高校檔案管理信息化建設(shè)探討

摘 要：高校檔案信息化建設(shè)是高?！皵?shù)字化校園”的重要組成部分，逐步實現(xiàn)高校檔案資源數(shù)字化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、電子文件和電子檔案管理規(guī)范化，為教學(xué)、科研、管理服務(wù)，為高校的建設(shè)和發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、快捷的檔案信息，是高校檔案工作發(fā)展的目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；信息化

高校檔案信息化建設(shè)是高?！皵?shù)字化校園”建設(shè)的重要組成部分，是利用信息技術(shù)工具獲取、處理、傳輸、應(yīng)用檔案資源，提高檔案管理效率與效益，發(fā)掘、摘取檔案資源，向社會提供更多有價值的檔案信息，實現(xiàn)資源共享。它以檔案信息資源建設(shè)為核心，以加強電子文件管理為重點，以計算機網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)，努力適應(yīng)高校信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的要求，逐步實現(xiàn)高校檔案資源數(shù)字化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、電子文件和電子檔案管理規(guī)范化，為教學(xué)、科研、管理服務(wù)，為高校的建設(shè)和發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、快捷的檔案信息。采取什么樣的推進策略，進而有效地提高檔案管理水平，促使檔案信息化，最終達到更好地為高校提供服務(wù)，這已成為高校檔案工作者當(dāng)前思考的重要問題。

1 高校檔案信息化管理的必要性和緊迫性

計算機和網(wǎng)絡(luò)的產(chǎn)生使我們進入了網(wǎng)絡(luò)時代，信息化成為當(dāng)今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的大趨勢。作為檔案事業(yè)重要組成部分的高校檔案工作，信息化建設(shè)已經(jīng)成為自身發(fā)展建設(shè)的必然。高等學(xué)校要順應(yīng)時代的發(fā)展需要，加快檔案信息化管理步伐。

1.1 高校檔案業(yè)務(wù)工作發(fā)展的需要

作為傳播文化、傳承文明的文化事業(yè)機構(gòu)，高等學(xué)校的文化積淀和文化理念是學(xué)校辦學(xué)和發(fā)展的重要內(nèi)涵和支撐。高校檔案部門作為收集、保管和研究校史的部門，在學(xué)校文化底蘊與文化積累的形成與挖掘中，有著舉足輕重的作用。隨著高校體制改革的進一步深入，對外交往活動急劇增加，檔案門類不斷增多，如新出現(xiàn)的個人業(yè)績檔案、信用檔案、職稱檔案等，內(nèi)容復(fù)雜多樣，數(shù)量急劇增長；另一方面，電子政務(wù)的實施使辦公自動化程度得到提高和普及，檔案載體類型已由過去單一的紙質(zhì)檔案發(fā)展為圖片、音像、磁盤、光盤、移動硬盤等多種載體檔案，載體信息容量加大，不穩(wěn)定因素增加。

1.2 檔案工作人員提高自身素質(zhì)的需要

隨著社會的發(fā)展，高校及社會對檔案信息的需要日益增長，從而對管理者的知識和能力結(jié)構(gòu)提出了全新的要求。同時，由于辦公自動化加快了檔案工作現(xiàn)代化的進程，電子文件等新型載體的不斷出現(xiàn)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式明顯不能滿足對這些新載體檔案管理的需求，也影響著檔案工作內(nèi)容結(jié)構(gòu)及檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變化。

1.3 檔案信息資源的開發(fā)利用的需要

隨著社會信息化程度的深入，檔案信息資源備受人們關(guān)注，社會對檔案信息的依賴程度越來越高，而且更需要提供一些加工過的、系統(tǒng)的、全面的檔案信息服務(wù)。對于檔案部門來說，信息化是一項全新的工作，是一個系統(tǒng)工程，是檔案工作一次質(zhì)的飛躍。紙質(zhì)檔案的出現(xiàn)對人類文明的迅速發(fā)展起到強有力的助推作用，而電子檔案以其高密度儲存、體積輕巧、使用壽命長、傳遞速度快和易復(fù)制等特點，具有很強的生命力。如今，要從有紙的檔案到無紙的檔案信息化的飛躍，檔案工作將面臨“脫胎換骨”，其對傳統(tǒng)檔案工作的沖擊廣度、深度和力度是前所未有的。

2 推進高校檔案信息化建設(shè)遇到的困難

實現(xiàn)檔案信息化，對于高校檔案管理部門，面臨著許多困難。

2.1 資金投入規(guī)模大，籌集資金難

加快檔案信息化建設(shè)，制約的瓶頸是資金。要搞信息化，就需要購置計算機、路由器、掃描儀、縮微設(shè)備等設(shè)備，開通內(nèi)部局域網(wǎng)，鏈接外部因特網(wǎng)，進行信息安全防護等，這些都需要較大的經(jīng)費投入。

