基礎(chǔ)建設(shè)與開發(fā)利用同步開展

胡成鋼 于冉冉 陳慶菊

學(xué)校檔案是學(xué)校內(nèi)部各種活動(dòng)的真實(shí)記錄，在學(xué)校工作中起著承前啟后的作用。是學(xué)校整個(gè)教育管理的重要組成部分，是學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)。加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，對(duì)于推進(jìn)依法治校，規(guī)范學(xué)校的內(nèi)部管理，包括校園管理、教學(xué)管理、干部人事管理、后勤基礎(chǔ)建設(shè)管理和實(shí)施素質(zhì)教育，推進(jìn)學(xué)校改革，促進(jìn)學(xué)校發(fā)展有著重要的意義。增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，豐富檔案工作內(nèi)涵，實(shí)施檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化，更是實(shí)現(xiàn)教育現(xiàn)代化工程的必然趨勢，是實(shí)施“科教興國”戰(zhàn)略的迫切需要。

1 提高檔案管理水平，保持檔案工作與學(xué)校整體事業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展

近年來學(xué)校按照《檔案法》和《實(shí)施辦法》的要求，堅(jiān)持將檔案工作與其他工作一起安排部署，明確檔案管理的目標(biāo)，形成了縱向到底橫向到邊的管理體系，確保了檔案工作與學(xué)校事業(yè)的協(xié)調(diào)發(fā)展。

一是規(guī)范內(nèi)部管理，強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在內(nèi)部管理上學(xué)校各部門都必須建立檔案工作規(guī)章制度，健全檢索工具，統(tǒng)一檔案用品，實(shí)行學(xué)校檔案集中統(tǒng)一管理。在基礎(chǔ)設(shè)施上，配備檔案專用設(shè)備，達(dá)到了防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染、防高溫等“九防”要求，綜合檔案室配備了計(jì)算機(jī)、復(fù)印件、空調(diào)等現(xiàn)代設(shè)備，提高了檔案現(xiàn)代化管理水平。

二是不斷充實(shí)檔案內(nèi)涵，做好四制改革工作資料的搜集和整理工作。學(xué)校教育是在改革發(fā)展前進(jìn)的，新時(shí)代的發(fā)展要求學(xué)校教育的管理體制，教育目標(biāo)、教學(xué)內(nèi)容、方法等方面不斷改革。改革方案出臺(tái)，具體操作過程中形成了大量的文件材料必須及時(shí)收集歸檔，避免遺漏，這對(duì)不斷完善改革措施、妥善處理遺漏問題是十分必要的。我校四制改革之后，推出了“校務(wù)公開”制度。把學(xué)校的重大決策、基建競標(biāo)、教師職稱評(píng)定等及時(shí)公示，全校教職工對(duì)這一舉措非常歡迎，效果很好。為此，泰安市教育局組織全市中小學(xué)校長在我校召開了“校務(wù)公開”現(xiàn)場會(huì)。由于我們的工作得力，全面、條理得保存了每次公示的檔案，為大會(huì)的成功召開奠定了一個(gè)良好的基礎(chǔ)。

三是齊全完整地收集整理好檔案，努力改變檔案結(jié)構(gòu)單一的狀況，從單純的文書檔案管理向多門類多載體檔案管理轉(zhuǎn)變，注重抓好基建、會(huì)計(jì)、聲像、實(shí)物、電子等檔案資料的收集和管理。同時(shí)按照國家檔案工作的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理檔案，強(qiáng)化中學(xué)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，提高檔案案卷質(zhì)量，為中學(xué)檔案信息資源的開發(fā)利用工作打下良好的基礎(chǔ)。

四是提高中學(xué)檔案工作的信息化、現(xiàn)代化管理水平。隨著大數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡(luò)化管理水平的普遍應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、現(xiàn)代化是檔案工作的必由之路。在檔案管理信息化、現(xiàn)代化過程中要加大對(duì)信息化、現(xiàn)代化的投入，配備必要的硬件設(shè)備，以保證檔案信息化、現(xiàn)代化工作的開展；要建設(shè)檔案利用所需要的“三網(wǎng)四庫”，三網(wǎng)即互聯(lián)網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、局域網(wǎng)，四庫即全文數(shù)據(jù)庫、目錄數(shù)據(jù)庫、照片數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，通過三網(wǎng)四庫建設(shè)達(dá)到互聯(lián)互通、信息共享；要加大檔案數(shù)字化進(jìn)程，使檔案管理信息化、現(xiàn)代化穩(wěn)步推進(jìn)，使檔案利用工作更加快捷方便，有力地提高利用效率；在檔案信息化、現(xiàn)代化建設(shè)過程中要注重加強(qiáng)檔案的實(shí)體安全和信息安全，做好數(shù)字檔案的異地備份工作，保證數(shù)字檔案的安全；要正確處理好檔案保密工作和開發(fā)利用工作的關(guān)系，在信息共享的同時(shí)，注意保密信息的安全，防止保密信息的泄露。

2 規(guī)范檔案管理，增加服務(wù)意識(shí)，要處理好三個(gè)關(guān)系

（一）檔案工作與保密工作的關(guān)系。檔案利用工作，是實(shí)現(xiàn)檔案為學(xué)校工作服務(wù)的手段，是檔案工作賴以存在和發(fā)展的基礎(chǔ)。學(xué)校檔案在嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律的同時(shí)，把主要精力放在開發(fā)利用檔案信息資源上，為教學(xué)及各部門服務(wù)，最大限度地發(fā)揮檔案的作用。開展利用服務(wù)，使檔案工作進(jìn)入良性循環(huán)，不僅能帶動(dòng)檔案其他工作的開展，而且能提高全校檔案意識(shí)。

