辦公室行政管理精細化的思路與對策探討

胡帥

摘要：社會經(jīng)濟的發(fā)展，企業(yè)之間的競爭也日趨激烈化。辦公室行政管理精細化可以幫助企業(yè)提高工作效率，提升競爭

能力，為社會創(chuàng)造更多的價值和財富。本文主要是根據(jù)企業(yè)辦公室管理中存在的問題，對辦公室行政管理精細化思路進行探討。

關(guān)鍵詞：辦公室；行政管理；精細化

引言：

企業(yè)的辦公室管理為企業(yè)正常運轉(zhuǎn)提供了良好的條件。

尤其是隨著經(jīng)濟的發(fā)展，傳統(tǒng)的“人本管理”和“能本管理”這種“以人為本”和“以能為本”的管理方式方式已經(jīng)不適應(yīng)社會發(fā)展的需要了。實現(xiàn)辦公室行政化管理精細化成為了社會普遍贊同的看法。

一、辦公室管理出現(xiàn)的問題

（一）管理目標不明確

管理目標不明確是現(xiàn)在企業(yè)管理中的一個普遍問題[1]。現(xiàn)在很多企業(yè)依舊沿用傳統(tǒng)管理模式，憑借經(jīng)驗辦事，做事情不能從實際出發(fā)，管理缺乏計劃性、組織性。職責未能與績效掛鉤，分工不明確，員工工作積極性普遍不高，部分員工對企業(yè)缺乏歸屬感。

（二）管理人員管理意識缺乏

管理人員需具備良好的精細化管理意識是實現(xiàn)行政化管理精細化的前提。只有具備這種意識，才能制定出更加科學的辦公室各種規(guī)章制度，但從實際調(diào)查結(jié)果來看，很多管理人員依然缺乏這種意識，導(dǎo)致企業(yè)管理工作效率低下，管理水平不高。

（三）員工職業(yè)素養(yǎng)不高

在企業(yè)工作中需要有創(chuàng)新精神，做到與時俱進。但是企業(yè)中部分員工職業(yè)素養(yǎng)不高，自身理論知識不夠、技術(shù)操作能力不強，工作態(tài)度懶散，敷衍了事，未能把工作作為更高的職業(yè)追求，貪圖享樂，得過且過。

二、辦公室行政化管理精細化的思路

（一）加強對行政化管理工作的量化的細化

精細化工作主要是指在工作中根據(jù)工作的特征和屬性，將日常的工作內(nèi)容細分成各個部分，可以保證各項工作能夠更加順利的完成。幫助領(lǐng)導(dǎo)在審查工作的時候可以更加清晰，提升了管理工作的效率，節(jié)省了管理工作的時間。管理工作作的量化是指對細化工作的部分進行工作量的測量轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作任務(wù)安排模式轉(zhuǎn)化成量化安排工作。對辦公室行政化管理精細化可以增強目前一些企業(yè)在行政化管理方面的一些意識。

（二）用流水作業(yè)方式進行企業(yè)行政化管理

流水作業(yè)是現(xiàn)在企業(yè)生產(chǎn)的一種重要方式[2]，主要就是指由固定組織的工人在若干個工作性質(zhì)相同的施工環(huán)境中依次連續(xù)地工作的一種施工組織方法。在現(xiàn)代化企業(yè)管理中也可以加入這種管理方式。采用這樣的方式有利于管理者在最快的時間內(nèi)對辦公室的各個崗位的工作進行詳細了解，并且可以根據(jù)崗位的工作內(nèi)容更好的做出工作對接和部署，實現(xiàn)企業(yè)行政化管理的標準化，提高管理效率。

（三）建立新型成本意識

做好企業(yè)行政化管理不能僅僅依靠一人的力量，必須要企業(yè)內(nèi)部各個部門之間團結(jié)協(xié)作。這就需要各部門都具有相關(guān)的經(jīng)濟意識，從而更好的降低成本，實現(xiàn)最大的效益。行政化管理方式較傳統(tǒng)的管理意識來說更加嚴格，尤其是對于資金的管理更加的細致，可以培養(yǎng)企業(yè)管理者的成本意識，幫助企業(yè)更好的發(fā)展。