2.2 建設(shè)任務(wù)繁重，工作見效難

在檔案信息化完成之前，實行的是紙質(zhì)檔案與電子文檔并存，既要按照老方法管理紙質(zhì)檔案，又要按照信息化要求數(shù)據(jù)化電子文檔，工作量是雙倍甚至是多倍的。這樣，要實現(xiàn)全部意義的檔案信息化，建成數(shù)字檔案工作的運行體制，在財政投入沒有一個大的突破和復(fù)制技術(shù)沒有大幅度提高的情況下，也許需要數(shù)年或者更長的時間。

2.3 隊伍建設(shè)要求高，求人才難

檔案信息化對檔案人員的思想觀念、專業(yè)技能、寫作水平及綜合素質(zhì)都有較高的要求。工作人員要有熟練的計算機操作技能、獲取判斷運用信息的能力、精通的檔案業(yè)務(wù)知識，是既會檔案管理、又會計算機操作管理的復(fù)合型人才。但受傳統(tǒng)用人體制的制約，檔案工作人才競爭難以順利展開，加上檔案部門待遇不高，優(yōu)秀人才難以吸引進來，進來后又難以留住，致使檔案部門人員老面孔，工作老方法，進步不快，活力不強。

3 當(dāng)前高校檔案信息化建設(shè)應(yīng)采取的對策

高校檔案信息化建設(shè)促使檔案部門開展網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，對于檔案部門和利用者來說都是一種革命性的變革，這不僅表現(xiàn)在利用的方式上，更是表現(xiàn)在工作理念上的主要變化。

3.1 檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

要把檔案信息化建設(shè)納入本單位的總體規(guī)劃，加強檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，推進運用微機管理檔案進程，提高高校檔案和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用水平，充分發(fā)揮檔案室的各項功能和作用。加強內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)，實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)與辦公網(wǎng)絡(luò)的接口，并在校園網(wǎng)上使用檔案管理系統(tǒng)，完成各單位向校檔案室的遠(yuǎn)程歸檔，實現(xiàn)檔案工作數(shù)字化。

3.2 檔案信息資源建設(shè)

充分利用信息化檔案管理軟件，有重點、分步驟地將現(xiàn)有檔案信息數(shù)字化。該項工作可以通過以下兩個途徑實現(xiàn)：一是有學(xué)校各個基層單位將本年度產(chǎn)生的歸檔文件目錄按照檔案部門的要求直接錄入到檔案管理系統(tǒng)中，這樣可以減輕檔案部門日常歸檔的工作壓力，又使得學(xué)校各個部門的文件材料信息能及時、完整地進入檔案信息數(shù)據(jù)庫，方便本單位的有關(guān)人員了解工作情況，同時加快檔案信息資源網(wǎng)上共享的發(fā)展進程。二是檔案部門組織大量人力，通過人工輸入的方式，通過人工輸入的方式，將現(xiàn)存檔案案卷目錄轉(zhuǎn)化為機檢數(shù)據(jù)。根據(jù)電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，加強對學(xué)校各單位電子文件收集、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督指導(dǎo)，保證有保存價值的電子文件的真實性、完整性、安全性和可識別性。按照電子文件與紙質(zhì)文件并存的原則，實行電子文件和紙質(zhì)文件歸檔雙軌制，有計劃、有步驟地對本單位的檔案資料數(shù)字化技術(shù)處理。

3.3 檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

要遵循“規(guī)范、先進、實用”的原則，既要滿足當(dāng)前工作需要，又要兼顧信息技術(shù)發(fā)展的趨勢。進一步加大檔案管理軟件推廣工作力度，提高檔案管理技術(shù)和應(yīng)用水平，為保證檔案信息交換和實現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。加強檔案信息建庫入網(wǎng)工作，把檔案數(shù)據(jù)庫作為學(xué)校重要信息資源，納入學(xué)校網(wǎng)絡(luò)辦公的總體格局中，逐步構(gòu)建全校檔案文獻數(shù)據(jù)庫。充分利用和發(fā)揮網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作，開展檔案信息服務(wù)的窗口。在校園信息平臺上，建立檔案網(wǎng)站，有計劃地上載開放檔案目錄和現(xiàn)行文件目錄，并積極創(chuàng)造條件上載已公開的檔案全文信息，提供網(wǎng)上查詢和使用服務(wù)。

信息化建設(shè)對檔案部門既是發(fā)展機遇也是挑戰(zhàn)，既是希望也是考驗。如果能夠抓住機遇，乘勢而上，迅速推進，就能搶占制高點，爭取工作主動權(quán)，開創(chuàng)工作新局面，高校檔案管理工作應(yīng)加強信息化建設(shè)。

參考文獻

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作者簡介

文茜（1983-），女，壯族，廣西南寧人，大學(xué)本科學(xué)歷，文學(xué)學(xué)士學(xué)位，助理館員，廣西水利電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院，研究方向：高校檔案管理。