談水利工程檔案管理和利用

曾杏?xùn)|

摘 要：做好水利工程檔案管理和利用工作，對(duì)保證水利工程防洪安全、

及工程投入運(yùn)營(yíng)后的維護(hù)、修復(fù)管理工作及服務(wù)水利建設(shè)事業(yè)有重要意義。本文結(jié)合筆者多年工作實(shí)踐，對(duì)水利工程檔案管理和利用過程中存在的不足及改進(jìn)措施提出個(gè)人看法，供廣大同行參考。

關(guān)鍵詞：工程檔案；管理；利用；問題；措施

1 前言

水利工程對(duì)我國(guó)農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及當(dāng)?shù)鼐用袢粘Ｉ钣兄匾绊憽?/p>

在水利工程建設(shè)過程當(dāng)中，包括從工程立項(xiàng)、施工過程、竣工驗(yàn)收等階段，會(huì)產(chǎn)生大量的具有保存價(jià)值的原始資料，如文字、圖表、聲像等，需要進(jìn)行認(rèn)真進(jìn)行收集和整理，形成水利工程檔案。一份高質(zhì)量的水利工程檔案，能夠?yàn)楣こ炭⒐ね度胧褂煤筮M(jìn)行運(yùn)行管理、維修改造、以及工程質(zhì)量責(zé)任認(rèn)定等工作提供技術(shù)支持。水利工程檔案記錄史料可靠，具有極高的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和人文價(jià)值。

做好水利工程檔案的管理和利用工作，充分發(fā)揮其作用，更好地為當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)和水利事業(yè)服務(wù)，是廣大水利工作者和檔案管理者的共同職責(zé)。

2 水利工程檔案管理和利用過程中存在的問題

水利工程投入使用后，為對(duì)其進(jìn)行有效的運(yùn)營(yíng)管理，需要利用水利工程檔案提供技術(shù)支持。在水利工程檔案管理和利用過程中，存在不足之處，具體包括以下幾方面：

2.1 檔案編目系統(tǒng)科學(xué)性不夠，相同類型或反映同類問題的案卷沒有進(jìn)行連貫排序，要查找非常困難。

2.2 沒有按照規(guī)范進(jìn)行案卷和文件題名，而是僅僅以 “（一）、（二）”等簡(jiǎn)單的數(shù)字符號(hào)命名，而不是按照內(nèi)容或時(shí)間來命名，到這有些文件，尤其是各種圖紙檢索起來非常不方便。

2.3 文件材料存在誤差，準(zhǔn)確度不夠。

例如竣工圖內(nèi)容與實(shí)物不一致、聲像檔案的文字說明和內(nèi)容不相同、反映同一事物的文件內(nèi)容不一致等情況。

2.4 檔案文件在保管和使用一段時(shí)間后，容易出現(xiàn)紙張破損、字跡掉色等問題，如果不能及時(shí)進(jìn)行處理的話，會(huì)影響其后續(xù)的保管和使用。

2.5 檔案利用有待加強(qiáng)。

目前，現(xiàn)代信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到水利工程檔案的收集和整理當(dāng)中，通過計(jì)算機(jī)軟件，使到水利工程檔案管理效率和質(zhì)量大為提高，但是，由于聯(lián)網(wǎng)查詢功能還沒完全開發(fā)和利用，導(dǎo)致電子檔案不能通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行查閱，使得施工人員在野外作業(yè)時(shí)，要查找相關(guān)資料比較困難。這些問題的存在，加大了管理人員對(duì)水利工程的運(yùn)營(yíng)和維護(hù)管理難度，甚至影響到工程安全運(yùn)行。例如，下穿航道的地涵工程，如果實(shí)際埋深與竣工圖不符，如果航道拓浚時(shí)僅靠竣工圖來設(shè)計(jì)施工，很可能會(huì)破壞涵洞頂部保護(hù)層，帶來嚴(yán)重的后果。

3 加強(qiáng)對(duì)水利工程檔案管理和利用的措施

水利工程檔案對(duì)水利工程的運(yùn)行管理和維護(hù)、改造有重要的意義，要做好水利工程檔案的管理，必須改掉以往的“重建輕管”的作法，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和開發(fā)利用工作，充分發(fā)揮工程檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，更好地服務(wù)社會(huì)。

3.1 加強(qiáng)檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。

單位領(lǐng)導(dǎo)要充分重視工程管理檔案工作，把它作為工程建設(shè)項(xiàng)目的一個(gè)重要組成部分，并根據(jù)“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的原則，建立完善的檔案管理制度，明確各單位各部門的職責(zé)，并制定相應(yīng)的管理措施。此外，制定完善的工程檔案管理制度或辦法，配備足夠的人員、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)，保障檔案工作正常開展。

3.2 嚴(yán)把歸檔文件質(zhì)量關(guān)。

為保證工程檔案的質(zhì)量和完整性，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)從工程立項(xiàng)工作開始，對(duì)工程檔案進(jìn)行系統(tǒng)及規(guī)范化管理，保證歸檔資料的系統(tǒng)性、完整性及準(zhǔn)確性。

