事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法分析

張其龍

摘 要：伴隨著社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展，事業(yè)單位要想在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中發(fā)揮自身作用，不僅要順應(yīng)時(shí)代變革的發(fā)展需求，也要積極建構(gòu)更加系統(tǒng)化的內(nèi)控管理機(jī)制，建構(gòu)完善的事業(yè)單位檔案管理信息控制機(jī)制，提高事業(yè)單位管理信息化水平。本文對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的必要性進(jìn)行了分析，并集中討論了其中存在的問題和優(yōu)化措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化；問題；對(duì)策

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的必要性

在事業(yè)單位管理工作開展的過程中，要高度重視檔案管理項(xiàng)目，不僅能為事業(yè)單位人事管理提供依據(jù)，也能有效創(chuàng)設(shè)良好的工作氛圍，保證相關(guān)工作都能得到有效約束和管理。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理機(jī)制已經(jīng)不能滿足社會(huì)發(fā)展的需求，就需要借助信息化運(yùn)維機(jī)制進(jìn)行統(tǒng)籌性管控[1]。

一方面，信息化檔案項(xiàng)目能有效避免紙質(zhì)檔案受潮、發(fā)霉等質(zhì)量問題，只需要進(jìn)行檔案?jìng)浞?，將相關(guān)信息集中存儲(chǔ)在磁盤內(nèi)，能在提高數(shù)據(jù)存儲(chǔ)水平的基礎(chǔ)上，有效節(jié)省數(shù)據(jù)檔案的存儲(chǔ)空間，為后續(xù)檔案存儲(chǔ)項(xiàng)目的有效性奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。另外，應(yīng)用信息化檔案管理機(jī)制也能保證資源的共享性，不受時(shí)間和空間的限制，能對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行集中的調(diào)取和處理。

另一方面，信息化檔案管理工作能節(jié)省工作人員的工作時(shí)間，降低工作強(qiáng)度，且提高整體檔案信息的維護(hù)效果，在優(yōu)化程序的基礎(chǔ)上，保證檔案管控和監(jiān)督效果的最優(yōu)化[2]。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

盡管檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為多數(shù)事業(yè)單位正在推進(jìn)的項(xiàng)目，但是，運(yùn)行過程依舊存在一些亟待解決的問題，對(duì)檔案管理實(shí)效性以及專業(yè)化程度造成制約。

2.1 思想認(rèn)知不足

事業(yè)單位管理部門還沒有對(duì)信息化檔案管理制度以及運(yùn)維機(jī)制有明確的認(rèn)知，忽視人才的引進(jìn)和管理項(xiàng)目體系的建立，就使得管理工作往往不能落到實(shí)處，檔案信息管理體系和企業(yè)發(fā)展需求不相符，使得相關(guān)工作的維護(hù)效果不能符合預(yù)期。

2.2 專業(yè)化人才不足

要想從根本上踐行信息化檔案管理項(xiàng)目，就要保證操作人員的專業(yè)化程度和計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平，但是，目前我國(guó)事業(yè)單位面臨的最大難題就是檔案管理人員綜合素質(zhì)不高，由于相關(guān)工作人員沒有接受到專業(yè)化教育和技能指導(dǎo)，就導(dǎo)致信息化建設(shè)工作存在照搬照抄的嫌疑，管理人員對(duì)管理工作缺乏認(rèn)真態(tài)度，就使得檔案管理工作存在缺項(xiàng)和漏項(xiàng)的問題，甚至很多在職的檔案管理人員無法有效了解檔案管理工作存在的不足，僅憑借經(jīng)驗(yàn)判斷工作具體實(shí)施情況，也是導(dǎo)致工作流程不能得到全面落實(shí)的問題。

2.3 信息化程度不足

依舊有部分事業(yè)單位還沒有踐行信息化檔案管理工作，沿用紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)方式，并且缺乏部門聯(lián)合監(jiān)督管理的實(shí)效性管理意識(shí)，只是建立了檔案信息化網(wǎng)站，并沒有填充實(shí)質(zhì)性內(nèi)容，無法發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢(shì)，造成事業(yè)單位檔案信息化管理工作失效[3]。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的具體策略

為了有效提高事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平，相關(guān)部門要結(jié)合實(shí)際問題建立健全統(tǒng)籌性較好的監(jiān)督機(jī)制，整合信息化建設(shè)手段和管控要求，維護(hù)管理標(biāo)準(zhǔn)的同時(shí)，不僅要為事業(yè)單位信息化建設(shè)提供技術(shù)支撐，也要整合網(wǎng)絡(luò)和管理軟件的升級(jí)效果，從根本上發(fā)揮信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)。

3.1 落實(shí)專業(yè)化培訓(xùn)

