淺談工程項(xiàng)目內(nèi)部控制存在的問題及對策

楊冬梅

【摘 要】工程施工業(yè)是我國經(jīng)濟(jì)的支柱產(chǎn)業(yè)之一，是建筑市場的經(jīng)營主體，擔(dān)負(fù)著向社會(huì)提供建筑產(chǎn)品的重任。但長期以來，建筑施工企業(yè)由于資產(chǎn)規(guī)模大、資本鏈條長、管理跨度大、地域分布廣，內(nèi)部管理困難重重，普遍存在內(nèi)部控制環(huán)境不完善、內(nèi)部控制制度落實(shí)和評(píng)價(jià)機(jī)制欠缺、財(cái)務(wù)管理有諸多風(fēng)險(xiǎn)等問題；內(nèi)部控制在企業(yè)管理中的重要性日益突顯。加強(qiáng)施工企業(yè)內(nèi)部控制，不僅是企業(yè)管理的基礎(chǔ)工作，也是企業(yè)能夠生存和持續(xù)發(fā)展的保證。本文在分析工程項(xiàng)目加強(qiáng)內(nèi)部控制的重要性基礎(chǔ)上，探討了工程項(xiàng)目內(nèi)部控制現(xiàn)狀，并研究了施工企業(yè)的一些重點(diǎn)活動(dòng)，如采購活動(dòng)、資金活動(dòng)、合同管理、信息系統(tǒng)控制和授權(quán)審批流程，指出這些重要活動(dòng)存在的風(fēng)險(xiǎn)和內(nèi)部控制存在的問題，并探討了導(dǎo)致這些問題的原因；然后，針對工程項(xiàng)目內(nèi)部控制現(xiàn)狀、存在問題及其成因，提出了完善材料采購制度和流程、加強(qiáng)資金活動(dòng)控制、加強(qiáng)施工工程合同管理、提高管理信息系統(tǒng)控制、建立和完善授權(quán)審批制度等，進(jìn)一步優(yōu)化了企業(yè)項(xiàng)目工程的內(nèi)部控制管理的措施。

【關(guān)鍵詞】工程項(xiàng)目；內(nèi)部控制；建筑施工企業(yè)

一、引言

隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，建筑施工企業(yè)面臨的市場環(huán)境正在發(fā)生深刻的變化。建筑市場競爭日趨激烈，傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理方式已不能適應(yīng)當(dāng)前的現(xiàn)狀，一些影響建筑施工企業(yè)發(fā)展的問題不斷暴露和顯現(xiàn)出來。生產(chǎn)周期長和生產(chǎn)復(fù)雜增加了施工內(nèi)部控制的不確定性風(fēng)險(xiǎn)；施工企業(yè)生產(chǎn)協(xié)作關(guān)系復(fù)雜，內(nèi)部管理存在風(fēng)險(xiǎn)；前期資金投入量大，資金管理不當(dāng)，導(dǎo)致資金周轉(zhuǎn)緊張，經(jīng)營運(yùn)行不暢。

這就要求施工企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部控制，施工企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部控制的重要性體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

一是從內(nèi)部控制的概念來看，它是由企業(yè)中高層和全體員工共同參與的，實(shí)現(xiàn)其對施工企業(yè)內(nèi)部全過程的控制。二是企業(yè)制定內(nèi)部控制目標(biāo)后，可對企業(yè)經(jīng)營的目標(biāo)進(jìn)行重新定義，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃和目標(biāo)。三是施工企業(yè)通過確定企業(yè)內(nèi)部控制的原則，可以在施工企業(yè)確立并貫徹全面性、重要性、制衡性和成本效益原則，加強(qiáng)施工質(zhì)量和效益的管理控制。四是加強(qiáng)施工企業(yè)的內(nèi)部控制，可以更好地運(yùn)用內(nèi)部控制的五要素，組建以內(nèi)部環(huán)境為基礎(chǔ)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估為環(huán)節(jié)、控制活動(dòng)為手段、 信息與溝通為條件、內(nèi)部監(jiān)督為保證的五要素框架，提高企業(yè)的整體管理水平。五是可以不斷完善施工企業(yè)內(nèi)部的自我評(píng)價(jià)、自我監(jiān)督，建立績效考核體系，提高企業(yè)員工的工作效率。

