分析財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性以及加強(qiáng)檔案管理的對(duì)策

區(qū)潔萍

摘 要：財(cái)務(wù)檔案作為企業(yè)運(yùn)營(yíng)的重要記錄，是企業(yè)過(guò)去經(jīng)營(yíng)模式及發(fā)展?fàn)顩r的總結(jié)，也是企業(yè)進(jìn)行未來(lái)前景規(guī)劃的重要依據(jù)。對(duì)更高層次而言，各企業(yè)財(cái)務(wù)檔案所反映的信息匯總之后，能夠從最客觀的角度反映國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平及發(fā)展方向。由此可見(jiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)檔案在企業(yè)發(fā)展中的重要地位。然而，目前我國(guó)的財(cái)務(wù)檔案管理工作仍存在許多不足，只有提高企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)，規(guī)范方法，全面提高企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理水平，為提高我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平作出貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)檔案；管理工作；對(duì)策

在當(dāng)代社會(huì)，財(cái)務(wù)檔案管理的重要性越來(lái)越突出，飛速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)水平對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理水平有著更高的要求。由于我國(guó)還存在部分企業(yè)缺乏對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，無(wú)法進(jìn)行高效的管理工作，低要求低效率嚴(yán)重影響了企業(yè)的發(fā)展和國(guó)民經(jīng)濟(jì)水平的提升。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極解決存在的問(wèn)題，提高財(cái)務(wù)檔案管理水平。

1 檔案管理的重要性概括分析。

1.1 檔案管理對(duì)行政、企業(yè)制度方面的重要性分析

當(dāng)今社會(huì)，對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理相應(yīng)工作的法律指導(dǎo)僅有《檔案法》和《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》這兩部法律法規(guī)。與此同時(shí)，這兩部法律法規(guī)由于頒布實(shí)施時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，不但無(wú)法得到相關(guān)管理部門(mén)的重視，還存在許多與當(dāng)下經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展情況不適應(yīng)的情況。由此造成的企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作存在許多漏洞，企業(yè)對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理要求不高，管理工作實(shí)施過(guò)程中要求的標(biāo)準(zhǔn)各有千秋，相關(guān)工作人員對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理工作缺乏充分的認(rèn)識(shí)，對(duì)相應(yīng)法律知識(shí)一知半解……許許多多的管理漏洞綜合在一起，對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著重要影響。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)規(guī)章制度，從源頭強(qiáng)調(diào)財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性，提高財(cái)務(wù)檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，嚴(yán)格規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，一步一步完善企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作，提高企業(yè)發(fā)展水平。

1.2 檔案管理對(duì)企業(yè)文化、發(fā)展方面的重要性分析

財(cái)務(wù)檔案在檔案資料中有著重要地位，對(duì)企業(yè)單位、行政事業(yè)單位某些工作的安排及相應(yīng)活動(dòng)的開(kāi)展有著巨大影響。財(cái)務(wù)檔案真實(shí)客觀的記錄了企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)規(guī)劃及各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)支出，一旦這些活動(dòng)出現(xiàn)問(wèn)題或糾紛，財(cái)務(wù)檔案作為最原始、最客觀的記錄將成為解決問(wèn)題、化解糾紛的關(guān)鍵依據(jù)，財(cái)務(wù)檔案的這一功能決定了財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要地位。然而，許多企業(yè)的財(cái)政部門(mén)缺乏對(duì)財(cái)務(wù)檔案的認(rèn)識(shí)，僅僅將相應(yīng)的票據(jù)、賬簿等進(jìn)行簡(jiǎn)單匯總，隨后將這種“財(cái)務(wù)檔案”當(dāng)做企業(yè)管理中的機(jī)密文件進(jìn)行嚴(yán)格保密，這一管理方法使財(cái)務(wù)檔案不但名不符實(shí)，而且使其喪失了應(yīng)有的作用。因此，盡管有很多企業(yè)單位建立了財(cái)務(wù)檔案這一檔案分類(lèi)，但仍無(wú)法發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案應(yīng)有的作用，對(duì)財(cái)務(wù)檔案定義不清、檔案范圍不規(guī)范等問(wèn)題都嚴(yán)重影響了企業(yè)檔案管理工作的開(kāi)展。

1.3 檔案管理對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)、檢查方面的重要性分析

財(cái)務(wù)檔案所記錄的資料充分客觀的總結(jié)了企業(yè)發(fā)展中所經(jīng)歷的事件及相應(yīng)的結(jié)果，是企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，對(duì)企業(yè)的總結(jié)及發(fā)展有著重要作用。財(cái)務(wù)檔案在企業(yè)各項(xiàng)工作活動(dòng)的開(kāi)展過(guò)程、企業(yè)正常的生產(chǎn)及工作秩序維持等方面都有巨大影響。由此可見(jiàn)財(cái)務(wù)檔案在企業(yè)單位檔案管理工作中的重要地位及不可忽視的影響。除此之外，財(cái)務(wù)檔案記錄也影響著企業(yè)對(duì)工作項(xiàng)目及財(cái)務(wù)計(jì)劃的科學(xué)決策。

