基于信息化的油氣田檔案管理研究

楊秀華

摘 要：檔案是一個企業(yè)的重要資源，加強(qiáng)檔案管理對于企業(yè)來說具有非常重要的意義。隨著我國油氣田企業(yè)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式以及無法滿足檔案工作的發(fā)展需求。在新時期，需要重視信息化技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)施油氣田檔案信息化管理，才能顯著提升油氣田檔案管理效率。本文首先闡述了信息化管理在油氣田檔案管理工作中的作用，并針對油氣田檔案信息管理提出了一些可行性建議。

關(guān)鍵詞：油氣田檔案；信息化；檔案管理

在企業(yè)管理中，檔案的作用十分重要。在長期的經(jīng)營過程中，油氣田企業(yè)在項目建設(shè)、勘探開發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營等方面積累了海量的的檔案資料，這些資料的價值巨大，是油氣田企業(yè)的重要組成部分。而隨著信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，油氣田企業(yè)的檔案管理也應(yīng)緊緊跟隨時代潮流，努力提高檔案的信息化管理水平，減少檔案管理工作的流程，提高檔案管理工作效率，從而獲得最大化的經(jīng)濟(jì)效益與社會效益。作為油氣田企業(yè)的檔案管理人員，應(yīng)該積極主動的學(xué)習(xí)現(xiàn)代信息技術(shù)，用好信息技術(shù)手段對企業(yè)檔案實(shí)行科學(xué)高效地管理，更好地為企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理提供資料服務(wù)。

1 信息化管理在油氣田檔案管理工作中的作用

1、提高檢索效率

傳統(tǒng)的油氣田檔案管理工作以人工管理為主，如檔案資料的借閱都需要人工在管理目錄中查詢相關(guān)檔案，再去檔案室查找資料，這樣的檔案檢索方式效率低下，費(fèi)時費(fèi)力，而且每一份檔案資料同一時間只能一個人借閱，在借閱的過程中還容易發(fā)生遺失、損壞等情況，無法有效發(fā)揮油氣田檔案資料的使用價值。而基于信息化的油氣田檔案管理模式中包括分類檢索、組合查詢等多種形式的資料查詢方法，借助計算機(jī)，人們可以便捷地檢索查詢自己需要借閱的檔案資料。

2、降低管理成本，提高工作效率

以往的油氣田檔案管理工作以來人工操作，不僅工作量大，工作效率低，而且還容易出錯。而通過實(shí)行檔案管理信息化，可以對檔案進(jìn)行實(shí)時、自動、在線管理。油氣田企業(yè)檔案資料只需錄入一次即可實(shí)現(xiàn)重復(fù)利用，且能通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)共享。借助計算機(jī)錄入檔案資料后，可以方便地對檔案資料進(jìn)行編目、打印、匯總等管理工作?；谛畔⒒臋n案管理模式中，檔案管理人員不僅僅是管理保管檔案，還需要對檔案資料進(jìn)行整理、研究，不斷挖掘檔案資料的價值。

3、為各部門提供高效服務(wù)

基于信息化的油氣田檔案管理模式下，需要查閱檔案資料的企業(yè)各個部門的員工不需要親自跑到檔案室去查閱，只需借助計算機(jī)進(jìn)入企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)就可以隨時隨地，便捷地查閱資料，從而提高工作效率。另外，油氣田企業(yè)檔案管理信息化還有助于企業(yè)市場競爭力的提升?；谛畔⒒挠蜌馓餀n案管理部分不再是單純的檔案保管部分，而是油氣田企業(yè)的信息中心。

