運(yùn)用PDCA循環(huán)持續(xù)降低二級(jí)庫庫存率

沈靜妍 陸小華 錢春英

[摘要] 為降低二級(jí)庫庫存率，應(yīng)用PDCA循環(huán)法建立長效管理機(jī)制。通過健全醫(yī)用耗材二級(jí)庫管理制度、完善二級(jí)庫耗材領(lǐng)用流程、落實(shí)耗材管理獎(jiǎng)懲條例和開展規(guī)范化培訓(xùn)，二級(jí)庫庫存率得到明顯改善，從整改前的>9%調(diào)整到<6%。在處理階段，應(yīng)注重二級(jí)庫管理的持續(xù)整改，并做到定期反饋與溝通。實(shí)踐證明，采用PDCA循環(huán)能有效降低二級(jí)庫庫存率，持續(xù)改進(jìn)醫(yī)用耗材庫房管理，促進(jìn)臨床合理、便捷、有效使用耗材。

[關(guān)鍵詞] PDCA循環(huán)法；二級(jí)庫；庫存率

[中圖分類號(hào)] R197 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1672-5654（2018）02（c）-0091-02

醫(yī)用耗材是醫(yī)院開展診療服務(wù)而存儲(chǔ)的衛(wèi)生材料，是流動(dòng)資產(chǎn)的重要組成部分，是醫(yī)院進(jìn)行正常業(yè)務(wù)活動(dòng)不可或缺的物質(zhì)基礎(chǔ)。為降低二級(jí)庫庫存率，應(yīng)用PDCA循環(huán)法建立長效管理機(jī)制。PDCA循環(huán)理論即戴明循環(huán)理論包括計(jì)劃（Plan）、執(zhí)行（Do）、檢驗(yàn)（Check）、處理（Action）4大主要階段，在計(jì)劃的制訂和組織實(shí)施的過程中，按照PDCA循環(huán)4個(gè)階段周而復(fù)始地循環(huán)上升的一種管理工作程序，現(xiàn)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于醫(yī)療管理過程中[1]。應(yīng)用PDCA循環(huán)法對(duì)二級(jí)庫庫存率進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)，現(xiàn)將改進(jìn)效果報(bào)道如下。

1 計(jì)劃（Plan）階段

在現(xiàn)代醫(yī)院管理中，“零庫存”的提出，可以解決庫存管理中的部分浪費(fèi)現(xiàn)象，降低庫存管理成本，減少庫存占用資金，免去庫房存貨的一系列問題。因此，控制二級(jí)庫的庫存率，實(shí)現(xiàn)庫存量的最小化，以期實(shí)現(xiàn)耗材的精細(xì)化管理。

1.1 存在問題

2016年2月24～25日，組織全院各科室對(duì)二級(jí)庫進(jìn)行檢查盤點(diǎn)，將各二級(jí)庫分為五大部門：門、急診科、外科、兒科、內(nèi)科、婦科。各部門的庫存率分別為：15.39%、10.01%、9.69%、5.61%、5.53%。根據(jù)“二八”法則，門、急診科、外科、兒科三大部門庫存率較高，需重點(diǎn)關(guān)注，見表1。其中PICC門診、門診手術(shù)室、EICU、十三病區(qū)護(hù)理組、新生兒監(jiān)護(hù)室護(hù)理組這5個(gè)二級(jí)庫庫存率尤為突出，分別為：17.51%、16.74%、15.81%、11.20%、10.61%。

1.2 分析原因

結(jié)合該院實(shí)際情況分析，現(xiàn)階段耗材管理體系的不完善，對(duì)耗材的使用及管理有些松散。在耗材管理方面，將更多的精力放在了耗材采購時(shí)的價(jià)格控制上，從而忽略了日常的使用管理，導(dǎo)致耗材的大量消耗，采購量大。由于耗材管理不嚴(yán)，所以各個(gè)科室在耗材領(lǐng)用時(shí)沒有合理規(guī)劃，導(dǎo)致庫存積壓、耗材過期以及流失的現(xiàn)象。

1.2.1 二級(jí)庫的管理體系不完善 由于二級(jí)庫的管理體系不完善，缺少相應(yīng)的管理制度，臨床醫(yī)護(hù)人員在日常領(lǐng)用耗材時(shí)隨意性較大；同時(shí)對(duì)相關(guān)責(zé)任人的獎(jiǎng)懲措施不明確，二級(jí)庫庫存率的持續(xù)改進(jìn)工作不能得到很好的推進(jìn)。

