淺談如何進一步規(guī)范殘疾人信訪檔案管理

袁丹婷

殘疾人信訪檔案管理既是殘疾人信訪工作的一項基礎(chǔ)的工作，更是殘疾人檔案管理的重要組成部分。作為一名殘疾人檔案工作者要本著“以殘疾人為本的”思想，切實把殘疾人檔案工作管理好，必須做到殘疾人檔案工作規(guī)范化，站在殘疾人事業(yè)是彰顯愛心和社會公平的崇高事業(yè)，是社會主義事業(yè)的重要組成部分的認知高度，才能切實把殘疾人檔案工作管理好，殘疾人檔案工作規(guī)范化，使之充分發(fā)揮好其在殘疾人工作者中的重要作用尤為重要。下面是我本人在檔案工作實踐中的幾點體會。

一、充分認識殘聯(lián)信訪檔案工作的重要作用，做到信訪工作規(guī)范化

站在歷史進步的角度來看，檔案是人類發(fā)展到一定階段的必然產(chǎn)物，是處理完畢的、具有參考價值的、集中保存的、系統(tǒng)的歷史文件，是檔案信息與檔案客體的復(fù)合體，它具有個體意識和群體意識的功能。站在扶弱濟貧的高度來看殘疾人信訪工作是體察社情民意的寒暑表，執(zhí)行政策的調(diào)節(jié)器，發(fā)揚民主的重要窗口，接受群眾監(jiān)督，聯(lián)系群眾的重要渠道，它對于各級殘聯(lián)實實在在幫助殘疾人解決實際問題，維護社會穩(wěn)定和改革開放大局，具有重要意義。其主要表現(xiàn)在：一是使其成為領(lǐng)導(dǎo)決策和部署工作的重要參考。信訪檔案完整記錄了各個時期、各項重大政策出臺前后殘疾人信訪活動的特點，以及化解殘疾人信訪問題的全過程。完備的信訪檔案，可以幫助各級殘聯(lián)領(lǐng)導(dǎo)真實地把握信訪問題的全貌和實質(zhì)，政策出臺的時機、力度和節(jié)奏，確保政策的延續(xù)性、協(xié)調(diào)性和可操作性；二是使其成為正確處理信訪問題的重要依據(jù)。信訪檔案真實記錄了群眾來信來訪的時間、地點、事情經(jīng)過、關(guān)聯(lián)人物、調(diào)查處理經(jīng)過，以及相關(guān)部門答復(fù)意見、復(fù)查復(fù)核資料、結(jié)案報告等重要資料，為各級各部門依法按政策解決信訪問題提供了最真實的依據(jù)；三是使其成為考核和評價信訪工作的重要載體。信訪檔案全面記錄了一地區(qū)（部門）歷年來信訪工作開展情況的詳細數(shù)據(jù)，便于實施綜合考評；四是使其成為信訪宣傳和研究的重要素材。信訪檔案記載著大量而真實的信訪案列，為信訪工作的研究和探討提供了活生生的素材。 因而，做好新時期殘疾人信訪檔案工作。使其充分發(fā)揮在殘疾人信訪工作中的重要作用，這里首先需要充分認識到意識。

二、努力做好殘聯(lián)信訪檔案的收集整理工作，做到信訪工作系統(tǒng)化

收集整理是利用檔案的先行條件，在全面“實施逐級上訪，歸口辦理，誰主管認負責(zé)”信訪辦案原則程序后使信訪案件明顯減少。所以檔案立卷時要注意收集各類信訪材料和調(diào)查材料以及分散落到各級領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門及個人手里有價值的材料，做到及時收集，達到集中統(tǒng)一保管，維護案件之間完整，保持歷史真實面貌，以便為各項建設(shè)服務(wù)的目的。而檔案整理工作是檔案管理業(yè)務(wù)工作中關(guān)鍵性的環(huán)節(jié)，貫穿于檔案鑒定、保管、檢索等多步驟。隨著經(jīng)濟體制改革和社會深入發(fā)展，殘疾人作為最脆弱、易受損害的特殊群體，其上訪內(nèi)容含括勞動就業(yè)、生活保障、維護權(quán)益等多方面， 涉及企事業(yè)、民政、勞動、司法等多單位。故而為建立高質(zhì)量的殘聯(lián)信訪檔案，就必須要保證具有較完備的檔案信息資源，做好信訪檔案的收集和整理工作。

我們要遵照檔案整理原則，要選擇那些有利用價值、參考價值的上訪案件進行立卷，形成檔案。凡是形成和保存下來的檔案，都是歷史活動的產(chǎn)物，它不僅是記錄了當(dāng)時的實踐活動，而且反映了歷史。對整理和保存檔案的情況和結(jié)果，應(yīng)該尊重歷史和前人的勞動，充分利用原有的整理基礎(chǔ)，注意分清哪些是合理的，凡是合理的，都應(yīng)繼承下來，有利于以后工作中借鑒。整理信訪檔案時，不要打亂重整，一般說來，不是零散、己經(jīng)立卷、有規(guī)可循、有據(jù)要查，就應(yīng)力求原有整理體系，在整理立卷時盡可能做到按年度分開，按材料性質(zhì)分開，按保管期限分開，以便于利用和管理，使信訪檔案工作盡快實現(xiàn)制度化。

