淺談高校外事檔案管理工作

孫梅霞

摘要：高校外事檔案的管理工作對高校的對外交流及高校自身的發(fā)展有著重要意義，傳統(tǒng)的檔案管理已不能滿足目前高校發(fā)展的要求。本文對高校存在的問題及管理措施進(jìn)行了論述。

關(guān)健詞：高校；外事檔案；管理工作

中圖分類號：G648文獻(xiàn)標(biāo)識碼：B文章編號：1672-1578（2017）12-0008-01

隨著信息時代的來臨，高校外事檔案的重要性也日漸凸現(xiàn)出來。外事檔案是外事活動中直接形成的具有保存價值文件材料，外事檔案是一種歷史資料，更是一種信息資源。因此，如何更為有效地利用這種資源成為外事檔案工作發(fā)展的關(guān)鍵。

1.高校外事檔案管理存在的問題

1.1高校外事檔案資料收集還有待提高。在高校外事檔案管理中，外事檔案收集工作非常重要，外事檔案收集的完整與否，直接影響到今后工作的順利進(jìn)行。比如：留學(xué)生錄取信息、留學(xué)生成績單、在校期間的各種獎勵情況，都是很不齊全的，在加上有些活動我們又不是很掌握。因此，在收集檔案資料還應(yīng)繼續(xù)下基層，多了解一些各學(xué)院的活動，掌握他們的動向，更好的發(fā)揮檔案作用上下功夫，對檔案收集不齊全的現(xiàn)象，也說明我們對檔案宣傳不夠，各部門的重視成度都還不夠，我們今后要加強(qiáng)檔案收集力度，提高工作態(tài)度和積極性責(zé)任心，把移交工作和工作人員的年度考核掛鉤，每年底對不移交檔案的部門掛到校園網(wǎng)，提出全校點(diǎn)名批評，提高他們的歸檔意識和積極主動性。

1.2健全各項(xiàng)管理體制。許多事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理不重視，沒有配置較好的檔案硬件設(shè)施，也忽視對外事檔案工作人員的培養(yǎng)。檔案管理人員沒有經(jīng)過定期系統(tǒng)的培訓(xùn)，缺乏理論知識，管理水平欠缺，難以保持較高的綜合素質(zhì)，無法滿足現(xiàn)階段的社會需要。在信息化飛速發(fā)展的當(dāng)今社會，事業(yè)單位外事檔案管理工作存在的諸多問題使檔案管理日趨落后，缺少信息化的管理手段，阻礙了外事檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展和進(jìn)步。外事檔案的檢索有兩種形式，分別是計(jì)算機(jī)檢索和手工檢索。計(jì)算機(jī)檢索的效率明顯高于手工檢索，但是事業(yè)單位對硬件設(shè)施投入資金不夠，使得大部分事業(yè)單位仍在采用手工檢索的方式工作，工作效率難以提高。

1.3轉(zhuǎn)變外事檔案管理方式。近年來外事檔案利用效率有所提高，由于外事合作項(xiàng)目不斷增加，對外辦學(xué)逐年遞增，還有孔子學(xué)院一些援外教師，學(xué)生的交換生等外事活動中產(chǎn)生的全部檔案數(shù)據(jù)、材料和信息資源應(yīng)用非常廣泛?？涩F(xiàn)階段的外事檔案管理普遍存在輕利用的現(xiàn)象，外事檔案管理只是處于進(jìn)行檔案材料的收集、整理以及保管的簡單模式上，工作上是"你調(diào)我查"，呈現(xiàn)一種消極、被動的狀態(tài)，就算是利用外事檔案，也是在有限的范圍內(nèi)利用，只有當(dāng)需要的時候，才找上門利用檔案，外事檔案利用工作一直處于被動狀態(tài)，降低了外事檔案的利用價值。當(dāng)今，轉(zhuǎn)變外事檔案管理是我們工作的重中之重，把轉(zhuǎn)變工作落實(shí)到實(shí)處。提高檔案管理人員工作積極性和主動性，要有主人翁的責(zé)任感，把以往的等人進(jìn)門，轉(zhuǎn)變成主動送上門，經(jīng)常同各基層取得聯(lián)系，了解他們的需求，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，使檔案工作服務(wù)到位。

2.加強(qiáng)外事檔案管理的措施

2.1加強(qiáng)外事檔案管理人員培訓(xùn)。強(qiáng)化外事檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。提高外事檔案管理員的實(shí)際操作技能和業(yè)務(wù)指導(dǎo)能力。同時，強(qiáng)化外事檔案保密制度，對外事檔案的特殊性，保密性比其他類檔案要求更高，因此，在執(zhí)行一般檔案的保密制度時還必須對外事檔案的保密制度進(jìn)行強(qiáng)化。對密級的外事檔案要進(jìn)行單獨(dú)保管，明確開放利用范圍，嚴(yán)格把關(guān)查閱審批，使保密工作萬無一失。

2.2制定外事檔案材料收集程序，確保材料收集完整。檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)各項(xiàng)外事活動的特點(diǎn)，制定相應(yīng)的外事檔案材料收集程序，并嚴(yán)格監(jiān)督其執(zhí)行過程。比如要舉辦一場國際間的學(xué)術(shù)交流會，邀請大批各國學(xué)術(shù)專家，那么外事檔案文件材料的收集就可以先進(jìn)行會議現(xiàn)場的視頻錄像，以記錄整個會場的真實(shí)原貌，此外收集會議現(xiàn)場發(fā)放的各項(xiàng)文稿、圖表等有關(guān)資料，最后對參與會議的各國專家進(jìn)行專訪，以建立完整的外事檔案資料體系。

2.3重視外事檔案的聲像檔案收集。外事檔案的聲像檔案的收集工作，主要包括外事考查的一些照片、錄音、錄像等材料，特別是合作辦學(xué)的各種協(xié)議和起草的各項(xiàng)文件。省市領(lǐng)導(dǎo)來?？疾榈囊恍┯姓滟F價值的照片、講話，要求移交人員要在照片、錄像資料上加附注，加以說明具體情況。在對留學(xué)生的檔案資料中從入學(xué)到畢業(yè)全部在校期間的活動情況全部歸入個人檔案中。建立合理的聲像檔案管理制度，明確歸檔范圍，并落實(shí)責(zé)任。將聲像檔案需具備的六要素制成表格，讓攝錄像人員完成時進(jìn)行填寫，避免聲像檔案殘缺不全。還有對外事活動的部門配備必要的數(shù)碼攝錄像設(shè)備和儲存設(shè)備，以保證外事聲像檔案的質(zhì)量。

2.4做好高校外事檔案的日常管理。外事日常管理工作，它包括高校與國外團(tuán)體或個人在學(xué)術(shù)交往、科研合作、人才交流等合作中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等。現(xiàn)階段，高校外事檔案的主要內(nèi)容和形式有：接待國（境）外來訪人員工作中的往來信函、日程安排、簽署協(xié)議、照片錄像及互贈禮品等；招聘外籍教師工作中一些文件及批復(fù)、聘用合同以及邀請函等。如何做好日常管理工作，就要求我們工作人員有較強(qiáng)事業(yè)心和積極向上的工作熱情，在檔案收集、整理、立卷、借閱上做好管理，嚴(yán)格履行檔案借閱制度和審批手續(xù)，做好檔案保管工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]金愛新.高校檔案管理工作中存在的問題與對策分析[J]辦公室業(yè)務(wù)2017.09

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