二、工程項(xiàng)目內(nèi)部控制現(xiàn)狀和存在的問題

當(dāng)前，大多數(shù)建筑施工企業(yè)都制定了各種內(nèi)部規(guī)章制度，但是針對工程項(xiàng)目的內(nèi)部控制相比較弱。內(nèi)控制度意識(shí)薄， 執(zhí)行力度弱，一旦企業(yè)的內(nèi)外部環(huán)境發(fā)生變化，企業(yè)的內(nèi)部控制制度沒有作相應(yīng)改進(jìn)，或缺乏有效的約束監(jiān)管機(jī)制，內(nèi)部控制就不能發(fā)揮應(yīng)有的作用，形同虛設(shè)。同時(shí)，我國施工企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測能力比較差，企業(yè)對經(jīng)營中存在的風(fēng)險(xiǎn)雖然已有一定的認(rèn)識(shí)， 但缺乏有效的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和應(yīng)對機(jī)制， 不能對經(jīng)營項(xiàng)目可能會(huì)發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范。另外， 雖然施工企業(yè)已經(jīng)制定出項(xiàng)目的內(nèi)部控制制度， 但具體項(xiàng)目工程針對性較弱， 缺乏對具體活動(dòng)的個(gè)性設(shè)計(jì)。最后，施工企業(yè)沒有統(tǒng)籌安排好資金分配和嚴(yán)格控制財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)， 盲目的負(fù)債投資造成資金鏈斷裂， 因不能償還到期債務(wù)， 給企業(yè)經(jīng)營帶來很大的危害， 以至影響企業(yè)未來的生存和發(fā)展。這些問題的存在嚴(yán)重制約了企業(yè)的生存和更好地發(fā)展。工程項(xiàng)目內(nèi)部控制存在的問題具體主要體現(xiàn)在以下方面：

1.材料采購方式不合理或供應(yīng)商選擇不當(dāng)

有的施工公司將施工建設(shè)放在了首位，對材料采購的價(jià)格、質(zhì)量和審批程序沒有進(jìn)行嚴(yán)格控制，沒有對所需材料作全面預(yù)算，對需要的材料數(shù)量把控不準(zhǔn)，很容易導(dǎo)致材料的短缺或不足。同時(shí)，對供應(yīng)商管理不嚴(yán)，缺乏對供應(yīng)商的科學(xué)評(píng)估，導(dǎo)致后期施工過程中出現(xiàn)一系列問題，嚴(yán)重的可以影響施工進(jìn)度。

2.資金活動(dòng)存在風(fēng)險(xiǎn)

運(yùn)營方面，財(cái)務(wù)審核缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性 ，資金發(fā)放在審批流程上不規(guī)范 ，造成企業(yè)資金利用率低 ，同時(shí)資金使用監(jiān)管力度小 ，造成資金內(nèi)控管理中很多問題不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決。另外，資金預(yù)算管理體系不完整，缺乏對資金需要量的科學(xué)預(yù)測，有的企業(yè)雖然編制資金預(yù)算，但在后期的運(yùn)營中沒有執(zhí)行，給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)損失 。

投資方面，施工企業(yè)因?yàn)轫?xiàng)目性質(zhì)，往往前期投入大量資金，如果缺乏完善的資金內(nèi)控制度，因投資決策失誤，資金管理不嚴(yán)和調(diào)度不合理，可以導(dǎo)致企業(yè)陷入財(cái)務(wù)困境。

籌資方面，施工企業(yè)如果籌資渠道和籌資方式?jīng)Q策不當(dāng)，籌措和分配不合理，可能導(dǎo)致企業(yè)籌資成本過高，資金使用效益低下，財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)高，讓企業(yè)不堪重負(fù)，嚴(yán)重的可能因?yàn)橘Y金周轉(zhuǎn)問題導(dǎo)致企業(yè)破產(chǎn)。

3.合同管理不嚴(yán)或監(jiān)控不當(dāng)

施工企業(yè)一般有很多分包及采購業(yè)務(wù)，往往金額重大，但在合同管理方面，普遍存在對合同的管理意識(shí)差，合同內(nèi)容上存在重大疏漏和欺詐，同時(shí)因合同未全面履行或監(jiān)控不當(dāng)，導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益受到損害，后續(xù)糾紛再處理不當(dāng)，會(huì)嚴(yán)重地?fù)p害企業(yè)信譽(yù)和形象。

