檔案管理中存在的問題與對(duì)策

摘 要：本文旨在分析高校檔案管理利用中存在的問題，并提出了解決問題的對(duì)策和實(shí)施辦法。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問題；對(duì)策

多數(shù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院是由兩個(gè)或兩個(gè)以上規(guī)模相當(dāng)，類別相近的院校并建而成，由于原各校建立的時(shí)間或早或晚，隸屬關(guān)系不一，各自的辦學(xué)宗旨及基本職能有所差異，合并后檔案全宗由原各校的一個(gè)全宗成為并校后若干全宗，而各校的檔案類目設(shè)，類別排列及檔號(hào)的編制不盡相同，老?；狙赜梦臅?，科技類的分類方法，成立較晚的學(xué)校基本同意了高校檔案實(shí)體分類法上。這便牽扯到檔案序及管理的重新理順問題。另外，合并高校檔案管理存在著原各校檔案管理體制不統(tǒng)一及檔案管理手段參差不齊等問題，如有的合并高校，原各校區(qū)檔案或?qū)嵭屑泄芾恚蛉耸聶n案歸人事處管理，科研檔案歸科研處管理，聲像檔案歸電教中心管理等；有的合并高校，原各校區(qū)或已配備的計(jì)算機(jī)，實(shí)行檔案機(jī)檢，有的檔案則分散于各職能部門，有兼職檔案管理員管理，檔案管理處于原始的手工檢索階段等；……這些問題也嚴(yán)重制約著合并高校檔案管理工作的發(fā)展。

1 學(xué)校合并后檔案管理中存在的問題及原因

1.1 并校期間文書立卷、歸檔的問題

合并高校在并校前已歸檔的檔案，由于有嚴(yán)格的檔案管理制度和檔案工作人員高度的責(zé)任心做保證，基本不會(huì)出現(xiàn)散失等問題。關(guān)鍵是并校期間牽涉各部門尚未立卷歸檔的文書，由于合校前夕人心思動(dòng)，工作狀態(tài)不穩(wěn)定，一些正常的工作不能按常規(guī)辦理，自然給檔案資料的收集工作增加了難度。如果是責(zé)任心強(qiáng)的部門檔案管理人員會(huì)把沒有立卷的文件材料收集整理、編擬目錄、安全存放；而遇到責(zé)任心不強(qiáng)的檔案管理人員則不予聞問；更有甚者，在部門調(diào)整、辦公室搬遷過程中，將大量的文件材料隨無用材料一并處理，致使一些珍貴的檔案資料該移交的未移交或丟失嚴(yán)重，無處尋找，嚴(yán)重影響了檔案的完整性。造成這一問題的主要原因：一是合校期間組織管員責(zé)任心不強(qiáng)，無制約措施；三是領(lǐng)導(dǎo)忙于合校中的大事，檔案工作顧及不上。

1.2 檔案的集中管理問題

按照規(guī)定，機(jī)關(guān)各種門類和載體的檔案應(yīng)集中統(tǒng)一管理，以便于積極提供利用，為各項(xiàng)工作服務(wù)。這就要求合并高校的檔案盡快集中。而實(shí)際情況是，合并高校的原組成院校大都處在不同的位置，距離有遠(yuǎn)有近，由于各方面的原因，很難集中到一處，大多實(shí)行分校區(qū)管理的模式。在這種情況下，合并高校面臨著教學(xué)硬件配備、科研資金扶持、學(xué)生食宿保障等一系列棘手的問題，檔案工作因其效益滯后等特點(diǎn)，此時(shí)更不易擺上領(lǐng)導(dǎo)案頭，加之并校前原各校檔案管理層次水平不同，人員素質(zhì)不一等，這些共同成為并校后檔案難以集中管理的重要因素。

