基于聲像檔案管理強(qiáng)化談企業(yè)科技發(fā)展的推進(jìn)

文/國網(wǎng)黃岡供電公司 張民

隨著我國經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的不斷發(fā)展，科技水平的不斷進(jìn)步，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)模也隨之不斷的擴(kuò)大。伴隨而來的是企業(yè)的辦公條件的不斷改善，并最終導(dǎo)致聲像檔案管理工作在企業(yè)日常工作中的出現(xiàn)。聲像檔案的作用雖然大，但是由于其在管理中存在的種種問題，對于聲像檔案的完整性和應(yīng)用性造成了很大的影響。

一、聲像檔案管理存在的問題

聲像檔案不僅可以完整地記錄企業(yè)各項(xiàng)工作的開展情況，也可以用于企業(yè)事后的工作檢查。雖然聲像檔案在企業(yè)的日常工作中提供著種種便利，但是受我國傳統(tǒng)的檔案管理理念的影響，企業(yè)對于聲像檔案的管理工作也出現(xiàn)了許多問題。以下從幾個(gè)方面出發(fā)，分析了企業(yè)在聲像檔案管理工作中存在的問題。

（一）企業(yè)的聲像檔案保護(hù)意識(shí)不強(qiáng)

企業(yè)的聲像檔案管理人員在聲像檔案的管理工作中往往存在對聲像檔案管理意識(shí)不強(qiáng)的現(xiàn)象，對聲像檔案的保存和管理工作虛與委蛇、勉強(qiáng)應(yīng)付。許多企業(yè)的聲像檔案管理人員對聲像檔案的管理意識(shí)不強(qiáng)，對許多需要認(rèn)真保存、認(rèn)真維護(hù)的聲像檔案往往隨意處理后放在辦公室的資料柜中就算完了；在對聲像檔案進(jìn)行管理時(shí)僅僅考慮了自己、本單位或者本部門的工作方便，致使部分聲像檔案長期在個(gè)人手中或者只在本單位有所保存，并沒有移交企業(yè)專門的聲像檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一的保存。特別是隨著企業(yè)聲像檔案管理人員的工作變動(dòng)和企業(yè)聲像檔案管理機(jī)構(gòu)的調(diào)整，往往會(huì)造成企業(yè)聲像檔案的失控或流失，致使企業(yè)的聲像檔案管理無法很好的進(jìn)行，也嚴(yán)重的影響了企業(yè)聲像檔案管理工作的長期進(jìn)行。

（二）企業(yè)的聲像檔案的收集渠道不暢

在企業(yè)的聲像檔案收集過程中，許多聲像檔案因?yàn)楦鞣N原因無法很好的被企業(yè)收集，從而導(dǎo)致企業(yè)難以及時(shí)的對聲像檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理。企業(yè)的聲像檔案資料不齊全，企業(yè)的聲像檔案的管理工作也就難以進(jìn)行。企業(yè)聲像檔案資料的收集渠道不暢，對企業(yè)的聲像檔案管理工作起到了不良的影響。

（三）企業(yè)聲像檔案的管理?xiàng)l件較差

企業(yè)的聲像檔案的管理?xiàng)l件比紙質(zhì)檔案的管理?xiàng)l件要求更嚴(yán)。而許多企業(yè)在聲像檔案管理工作中并沒有設(shè)置聲像檔案的管理設(shè)施，只是將企業(yè)的聲像檔案與其他類型的檔案混合放置，并沒有做專門的保護(hù)與管理，從而致使一些聲像檔案的顏色發(fā)生褪變，并對聲像檔案的質(zhì)量與用途產(chǎn)生影響，對企業(yè)聲像檔案的使用與管理造成了不良影響。

（四）企業(yè)的檔案流失情況嚴(yán)重

企業(yè)在日常的經(jīng)營、生產(chǎn)、管理、服務(wù)等日?；顒?dòng)中，通常會(huì)安排專門的人手進(jìn)行聲像檔案的管理工作，而當(dāng)企業(yè)組織重大活動(dòng)、重大工程開工、召開重要會(huì)議時(shí)，通常都會(huì)安排人員進(jìn)行攝錄像，從而形成許多有價(jià)值的聲像檔案，并對有價(jià)值的的聲像檔案進(jìn)行合理的保存。但是這些聲像檔案在日后使用時(shí)，卻常常發(fā)現(xiàn)有檔案流失現(xiàn)象的發(fā)生。對企業(yè)的聲像檔案流失現(xiàn)象進(jìn)行分析，可以發(fā)現(xiàn)以下幾個(gè)要素。首先大型項(xiàng)目通常是由多個(gè)企業(yè)單位共同舉辦或者參與的，因此在檔案的保存和管理時(shí)，往往會(huì)出現(xiàn)不集中的現(xiàn)象。其次是在日常的企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)中，企業(yè)無法對聲像檔案的管理做到持之以恒，從而造成聲像檔案的流失。除此之外，企業(yè)的聲像檔案管理人員檔案歸檔意識(shí)不強(qiáng)，對企業(yè)的聲像檔案沒有做到及時(shí)歸檔、保存、管理，在用完之后就將企業(yè)的聲像檔案歸為已有或者隨意丟棄，從而造成聲像檔案流失現(xiàn)象的發(fā)生。

