醫(yī)院檔案管理如何適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展的探索

高海燕

[摘要] 伴隨我國醫(yī)療衛(wèi)生改革的逐漸深入，為醫(yī)院管理帶來了新挑戰(zhàn)。醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院管理的重要組成部分，檔案管理工作存在很多問題，無法滿足現(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展需要。因此，該文首先分析了醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀；其次闡述了醫(yī)院檔案管理工作的重要意義，并為改善現(xiàn)狀提供了解決措施；最終希望通過該文的分析，為醫(yī)院檔案管理工作提供新思路。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院；檔案管理；發(fā)展

[中圖分類號(hào)] R19 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1672-5654（2018）04（b）-0074-02

[Abstract] The gradual deepening of medical health reform brings a new challenge for the hospital management. Hospital file management is an important component of the hospital management， the file management work has many problems， failing to meet the development demands of the modern hospitals， therefore， the paper firstly analyzes the status of the hospital file management， secondly elaborates the important significance of the file management work， and puts forwards the solutions， hoping to provide a new thought for the hospital file management work.

[Key words] Hospital； File management； Development

目前，我國醫(yī)療事業(yè)發(fā)展進(jìn)入新時(shí)期，醫(yī)院檔案管理工作也應(yīng)跟隨時(shí)代的發(fā)展實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。醫(yī)院檔案記錄著醫(yī)院的歷史，聯(lián)系著醫(yī)院的過去、現(xiàn)在和未來，同時(shí)還具有重要的學(xué)術(shù)研究?jī)r(jià)值。而檔案管理工作就起到了發(fā)揮檔案價(jià)值的作用。對(duì)于當(dāng)前的信息化時(shí)代來說，知識(shí)越來越重要，而對(duì)于醫(yī)院檔案的管理就顯得很有必要了。

現(xiàn)代醫(yī)院在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下也在進(jìn)行轉(zhuǎn)變，由市場(chǎng)化轉(zhuǎn)向公益化，更注重于對(duì)社會(huì)的服務(wù)。而檔案管理工作作為醫(yī)院發(fā)展的重點(diǎn)內(nèi)容，也面臨著新的挑戰(zhàn)，因此我們就醫(yī)院管理檔案在醫(yī)院管理中面臨的問題進(jìn)行分析，為醫(yī)院檔案管理提供解決措施，來推動(dòng)我國醫(yī)療事業(yè)的進(jìn)步與發(fā)展。

1 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

1.1 不重視檔案管理

很多醫(yī)院在發(fā)展過程中，只關(guān)注醫(yī)療技術(shù)的進(jìn)步和醫(yī)療設(shè)備的建設(shè)，對(duì)于檔案管理工作沒有正確的認(rèn)識(shí)，忽視了檔案管理工作的重要性。因此醫(yī)院對(duì)于檔案管理人員配備比較隨意，檔案管理人員不夠?qū)I(yè)，管理檔案水平有限，影響了檔案歸檔的效率。

1.2 檔案管理制度不規(guī)范

很多醫(yī)院對(duì)于檔案管理沒有制定合理的規(guī)章制度，致使檔案管理系統(tǒng)雜亂無章，這就容易發(fā)生醫(yī)院資料丟失的狀況，而對(duì)于有價(jià)值的資料也無法妥善保管。檔案管理制度不規(guī)范，會(huì)影響檔案的有效利用，無法完全發(fā)揮檔案管理的作用。

1.3 檔案資源利用不當(dāng)

醫(yī)院檔案是醫(yī)院的隱形財(cái)產(chǎn)，是醫(yī)院發(fā)展的重要推動(dòng)力，而很多醫(yī)院在管理檔案過程中都忽視了檔案本身所蘊(yùn)含的價(jià)值。很多重要檔案資料被保管在檔案室，得不到利用，也就失去了檔案管理的意義，還造成資源和空間的浪費(fèi)。

1.4 信息化建設(shè)落后

由于現(xiàn)代醫(yī)院的檔案管理分類較多，范圍較大，僅依靠人力無法完成檔案管理工作，所以有些醫(yī)院開始使用檔案信息化管理。然而很多醫(yī)院缺乏專業(yè)的科技設(shè)備，導(dǎo)致醫(yī)院信息化建設(shè)落后，檔案收錄速度慢、檔案管理系統(tǒng)更新慢，不能體現(xiàn)出醫(yī)院檔案信息化的優(yōu)點(diǎn)。

1.5 醫(yī)患糾紛問題

醫(yī)院和患者發(fā)生糾紛時(shí)，要根據(jù)醫(yī)院檔案判定雙方責(zé)任。醫(yī)方對(duì)醫(yī)院檔案的管理不善，對(duì)醫(yī)院檔案書寫不實(shí)都是醫(yī)患糾紛中的導(dǎo)火索。

