加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化的探索與實(shí)踐

賀劍萍

摘要：檔案信息化管理是科學(xué)技術(shù)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是衡量一個(gè)單位管理水平的一個(gè)重要尺度。檔案管理信息化是當(dāng)今計(jì)算機(jī)技術(shù)靈活應(yīng)用在在檔案管理工作中，所謂信息化就是把傳統(tǒng)的紙介質(zhì)的檔案信息通過(guò)電子計(jì)算機(jī)將其轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息進(jìn)行管理，檔案信息化管理是科學(xué)技術(shù)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是衡量一個(gè)單位管理水平的一個(gè)重要尺度。企業(yè)要跟上時(shí)代的步伐，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的大潮中立于不敗之地，就必需實(shí)行檔案信息化管理。

關(guān)鍵詞：技術(shù)發(fā)展；自動(dòng)化檢索；檔案管理信息化； 工作效率；社會(huì)效益

當(dāng)今檔案信息化管理，是在檔案信息資源的保存、處置、管理和提供利用等活動(dòng)中，將充分運(yùn)用現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)技術(shù)和磁介質(zhì)存貯技術(shù)，這樣能將檔案信息工作效率和社會(huì)效益有效提高。隨著廣泛應(yīng)用的計(jì)算機(jī)技術(shù)及日益普及辦公自動(dòng)化的，檔案管理信息化逐漸成為當(dāng)今檔案管理面臨的新課題。一個(gè)企業(yè)檔案工作開(kāi)展的順利與否，能否適應(yīng)檔案信息科學(xué)技術(shù)發(fā)展，跟上檔案信息化建設(shè)的步伐，已成為企業(yè)檔案工作的成敗的關(guān)鍵，本文根據(jù)單位檔案信息化方面的實(shí)際情況，簡(jiǎn)單闡述了作者對(duì)檔案管理信息化工作比較粗淺的認(rèn)識(shí)。

一、主要內(nèi)容

（一）數(shù)字化的檔案信息

檔案管理信息化的基礎(chǔ)是檔案信息的數(shù)字化，其它環(huán)節(jié)都建立在檔案信息數(shù)字化的基礎(chǔ)之上。我們常用的檔案的管理主要是以紙質(zhì)檔案管理為主，對(duì)于信息化的管理要求把這些紙介質(zhì)的信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息。一方面為了方便通過(guò)計(jì)算機(jī)直接管理，我們需要把傳統(tǒng)的檔案通過(guò)電子掃描轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，而另一方面在以后在日常工作中，我們可以實(shí)行無(wú)紙化辦公，需要存檔的文件及材料都以電子版的形式為主，確保今后在檔案接收時(shí)就實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。

（二）檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用

傳統(tǒng)的檔案服務(wù)主要采用面對(duì)面的形式，即服務(wù)對(duì)象必須親自到檔案室檢索、查閱、辦理借閱手續(xù)。這樣不僅效率低，而且也給管理人員和借閱人員帶來(lái)諸多不便。實(shí)現(xiàn)以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息化管理以后，借閱者可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提交申請(qǐng)，管理人員通過(guò)網(wǎng)絡(luò)審核后即可按規(guī)定借閱，借閱者無(wú)須親臨檔案室，這給服務(wù)對(duì)象無(wú)疑帶來(lái)了極大的方便，對(duì)異地和出差在外的人尤其如此。這樣必然會(huì)使工作效率和檔案的利用率大大提高。

（三）檔案的自動(dòng)化檢索

在以往的檔案管理方式中檢索是依賴(lài)大量的檔案檢索卡片進(jìn)行的，走進(jìn)閱覽室首先看到的是一大排的卡片柜，借閱者要在大量的卡片中檢索出需要的信息其效率必然是很低的。有時(shí)還無(wú)法找到所需的檔案資料，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)工。通過(guò)客戶(hù)端從數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行檢索數(shù)據(jù)，其效率及速度是傳統(tǒng)檢索工具不能達(dá)到的。另外還可以在基于Web 方式的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上建立這種自動(dòng)化檢索方式，用戶(hù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)檢索即快捷又方便。

二、檔案管理信息化面臨的問(wèn)題

檔案管理信息化發(fā)展與建設(shè)涉及到檔案管理人員的基本素質(zhì)、企業(yè)的管理水平及企業(yè)的資金投入等多方面的問(wèn)題，我們?cè)跈n案管理信息工作上要做到統(tǒng)籌兼顧、全面考慮。

（一）檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)

檔案人員素質(zhì)的高低與否直接影響到檔案管理信息化的管理水平，檔案信息管理的不斷完善及優(yōu)化的過(guò)程，也是檔案管理人員技術(shù)水平提高的過(guò)程。檔案管理人員的素質(zhì)是做好檔案信息化建設(shè)工作的最重要的因素之一。我們要實(shí)現(xiàn)檔案信息的科學(xué)化、規(guī)范化必須加強(qiáng)檔案人員的繼續(xù)教育，通過(guò)培訓(xùn)學(xué)習(xí)使他們掌握檔案信息的新知識(shí)、新技能，以滿(mǎn)足工作的要求。計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案領(lǐng)域的成功應(yīng)用是檔案信息化管理的核心。所以，對(duì)于檔案管理人員不僅要熟練掌握傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)，還必須熟練掌握電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，必須學(xué)會(huì)把現(xiàn)代化手段應(yīng)用于檔案信息管理實(shí)踐中。檔案信息化建設(shè)需要有業(yè)務(wù)熟練、精干的技術(shù)隊(duì)伍作后盾。