在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)機(jī)制中，要從信息化技術(shù)運(yùn)維結(jié)構(gòu)出發(fā)，發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢(shì)的同時(shí)，確保管理人員的專業(yè)化素質(zhì)得以優(yōu)化，尤其是檔案管理工作，要保證管理人員具備良好的專業(yè)知識(shí)和綜合專業(yè)技能，也要具有優(yōu)秀的業(yè)務(wù)能力，從而有效維護(hù)信息化建設(shè)后的相關(guān)工作。因此，要在開展檔案管理人員培訓(xùn)項(xiàng)目的過程中，充分利用座談會(huì)、報(bào)告會(huì)等形式，保證管理人員能在參觀學(xué)習(xí)的同時(shí)，提高自身技術(shù)水平，實(shí)現(xiàn)專業(yè)化素質(zhì)的全面優(yōu)化。事業(yè)單位要結(jié)合員工的實(shí)際需求，建立定期培訓(xùn)項(xiàng)目和不定期抽查項(xiàng)目，保證信息化管理部門常規(guī)化工作的質(zhì)量以及效率都能滿足社會(huì)發(fā)展需求。另外，要將培訓(xùn)結(jié)果和績(jī)效考核作用結(jié)合起來，提高管理人員的工作積極性，一定程度上提高事業(yè)單位管理的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益[4]。

3.2 優(yōu)化硬件設(shè)施

為了全面提升事業(yè)單位檔案信息化管控水平，要積極落實(shí)更加具有實(shí)際價(jià)值的硬件監(jiān)督管理體系，從根本上保證資料的安全性、完整性以及可靠性。事業(yè)單位相關(guān)管理人員要對(duì)硬件設(shè)施的整體水平予以分析，確保其具備較好的抗干擾能力，優(yōu)化資源信息處理的穩(wěn)定性。第一，要結(jié)合事業(yè)單位實(shí)際發(fā)展需求，選購(gòu)更加合理化的硬件設(shè)施，保證常規(guī)化檔案錄入和管理工作有序開展即可，優(yōu)化投資力度和重視程度，確保信息處理效果的最優(yōu)化。第二，要強(qiáng)化硬件設(shè)施管理維護(hù)機(jī)制，不僅要對(duì)設(shè)備予以定期檢查，也要建立不定期抽查機(jī)制，發(fā)揮其節(jié)省存儲(chǔ)成本的優(yōu)勢(shì)，提高檔案信息資料的完整程度。由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)硬件本身的存儲(chǔ)量較大，因此，要整合錄入工序的有效性，發(fā)揮存儲(chǔ)信息的使用價(jià)值。第三，要設(shè)立相應(yīng)的登錄權(quán)限，保證相關(guān)人員能查詢到具體材料和信息，從而減少檔案管理的不良影響因素[5]。

3.3 優(yōu)化軟件開發(fā)力度

在事業(yè)單位開展信息化檔案管理工作的過程中，也要對(duì)軟件項(xiàng)目予以認(rèn)知，建構(gòu)完整的管控措施，確保相關(guān)工作流程和工作框架體系更加完整。在軟件項(xiàng)目開發(fā)過程中，要結(jié)合地區(qū)事業(yè)單位實(shí)際需求，確保開發(fā)力度和開發(fā)效果的實(shí)效性水平，保證管理硬件和管理軟件之間能形成相互聯(lián)系以及相互依存的關(guān)系，一定成程度上保證信息化檔案管理工作的整體水平能滿足實(shí)際需求。值得一提的是，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，要想維護(hù)軟件技術(shù)的實(shí)效性價(jià)值，就要建立動(dòng)態(tài)化學(xué)習(xí)機(jī)制，維護(hù)軟件靈活化程度，維護(hù)設(shè)施開發(fā)項(xiàng)目的實(shí)際水平，促進(jìn)軟件管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

3.4 制定總體規(guī)劃

在事業(yè)單位常態(tài)化管理工作開展的過程中，要整合實(shí)際問題，從行業(yè)發(fā)展的項(xiàng)目管控體系出發(fā)，整合宏觀視角，維護(hù)總體規(guī)劃項(xiàng)目的完整程度，并且制定更加貼合實(shí)際需求且靈活性較高的控制機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的協(xié)調(diào)性發(fā)展目標(biāo)，提高擴(kuò)展能力。另外，在事業(yè)單位檔案信息化管理工作中，除了要對(duì)基礎(chǔ)性檔案進(jìn)行管理外，也要建構(gòu)更加科學(xué)且系統(tǒng)性強(qiáng)的管理模式，滿足經(jīng)濟(jì)需求，也為網(wǎng)絡(luò)管理模式的探索和信息化管理優(yōu)化提供保障。除此之外，網(wǎng)絡(luò)管理模式和檔案信息化管理項(xiàng)目要秉持靈活性，適應(yīng)單位發(fā)展的進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理目標(biāo)，也為進(jìn)一步優(yōu)化管理標(biāo)準(zhǔn)和管控策略創(chuàng)設(shè)良好的發(fā)展環(huán)境[6]。

4 結(jié)束語

總而言之，在網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，要整合事業(yè)單位檔案信息化管理機(jī)制，建構(gòu)更加系統(tǒng)化的數(shù)字化管理目標(biāo)，提高建設(shè)水平的同時(shí)，保證工作質(zhì)量的穩(wěn)定性，也為優(yōu)化事業(yè)單位科研管理項(xiàng)目提供了更多的資源和信息。為了全面順應(yīng)科技進(jìn)步和社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，要將事業(yè)單位檔案信息化管理工作作為重點(diǎn)，與時(shí)俱進(jìn)的研發(fā)相應(yīng)的硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)，從內(nèi)部結(jié)構(gòu)和外部市場(chǎng)監(jiān)督管理兩個(gè)層面有效推進(jìn)事業(yè)單位檔案信息化管理進(jìn)程。

參考文獻(xiàn)

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