2 檔案管理對(duì)醫(yī)院發(fā)展的意義

2.1 醫(yī)院檔案是醫(yī)院管理工作的信息來源

醫(yī)院檔案是對(duì)醫(yī)院工作的真實(shí)記錄，是過去醫(yī)療工作者的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。人們可以從中吸取經(jīng)驗(yàn)，更容易看清疾病的本質(zhì)，把握疾病的內(nèi)在規(guī)律，以此來提高醫(yī)院的醫(yī)療水平。同時(shí)醫(yī)院檔案也記錄了醫(yī)院的發(fā)展史，醫(yī)療檔案的有序管理為醫(yī)院的長(zhǎng)期發(fā)展奠定了基礎(chǔ)，記錄好、保存好檔案也可以為未來醫(yī)療工作者提供意見和參考。

2.2 醫(yī)院檔案推動(dòng)醫(yī)院管理工作發(fā)展

醫(yī)院檔案是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，其蘊(yùn)含著重要的科研價(jià)值以及經(jīng)濟(jì)價(jià)值，而這些資源信息可以推動(dòng)醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)程，提高醫(yī)院的管理水平。醫(yī)院檔案用數(shù)據(jù)、影像、文字等方式對(duì)醫(yī)療案例完整地記錄下來，可以促進(jìn)醫(yī)療交流和創(chuàng)新。

2.3 醫(yī)院檔案為醫(yī)院管理提供科學(xué)決策

醫(yī)院檔案是醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量的重要保障。在醫(yī)院檔案管理工作中，要對(duì)醫(yī)院檔案信息進(jìn)行積累和整合，合理利用醫(yī)療檔案信息可以提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益，塑造醫(yī)院的社會(huì)形象，擴(kuò)大醫(yī)院的影響力。對(duì)于醫(yī)院管理者而言，醫(yī)療檔案對(duì)醫(yī)院的管理工作有借鑒作用，能夠優(yōu)化醫(yī)院管理，為管理工作提供科學(xué)有效的決策。

2.4 醫(yī)院檔案的開發(fā)是醫(yī)院發(fā)展的重要戰(zhàn)略

醫(yī)院檔案是醫(yī)院發(fā)展醫(yī)療技術(shù)的前提條件，醫(yī)院檔案記錄著醫(yī)院的歷史，也承載著醫(yī)院的將來。醫(yī)院檔案中的信息資源都可以轉(zhuǎn)化為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值，因此醫(yī)院在進(jìn)行醫(yī)療改革中醫(yī)院檔案的開發(fā)必不可少。醫(yī)院在發(fā)展戰(zhàn)略中要利用檔案資源的信息進(jìn)行反饋，將得到的信息運(yùn)用于醫(yī)院管理中，推進(jìn)醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展。

2.5 醫(yī)院檔案是解決醫(yī)患糾紛的重要憑據(jù)

近年來，醫(yī)患糾紛已成為嚴(yán)重的社會(huì)問題，也是醫(yī)院工作中最讓人頭疼的問題。醫(yī)患的矛盾影響了醫(yī)院正常工作的進(jìn)行，嚴(yán)重時(shí)還容易發(fā)生惡性事件。而醫(yī)院檔案是患者就醫(yī)真實(shí)情況的憑據(jù)，具有法律效力。醫(yī)院檔案的記錄可以為醫(yī)患糾紛提供參考依據(jù)，維護(hù)醫(yī)院和患者的合法權(quán)益，緩和醫(yī)院與患者關(guān)系，雙方要履行應(yīng)盡的義務(wù)。

3 改善醫(yī)院檔案管理工作的措施

3.1 提高對(duì)檔案管理工作的重視

醫(yī)院在現(xiàn)代化發(fā)展中，要理性看待檔案管理工作，要重視檔案管理發(fā)揮的作用。對(duì)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)而言，要將檔案管理視作醫(yī)院管理的重點(diǎn)環(huán)節(jié)，把檔案管理工作宣傳好、規(guī)劃好、落實(shí)好。對(duì)醫(yī)院職工而言，要提高對(duì)醫(yī)院檔案的重視，明確檔案工作與自己的工作所隱含的聯(lián)系，以便協(xié)調(diào)醫(yī)院的檔案管理工作。

3.2 建立科學(xué)的檔案管理體系

檔案管理的關(guān)鍵就是建立科學(xué)的檔案管理體系。伴隨現(xiàn)代醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，對(duì)檔案管理工作的要求也就越高，科學(xué)的檔案管理體系能夠?qū)⑨t(yī)院地不同部門的資料有序整理，對(duì)檔案類別進(jìn)行合理分類，便于檔案的查找和使用。

