檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點研究

張汝良

摘 要：在檔案管理工作中，檔案的信息化建設(shè)是如今信息科技時代的重要發(fā)展趨勢，隨著管理技術(shù)的發(fā)展，逐漸形成一系列檔案管理體系?；诖?，本文對檔案信息化建設(shè)與檔案管理進行了研究，對檔案信息化建設(shè)提出了幾點建議，以期檔案管理的信息化建設(shè)能夠跟上經(jīng)濟發(fā)展的步伐，為我國社會生產(chǎn)與經(jīng)濟發(fā)展做好保障工作。

關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案信息化；信息化建設(shè)

引言：傳統(tǒng)的檔案管理是對紙質(zhì)檔案的管理，已經(jīng)不能夠適應(yīng)如今社會發(fā)展的速度，利用信息技術(shù)對檔案進行數(shù)字化管理才是適合當(dāng)代社會的檔案管理。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)不僅提高了檔案管理的效率，也為人事管理和生產(chǎn)項目的進行提供了很大的便捷。

1 檔案信息化建設(shè)與檔案管理的內(nèi)容

檔案信息化建設(shè)是指使用信息技術(shù)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，也是建立了檔案管理的新原則和新理論，是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中重新確立檔案管理的基本框架，實現(xiàn)檔案信息共享以及提供檔案信息社會化的服務(wù)，是將不同學(xué)科進行融合與整合。檔案信息化建設(shè)主要是對基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，基礎(chǔ)設(shè)施是傳輸交換檔案信息，進行資源共享，因此對檔案信息的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)是第一步，然后才能充分發(fā)揮檔案信息化的巨大作用[1]。

2 檔案信息化管理中存在的問題

檔案數(shù)據(jù)的異構(gòu)性。檔案信息分別來自不同的部門或單位，不同的部門和單位之間的檔案都存在結(jié)構(gòu)上的差異，這種現(xiàn)象也就讓檔案的信息化管理變得十分復(fù)雜，讓檔案信息的信息化建設(shè)過程時間加長。

信息數(shù)據(jù)高度分散。每個部門都有自己的信息數(shù)據(jù)，整個單位也有自己的信息數(shù)據(jù)，在對這些檔案管理時還需要對信息進行整理，這就讓檔案管理工作難度加大。例如一個企業(yè)總體有自己的財務(wù)報表，企業(yè)的財務(wù)部門也有自己的財務(wù)報表，這就需要檔案管理工作增加提取有價值信息的工作內(nèi)容，才能進行信息的共享。

檔案信息管理存在滯后現(xiàn)象。檔案的信息化建設(shè)最主要的效果是將檔案信息管理的過程進行調(diào)整優(yōu)化，將信息的利用率進行提高。但是目前很多企業(yè)的檔案信息管理存在很嚴(yán)重的滯后，不僅體現(xiàn)在信息技術(shù)的滯后，還體現(xiàn)在檔案信息的滯后。

缺少對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識。隨著信息技術(shù)的廣泛使用，社會工作效率得到了更大的提高，檔案信息處理得到了更完善的信息框架和處理模式。因此在檔案信息化建設(shè)中，需要擴大對信息化管理的認(rèn)識，以人本為關(guān)鍵原則，提高員工建設(shè)檔案信息化的認(rèn)識，提高員工的技術(shù)水平，從而提高工作效率。

檔案管理部門的信息化水平較低。如今，我國很多企業(yè)已經(jīng)引進了更加先進的計算機技術(shù)管理檔案，但仍然存在很多單位依靠單機操作管理，這就造成了很多信息資源無法實現(xiàn)共享。很多人只會使用計算機進行一些簡單操作，對計算機的使用率相對較低，影響到了檔案信息化建設(shè)的進程，現(xiàn)代計算機技術(shù)的優(yōu)勢還需要得到更大層面的發(fā)揮。

3 完善檔案信息化建設(shè)與檔案管理的策略

3.1 完善檔案信息化管理工作體系

完善檔案信息化建設(shè)與檔案管理最重要任務(wù)是完善檔案信息化管理工作體系，對檔案管理體系的完善，以及建立監(jiān)管體系和評價體系，形成網(wǎng)狀的管理體系，從多方面維護檔案管理工作的科學(xué)進行。首先需要建立完善的檔案管理制度，根據(jù)規(guī)章制度進行檔案管理，做到有章可循，保障檔案管理的效果。其次還需要創(chuàng)新管理方式，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能跟上社會發(fā)展的速度，創(chuàng)新出適應(yīng)現(xiàn)代化社會發(fā)展的檔案管理方式至關(guān)重要，明確并統(tǒng)一檔案管理的管理方式，根據(jù)檔案管理工作的重點提供管理、組織信息，達到管理方式的科學(xué)化、規(guī)范化。再次檔案信息化管理的監(jiān)管體系需要引進移動監(jiān)控設(shè)備，在計算機內(nèi)設(shè)置瀏覽記錄儲存，一旦出現(xiàn)問題，可以做到有據(jù)可查和有針對的問責(zé)。最后檔案管理信息化建設(shè)中建立績效評價體系，記錄員工日常工作表現(xiàn)，建立適合的激勵機制，提高員工工作的積極性[2]。