1.2.2 各級(jí)醫(yī)護(hù)人員思想上不夠重視 未能充分認(rèn)識(shí)到二級(jí)庫庫存率的重要性，人員流動(dòng)性較大，二級(jí)庫庫房負(fù)責(zé)人更換頻繁，出現(xiàn)人為斷貨現(xiàn)象，部分庫房更屬于無人管理狀態(tài)；派低年資護(hù)士負(fù)責(zé)科室耗材的領(lǐng)用，由于其工作經(jīng)驗(yàn)不足，任意申領(lǐng)耗材，對(duì)科室耗材的使用量無預(yù)見性，又缺乏上級(jí)護(hù)士對(duì)其工作的嚴(yán)格審核，導(dǎo)致科室耗材的領(lǐng)用量過大。

1.2.3宣傳培訓(xùn)不到位 雖然在全院范圍內(nèi)的各大會(huì)議上多次提到二級(jí)庫管理的重要性，但是參加會(huì)議的多為科室負(fù)責(zé)人和護(hù)士長，在回科室傳達(dá)會(huì)議精神后，參與日常工作的醫(yī)護(hù)人員仍缺少主人翁意識(shí)。

1.2.4 信息系統(tǒng)功能不夠完善 在耗材申領(lǐng)系統(tǒng)中，耗材的名稱與臨床慣用的俗稱不一致，且申領(lǐng)人對(duì)包裝數(shù)量不熟悉，導(dǎo)致耗材的領(lǐng)用隨意性大；在耗材申領(lǐng)過程中，缺少監(jiān)管，當(dāng)領(lǐng)用量過大，或領(lǐng)用的耗材不是本科室需要的耗材時(shí)，沒有警示。

1.3 制定目標(biāo)

該院整個(gè)醫(yī)療服務(wù)過程中，醫(yī)用耗材的支出僅次于藥品，其管理直接影響到醫(yī)院的經(jīng)營效益。依據(jù)“零庫存”的管理要求，對(duì)五個(gè)重點(diǎn)二級(jí)庫進(jìn)行整改，在滿足臨床的使用需求及周轉(zhuǎn)情況下，實(shí)現(xiàn)二級(jí)庫的庫存量最小化，將庫存率控制在6.00%以下。

2 執(zhí)行（Do）階段

2.1 建立健全二級(jí)庫管理制度

制定《醫(yī)用耗材二級(jí)庫管理制度》，包括二級(jí)庫的耗材領(lǐng)用流程、耗材存儲(chǔ)、管理等內(nèi)容，并對(duì)二級(jí)庫庫房的責(zé)任主體和責(zé)任人做出了明確規(guī)定。落實(shí)獎(jiǎng)懲制度，將二級(jí)庫管理情況納入科室績效考核。

2.2 專人管理，制定個(gè)性化申領(lǐng)周期

各部門制定專人管理二級(jí)庫房，將人員信息包括姓名、聯(lián)系方式、工號(hào)、辦公電話上報(bào)庫房管理科，若人員有變動(dòng)的，需提前告知，經(jīng)庫房庫房管理科考核通過后，方可接手二級(jí)庫的管理工作。優(yōu)化庫房耗材品種[2]，將長期庫存下來的少部分有性能落后、產(chǎn)品過舊等問題的耗材，進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，作換貨、淘汰、置換等。同時(shí)，根據(jù)各科室的需求，定制個(gè)性化的申領(lǐng)周期，以控制庫存量。

2.3 開展多種形式的培訓(xùn)講座

邀請(qǐng)庫房管理方面的專家來院進(jìn)行授課，授課對(duì)象包括科主任、護(hù)士長、各二級(jí)庫管理員。庫房管理人員定期對(duì)各二級(jí)庫管理員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，并進(jìn)行考核，考核通過才能繼續(xù)任職。庫房管理人員每月隨機(jī)巡查二級(jí)庫，發(fā)現(xiàn)問題，現(xiàn)場指導(dǎo)改正。

