工程檔案收集移交中的問題及對策

李篤臣

【摘要】經(jīng)濟的快速發(fā)展使得人們的生活發(fā)生了很大的改變，信息技術、網(wǎng)絡技術在人們生活中的作用越來越大，在檔案收集管理工作方面也是如此。工程檔案對以后的城市規(guī)劃和工程擴、改、修建都具有重要的參考意義。但在實際的檔案管理工作中，工程檔案的收集與移交工作存在很多問題，本文對這些問題進行了詳盡的分析研究，并提出了具有針對性的改進對策，對提高工程檔案的管理水平具有一定的實際意義。

【關鍵詞】工程檔案；收集；移交

【中圖分類號】TU984

【文獻標識碼】A

住建部與各省市建設部門對工程資料管理工作都非常重視，多次強調(diào)要做好工程資料的收集和移交管理工作，明確指出：任何一項工程如果工程資料不符合標準規(guī)定，則判定該項工程不合格，對工程質(zhì)量具有否決權(quán)，因此，一定要做好工程檔案的收集、移交管理工作，保障工程檔案真實完整。

1、工程檔案的概況

1.1工程檔案的含義

工程檔案主要是指在工程建設活動中，從前期的準備、設計、施工管理到后期的竣工驗收，這段時間內(nèi)所產(chǎn)生的有價值的圖文及聲像資料，并對這些資料加以收集和整理，作為檔案予以保存。

1.2工程檔案具有的作用

首先，工程檔案就是對于該項工程技術和經(jīng)驗的總結(jié)。由于在工程建設的過程中，不斷有新的方案和技術投入使用，所以工程檔案也是在不斷更新變化中，但是因為有了這些檔案，使得工程項目的發(fā)展過程具有非常清晰的脈絡，尤其到了后期工程的保養(yǎng)和改建，都需要利用工程檔案，來進行設計施工。其次，工程檔案是重建的主要依據(jù)。由于工程項目在建設完成以后，可能在投入使用的過程中出現(xiàn)一些災害、損毀，需要重新修復才能繼續(xù)使用，這個時候就需要該項工程前期的檔案作為依據(jù)，來進行施工。

2、解決工程項目檔案收集的要點

2.1加強檔案收集工作重要性的意識

眾所周知，在一個單位中，是否對一個工作重視，與領導有很大的關系，領導重視的部門就會增加人力和財力的支持，進而提升這一部門的工作質(zhì)量。只要領導重視檔案收集和整理工作，那么就會將更多的人力、物力和財力分到檔案管理部門，配合檔案部門的工作，才能將工程項目檔案工作完成的更快更好。而如何加強對檔案收集工作的關心和重視又是發(fā)展好檔案收集工作的關鍵性所在，要增強一個單位中領導對檔案工作的關注程度，讓領導意識到這一工作的重要性，要了解檔案工作人員工作的重要地位，肯定他們的工作能力和成果，向其他崗位的人宣傳檔案資料的重要性，讓大家一起積極配合檔案收集工作。

2.2完善相關的檔案管理制度

一般的工程建設單位，在項目的工程準備、監(jiān)理、施工、竣工及竣工驗收等環(huán)節(jié)，大都沒有設立獨立的內(nèi)部檔案管理機構(gòu)，因此，并沒有單獨的工作人員來負責這一方面的任務，人員流動性很大，這樣以來，對工程項目的檔案收集完整度和整理帶來很大的弊端。因此，各單位為解決這一問題，均應設立專門的檔案管理機構(gòu)，分配專門的工作人員貫穿工程建設的全過程來完成這一任務。其次，還應該依照國家建設工程檔案管理和建設工程質(zhì)量管理相關法規(guī)，結(jié)合當?shù)爻墙n案管理機構(gòu)歸檔和整理要求，制定本單位相關的規(guī)章制度來規(guī)定檔案收集資料的標準，制定出相關的標準來去檢驗資料收集的質(zhì)量問題，一旦發(fā)現(xiàn)與標準有出入的地方就要及時的改正。