3.2.1 根據(jù) “誰(shuí)形成、誰(shuí)收集、誰(shuí)整理”的原則，安排專門的部門和工作人員，負(fù)責(zé)收集、整理工程立項(xiàng)、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及驗(yàn)收過程中所產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的文件資料，包括文字、聲像、圖表等，保證工程檔案的準(zhǔn)確和完整，并做到技術(shù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、圖物相一致，簽字手續(xù)齊全。水利工程投入運(yùn)營(yíng)后，可以通過工程檔案，詳細(xì)了解工程從建設(shè)到竣工過程的真實(shí)情況。

3.2.2 文件歸檔分類、組卷要規(guī)范化。

文件歸檔時(shí)，要根據(jù)有關(guān)規(guī)定要求，對(duì)其進(jìn)行規(guī)范化分類和組卷，使到案卷及其對(duì)應(yīng)的卷內(nèi)文件形成有機(jī)聯(lián)系，用于保存文件的檔案盒背脊、卷皮、備考表等的制作，要根據(jù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，并保證裝訂質(zhì)量。

3.2.3歸檔后的文件，要進(jìn)行妥善保管、使用，并確保安全，避免檔案文件出現(xiàn)破損和老化等問題。

3.2.4 檔案移交到管理單位時(shí)，應(yīng)當(dāng)由交接雙方共同對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保合格后，雙方簽字確認(rèn)，檔案移交到管理單位負(fù)責(zé)保管。

3.3 提高檔案工作信息化管理水平。

當(dāng)前，由于受到技術(shù)條件及保密等各種因素的制約，個(gè)別水利檔案管理部門，對(duì)檔案工作信息化建設(shè)工作不太重視，管理水平還有待提高，使用的檔案管理軟件還停留在“建立目錄級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)”的階段，還沒做到異地聯(lián)網(wǎng)，致使需要在外地了解電子檔案材料時(shí)，困難重重。水利檔案進(jìn)行數(shù)字化以后，存于數(shù)據(jù)庫(kù)中，還沒有進(jìn)行必要的開發(fā)和利用，檔案的價(jià)值未能充分體現(xiàn)。

3.4 提高工程建設(shè)檔案對(duì)運(yùn)行管理工作的適應(yīng)性。

工程檔案的收集管理和利用，涉及到不同的部門，他們對(duì)檔案的要求也有所側(cè)重。比如工程建設(shè)單位，比較側(cè)重的是對(duì)評(píng)定資料的收集和管理，而運(yùn)營(yíng)管理單位，側(cè)重于一般設(shè)備使用說明等資料的整理。因此，在條件具備時(shí)，可以讓運(yùn)營(yíng)單位的人員，參與到工程建設(shè)檔案的收集和管理當(dāng)中，并根據(jù)運(yùn)營(yíng)管理的需要，進(jìn)行有針對(duì)性地開展相關(guān)檔案的收集、整理和歸檔。這種做法，可以提高建設(shè)單位效率，減少浪費(fèi)，運(yùn)營(yíng)管理單位也可提前參與到檔案管理工作中，有利于運(yùn)管單位及早開展工作，發(fā)揮工程的效益。

4 加大水利工程檔案開發(fā)利用的思考

4.1 確保水利檔案資料利用安全性，提高專業(yè)人員的管理水平。

要對(duì)水利工程檔案進(jìn)行開發(fā)和利用，完整的檔案材料是前提條件。

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，檔案材料也面臨著安全風(fēng)險(xiǎn)，需要檔案管理部門采取有效的防范措施，保護(hù)各種水利檔案資料，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，構(gòu)建安全服務(wù)器，建立水利檔案安全保密系統(tǒng)。為適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展需要，水利檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)不斷地提高自己的安全意思和管理水平，在實(shí)際工作中，對(duì)出現(xiàn)的各種問題，采取有效措施進(jìn)行解決和防范，在安全的基礎(chǔ)上，充分開發(fā)和利用水利工程檔案的價(jià)值。

4.2 提供工程檔案服務(wù)多元化

4.2.1 順應(yīng)時(shí)代要求，提供工程檔案服務(wù)的形式也應(yīng)當(dāng)走向多元化。除了基本的窗口服務(wù)形式以外，還可以考慮通過采用電話咨詢、網(wǎng)絡(luò)信件和口頭咨詢等服務(wù)形式，采取多種服務(wù)形式，充分發(fā)揮工程檔案的使用價(jià)值。

4.2.2 除了傳統(tǒng)的單一的檢索工具以外，還應(yīng)當(dāng)借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，構(gòu)建電子數(shù)據(jù)庫(kù)和多種檢測(cè)系統(tǒng)，最大限度的滿足檔案用戶的需要。

4.2.3 針對(duì)特定人群，提供檔案使用服務(wù)。

為了提升水利工程檔案的利用率，充分發(fā)揮其價(jià)值，檔案管理部門可以深入市場(chǎng)調(diào)查，根據(jù)特定人群的實(shí)際需要，提供針對(duì)性的檔案使用服務(wù)，使到工程檔案“物盡其中”。

5 結(jié)束語(yǔ)

水利工程檔案對(duì)加強(qiáng)水利工程的運(yùn)營(yíng)管理和維護(hù)、發(fā)揮工程檔案的利用價(jià)值，有著重要意義。

廣大工程檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)在實(shí)際工作中，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，優(yōu)化各種管理措施，做好水利工程檔案的管理和開發(fā)利用工作，助力水利事業(yè)發(fā)展。

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