3 檢查（Check）階段

建立健全醫(yī)用耗材二級(jí)庫管理制度，建立醫(yī)用耗材管理獎(jiǎng)懲條例，明確二級(jí)庫耗材的領(lǐng)用流程、申領(lǐng)周期，庫房管理科對(duì)耗材申領(lǐng)單進(jìn)行審核，對(duì)不合理的申領(lǐng)單進(jìn)行登記，并通知領(lǐng)用科室重新調(diào)整領(lǐng)用量[3]。庫房管理科每月隨機(jī)巡查二級(jí)庫，對(duì)發(fā)現(xiàn)問題的，提出整改意見。庫房管理科每月對(duì)各科室的領(lǐng)用量和庫存率進(jìn)行評(píng)價(jià)，每季度對(duì)領(lǐng)用量大且?guī)齑媛矢叩目剖疫M(jìn)行分析報(bào)告，上報(bào)職能管理部門，在院內(nèi)OA上進(jìn)行公示，并發(fā)給科室發(fā)放持續(xù)整改通知書。

4 處理（Action）階段

每月對(duì)庫存率沒有改善的二級(jí)庫房進(jìn)行分析討論，上報(bào)護(hù)理部，在院內(nèi)OA上公示，并給科室發(fā)放持續(xù)改進(jìn)整改通知書，要求科室對(duì)持續(xù)改進(jìn)通知書提出可行性整改方案，并經(jīng)科主任、護(hù)士長簽字后交庫房管理科，以便持續(xù)跟蹤整改效果。針對(duì)持續(xù)3個(gè)月整改效果不明顯的二級(jí)庫，到科室與科主任、護(hù)士長進(jìn)行面對(duì)面的溝通與交流，認(rèn)真聽取科室的困難與意見，對(duì)于科室難以解決的問題，共同尋求更好地解決方案[4]。如部分科室存在個(gè)別耗材使用量較少但必須使用的，由庫房與其他使用科室進(jìn)行協(xié)調(diào)，由多個(gè)使用科室平分一個(gè)包裝；對(duì)于專科專用的耗材，采購包裝量較大的，由采購中心與配送商進(jìn)行溝通，盡量提供最小的獨(dú)立包裝。

5 結(jié)果

2016年7月12～13日，對(duì)二級(jí)庫進(jìn)行檢查盤點(diǎn)，5大部門：門、急診科、外科、兒科、內(nèi)科、婦科的庫存率從：15.39%、10.01%、9.69%、5.61%和5.53%分別降為：5.81%、5.72%、5.51%、5.21%和5.08%，見表1。5個(gè)重點(diǎn)二級(jí)庫：PICC門診、門診手術(shù)室、EICU、十三病區(qū)護(hù)理組、新生兒監(jiān)護(hù)室護(hù)理組的庫存率從：17.51%、16.74%、15.81%、11.20%、10.61%分別降為：5.97%、5.86%、5.79%、5.82%和5.71%，見表2。

目標(biāo)達(dá)成率=（改善后-改善前）/（目標(biāo)值-改善前）×100%=（5.446%-9.246%）/（6.00%-9.246%）×100%=117.07%。

進(jìn)步率=（改善前-改善后）/改善前×100%=（9.246%-5.446%）/9.246%=41.10%。

6 討論

PDCA循環(huán)不是一次性的質(zhì)量管理行為，可能一次循環(huán)解決了一部分問題，取得了一定的效果，或許仍有一些問題尚未解決或者又出現(xiàn)一些新的問題[5]。在下一個(gè)PDCA循環(huán)，將討論如何運(yùn)用信息系統(tǒng)的手段，對(duì)各二級(jí)庫的耗材領(lǐng)用量進(jìn)行干預(yù)，優(yōu)化耗材管理流程，從而有效控制二級(jí)庫的庫存率的問題。通過運(yùn)用PDCA循環(huán)，對(duì)二級(jí)庫管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行有效管理，每一次PDCA循環(huán)能使醫(yī)用耗材的管理不斷規(guī)范化，從而有效提高醫(yī)用耗材管理水平，促進(jìn)臨床合理、便捷、有效使用耗材。

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[3] 鄒秋瓊，任俊，周振海.運(yùn)用PDCA循環(huán)持續(xù)改進(jìn)臨床用血申請(qǐng)單審核[J].現(xiàn)代醫(yī)院，2016，16（4）：562-564.

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[5] 王遠(yuǎn)香，黃志紅，劉潤梅.PDCA在兒科重癥監(jiān)護(hù)室優(yōu)質(zhì)護(hù)理服務(wù)中的應(yīng)用[J].當(dāng)代護(hù)士，2017（4）：183-185.

（收稿日期：2017-11-21）