4.管理信息系統(tǒng)缺乏或運(yùn)行不當(dāng)

隨前科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，施工企業(yè)內(nèi)部信息化整體水平已明顯不足，存在很大局限性，主要是一些信息很容易出現(xiàn)失真的現(xiàn)象，加上信息化的管理觀念落后，使信息化產(chǎn)生的效益較低，同時(shí)建筑施工企業(yè)內(nèi)部項(xiàng)目管理具有很強(qiáng)的復(fù)雜性和關(guān)聯(lián)性，如果信息不流暢或者失真，將會(huì)影響到企業(yè)的正常管理，不能有效利用信息化為企業(yè)創(chuàng)造更多效益，也不利于企業(yè)的全面發(fā)展。

信息系統(tǒng)內(nèi)部控制存在的問題主要有3個(gè)方面：

（1）施工企業(yè)人員信息化水平不高，缺少對風(fēng)險(xiǎn)的敏感性認(rèn)識(shí)，判斷力差。

（2）數(shù)據(jù)的安全和保密工作做的不到位，增加了數(shù)據(jù)泄漏和損失的風(fēng)險(xiǎn)，數(shù)據(jù)可能會(huì)被非法訪問、篡改甚至泄密，使信息系統(tǒng)無法正常運(yùn)行，內(nèi)部管理控制的難度也會(huì)增加。

（3）信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)和安全措施不到位或監(jiān)督不嚴(yán)，盡管管理信息化有相應(yīng)的規(guī)章制度，但是大多流于形式，這主要是與管理和監(jiān)督不嚴(yán)格有關(guān)，出現(xiàn)有制度但沒有很好地執(zhí)行。

5.授權(quán)審批流程和制度不全

（1）施工企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)不科學(xué)，崗位辦理業(yè)務(wù)和事項(xiàng)的權(quán)限范圍、審批程序和相應(yīng)責(zé)任不明確。審批貫穿于工程項(xiàng)目的始終，招投標(biāo)方案的審批、設(shè)計(jì)方案的審批、材料采購方案的審批等，沒有一個(gè)有效制衡的審批制度和審批流程，那么工程項(xiàng)目從立項(xiàng)到最終的建設(shè)投產(chǎn)可能出現(xiàn)各種各樣的問題，如：施工單位和監(jiān)理單位的資質(zhì)問題、材料質(zhì)量問題、付款結(jié)算問題、工程設(shè)計(jì)方案問題等。

（2）缺乏有效的內(nèi)部控制評(píng)價(jià)、監(jiān)督機(jī)制，即使授權(quán)審批流程出現(xiàn)缺陷也很難被發(fā)現(xiàn)和修正。

三、完善工程項(xiàng)目內(nèi)部控制的對策措施

針對上述施工企業(yè)存在的問題和風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立完善的內(nèi)部控制制度。對施工企業(yè)來講，內(nèi)部控制更為重要，內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)包括企業(yè)施工全過程，實(shí)行項(xiàng)目的全員與全過程控制，充分發(fā)揮各個(gè)部門在內(nèi)部控制中的作用，特別要把成本控制放首位，將成本控制責(zé)任分解落實(shí)到各個(gè)崗位。在全面的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)關(guān)注企業(yè)的重要業(yè)務(wù)和高風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)，采取更為嚴(yán)格的管理措施，在企業(yè)層面和業(yè)務(wù)層面都要進(jìn)行控制，完善冶理結(jié)構(gòu)、規(guī)定業(yè)務(wù)流程，分配權(quán)責(zé)、相互制衡。具體應(yīng)對措施如下：

1.完善材料采購制度和流程

材料費(fèi)用占工程成本的比重很大，施工企業(yè)要通過建立完善的材料采購制度和規(guī)范的材料采購程序來提高成本控制的水平，在企業(yè)內(nèi)部要建立起專門的采購小組，制定企業(yè)的材料采購計(jì)劃。降低材料費(fèi)用，首先應(yīng)抓住關(guān)鍵的和占比大的主要材料。降低材料費(fèi)用的關(guān)鍵：

