電子檔案和紙質(zhì)檔案利用的需求共性與差異

梁霞

摘 要：在當(dāng)前社會中，檔案的重要性已經(jīng)越來越高，其主要就是因為檔案的記錄功能。但是到底什么樣的檔案才是最為保險的，這在當(dāng)前來看，還難以有一個具體的定論。有的人認(rèn)為電子檔案更加的快捷方便，但是有的人卻認(rèn)為紙質(zhì)檔案更加的保險。其實二者之間是有著許多的相同之處的，當(dāng)然，也存在著本質(zhì)的不同。到底哪種方法更加的好，就要仁者見仁智者見智了。本文就從電子檔案和紙質(zhì)檔案的特點進(jìn)行探究，來得出二者的共性和差異，從而得出各自的優(yōu)缺點。

關(guān)鍵詞：電子檔案；紙質(zhì)檔案；利用需求；差異

在當(dāng)前來看，檔案應(yīng)該算作是文件的一種。只不過不同于文件需要及時發(fā)揮效果的用途，它是起到了一個儲存和備份的作用的。這樣的作用就讓檔案有著自己獨特的作用。因為在很多的時候，人們都需要尋找檔案來還原當(dāng)時的事情，這樣可以分清很多的事情，原本這種檔案都是以紙質(zhì)文件為主，但是隨著科技的發(fā)展，就出現(xiàn)了電子檔案。相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而言，電子檔案是有著許多特別的地方。但是它卻也是檔案的一種，依舊無法逃脫檔案的一系列特點。這就讓紙質(zhì)檔案和電子檔案之間有著很大的共性。因此，到底是電子檔案更好，還是紙質(zhì)檔案更安全，是需要看其使用的環(huán)境，接下來筆者就為大家分析這兩種檔案的不同和相同。

1 紙質(zhì)檔案和電子檔案

這兩種檔案出現(xiàn)的時間是完全不同的，基本上可以說，電子檔案是紙質(zhì)檔案在時代下的產(chǎn)物。因此二者有著很多各自的特色，這就需要筆者為大家來解答一下什么是紙質(zhì)檔案什么是電子檔案，以及現(xiàn)在的檔案儲存模式。紙質(zhì)檔案，顧名思義就是以紙質(zhì)為載體的一種檔案。這種檔案是我國最古老的檔案。有許多人也稱之為備份文件，是我們最為熟悉的一種。但是紙質(zhì)檔案的管理是需要大量人力的，而且存在著很多的不方便，甚至?xí)驗闀r間的流逝，而造成載體的損壞。這些都是不可改變的，也是紙質(zhì)檔案自身的缺陷?；谶@些缺陷，就出現(xiàn)了電子檔案。電子檔案其實就是將紙質(zhì)檔案利用計算機(jī)進(jìn)行錄入，然后形成的一種科技形式的檔案。這種檔案的特點是便于管理，而且搜索簡單。但是在安全性上，是存在著很大的問題。因為一些儲存的設(shè)備為公司電腦，因此很容易遭到黑客的攻擊，會導(dǎo)致整個電腦中的數(shù)據(jù)泄露出去，甚至毀壞。這兩種方法的優(yōu)缺點都很明顯，因此，任何一方都沒有將對方淘汰的實力。所以，當(dāng)前的公司和單位中，作為常見的檔案儲存方式就是紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的形式。而且采用多種備份的方式，這樣才能夠保證檔案的不丟失。談完了這些，接下來，筆者就為大家分析二者的共性和不同。

2 電子檔案和紙質(zhì)檔案的利用需求共性

在當(dāng)前來看，無論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案在人們的生活中都是非常常見的。這主要是因為上述的一系列的特點。但是因為電子檔案是紙質(zhì)檔案的一個科技化改變，所以就讓二者之間是存在著很多的相同之處的。這些相同之處體現(xiàn)在許多的方面，其中就包括了利用需求共性。這也是在檔案中最為重要的一個部分，因為沒有利用需求，這兩種方式就都沒有存在的意義。其主要體現(xiàn)的方面應(yīng)該分為如下兩個部分：

2.1 檔案利用需求具有多樣性和動態(tài)性

2.1.1 多樣性。多樣性在當(dāng)前來看，指的就是權(quán)限等級。這是因為檔案是非常重要的東西，因此其對使用者是有著一定的要求的。這些要求在當(dāng)前來看是有著很多的特殊性。因此，無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，所需要做的都是能夠分出一定的等級，根據(jù)不同的人，發(fā)放不同的權(quán)限，這樣才能保證檔案不被錯誤的利用。而在當(dāng)前來看，這種劃分一直沒有太具體的分類，有的公司喜歡分成個人和團(tuán)隊幾個部分，這樣可以便于管理個人的工作。而有的公司喜歡分成員工，領(lǐng)導(dǎo)的形式，不同的等級，接觸的權(quán)限不同。而一些特別的公司，更是多種形式復(fù)合應(yīng)用。其實這些方式都是沒問題的，只要復(fù)合公司的體系就能夠發(fā)揮足夠的作用。

