職業(yè)院校畢業(yè)生檔案管理工作路徑研究

摘 要：隨著職業(yè)院校畢業(yè)生就業(yè)環(huán)境的轉(zhuǎn)變和就業(yè)難局面的出現(xiàn)，學生檔案滯留學校和個人手中的現(xiàn)象頻繁出現(xiàn)，高校和各級檔案代理機構(gòu)“棄檔”、“死檔”現(xiàn)象也日益增多。職業(yè)院校畢業(yè)生檔案管理機構(gòu)尋求有效途徑，加強畢業(yè)生檔案管理已迫在眉捷。

關(guān)鍵詞：畢業(yè)生檔案；管理；途徑

隨著社會環(huán)境變化和市場經(jīng)濟發(fā)展，作為高校畢業(yè)生重要材料之一的學生檔案往往被忽視，很多畢業(yè)生和用人單位都沒有意識到檔案的重要作用，甚至對畢業(yè)后檔案的去向都漠不關(guān)心，隨意將個人檔案代理到人才中心，從此不聞不問，檔案成為了一潭死水，根本無法發(fā)揮其利用價值。為了適應(yīng)市場經(jīng)濟下高校畢業(yè)生擇業(yè)雙向選擇的需要，切實發(fā)揮畢業(yè)生檔案的作用，為畢業(yè)生就業(yè)、擇業(yè)提供有效的憑證、參考服務(wù)，職業(yè)院校要結(jié)合環(huán)境的變化，探索出新的就業(yè)環(huán)境下畢業(yè)生檔案管理的有效途徑。

1 職業(yè)院校畢業(yè)生檔案是人事檔案的基礎(chǔ)和重要源泉

1、學生檔案真實記錄了學生學習的全過程。學生檔案是由學生學習過程的各個環(huán)節(jié)形成的原始材料組成的，這些材料真實地記錄了學生的學習情況，如實地反映出學生的學習質(zhì)量和獎懲情況，其原始性和真實性是不可取代的。

2、學生檔案為用人單位錄用新員工的政審和考核提供重要依據(jù)。在畢業(yè)生評優(yōu)、考核和用人單位的政治審查過程中，學生檔案以其自身的原始性、真實性等特點毋庸置疑地成為首選依據(jù)。通過檔案反映出來的畢業(yè)生個人的綜合情況可信度更高，也更為全面、真實。

3、學生檔案在個人的定崗、定職、晉級、工作調(diào)動、出國等多方面也會起到憑證作用。學生檔案具有獨特的不可再生性和時間記錄性，不同階段、不同時期形成的反映個人學習、工作等方面情況的材料是人生的“記錄本”，對個人的成長起到重要的憑證作用。

2 畢業(yè)生檔案管理工作存在的問題

1、畢業(yè)生檔案材料本身存在的質(zhì)量問題。一方面，很多歸檔材料會出現(xiàn)填寫錯誤、涂改、字跡模糊和填寫不完整等情況，這在很大程度上影響了學生檔案的真實性和憑證作用；另一方面，歸檔材料不齊全現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)。例如有的學生入學時沒有及時上交高中檔案，有些學生由于出國、實習或工作等原因，畢業(yè)時忽略了畢業(yè)生登記表、自傳等材料的填寫，造成了畢業(yè)生檔案材料的缺失。

2、畢業(yè)生檔案派遣難。首先，學生畢業(yè)后檔案的派遣率逐年降低。由于就業(yè)形式的變化和就業(yè)壓力增加，越來越多的高校畢業(yè)生在畢業(yè)后都不急于辦理檔案派遣，有些想再考研、考公務(wù)員或是目前工作不穩(wěn)定暫時不需要檔案的學生都把檔案放在學校，不做任何處理，這就導致應(yīng)屆生的派遣率逐年降低，學校滯留的畢業(yè)生檔案越來越多。其次，很多畢業(yè)生盲目派遣，自己并不清楚檔案的去向，即使辦理了檔案派遣，也是對自己的檔案置之不理，更無法發(fā)揮發(fā)揮畢業(yè)生檔案的利用價值。再次，由于傳遞方式的限制，很多畢業(yè)生檔案都難以成功轉(zhuǎn)遞。按照有關(guān)規(guī)定，人事檔案的轉(zhuǎn)遞方式是機要交通或是專人遞送，嚴禁郵寄或交本人自帶。由于很多地方與機要局沒有建立投遞關(guān)系，導致很多畢業(yè)生檔案的機要件被退回學校，而且學生往往在畢業(yè)后都更改了聯(lián)系方式，學校根本聯(lián)系不到學生本人，學生也不到學校詢問檔案轉(zhuǎn)遞情況，這就造成了退回的檔案在學校長時間積壓，無人問津。

