竣工資料編制與歸檔的內(nèi)容及問題

李先娜 浦項

【摘要】建筑工程竣工檔案資料真實地反應(yīng)了施工的整個過程，與建筑施工同進度相結(jié)合。項目交付使用后，竣工資料是唯一可查詢與工程實際施工過程有關(guān)的書面資料，是項目交付使用以后進行生產(chǎn)運營、維修、改造擴建等的必查文件資料，也是工程建設(shè)進行竣工驗收的必備文件。因此，將建設(shè)單位資料、施工資料、監(jiān)理資料歸檔成一套完整的竣工檔案資料，意義重大。本文根據(jù)作者的檔案資料管理經(jīng)驗分析和總結(jié)了工程施工資料的編制內(nèi)容及方法，以及竣工資料整理及歸檔存在的主要問題。

【關(guān)鍵詞】資料；竣工圖；整編；歸檔

現(xiàn)如今，建設(shè)單位的開發(fā)定位都是住宅小區(qū)，辦公樓、商住一體化的多功能購物商圈等規(guī)劃相對較大的項目，以上建筑工程一般都具有建設(shè)規(guī)模大、建設(shè)周期長、參建單位多的特點，按照單位工程編制施工資料，內(nèi)容很繁瑣，過程很復(fù)雜，在施工過程當中進行檔案資料期間、進行原材料、構(gòu)配件的復(fù)試等難免會出現(xiàn)一些與工程實際不對應(yīng)等相關(guān)問題，因此，如何進行竣工資料的整編和歸檔一直是建筑工程界的一個難題，檔案資料還是進行星海杯、世界杯、省優(yōu)質(zhì)結(jié)構(gòu)主體、省優(yōu)質(zhì)主體、魯班獎、綠色建筑工程等一系列獎項的必備文件，是獲獎工程的充分體現(xiàn)。

1、工程施工資料的編制內(nèi)容

1.1原始資料的收集

資料收集可分為兩大類進行：第一包括：按照各單位工程整理施工過程中的檢驗批、分項、子分部、分部、單位工程質(zhì)量驗收記錄、第二包括：開工報告；各參建單位管理人員、單位資質(zhì)、材料、設(shè)備、構(gòu)配件的報驗；施工組織設(shè)計、專項施工方案等報審。在進行資料收集時檔案應(yīng)按照DB21/1234-2003《遼寧省建筑工程施工質(zhì)量驗收實施細則》、B21/T1342-2004《遼寧省建筑工程文件編制歸檔規(guī)程》、DB21/T1212-2001《建設(shè)工程監(jiān)理檔案編制規(guī)程》以上歸檔標準進行整理，要做到及時全面、系統(tǒng)完整。資料的編制要按照各分部分項分別整理做到有條理，以便查找?？⒐w檔資料是工程項目竣工驗收的重要前提，從施工開始在整個施工過程中應(yīng)完整的積累和保管。

1.2 竣工圖的編制

（1）凡按設(shè)計圖紙施工沒有變動的，則由施工單位在原施工圖上加蓋竣工圖章后，即作為竣工圖歸檔。（2）凡在施工中雖有一般性設(shè)計變更，但能將原施工圖加以修改補充作為竣工圖的，可不重新繪制，由施工單位負責(zé)在原施工圖（必須是新藍圖）上注明修改的部分，并附以設(shè)計變更通知單和施工說明，加蓋竣工圖章后，即作為竣工圖。（3）凡平面布置、結(jié)構(gòu)形式、工藝、以及有其他重大改變，應(yīng)重新按照實際施工繪制竣工圖，施工單位負責(zé)在新圖上加蓋竣工圖章并附以有關(guān)記錄說明，作為竣工圖。重大的改建、擴建工程涉及原有工程項目變更時，應(yīng)將相關(guān)項目的竣工圖資料統(tǒng)一整理歸檔，并在原圖案卷內(nèi)增補必要的說明。（4）竣工圖一定要與實際情況相符，竣工圖要經(jīng)承擔施工的技術(shù)負責(zé)人、總監(jiān)理工程師審核簽認。

