shù)、訪問控制技術(shù)等對機密文件進行加密，設(shè)置多級防火墻來抵御風(fēng)險。

綜上所述，醫(yī)院會計檔案管理關(guān)系著企業(yè)的經(jīng)營和護患的利益，在“互聯(lián)網(wǎng)+”思維的引導(dǎo)下給醫(yī)院會計檔案管理帶來的機遇和問題并存，我們應(yīng)該更好地利用計算機信息技術(shù)提升財會檔案的管理效率，同時也應(yīng)該制定相應(yīng)的措施抵御可能帶來的風(fēng)險，更好地保障醫(yī)院、醫(yī)護人員和患者的利益。

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（收稿日期：2018-05-22）