1.3 檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)問題

高校合并后，機(jī)構(gòu)重新設(shè)置，人員重新劃分，原有的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)和檔案員隨并校后歸屬崗位的變化而發(fā)生了變化，并校前的各校經(jīng)多年努力建設(shè)的檔案網(wǎng)絡(luò)隨之解體，新的檔案網(wǎng)絡(luò)在建設(shè)中因并校后分校區(qū)辦學(xué)、管理上的分散性、兼職檔案員與檔案館（室）綜合管理人員之間聯(lián)系困難等因素，使檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)存在溝通欠暢等一系列實(shí)際問題。造成這一問題的主要原因，客觀上看，在于校址不集中所致；主觀上看，仍在于檔案工作沒有被提上議事日程、檔案隊(duì)伍的穩(wěn)定未引起領(lǐng)導(dǎo)的高度重視等因素造成。

1.4 檔案排序、管理重新理順問題

合并高校大多由兩個(gè)或兩個(gè)以上規(guī)模相當(dāng)，類別相近的院校并建而成，由于原各校建立的時(shí)間或早或晚，隸屬關(guān)系不一，各自的辦學(xué)宗旨及基本職能有所差異，合并后檔案全宗由原各校的一個(gè)全宗成為并校后若干全宗，而各校的檔案類目設(shè)置、類目排列及檔號(hào)的編制不盡相同，老?；狙赜梦臅悺⒖萍碱惖姆诸惙椒?，成立較晚的學(xué)校基本統(tǒng)一到了高校檔案實(shí)體分類法上。這便牽扯到檔案排序及管理的重新理順問題。另外，合并高校檔案管理存在著原各校檔案管理體制不統(tǒng)一及檔案管理手段參差不齊等問題，如有的合并高校，原各校區(qū)檔案或?qū)嵭屑泄芾?，或人事檔案歸人事處管理，科研檔案歸科研處管理，聲像檔案歸電教中心管理等；有的合并高校，原各校區(qū)或已配備計(jì)算機(jī)，實(shí)行檔案機(jī)檢，有的檔案則分散于各職能部門，由兼職檔案員管理，檔案管理處于原始的手工檢索階段等；……這些問題也嚴(yán)重制約著合并高校檔案管理工作的開展。為此，筆者以為合并高校的檔案工作要走出困境，應(yīng)對(duì)癥下藥，采取有效的解決措施。

2 學(xué)校合并后加強(qiáng)檔案管理的措施

合并高校搞好檔案管理工作的關(guān)鍵是進(jìn)一步強(qiáng)化檔案意識(shí)，建立健全并校后的檔案管理工作制度，合理配備檔案管理人員，妥善確立檔案工作目標(biāo)。

2.1 強(qiáng)化檔案意識(shí)，規(guī)范檔案管理

前已述及，檔案文件材料未能及時(shí)清理歸檔的重要原因是部分檔案工作領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員思想重視不足，因此，合并高校應(yīng)將強(qiáng)化檔案意識(shí)作為搞好檔案工作的前提。因?yàn)榫蜋n案工作而言，文件材料的收集工作是最為基礎(chǔ)的工作，它有賴于各部門的配合與全員的支持。合并高校應(yīng)通過檔案法律、法規(guī)的學(xué)習(xí)與宣傳，增強(qiáng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職員工的檔案意識(shí)，使之充分認(rèn)識(shí)到檔案是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富，是社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)得以延續(xù)和發(fā)展的重要條件，是不可再生和替代的信息資源。每位教職工都必須按照《檔案法》的要求，維護(hù)檔案的完整與安全，從而使并校前散存于各部門或個(gè)人手中的一些有重要保存價(jià)值的文件材料及時(shí)歸檔。同時(shí)，要針對(duì)并校前各校檔案管理方式、方法不盡相同的問題，及時(shí)調(diào)研，確定整齊劃一的檔案管理方法，便于檔案的集中保管、利用，以形成檔案工作的良性循環(huán)。