（1）做好采購計(jì)劃，包括品種、數(shù)量和采購時(shí)間。

（2）減少倉儲(chǔ)環(huán)節(jié)，降低浪費(fèi)現(xiàn)象。

（3）減少施工過程各個(gè)環(huán)節(jié)的損耗。

（4）加強(qiáng)材料進(jìn)場驗(yàn)收和限額領(lǐng)料控制。

施工企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立內(nèi)部采購申請制度，明確各部門和相關(guān)人員的職責(zé)權(quán)限，制定請購和審批程序，并嚴(yán)格按照工程預(yù)算進(jìn)度完成請購手續(xù)。根據(jù)市場行情和采購計(jì)劃，選擇適合自己的采購方式，貨比三家，擇優(yōu)合作。同時(shí)，建立嚴(yán)格的采購驗(yàn)收制度，確定檢驗(yàn)方式，出具驗(yàn)收證明。

針對供應(yīng)商管理方面，施工企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立供應(yīng)商評(píng)估和準(zhǔn)入制度，對供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考查，對供應(yīng)商提供物品的質(zhì)量、供貨時(shí)間以及經(jīng)營狀況等進(jìn)行考查，選擇信用高、各方面條件比較好的供應(yīng)商進(jìn)行合作。

2.加強(qiáng)資金活動(dòng)控制

營運(yùn)方面，強(qiáng)化資金計(jì)劃工作，要加強(qiáng)資金的過程管理控制，嚴(yán)格按照預(yù)算要求組織協(xié)調(diào)資金調(diào)度，根據(jù)公司的具體施工計(jì)劃和進(jìn)度來編制資金預(yù)算，比較好的解決方法是建立資金的動(dòng)態(tài)調(diào)控體系。同時(shí)，施工企業(yè)要做好資金核算工作，加強(qiáng)會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制。

投資方面，施工企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)投資目標(biāo)和規(guī)劃，擬訂投資方案，加強(qiáng)可行性研究，按照規(guī)定的權(quán)限和程序?qū)嵭屑w決策或者聯(lián)簽制度。同時(shí)，加強(qiáng)對施工項(xiàng)目的進(jìn)度進(jìn)行跟蹤管理，施工過程中出現(xiàn)問題能及時(shí)有效地解決。

籌資方面，施工企業(yè)應(yīng)從籌資渠道和籌資方式進(jìn)行分析，實(shí)現(xiàn)籌資渠道和籌資方式的合理配置?；I資渠道分為內(nèi)部籌資渠道和外部籌資渠道兩種，施工企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身特點(diǎn)選擇適合的渠道。籌資方式是企業(yè)籌集資金所采用的具體方法和形式，主要包括吸收直接投資、發(fā)行股票、發(fā)行債券、銀行借款和商業(yè)信用等，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對籌資方案進(jìn)行很好地籌劃和嚴(yán)格審批，重大籌資方案要履行報(bào)批程序。企業(yè)要按規(guī)定的用途來使用資金，嚴(yán)禁擅自改變資金用途。

3.加強(qiáng)施工工程合同管理

工程項(xiàng)目的合同管理對施工企業(yè)特別重要，企業(yè)應(yīng)在合同訂立和履行環(huán)節(jié)進(jìn)行控制，對相關(guān)環(huán)節(jié)的關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行重點(diǎn)管理。

合同管理及合同承辦部門須根據(jù)崗位職責(zé)、工作內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，對合同按照類別進(jìn)行分類整理，并由合同管理部門統(tǒng)一歸口管理。建立合同管理制度。公司的所有證件、檔案和合同統(tǒng)一由專人保管，公司員工借出實(shí)行登記管理，由領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后才能借出使用。企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)都要簽訂正式合同，在合同簽訂前，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對合作方的經(jīng)營能力和信用狀況進(jìn)行了解，確保對方具有執(zhí)行合同的能力。簽訂合同時(shí)，重點(diǎn)關(guān)注合同內(nèi)容是否合法合理。然后按照規(guī)定的權(quán)限和程序與對方當(dāng)事人簽署合同。加強(qiáng)合同信息安全保密工作，在合同執(zhí)行過程中，要實(shí)施有效監(jiān)控，因市場變化或工程變更等客觀因素，應(yīng)及時(shí)對合同作變更。后續(xù)要加強(qiáng)合同糾紛管理，將因合同糾紛引起的損失降到最低。