（二）領(lǐng)導(dǎo)的高度重視

對(duì)于實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理需要企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)的重視，同意在資金、設(shè)備、人員等方面大力支持檔案信息化建設(shè)的工作，并把檔案信息化管理工作，納入本企業(yè)的重點(diǎn)工作范圍內(nèi)，從各方面關(guān)心檔案信息化工作的進(jìn)程。對(duì)于主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)也要負(fù)責(zé)任，對(duì)于日常的工作開(kāi)展要常問(wèn)，了解檔案工作現(xiàn)狀，提出工作要求、布置任務(wù)，指導(dǎo)檔案部門(mén)按照規(guī)定開(kāi)展工作，工作中出現(xiàn)的困難及存在和問(wèn)題及時(shí)幫助協(xié)調(diào)解決。只有領(lǐng)導(dǎo)重視，才能提高全員意識(shí)，把檔案信息化建設(shè)各方面的工作真正落到實(shí)處。

（三）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程關(guān)鍵，而軟硬件設(shè)施是實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的基本條件，是檔案信息資源電子化轉(zhuǎn)換及信息存貯和開(kāi)發(fā)利用的基礎(chǔ)所在。這就要求企業(yè)投入足夠的資金購(gòu)置必要的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備和應(yīng)用軟件，同時(shí)配套的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)也是必不可少的。這樣才能為檔案信息的轉(zhuǎn)換、傳輸和資源共享提供必要的基礎(chǔ)設(shè)施保障。

（四）各項(xiàng)規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建立

檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)是規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的完整。對(duì)于檔案管理工作我們要廣泛采用適應(yīng)信息化的新規(guī)章、新標(biāo)準(zhǔn)。另一方面要根據(jù)本單位的實(shí)際情況制定出適合自己?jiǎn)挝粰n案信息化管理的規(guī)章制度，包括我們主張推行無(wú)紙化辦公和電子文件歸檔、計(jì)算機(jī)管理和檔案檢索，以及庫(kù)房的管理等。要將這些新的規(guī)章制度建設(shè)置于企業(yè)發(fā)展的大背景之下研究，不斷的審查、完善原有規(guī)章制度，使我們建立的規(guī)章制度能夠適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展和工作的需要。

（五）新舊管理方式的轉(zhuǎn)變

檔案信息化管理的推行，存在一個(gè)由傳統(tǒng)模式向電子化模式轉(zhuǎn)變的過(guò)程，在該過(guò)程中要始終保證我們?nèi)粘n案管理工作的正常開(kāi)展，不因?yàn)楣ぷ鬟^(guò)渡出現(xiàn)影響檔案的保存和利用發(fā)生。在過(guò)渡階段采取雙軌制是較為合適的方法，在一定時(shí)間內(nèi)同時(shí)存在兩種管理模式，直到新的模式能能夠正常取代舊的模式。

（六）檔案資源的安全問(wèn)題

對(duì)于實(shí)行檔案信息化管理過(guò)程中存在各種安全的問(wèn)題。首先是軟、硬件的安全，比如記錄檔案存貯介質(zhì)的安全性及相關(guān)軟件系統(tǒng)的可靠性等。再就是檔案信息管理方面的安全，即檔案信息通過(guò)不同方式被外界獲得等。對(duì)于前一種安全問(wèn)題我們可以通過(guò)技術(shù)手段來(lái)解決，比如設(shè)計(jì)檔案管理系統(tǒng)時(shí)充分考慮到系統(tǒng)的安全性，把它作為一個(gè)重要的指標(biāo)，光盤(pán)備份異地存放等。后一種安全問(wèn)題不僅要靠技術(shù)手段，還要依靠完備的規(guī)章制度和檔案管理人員的責(zé)任心和防范意識(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)的規(guī)章制度，避免因檔案管理人員失誤而導(dǎo)致機(jī)密信息的泄漏。

三、結(jié)語(yǔ)

檔案信息化的建設(shè)，促使經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益是明顯的。首先是檔案轉(zhuǎn)換成電子文檔后，不僅可以大大提高查閱效率，按規(guī)定銷(xiāo)毀部份紙質(zhì)文檔后還大大節(jié)省了存貯空間，從而有效地解決了長(zhǎng)期以來(lái)令人頭痛的檔案脹庫(kù)問(wèn)題。檔案信息化管理是科學(xué)技術(shù)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是衡量一個(gè)單位管理水平的一個(gè)重要尺度。企業(yè)要跟上時(shí)代的步伐，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的大潮中立于不敗之地，就必需實(shí)行檔案信息化管理。

參考文獻(xiàn)

[1]信息化時(shí)代下檔案管理創(chuàng)新及發(fā)展探討[J]. 任思忞. 人力資源管理. 2017（07）

（作者單位：勝利石油管理局有限公司供水分公司）