2、竣工資料整編歸檔存在的主要問題

2.1 不重視竣工資料的整編工作

在施工過程中，參建各方將更多的精力都放到了工程施工上，抓工程質(zhì)量、抓工程進度、抓工程成本、抓工程安全、抓關(guān)鍵目標的實現(xiàn)。而工程資料被整個項目部定位只是一個小內(nèi)業(yè)，往往被整個項目部忽視，等工程快要竣工了，才開始安排相關(guān)專業(yè)資料員，加班加點進行突擊。由于施工過程資料的嚴重不足，靠后天的“閉門造車”是難以達到滿意的效果的。由此可見，竣工資料整編工作能否作好，主要取決于公司及項目部主管領(lǐng)導(dǎo)的經(jīng)驗及重視程度。對于成熟的房地產(chǎn)企業(yè)或者建筑企業(yè)來說對竣工資料整編的重視是一個必然的工作。

2.2 某些施工管理文件存在原件不齊全的現(xiàn)象

某些項目中還存在個別設(shè)計單位、監(jiān)理公司、開發(fā)商下發(fā)的施工管理相關(guān)的重要文件，各參建單位對文件存檔的不重視，發(fā)送的時候就是復(fù)印件沒有原件，難以滿足建筑工程質(zhì)量標準中規(guī)定的“竣工資料中不允許出現(xiàn)復(fù)印件”的要求。

2.3工程竣工驗收工作報告編寫不符合規(guī)范要求

工程驗收工作報告未按照遼寧省規(guī)定的編制大綱編寫，一些主要章節(jié)內(nèi)容編制不詳細、不完整，驗收報告附件不齊全，現(xiàn)場經(jīng)驗與建議內(nèi)容章節(jié)無核心和實質(zhì)的東西。

2.4竣工圖編制不完整問題

某些項目在做竣工圖紙的時候投機取巧，圖方便會抄襲某其他項目的設(shè)計圖圖紙作為本項目的竣工圖，還有的施工單位在工程進行了結(jié)構(gòu)等設(shè)計變更的情況下，未重新繪制或重新標明更改內(nèi)容，繼續(xù)使用原施工圖加蓋竣工圖章作為竣工圖；導(dǎo)致竣工圖紙不完整，不正確，給將來的查閱必將造成不必要的麻煩。還有的情況是新繪制的竣工圖線條不均勻、圖面不整潔、字跡不清楚；竣工圖章制作不規(guī)范，蓋章不完整，參與編制人員簽字欄不齊全。

3、加強竣工資料編制與歸檔管理的經(jīng)驗方法

3.1 首先做好工程開工前項目必備資料的準備工作

（1）填寫和準備工程開工必備的資料。①施工技術(shù)準備文件：施工組織設(shè)計；技術(shù)交底；圖紙會審記錄；施工日志；開工報告；參建單位進場人員、單位資質(zhì)證件等；施工組織設(shè)計；安全施工組織設(shè)計。②施工現(xiàn)場資料：工程定位測繪資料；以上前期資料準備齊全后就找項目建設(shè)監(jiān)理單位辦理簽字、蓋章、審核的手續(xù)。

（2）按照相應(yīng)專業(yè)分類存放資料。按照各個單位工程、分部工程、分項工程、檢驗批質(zhì)量驗收記錄、隱蔽工程分類存放，以便日后竣工資料的整理，以上要求施工單位資料員及時報送監(jiān)理工程師簽字審核，然后在資料收集過程中要按照地方城建檔案館建筑工程竣工資料檢查清單的歸檔要求事先做好分類歸檔。對于施工中與開發(fā)商、監(jiān)理或者材料供應(yīng)單位等相關(guān)單位的來往資料雖不歸檔，也應(yīng)分類整理；對于用于施工中的各種表格分編號、分類別放好，便于使用時拿取，或上級主管部門檢查時查閱。

3.2 檔案資料的整編與進度計劃同步

檔案資料的整編與施工進度計劃必須同步進行，在整個施工過程中要保證檔案資料的完整性，另一方面也可及時發(fā)現(xiàn)問題及時解決，如發(fā)現(xiàn)“原件不齊全”、“簽證資料不齊全”“材料進場或材料復(fù)試實驗不合格”等問題，可以現(xiàn)場及時糾正解決，并補充完善。做到工程內(nèi)業(yè)與外業(yè)的同步，以便做好現(xiàn)場隱蔽工程記錄，嚴格要求做好工程檔案資料。

在現(xiàn)在的工程項目中，竣工資料的整編和歸檔，是工程建設(shè)中一項非常重要的工作。近幾年國家對建設(shè)工程驗收制度進行改革，將竣工檔案列為專項單獨進行檔案初驗，從而對這項工作提出了更高的質(zhì)量要求。