3.3 完善檔案管理的規(guī)章制度

完善檔案管理的規(guī)章制度可以提高檔案管理工作的執(zhí)行效率。通過完善檔案管理規(guī)章制度可以讓檔案管理工作崗位上的人明確自己的職責(zé)，保證檔案管理工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)都能流程運(yùn)行，使檔案管理的各部門根據(jù)自己的職能完成工作任務(wù)。健全的檔案管理制度能夠?qū)⑨t(yī)院各個(gè)科室的檔案資料集中管理，使得檔案管理制度規(guī)范化、系統(tǒng)化。

3.4 實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化

檔案管理的自動(dòng)化是醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展的必要條件，具體指的是醫(yī)院使用先進(jìn)設(shè)備進(jìn)行檔案管理，例如計(jì)算機(jī)保管檔案以及檔案室的除塵滅蟲設(shè)施方面。計(jì)算機(jī)保管檔案能夠節(jié)約空間，保管檔案快捷方便，保密檔案更加安全。而計(jì)算機(jī)保管檔案也有利于檔案的查閱使用，節(jié)約了查閱者時(shí)間，使得檔案查閱更加高效。檔案室的除塵滅蟲設(shè)施建設(shè)能改善檔案室的環(huán)境，保證珍貴檔案不受損壞，保持了檔案的完整性。

檔案管理的自動(dòng)化發(fā)展符合時(shí)代需要，是行業(yè)的必然趨勢(shì)。而醫(yī)院要投入大量資金、引進(jìn)科研人才進(jìn)行檔案管理自動(dòng)化部署。發(fā)展檔案管理自動(dòng)化，可以利用計(jì)算機(jī)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案在長(zhǎng)時(shí)間使用時(shí)容易出現(xiàn)破損情況，紙質(zhì)檔案的書寫過程中也很容易出現(xiàn)失誤，影響了檔案記錄效率。檔案管理的自動(dòng)化建設(shè)可以為檔案管理工作者減輕負(fù)擔(dān)，降低了工作難度。

3.5 提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力

檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力影響檔案管理工作的質(zhì)量。醫(yī)院對(duì)檔案管理人員要進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，請(qǐng)相關(guān)人士進(jìn)行授課，提升檔案管理人員的知識(shí)儲(chǔ)備和專業(yè)素養(yǎng)。同時(shí)要讓檔案管理人員與醫(yī)院各個(gè)科室交流溝通，了解他們對(duì)檔案的需求和意見，改進(jìn)管理工作上的不足，增強(qiáng)檔案管理人員的管理水平，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。

3.6 增強(qiáng)各個(gè)醫(yī)院的信息聯(lián)系

各個(gè)醫(yī)院由于在規(guī)模、醫(yī)療特色、服務(wù)對(duì)象方面存在差異，因此各個(gè)醫(yī)院都保存有獨(dú)家的醫(yī)療檔案。而為了促進(jìn)現(xiàn)代醫(yī)療的進(jìn)步，各個(gè)醫(yī)院之間要加強(qiáng)交流，對(duì)醫(yī)療檔案進(jìn)行資源共享，以此來推動(dòng)醫(yī)療技術(shù)發(fā)展。

3.7 創(chuàng)新服務(wù)方式，發(fā)揮檔案價(jià)值

醫(yī)院要?jiǎng)?chuàng)造更高的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，離不開醫(yī)學(xué)檔案的價(jià)值發(fā)揮，而發(fā)揮檔案價(jià)值的重要途徑就是創(chuàng)新服務(wù)方式。醫(yī)院檔案管理部門要根據(jù)醫(yī)院下發(fā)的任務(wù)進(jìn)行工作活動(dòng)，例如義診活動(dòng)、學(xué)術(shù)交流活動(dòng)等，拓寬自己的服務(wù)領(lǐng)域。同時(shí)要讓檔案管理工作與醫(yī)院各個(gè)科室聯(lián)系更加緊密，更好地為醫(yī)院醫(yī)療人員服務(wù)。例如將醫(yī)院的檔案整理細(xì)化，能更深層次開發(fā)檔案的價(jià)值，提取使用的醫(yī)療信息，為醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)提供更好的服務(wù)。

4 結(jié)語

醫(yī)院的檔案管理是現(xiàn)代醫(yī)院建設(shè)中的重要部分，進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的檔案管理可以提高醫(yī)院的工作效率，發(fā)揮檔案管理的價(jià)值。在醫(yī)院檔案管理模式的創(chuàng)新方面，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要協(xié)調(diào)檔案管理人員與各個(gè)科室醫(yī)務(wù)人員，探索醫(yī)院檔案管理的新模式，全面提升醫(yī)院的管理質(zhì)量。

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（收稿日期：2018-01-13）