3、工程檔案移交工作中的問題及對策

3.1工程檔案移交問題。主要由以下幾點：

（1）檔案資料移交不及時。住建部《城市建設檔案管理規(guī)定》和《建設工程文件歸檔規(guī)范GB/T50328-2014》規(guī)定“工程竣工驗收后3個月內(nèi)，應向當?shù)爻墙n案管理機構(gòu)移交一套符合規(guī)定的工程檔案”，在實際的檔案管理工作中，工程檔案的移交工作受到多方面的影響，造成了檔案資料移交不及時的問題。主要是因為工程檔案資料缺失和不齊全、移交整理不規(guī)范，無法按時進行組卷移交，造成檔案管理機構(gòu)不能及時接收建設工程檔案。（2）各級檔案管理機構(gòu)從業(yè)人員配置不足。不同地域的城市建設和管理以及發(fā)展差異，尤其在工程檔案管理一線崗位，受人員編制影響，工程資料驗收人員少，配置不符合《地方各級檔案人員編制標準》，導致檔案資料驗收各個環(huán)節(jié)人員工作強度增大、驗收質(zhì)量下降、辦理時限延長。（3）檔案管理人員專業(yè)能力不強，檔案管理法規(guī)意識淡薄，對檔案移交工作不重視。某些檔案管理從業(yè)人員初學專業(yè)與檔案管理不符，檔案法規(guī)意識不強的人員，對檔案的移交工作不重視，工程檔案觀念不強，導致了工程檔案移交工作不能順利開展。很多單位只注重工程建設進度以及檔案資料的收集整理，而對工程檔案資料的移交和審核流程卻沒有給予足夠的重視，工程檔案的管理人員也就很難進行良好的工程檔案移交工作，導致檔案資料移交時缺項、整改內(nèi)容偏多，造成移交時限延長。

3.2工程檔案移交對策

在實際工作中，我們認為有如下幾點：（1）加大檔案法規(guī)宣傳，強化檔案移交的時間概念。首先，要利用城建檔案信息網(wǎng)站或平臺、媒體和工程開工前期進行立項以及規(guī)劃選址階段，進行檔案法規(guī)、歸檔范圍、移交流程等信息宣傳，檔案管理機構(gòu)就檔案移交事項進行業(yè)務指導，實行檔案移交或整改事項一次性告知制度。二是加大執(zhí)法監(jiān)督，在檔案管理人員中強化檔案移交的時間概念，促使檔案管理人員有一種時間上的緊迫感，從而能夠保障檔案管理人員的工作具有較高的效率。其次，要求檔案管理人員檔案資料的收集、整理過程中更加認真，確保資料一次性收集齊全，從而避免由于資料缺失，影響檔案資料的按時移交。（2）檔案管理機構(gòu)要積極與編制部門溝通，根據(jù)當?shù)爻墙n案管理需要，按照《地方各級檔案人員編制標準》編制人員配備到位，人員規(guī)模、結(jié)構(gòu)滿足工作開展需求，提高檔案移交審核及接收時效。（3）強化業(yè)務交流和培訓。一是檔案管理機構(gòu)應定期組織建設單位和相關業(yè)務人員進行業(yè)務交流和專業(yè)培訓，采取檔案專業(yè)人員繼續(xù)教育、外出培訓、網(wǎng)絡授課等形式，強化檔案管理人員的法規(guī)意識，提高檔案移交業(yè)務技能。二是按照《建設工程文件歸檔規(guī)范GB/T50328-2014》規(guī)定的建設工程文件歸檔范圍和歸檔質(zhì)量要求，制定完善的移交和接收流程，通過對檔案管理人員進行系統(tǒng)全面的檔案管理培訓學習，不斷提升城建檔案隊伍素質(zhì)，培養(yǎng)檔案管理人員充分認識建設工程檔案收集移交的重要意義。

結(jié)語：

綜上所述，在實際的檔案管理工作中，工程檔案的收集、移交是一項復雜程度高、工作量大、非常繁瑣的系統(tǒng)工作，這就對從事工程檔案管理的工作人員提出了較高的要求。本文對工程檔案收集、移交中存在的問題進行了詳盡的分析研究，根據(jù)存在的問題提出了具有針對性的改進對策，希望對從事工程檔案管理的相關人員有一定的啟發(fā)，進而促進工程檔案管理水平的不斷提高。

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