2.2 建立健全檔案管理工作制度，依法治檔

江澤民總書記指出：“檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，有很多問題沒有檔案說不清楚，要狠抓這項(xiàng)工作。如果現(xiàn)在不重視這個(gè)問題，將來我們要負(fù)歷史責(zé)任”。因此，建立健全檔案管理工作制度，使檔案工作按程序化、規(guī)范化、科學(xué)化的軌道運(yùn)行，是合并高校搞好檔案工作的關(guān)鍵。在這方面，一是要用制度去規(guī)范檔案工作，如，建立健全各部門檔案管理工作責(zé)任制，實(shí)行分工負(fù)責(zé)；制定《黨政檔案管理規(guī)范》、《教學(xué)檔案管理規(guī)范》、《科研檔案管理規(guī)范》等，指導(dǎo)檔案工作。二是要用制度去保障檔案工作，如，通過建立健全《綜合檔案室管理人員職責(zé)》、《兼職檔案員職責(zé)》、《檔案材料清交規(guī)定》、《損壞、丟失檔案材料處罰條例》等一系列配套管理制度，將檔案工作納入學(xué)校各部門的日常工作，確保檔案工作有序開展。

2.3 合理配備檔案管理人員，加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)

不言而喻，人作為檔案工作的主體，對(duì)檔案事業(yè)的興衰起著決定性作用。沒有人，檔案工作的各個(gè)方面均無從談起。因此，建設(shè)一支忠誠(chéng)事業(yè)，業(yè)務(wù)精良，結(jié)構(gòu)合理的檔案工作隊(duì)伍，是檔案工作擺脫困境的重要保障。對(duì)此，首先要建設(shè)好檔案館（室）隊(duì)伍，確保一定數(shù)量的專職檔案人員，并力求這支專職檔案工作隊(duì)伍在年齡結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)水平等方面比較合理，便于發(fā)揮整體效應(yīng)；其次要整體推進(jìn)，大力加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，發(fā)揮各部門兼職檔案領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員的作用。實(shí)踐證明，檔案工作涉及學(xué)校各個(gè)方面，僅靠檔案部門單槍匹馬，無疑是杯水車薪。只有建立穩(wěn)定的校區(qū)檔案工作網(wǎng)絡(luò)，同時(shí)采取定性與定量相結(jié)合的工作方法及相應(yīng)的激勵(lì)措施，提高兼職檔案員的工作積極性，才能增強(qiáng)檔案工作的向心力。

2.4 確定檔案工作目標(biāo)，使檔案工作開展有的放矢

確定檔案工作目標(biāo)，是由于合并高校層次較前相對(duì)提高，并校后應(yīng)根據(jù)變化了的新形勢(shì)，制定新的工作目標(biāo)和發(fā)展戰(zhàn)略，使檔案工作圍繞新目標(biāo)有的放矢地開展。這里，之所以強(qiáng)調(diào)合并高校檔案工作要實(shí)現(xiàn)目標(biāo)化，一方面是明確了檔案工作目標(biāo)，即明確了檔案工作的發(fā)展總方向，一則可以根據(jù)總目標(biāo)，不斷消除偏離目標(biāo)的因素，二則可以通過局部?jī)?yōu)化，使日常具體工作的開展有利于促進(jìn)總目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)；另一方面，明確了檔案工作目標(biāo)，便于加強(qiáng)日常管理，有利于調(diào)動(dòng)檔案工作人員的主動(dòng)性，增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)性。為此，合并高校要根據(jù)確定的新目標(biāo)，進(jìn)一步加強(qiáng)自身造血功能，完善各種配套管理措施，并要注重調(diào)查研究，不斷總結(jié)并完善檔案工作中一些根本性的問題，促進(jìn)檔案工作的開展。

當(dāng)今時(shí)代，機(jī)遇和挑戰(zhàn)并存，若不能及時(shí)把握機(jī)遇，發(fā)展的希望便會(huì)失之交臂。因此，合并高校檔案工作應(yīng)面對(duì)改革的新形勢(shì)，立足并校后的現(xiàn)實(shí)狀況，采取有效措施，促進(jìn)檔案工作新的發(fā)展。

作者簡(jiǎn)介

孫玲（1969-），女，湖北恩施市人，恩施職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案館員，長(zhǎng)期從事檔案管理。