2 基于信息化的油氣田檔案管理策略

1、提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

實(shí)現(xiàn)油氣田檔案信息化管理的首要關(guān)鍵在于提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。油氣田企業(yè)應(yīng)充分重視檔案管理的信息化建設(shè)，大力引進(jìn)專業(yè)人才和專業(yè)技術(shù)，加大對檔案管理信息化建設(shè)的資金投入，完善檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，同時，提高企業(yè)檔案管理人員的錄用標(biāo)準(zhǔn)。加強(qiáng)對檔案管理人員的崗前培訓(xùn)，提高人員的專業(yè)素質(zhì)和信息化管理實(shí)踐能力。

2、完善標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，加強(qiáng)質(zhì)量控制

油氣田企業(yè)檔案管理人員在實(shí)際的檔案管理工作中，首先應(yīng)該按照政府制定的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范結(jié)合實(shí)際工作，不斷完善檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)，建立更加完備的檔案分類規(guī)則、編制規(guī)則、規(guī)范檔案的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，制定合理的電子檔案管理規(guī)定，確保檔案資料檢索的準(zhǔn)確率與查全率。其次要重視檔案資料的質(zhì)量管理，如，電子檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量與資料檢索的準(zhǔn)確率和查全率有直接關(guān)系。因此，檔案管理人員要認(rèn)真做好檔案的掃描整理，確保掃描錄入的電子檔案中的文字、圖片清晰，目錄完整無誤，建立合理的索引等。這些工作是保障電子檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。此外，油氣田企業(yè)應(yīng)該安排專人負(fù)責(zé)檔案的信息化采集錄入，將經(jīng)過嚴(yán)格審核與校對的紙質(zhì)檔案資料通過編目錄入、掃描、編輯、文檔上傳與入庫等環(huán)節(jié)的處理，實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化，信息化管理。

3、加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全管理

首先，應(yīng)該重視相關(guān)信息設(shè)備的安全性，確保數(shù)據(jù)安全。在進(jìn)行檔案資料信息化管理的過程中，紙質(zhì)檔案資料經(jīng)過掃描錄入上傳到數(shù)據(jù)庫中變成電子檔案，而檔案資料的上傳與使用都需要通過相關(guān)的設(shè)備在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行。因此，油氣田企業(yè)的檔案管理人員必須重視相關(guān)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的安全性，選用安全、可靠的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，及時安裝和更新殺毒軟件，合理配置網(wǎng)絡(luò)防火墻、采用安全性較強(qiáng)的用戶身份認(rèn)證等技術(shù)，采用雙機(jī)熱備份和磁盤冗余策略確保檔案查詢系統(tǒng)正常運(yùn)行。其次，要注意數(shù)據(jù)庫的安全性，采用適合檔案電子文件存放規(guī)則的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，制定數(shù)據(jù)備份計劃并嚴(yán)格執(zhí)行，最大限度地確保數(shù)據(jù)的安全。最后，合理劃分權(quán)限，設(shè)置安全級別。檔案管理人員應(yīng)該結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，將油氣田檔案資料數(shù)據(jù)庫的用戶分成一般用戶、業(yè)務(wù)用戶、系統(tǒng)用戶三個等級，一般用戶可以通過企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)、專用網(wǎng)絡(luò)查閱檔案資料；業(yè)務(wù)用戶可以管理檔案業(yè)務(wù)，讀寫數(shù)據(jù)；系統(tǒng)用戶可對檔案資料數(shù)據(jù)庫進(jìn)行管理、維護(hù)，可以對數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行增、刪、改以及備份操作，而且可以對數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、使用權(quán)限、數(shù)據(jù)訪問規(guī)則進(jìn)行管理。

3 結(jié)束語

綜上所述，基于信息化的油氣田企業(yè)檔案管理對企業(yè)自身發(fā)展具有重要意義。通過信息化管理，可以提高檔案管理工作的效率，有效發(fā)揮油氣田企業(yè)檔案的使用價值。因此，我們一定要充分重視檔案的信息化管理，加大檔案信息化管理工作的改革力度，努力提升檔案管理工作的信息化程度，提高油氣田檔案管理效率，從而更好地為油氣田企業(yè)服務(wù)。

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