3、畢業(yè)生檔案派遣后回執(zhí)難。機要交通的查詢要受到時間的限制，一般的機要件在寄出一年內(nèi)可以查詢簽收情況，過期后將無法查詢，因此畢業(yè)生檔案派遣的回執(zhí)就顯得尤為重要。但是，現(xiàn)實情況中檔案的回執(zhí)常常很難齊全。一方面，有的高校由于畢業(yè)生檔案派遣工作時間緊、數(shù)量多、任務(wù)重等原因，常常忽略了檔案回執(zhí)的填寫；另一方面，用人單位在接收了檔案后并不及時辦理回執(zhí)，也不通知畢業(yè)生本人檔案是否已經(jīng)受到，甚至有的單位根本就不填寫回執(zhí)，學校就很難掌握畢業(yè)生檔案派遣的信息，給日后的查詢、利用工作造成了很大的麻煩。

4、“死檔”“棄檔”現(xiàn)象逐步增多。高校和社會畢業(yè)生檔案管理部門近年來都出現(xiàn)了大量畢業(yè)生的“死檔”、“棄檔”，存放在這些地方的檔案多年來都無人問津，更沒有補充必要的存檔材料，往往是學生畢業(yè)后檔案便進入了休眠期。不僅在庫房容量、管理人員等方面給各部門造成了很大的壓力，不利于以后的查詢、利用，也會因為檔案材料的殘缺不全或經(jīng)歷斷檔而降低了畢業(yè)生檔案的利用價值，人事檔案材料一旦缺失，就會造成人生經(jīng)歷的空白，這是很難彌補和挽回的。

3 加強畢業(yè)生檔案管理的有效途徑

1、高等學校要積極利用各種宣傳方式，加大畢業(yè)生檔案工作的宣傳力度和范圍。加大宣傳是加強畢業(yè)生檔案管理的最直接的方式，這種潛移默化的影響具有長期性和有效性。檔案部門通過教育、展示、講座等各種途徑讓學生了解檔案的重要性，清楚個人檔案的內(nèi)容，知道畢業(yè)后檔案的安置方式和轉(zhuǎn)遞途徑。特別是在新生中更要普及檔案知識，教育大學生們認識到檔案對自己日后學習和工作的重要性，這是加強畢業(yè)生檔案管理工作的源頭和關(guān)鍵所在，這也是在一定程度上改變畢業(yè)生對待自己檔案的漠視態(tài)度，減少“棄檔”“留檔”現(xiàn)象發(fā)生的有效途徑之一。

2、將學生檔案派遣工作與畢業(yè)生辦理離校時的各項工作緊密聯(lián)系在一起，強化畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)，提高派遣率。一方面，在辦理離校手續(xù)時，在離校通知單上加上檔案派遣項目；另一方面，通過校園網(wǎng)、校園廣播等方式向畢業(yè)生宣傳辦理檔案派遣的程序、注意事項和重要意義，積極引導畢業(yè)生及時辦理檔案派遣，盡量避免畢業(yè)生檔案長期滯留學校所帶來的對日后的考研、出國留學、就業(yè)等方面的麻煩。同時，也督促畢業(yè)生在日后及時了解檔案是否已經(jīng)轉(zhuǎn)遞到單位，盡快將回執(zhí)寄回學校，避免轉(zhuǎn)遞過程中的差錯問題。

3、強化畢業(yè)生檔案信息的資源共享工作，提高管理效率。首先，在選擇計算機管理軟件時，各個單位都要考慮到軟件的兼容性，最好是選擇相同或近似的軟件，特別是社會的畢業(yè)生檔案管理機構(gòu)要及時了解高校的學生檔案管理軟件的基本情況，這樣在畢業(yè)生走向社會后才能把高校的畢業(yè)生檔案的基本信息共享過來，這樣在數(shù)據(jù)統(tǒng)計、轉(zhuǎn)換和查詢等方面都比較容易操作，有利于提高工作效率。其次，對軟件中的具體錄入項目的選擇也要盡量統(tǒng)一，做到實用、簡練，不要盲目地追求多而全。再次高校畢業(yè)生檔案管理部門要提高計算機管理的網(wǎng)絡(luò)化程度。最后，高校畢業(yè)生檔案管理部門要保持緊密的聯(lián)系，提高畢業(yè)生檔案信息資源的共享率。

在就業(yè)環(huán)境日益復(fù)雜的社會大環(huán)境下，職業(yè)院校畢業(yè)生檔案的管理工作正面臨著巨大的挑戰(zhàn)。面對復(fù)雜的就業(yè)情況和多變的就業(yè)形式，檔案作為畢業(yè)生的重要人生經(jīng)歷的憑證，更需要細心、快捷、準確、安全的管理。畢業(yè)生檔案管理工作任重而道遠，作為檔案管理者，我們有責任、有義務(wù)采取各種途徑來加強畢業(yè)生檔案管理工作，真正發(fā)揮畢業(yè)生檔案在其就業(yè)過程中的重要作用，為大學生的順利就業(yè)提供有效的幫助。

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作者簡介

薛文敏（1984-），女，漢族，廣西北流人，研究生班學歷，工學學士學位，助理工程師，廣西水利電力職業(yè)技術(shù)學院，研究方向：行政管理、檔案管理。