三、實現(xiàn)辦公室行政管理精細化的對策

（一）大力推廣企業(yè)文化

企業(yè)文化是一個企業(yè)的無形資產(chǎn)，好的企業(yè)文化可以讓員工增強歸屬感和工作熱情。在行政化管理中可以加強企業(yè)文化推廣，增強企業(yè)員工的凝聚力?？梢远ㄆ谂e行一些企業(yè)活動來宣傳企業(yè)的精神文化，讓員工在輕松的氛圍里工作，隨時關(guān)注員工關(guān)于工作的一些想法。推廣企業(yè)文化的方式主要可以從以下幾個方面著手：第一，可以通過開晨會，年會的方式來宣講公司價值觀念；第二，可以讓員工進行自我總結(jié)，自我評判工作是否達到了公司標準；第三，建設(shè)公司網(wǎng)站，宣傳公司的思想，方針以及最近公司內(nèi)部發(fā)生地重大事件；第四，進行定期的團建活動，比如團隊聚餐，郊游等活動，在活動中貫穿企業(yè)文化價值觀。

（二）完善制度化管理

獎懲制度可以對犯錯的員工進行約束，也可以激勵優(yōu)秀

員工更好的工作。企業(yè)內(nèi)部非常有必要形成一套規(guī)范完整的企業(yè)規(guī)章。只有這樣才能夠保障正常的工作進度，促進公司良性發(fā)展。對于掌握企業(yè)的商業(yè)機密的相關(guān)部門員工，企業(yè)一定要加強對其的管理約束。在制定企業(yè)制度的時候要根據(jù)企業(yè)實際情況考慮，具備可行性和可操作性，制度的建立不是越多越好，也不是越嚴越好，一定要保證企業(yè)員工大多數(shù)認同，可以通過網(wǎng)絡(luò)無實名投票的方式，考察員工對于某項制度的認可度。

（三）建立科學的人事組織結(jié)構(gòu)

有競爭力的公司必須是分工明確，人事組織結(jié)構(gòu)科學的。這就要求企業(yè)一定要對內(nèi)部的人事組織進行相應(yīng)的調(diào)整。調(diào)整企業(yè)人事組織的過程主要包括以下幾個方面：第一，是形成營銷部門、技術(shù)人員和研發(fā)部門之間聯(lián)系整合的管理形式；第二，是需要監(jiān)立符合市場動態(tài)變化的效益核心運行機制；第三，是根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營要求，設(shè)置編制崗位，對認識管理制度進行完善，使之更加符合現(xiàn)代社會的發(fā)展要求。第四，在社會中選聘更多優(yōu)秀和有經(jīng)驗的專業(yè)性人才。

（四）激勵員工創(chuàng)造更多價值

建立科學的激勵制度。適當?shù)膶?yōu)秀員工進行激勵，可以提高他們的工作熱情，也能夠?qū)ζ渌麊T工進行激勵。這就是所謂的“人性化管理”，這樣可以讓員工獲得存在感和歸屬感，激勵他們創(chuàng)造更多的價值。比如，對每個月和每個年度的業(yè)績最高的員工進行一定獎勵。

（五）全面提高員工的素質(zhì)

進一步提高員工的理論知識和專業(yè)技術(shù)能力。管理人員要幫助員工構(gòu)建學習平臺，為企業(yè)員工提供更多的培訓(xùn)機會，加強員工在理論知識、技術(shù)操作能力以及素養(yǎng)等方面的培訓(xùn)力度，并把這種技能和素養(yǎng)逐步運用到日常工作中，全面提高工作效率和工作質(zhì)量。企業(yè)可以在員工入職前對其進行培訓(xùn)，具體可以通過多媒體教學方式，或者邀請優(yōu)秀員工進行演講的方式對員工進行培訓(xùn)和指導(dǎo)。

總結(jié)：采取精細化管理模式，有利于開展辦公室行政管理工作，對此可以從以下幾個方面入手：大力推廣企業(yè)文化；進一步完善制度化管理；建立科學的人事組織結(jié)構(gòu)；激勵員工創(chuàng)造更多的價值；全面提高員工的素養(yǎng)。這些措施有利于實現(xiàn)企業(yè)的行政化管理精細化，提高企業(yè)管理效率和員工工作效率，創(chuàng)造更多的經(jīng)濟價值。

參考文獻：

[1]曹琳潔.簡析辦公室行政管理精細化思路[J].管理觀察，2017（32）：77-78.

[2]劉秋澄.辦公室行政管理精細化的思路與對策[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2017（09）：31-32.