三、認真做細殘聯(lián)信訪檔案的歸檔工作，做到信訪工作標準化

按照信訪檔案分案件檔案和文書檔案兩類的定義。案件檔案即殘聯(lián)信訪部門對一件信訪問題從接待、調(diào)查、核實、處理等全過程中形成的具有保存價值的歸檔案卷；文書檔案則是殘聯(lián)信訪部門在工作中自身形成的和上級下發(fā)的業(yè)務(wù)性文件和資料等各種文書材料的歸檔卷宗。一是把以紙質(zhì)為載體的信訪事項，通過收集、整理、裝訂等程序，按每件信訪事項受理的編號順序，用專門的檔案裝具（盒、柜）存放。每件信訪檔案材料的排列次序一般為：領(lǐng)導(dǎo)批示、請示、處理單、調(diào)查報告、調(diào)查過程中的有關(guān)材料、原始信訪件、信封；二是對數(shù)字信訪檔案歸檔就是對以光盤、硬盤、優(yōu)秀等新型介質(zhì)為載體的信訪檔案進行歸檔。應(yīng)按本單位檔案分類方案進行分類、整理，并拷貝至耐久性好的載體上，一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質(zhì)公文電子公文的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)，在數(shù)字信訪檔案與傳統(tǒng)信訪檔案之間，建立準確、可靠的標識關(guān)系，按照年度、類目進行打壓縮包，拷貝至新型介質(zhì)上，并貼上標簽存檔。這樣，通過建立數(shù)字信訪檔案，既可以提高檔案的利用效率，又可以減少借閱過程中對紙質(zhì)檔案的人為磨損。

四、用心改善殘聯(lián)信訪檔案技術(shù)處理，做到信訪工作數(shù)字化

隨著智能化技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機應(yīng)用的日益普及和電子文件的大量涌現(xiàn)，現(xiàn)今以檔案資源信息化為核心內(nèi)容的新時期檔案管理工作體系正逐漸形成和發(fā)展并指導(dǎo)著具體工作。 一是收集電子文件。將各級殘聯(lián)信訪部門形成的電子文件以虛擬全宗形式集中起來，也就成為信訪檔案信息化建設(shè)的一個主要途徑。為此，殘聯(lián)信訪檔案部門必須加緊應(yīng)用電子文件的接收、保管、利用的技術(shù)手段和方法，為實際工作提供理論依據(jù)；二是實現(xiàn)紙質(zhì)信訪檔案數(shù)字化。目前，信訪檔案多以紙質(zhì)檔案為主，為實現(xiàn)檔案信息資源的共享，對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化勢在必行。各殘聯(lián)信訪檔案部門應(yīng)揚長避短，充分利用所藏檔案信息資源的優(yōu)勢，優(yōu)先對有特色的和利用率較高的檔案進行數(shù)字化；三是要構(gòu)建殘聯(lián)信訪檔案信息數(shù)據(jù)庫。信訪檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)主要包括以下幾個方面的內(nèi)容：檔案案卷級目錄的建設(shè)、檔案文件級目錄的建設(shè)、檔案全宗級目錄的建設(shè)、專題檔案目錄建設(shè)和檔案全文信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)等。

五、加強殘聯(lián)信訪檔案安全保護，做到信訪工作完美化

在實際工作中，管理利用既有矛盾又有一致性，這就要求我們檔案工作者在信訪檔案管理上必須做到“十防”：一是防盜，要設(shè)置專用鐵柜進行保管；二是防破壞，防止人為造成對檔案的損壞；三是防火，及時排除一些火災(zāi)隱患；四是防水，杜絕淋濕、浸泡現(xiàn)象；五是防塵，灰塵和煙塵不宜太濃；六是防潮，按標準規(guī)定相對濕度在50%--60%為宜，過度潮濕可使檔案形成紙磚；七是防霉變，以往檔案中多使用糨糊粘補，易形成檔案蛀蟲；八是防鼠，定期放置鼠藥以防老鼠咬傷檔案；九是防蟲，定期在柜子中放置樟腦球，定期噴灑蟲劑，以達到殺菌作用；十是防光，避免因強烈的紫外線可使檔案退色，紙張也會變黃而脆，嚴重時達到報廢。

總之，檔案工作是建設(shè)推動殘疾人信訪工作科學(xué)發(fā)展，提升殘疾人信訪工作管理水平的一項基礎(chǔ)性工作。隨著新時期殘疾人信訪工作職能的進一步拓展和業(yè)務(wù)工作的進一步完善，檔案工作已越來越多顯示出它在促進各級殘聯(lián)工作正常運轉(zhuǎn)方面的重要作用。因此我們要充分認識加強和做好新時期殘疾人信訪檔案工作的重要性和緊迫性，進一步明確檔案工作的任務(wù)，增強責(zé)任感和使命感，提高檔案管理水平，使信訪檔案工作為提高殘疾人生活水平、維護殘疾人合法利益、共同營造和諧社會服務(wù)，為建成社會小康和全面建成社會主義強國貢獻一份力量。