3.2 建立網(wǎng)絡(luò)檔案

企業(yè)在建立檔案時就做好網(wǎng)絡(luò)檔案的建立，這就為檔案的信息化管理節(jié)省了很多的時間。建立網(wǎng)絡(luò)檔案首先需要建設(shè)檔案網(wǎng)站，建立內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)站以及公共服務(wù)平臺，充分發(fā)揮網(wǎng)站的優(yōu)勢，增加檔案管理的服務(wù)功能。通過宣傳網(wǎng)絡(luò)檔案，是網(wǎng)絡(luò)檔案成為檔案管理信息服務(wù)的良好平臺，實現(xiàn)檔案信息合理高效地利用。其次，引進必要的硬件設(shè)備，做好檔案信息化管理的硬件支持，硬件設(shè)備是實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案資源共享的必備條件，對于保障檔案管理的安全性具有重要作用。

實現(xiàn)檔案信息化管理需要進行檔案信息的共享，推動信息共享進程需要加強數(shù)字化建設(shè)，在企業(yè)內(nèi)部普及電腦的使用，培養(yǎng)數(shù)字化管理專業(yè)人員，保證檔案管理人員對電腦的規(guī)范使用，從而達到檔案管理的高工作效率。另外實現(xiàn)檔案信息資源的共享，對于我國經(jīng)濟建設(shè)也具有很重要的意義，也是我國信息化建設(shè)的基礎(chǔ)服務(wù)。進行檔案信息化建設(shè)還需要創(chuàng)新檔案信息服務(wù)方式，建設(shè)檔案的遠(yuǎn)程查閱管理功能，例如對于一些可以公開的檔案信息，由有關(guān)部門到指定網(wǎng)站進行發(fā)布，對不同級別的檔案信息，使用連接的方式進行處理信息，在檔案管理網(wǎng)站內(nèi)向注冊用戶提供遠(yuǎn)程服務(wù)。對于一些不能公開的檔案信息，需要對檔案使用者身份進行審核登記。

3.3 加強安全建設(shè)

檔案信息化建設(shè)過程中需要在安全建設(shè)上投入更多的關(guān)注度，有關(guān)企業(yè)需要投入更多精力和資金進行安全建設(shè)，促進管理應(yīng)用的研發(fā)，組織技術(shù)人員的培訓(xùn)，實現(xiàn)信息化技術(shù)與人才的平衡發(fā)展，以適應(yīng)現(xiàn)代化進程。檔案是具有隱私性的重要數(shù)據(jù)，檔案信息化建設(shè)的安全建設(shè)需要得到更多的注意，例如企業(yè)內(nèi)部的檔案網(wǎng)站需要設(shè)立嚴(yán)密的網(wǎng)絡(luò)防火墻，防止任何惡意入侵，企業(yè)也需要設(shè)置網(wǎng)站的用戶審查以及設(shè)置相關(guān)權(quán)限，保障網(wǎng)站訪問用戶的明確性，也要保障網(wǎng)站內(nèi)的檔案不能被隨意更改轉(zhuǎn)發(fā)。

3.4 提高檔案管理工作人員的工作素養(yǎng)

檔案管理工作人員的工作素養(yǎng)是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，對檔案信息化建設(shè)有著推動作用。要想提高檔案管理工作人員的素養(yǎng)需要做到以下內(nèi)容：第一，招聘具備專業(yè)能力與素質(zhì)的檔案管理人員，檔案管理不僅僅是存放整理檔案，還需要將檔案備份至網(wǎng)絡(luò)上儲存起來，對檔案格式的修改，對檔案內(nèi)容的整理。這就要求檔案管理人員具備計算機使用能力，因此需要招聘選擇有專業(yè)能力的管理人員。第二，對檔案管理人員定期培訓(xùn)。信息技術(shù)不斷發(fā)展，檔案信息化建設(shè)不斷深入，檔案管理人員也需要不斷學(xué)習(xí)和進步。通過定期培訓(xùn)檔案管理工作人員，能夠保證檔案管理工作人員的專業(yè)能力與時俱進，檔案管理工作人員的知識儲備逐漸增加，工作人員的專業(yè)素養(yǎng)得以保障。第三，建立適當(dāng)?shù)母偁帣C制。競爭機制的作用可以有效地鼓勵管理人員的積極性，激發(fā)出工作人員的無限潛能，也能夠幫助檔案管理工作質(zhì)量得到提升，更好地做到人盡其才。

4 結(jié)論

綜上所述，檔案信息化管理需要從建設(shè)檔案信息化管理工作體系、基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)、信息技術(shù)及人員、網(wǎng)絡(luò)檔案、安全建設(shè)等多方面實施，通過融入先進的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，保障檔案管理質(zhì)量與效率的同時提高。因此，企業(yè)應(yīng)該更加關(guān)注檔案管理部門硬件設(shè)備的提升，管理人員的培養(yǎng)，建立完善的檔案管理規(guī)章制度和工作體系，實現(xiàn)檔案管理的高效發(fā)展。

參考文獻

[1]趙虹.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代基層單位檔案信息化建設(shè)的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（02）：71.

[2]李峰.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（24）：89-90.