2.1.2 動態(tài)性。人們利用檔案還會受到時間地點以及利用條件變化的影響，檔案利用需求的方式會隨著各項條件的變化去決定，也會隨著科學(xué)的發(fā)展進(jìn)步而變化，檔案的服務(wù)工作和利用需求都會表現(xiàn)出相應(yīng)的動態(tài)性，這也是檔案利用需求的變化所致。

2.2 檔案利用需求具有重復(fù)性和誘導(dǎo)性

2.2.1 重復(fù)性。人們在利用檔案的時候一般都不會只利用一次，當(dāng)檔案的利用者在滿足了當(dāng)前的利用需求之后，一般都會有新的需求，在一些特定的條件下，對于檔案的利用需求就會呈現(xiàn)出重復(fù)性。

2.2.2 誘導(dǎo)性。這個需求主要體現(xiàn)在對檔案使用者的需求做出調(diào)節(jié)和引導(dǎo)。如果將檔案利用的環(huán)境和相關(guān)政策做出改變，這也會影響到利用者需求的轉(zhuǎn)移或者變化。比較明顯的就是，將一些不可利用的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)槟軌蚶?，這樣就會對利用者帶來一定的誘導(dǎo)。這種可誘導(dǎo)性的需求，能充分發(fā)揮出檔案資源的利用潛力，也更能表現(xiàn)出利用需求的共性特點。

3 電子檔案和紙質(zhì)檔案利用需求的差異

這兩種載體檔案的存在目的就是為人們所用，從而發(fā)揮其自身的利用價值，它們都是對社會和人們所服務(wù)的，盡管兩種檔案有諸多利用需求的共性，但也有一定的差異在其中。

3.1 檔案利用需求的載體差異

從檔案的載體上來看，這兩種檔案的利用需求載體有很大的差異，從傳統(tǒng)的甲骨文、石刻、竹筒到現(xiàn)在的文字、聲像和圖片，都能運用不同的技術(shù)方法將其有價值的信息長期保存下來，在形成檔案之后就獨立存在。在不借助任何技術(shù)的情況下人們就能識別檔案的載體和內(nèi)容，當(dāng)檔案內(nèi)容與其形成了關(guān)系之后就不能再分離，這足以說明，檔案和其載體是不能分開的，其載體也是檔案的重要組成。只要檔案的載體沒受到災(zāi)害，并且合理保存，就能夠長期存在，這就是紙質(zhì)檔案的利用載體。而電子檔案在保存那些有價值的信息時，都是將其儲存在一定的設(shè)備中，而一旦生成了電子檔案，信息將不能離開這種設(shè)備和技術(shù)，也不能脫離這種載體而單獨存在。電子檔案的利用需求，主要就是通過計算機(jī)系統(tǒng)對信息資源進(jìn)行識別和處理，并將其儲存在光盤和磁盤等介質(zhì)上，然后將數(shù)字代碼上傳至網(wǎng)絡(luò)，這是數(shù)字化記錄的方式，檔案的利用者要想利用檔案就要借助計算機(jī)設(shè)備來讀取使用。

3.2 檔案管理方法的差異

由于紙質(zhì)檔案主要是通過專業(yè)人員收集整理來的資料，將其處理成完整的文件，然后再根據(jù)有利用價值的文件進(jìn)行分類，按照文件的內(nèi)容、來源、形式以及時間等各種聯(lián)系分別存放，最后再將這些分類整理好的文件材料移交到檔案部門管理。而電子檔案主要是通過計算機(jī)設(shè)備對文件進(jìn)行整理而形成的檔案，這樣的檔案不用分類，也不同組卷，工作人員可以通過計算機(jī)的檢索功能從任何角度都能對檔案進(jìn)行組合、檢索和分類，并能清楚地體現(xiàn)出各個文件之間的相互聯(lián)系，比如文件的來源、時間、內(nèi)容等；所以也就不用對其進(jìn)行專門的分類和組卷等工作，這些檔案部門也就精簡了很多職位。但是，電子檔案接收工作要比紙質(zhì)檔案接收工作要復(fù)雜很多，一般都是向檔案部門提交光盤和磁盤等介質(zhì)，或者直接進(jìn)入檔案部門的網(wǎng)址，從網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行文件的移交和歸檔工作，在檔案接收的時候，還要準(zhǔn)備相應(yīng)的設(shè)備，具有一定的網(wǎng)絡(luò)操作技術(shù)和熟料的業(yè)務(wù)經(jīng)驗。同時，檔案部門還要配備相對應(yīng)文件格式的轉(zhuǎn)換設(shè)備，以方便檔案文件的統(tǒng)一轉(zhuǎn)換，避免有格式不識別的電子檔案出現(xiàn)。

4 結(jié)束語

在現(xiàn)代化的社會中，人們都對檔案資源有利用需求，檔案資源的共享也成為熱門的話題，在檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)上也要以檔案管理的信息化為基礎(chǔ)。同時，電子檔案和紙質(zhì)檔案在利用需求上，也要各取所長，補己之短，以實現(xiàn)檔案資源的整合，滿足人們的利用需求。

參考文獻(xiàn)

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