4.提高管理信息系統(tǒng)控制

施工企業(yè)運(yùn)用信息技術(shù)手段建立內(nèi)部控制系統(tǒng)，可以減少施工企業(yè)內(nèi)部人為控制的影響，保證內(nèi)部控制的實(shí)施起到良好的效果。具體措施有4點(diǎn)：

（1）信息系統(tǒng)是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)，公司操作人員要在自己的操作權(quán)限范圍內(nèi)，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行日常操作，同時(shí)按操作規(guī)程定期對系統(tǒng)軟件進(jìn)行安全性檢查。

（2）企業(yè)開發(fā)信息系統(tǒng)，應(yīng)將生產(chǎn)經(jīng)營管理業(yè)務(wù)流程、關(guān)鍵控制點(diǎn)和處理規(guī)則嵌入系統(tǒng)程序，設(shè)置跟蹤處理機(jī)制來實(shí)現(xiàn)控制功能。

（3）提高工作人員的運(yùn)用和處理能力，企業(yè)應(yīng)對工作人員進(jìn)行系統(tǒng)地培訓(xùn)，只有工作人員對信息系統(tǒng)進(jìn)行熟練地操作，才能夠充分發(fā)揮信息系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)，提高信息處理的水平和能力，保證現(xiàn)行信息系統(tǒng)的良好運(yùn)行。

（4）企業(yè)歸口管理部門應(yīng)加強(qiáng)信息系統(tǒng)開發(fā)過程的跟蹤管理，并組織專業(yè)機(jī)構(gòu)對信息系統(tǒng)進(jìn)行驗(yàn)收測試，確保各方面符合公司的開發(fā)需求。同時(shí)加強(qiáng)信息系統(tǒng)后期的維護(hù)管理工作。

5.建立和完善授權(quán)審批制度

（1）完善內(nèi)部治理機(jī)構(gòu)，明確常規(guī)授權(quán)和特別授權(quán)的具體業(yè)務(wù)內(nèi)容。施工企業(yè)應(yīng)明確各機(jī)構(gòu)職責(zé)，形成相互監(jiān)督、制約和服務(wù)的運(yùn)行機(jī)制。施工企業(yè)在辦理各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)該按照規(guī)定的程序和流程進(jìn)行授權(quán)批準(zhǔn)，實(shí)行不相容職務(wù)分離的內(nèi)部牽制原則，各部門和崗位之間相互監(jiān)督、相互制約。施工企業(yè)應(yīng)該規(guī)定相關(guān)部門和人員的權(quán)限，梳理工作流程。工程項(xiàng)目部人員都要在一定的權(quán)限下工作，未經(jīng)授權(quán)不得越權(quán)干預(yù)。對于重大的業(yè)務(wù)和事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)實(shí)行集體決策審批或聯(lián)簽制度。例如采購材料，采購申請者、付款申請者和審批者是相互制衡的崗位，這樣可以有效避免采購材料中出現(xiàn)的一些問題，保證材料供應(yīng)，提高工程項(xiàng)目的質(zhì)量。

（2）建立授權(quán)審批控制的評(píng)價(jià)體系，對其進(jìn)行合理有效地監(jiān)督。企業(yè)建立授權(quán)審批評(píng)價(jià)體系，應(yīng)由企業(yè)董事會(huì)或類似機(jī)構(gòu)對授權(quán)審批控制的有效性進(jìn)行評(píng)價(jià)，形成評(píng)價(jià)報(bào)告。施工企業(yè)也可以設(shè)立內(nèi)部控制評(píng)價(jià)部門，負(fù)責(zé)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)的具體工作，促進(jìn)授權(quán)審批控制制度的不斷完善。

四、結(jié)束語

施工企業(yè)的內(nèi)部控制貫穿于企業(yè)管理的始終，施工企業(yè)應(yīng)該正確認(rèn)識(shí)其內(nèi)部控制存在的問題，并及時(shí)根據(jù)實(shí)際情況制定有效的內(nèi)部控制制度。加強(qiáng)工程項(xiàng)目的內(nèi)部控制， 不僅能夠提高公司工程項(xiàng)目的整體效益，還可以提前預(yù)防項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，合理配置企業(yè)資源。企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際情況，結(jié)合項(xiàng)目規(guī)模、項(xiàng)目周期等因素， 建立健全內(nèi)部控制體系。通過上述一系列的應(yīng)對措施，逐步完善公司工程項(xiàng)目的內(nèi)部控制。

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