（二）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)與全員參與的關(guān)系。加強(qiáng)檔案管理工作，必須加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，只有領(lǐng)導(dǎo)重視，舍得投入人力、物力，加大檔案工作的力度，檔案工作才能上檔次、上水平。在當(dāng)前新形勢下，既要依靠領(lǐng)導(dǎo)的重視，還要著力提高全體人員的檔案意識(shí)，以不斷拓寬檔案收集與服務(wù)的渠道。經(jīng)常不斷地引導(dǎo)廣大師生員工樹立收集檔案資料人人有責(zé)的觀念，對(duì)于有價(jià)值的資料，視為學(xué)校發(fā)展建設(shè)的無形資產(chǎn)。學(xué)校工作開展到哪里，檔案工作就要及時(shí)延伸到哪里。實(shí)踐證明，領(lǐng)導(dǎo)重視與支持是搞好檔案工作的基礎(chǔ)和前提，而提高全體師生的檔案意識(shí)，是提高檔案利用率的根本保證。

（三）健全制度與完善提高的關(guān)系。檔案工作是一項(xiàng)牽扯面廣，專業(yè)性強(qiáng)，工作量大的系統(tǒng)工程，每個(gè)環(huán)節(jié)都要講求標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。因此，必須建立一個(gè)完備的管理系統(tǒng)和完善的科學(xué)管理制度，用以保證檔案的統(tǒng)一管理。在學(xué)校改革的大潮中，必須進(jìn)一步改革完善檔案管理制度，探索新的管理模式，更好地為學(xué)校改革和發(fā)展服務(wù)。在這方面應(yīng)當(dāng)在堅(jiān)持檔案管理基本原則的前提下，通過修訂制度，把等、靠、要的思想轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)創(chuàng)造條件，解決存在的問題，用超前服務(wù)的意識(shí)，把被動(dòng)利用的舊習(xí)慣轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)開發(fā)檔案信息資源的新行動(dòng)。只有這樣，檔案管理工作才能注入新的活力，才能不斷提高管理水平，拓寬服務(wù)領(lǐng)域和活動(dòng)空間，推動(dòng)自身的發(fā)展。只有處理好三個(gè)關(guān)系，才能使學(xué)校檔案工作健康有序的發(fā)展。

3 緊緊圍繞學(xué)校中心工作搞好檔案管理和利用工作

檔案工作的生命力在于開發(fā)利用，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為教學(xué)工作這個(gè)中心服務(wù)，這是學(xué)校檔案工作向深層次發(fā)展的方向。要立足服務(wù)，使綜合檔案室成為學(xué)校的“信息庫”?？梢栽谝韵氯矫姘l(fā)揮特殊的作用：一是用于相互交流。每學(xué)年的教學(xué)管理及課堂教學(xué)資料、科研資料及時(shí)整理歸檔，在教學(xué)改革或科研交流時(shí)，可以隨時(shí)從檔案室提取，充分發(fā)揮信息資源的作用。二是用于對(duì)學(xué)生思想教育。對(duì)學(xué)生進(jìn)行熱愛社會(huì)主義、熱愛黨、熱愛學(xué)校的同時(shí)，學(xué)校的歷史沿革，大事記、畢業(yè)生的資料等是典型的活教材。如把張楚、陳強(qiáng)等考入或報(bào)送至清華大學(xué)的優(yōu)秀生的材料檔案，編訂成冊(cè)，發(fā)給入校的新生，鼓勵(lì)新生，發(fā)憤讀書，報(bào)效祖國，這一做法起到了良好的教育效果。三是用于考核評(píng)價(jià)。干部晉升、教師晉職、評(píng)優(yōu)選模等，都是根據(jù)現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)本人陳述，特別是歷年記載的檔案材料為主要依據(jù)，憑借歷史真實(shí)，定量定性，是最有說明力的。四是要加強(qiáng)編研，使檔案室成為領(lǐng)導(dǎo)的“參謀部”。檔案室要主動(dòng)及時(shí)地為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)，創(chuàng)造性的開展工作。近幾年來，我們編制了學(xué)?；厩闆r匯編，如《學(xué)校事業(yè)發(fā)展情況》、《改革資料匯報(bào)編》、《教師隊(duì)伍建設(shè)》、《科研成果匯報(bào)編》、《學(xué)校組織體制沿革》等。還結(jié)合學(xué)校專項(xiàng)具體的活動(dòng)，自擬專題進(jìn)行收集、分類、整理編目。這些資料能夠反映某一個(gè)時(shí)期某項(xiàng)工作的軌跡，為總結(jié)工作或迎接上級(jí)檢查發(fā)揮了積極作用。

在新時(shí)代中國特色社會(huì)主義發(fā)展過程中，為適應(yīng)中學(xué)教育事業(yè)發(fā)展要求，學(xué)校檔案工作規(guī)范化建設(shè)要確定更全、更新、更高的目標(biāo)?！案本褪菣n案門類的更全，歸檔材料更全，豐富室藏，為學(xué)校工作提供全方位的服務(wù)；“更新”就是管理手段更新，創(chuàng)造條件，運(yùn)用現(xiàn)代化手段管理檔案；“更高”就是檔案利用率提高，發(fā)揮最高的檔案效益，實(shí)現(xiàn)檔案工作的持續(xù)發(fā)展，充分體現(xiàn)檔案的服務(wù)功能。