二、加強(qiáng)聲像檔案管理工作的對策

針對企業(yè)在聲像檔案管理中存在的種種問題。企業(yè)應(yīng)當(dāng)對問題出現(xiàn)的原因進(jìn)行分析，并提出合適的解決方案。以下從幾個(gè)方面出發(fā)，提出了加強(qiáng)聲像檔案管理工作的相關(guān)對策。

（一）加強(qiáng)聲像檔案管理工作的制度建設(shè)

企業(yè)的聲像檔案管理工作是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和員工都應(yīng)當(dāng)重視的工作。從往年的工作經(jīng)驗(yàn)上看，加強(qiáng)企業(yè)聲像檔案管理工作的制度建設(shè)是解決聲響檔案管理工作中出現(xiàn)問題的重要因素。為此企業(yè)應(yīng)當(dāng)提升各級領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)工作人員的對聲像檔案的管理意識(shí)，營造出良好的聲像檔案管理的工作氛圍，并在良好的工作氛圍中進(jìn)一步提高聲像檔案管理工作的制度建設(shè)。

（二）加強(qiáng)聲像檔案管理的規(guī)定規(guī)章建設(shè)

企業(yè)如果要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，加強(qiáng)聲像檔案管理的規(guī)定規(guī)章建設(shè)是重中之重。企業(yè)應(yīng)當(dāng)以國家制定的《照片檔案管理規(guī)范》、《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》為基礎(chǔ)，建立健全企業(yè)自身的聲像檔案規(guī)定規(guī)章制度，從而對企業(yè)的聲像檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，并在此基礎(chǔ)上對規(guī)章制度的實(shí)行狠抓落實(shí)，確保有規(guī)章制度能夠落到實(shí)處。因此企業(yè)必須制定有效的配套措施，在企業(yè)聲像檔案的管理工作中做到明確責(zé)任、依法管理，從而確保聲像檔案管理工作的工作質(zhì)量。

（三）加大聲像檔案管理的預(yù)算投入

企業(yè)的聲像檔案管理工作離不開企業(yè)的資金預(yù)算支持，因此企業(yè)在完善聲像檔案管理制度的同時(shí)也要加大對聲像檔案管理的預(yù)算投入。不同材質(zhì)的聲像檔案對保管的要求和條件大多不同，因此在保管方法上也需要做到不同。企業(yè)應(yīng)當(dāng)購買高質(zhì)量的聲像檔案保存工具，從而在聲像檔案的防火、防盜、防損方面可以提供更好的保障。企業(yè)應(yīng)當(dāng)對聲像檔案進(jìn)行定期的檢查，對長期保存的聲像檔案要進(jìn)行定期抽查，在檢查中發(fā)現(xiàn)問題并對問題進(jìn)行及時(shí)的解決，從而對企業(yè)的聲像檔案進(jìn)行合理的保護(hù)，并盡量延長企業(yè)聲像檔案的使用壽命。

（四）加強(qiáng)對聲像檔案管理人員的培訓(xùn)

針對聲像檔案管理現(xiàn)狀，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加大對聲像檔案管理人員的培養(yǎng)與培訓(xùn)力度，并把其作為聲像檔案管理工作的重點(diǎn)。在聲像檔案管理人員的選擇方面，應(yīng)當(dāng)首先選擇有工作責(zé)任心，懂拍攝、懂?dāng)z影技術(shù)的工作人員擔(dān)任企業(yè)的聲像檔案管理工作，從而提高企業(yè)聲像檔案管理工作的專業(yè)水平。其次，企業(yè)要注重對聲像檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面加強(qiáng)對攝錄人員、聲像檔案形成人員有關(guān)專業(yè)知識(shí)技能的培訓(xùn)。除此之外，企業(yè)應(yīng)當(dāng)提高聲像檔案管理人員的聲像檔案歸檔意識(shí).盡可能的把散存在個(gè)人手中的聲像檔案都逐步收集起來，使之逐步變成自覺的行動(dòng)，變被動(dòng)收集為主動(dòng)收集，同時(shí)也擴(kuò)寬了聲像檔案的收集渠道。企業(yè)應(yīng)當(dāng)對聲像檔案管理人員采取合理的管理，在公司的規(guī)章制度上加強(qiáng)對聲像檔案管理人員的指導(dǎo)和監(jiān)督，促使其逐步規(guī)范管理。企業(yè)的聲像檔案管理部門、檔案保存機(jī)構(gòu)要善于抓住機(jī)遇，結(jié)合本單位的中心工作，通過對聲像檔案進(jìn)行生動(dòng)的利用，發(fā)揮聲像檔案自身的宣傳教育作用嗎，為收集好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)的現(xiàn)狀，采取不同的方式對聲像檔案進(jìn)行分類的保管，促進(jìn)聲像檔案整體管理水平的提高。

（五）完善聲像檔案的收集渠道

企業(yè)要完善聲像檔案的管理工作，做好聲像檔案的收集工作是前提。企業(yè)應(yīng)當(dāng)采取必要的收集手段，建立適合企業(yè)的聲像檔案收集渠道。在渠道建立之外，也應(yīng)當(dāng)運(yùn)用多種形式對聲像檔案進(jìn)行收集，更好的解決聲像檔案室藏匱乏的問題，充實(shí)企業(yè)的聲像檔案資料。

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