財(cái)務(wù)檔案管理最重要的就是檔案記錄的及時(shí)性、真實(shí)性和科學(xué)性。只有將已經(jīng)完成的相關(guān)活動(dòng)及時(shí)進(jìn)行記錄才能夠最大程度的避免出現(xiàn)錯(cuò)誤信息；除此之外，進(jìn)行財(cái)務(wù)信息的記錄整理應(yīng)當(dāng)實(shí)事求是，不弄虛作假，只有這樣才能夠使其成為企業(yè)發(fā)展的“保護(hù)神”；財(cái)務(wù)檔案記錄的科學(xué)性也是很重要的一點(diǎn)，對(duì)于一些企業(yè)活動(dòng)較多的企業(yè)，尤其是大型企業(yè)，財(cái)務(wù)檔案的記錄資料過(guò)多嚴(yán)重影響了財(cái)務(wù)檔案管理效率及準(zhǔn)確率，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)對(duì)科學(xué)管理有充分認(rèn)識(shí)，提高工作效率的同時(shí)保證工作質(zhì)量。只要確保檔案記錄嚴(yán)格按照以上三點(diǎn)進(jìn)行，就可以從根本上經(jīng)費(fèi)被挪用等情況的發(fā)生，使國(guó)家資源得到充分利用。

2 契合當(dāng)下時(shí)代背景對(duì)檔案管理加強(qiáng)工作的分析討論

2.1 完善當(dāng)下的檔案管理工作制度、改善工作士氣

對(duì)于企業(yè)單位而言，要開(kāi)展一項(xiàng)工作最有效的方法就是對(duì)相關(guān)工作制定科學(xué)有效的規(guī)章制度，使相關(guān)工作人員的工作有據(jù)可依，這一方法能夠在很大程度上提高工作效率及工作質(zhì)量。在財(cái)務(wù)檔案管理工作中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定科學(xué)的財(cái)務(wù)檔案管理制度，并將這一制度嚴(yán)格實(shí)施在管理部門(mén)日常工作中。對(duì)相關(guān)工作人員的行為操作進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范，工作人員嚴(yán)格依照這一制度的框架及思路開(kāi)展工作，從根本上杜絕不當(dāng)操作的發(fā)生，這一方法不但提高了管理人員的工作效率，也很大程度上確保了財(cái)務(wù)檔案管理工作的質(zhì)量。

影響財(cái)務(wù)檔案管理的因素很多，相關(guān)工作人員的自身素質(zhì)、工作態(tài)度等都包含其中。想提高企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作水平，從源頭上要提高的就是管理人員的專業(yè)素質(zhì)，只有自身?yè)碛型昝劳瓿晒ぷ魅蝿?wù)的專業(yè)素質(zhì)，管理人員才能夠提高自信心、提高工作熱情。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)管理工作方面的優(yōu)秀人才，提高企業(yè)管理部門(mén)水平；與此同時(shí)，對(duì)財(cái)務(wù)管理工作人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，在整體上確保企業(yè)發(fā)展中的優(yōu)秀工作人員不斷涌出。

2.2 檔案管理安全保障方面工作的加強(qiáng)

對(duì)于財(cái)務(wù)檔案的安全管理，應(yīng)當(dāng)從檔案的裝訂保存和安全保障兩方面入手。在檔案制訂過(guò)程中，對(duì)于檔案記錄需要的紙張類(lèi)型、檔案裝訂方式及儲(chǔ)存方式都有著嚴(yán)格要求。例如：在裝訂方式上，應(yīng)當(dāng)依據(jù)檔案的類(lèi)型及規(guī)格選擇相適應(yīng)的方式進(jìn)行裝訂，避免裝訂混亂造成的材料缺失等問(wèn)題；在進(jìn)行檔案儲(chǔ)存時(shí)，也應(yīng)當(dāng)對(duì)不同檔案尺寸選擇不同規(guī)格的儲(chǔ)存工具，并對(duì)其進(jìn)行充分消毒，確保檔案資料所處的環(huán)境不會(huì)影響檔案材質(zhì)。除此之外，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格規(guī)范檔案的分類(lèi)方法，對(duì)其進(jìn)行科學(xué)標(biāo)注、制訂檢索目錄，從而便于管理和查找。另外應(yīng)當(dāng)在檔案儲(chǔ)藏區(qū)域放置有防蟲(chóng)、吸潮作用的物質(zhì)保證檔案完整性。在安全保障方面，應(yīng)當(dāng)將檔案儲(chǔ)藏室交由專人管理，定期進(jìn)行清理檢查，如果需要翻閱或更改檔案則要通過(guò)多層審批，缺一不可，這一系列保密方式能夠有效增強(qiáng)檔案室保密水平，從而確保檔案的安全保存。

2.3 科學(xué)化新技術(shù)在檔案管理方面的契合應(yīng)用

隨著科技的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用范圍越來(lái)越廣泛，在財(cái)務(wù)檔案管理工作中，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用對(duì)其進(jìn)行信息化管理，應(yīng)用這一技術(shù)可以有效提高工作效率和準(zhǔn)確率，將財(cái)務(wù)檔案信息儲(chǔ)存在電子設(shè)備中既減少了紙質(zhì)版對(duì)于紙資源的浪費(fèi)，還能夠很大程度上降低儲(chǔ)存空間，提高安全系數(shù)。應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立適宜自身企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)的更新及管理實(shí)現(xiàn)資源的實(shí)時(shí)性和準(zhǔn)確性管理。網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上進(jìn)行資源整合分析可以大大減少對(duì)人力資源的需求，除此之外，可以應(yīng)用高級(jí)技術(shù)和信息分析輔助系統(tǒng)等對(duì)財(cái)務(wù)信息進(jìn)行科學(xué)管理，有效避免由于工作人員判斷失誤而造成的問(wèn)題。

3 結(jié)語(yǔ)

財(cái)務(wù)檔案的管理工作能否順利、高效進(jìn)行，對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著重大影響，財(cái)務(wù)檔案的管理就如同一面鏡子，只有將鏡子擦亮、保護(hù)好，才能夠清晰的映照出企業(yè)未來(lái)的美好前景。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，經(jīng)濟(jì)水平不斷提高，為了應(yīng)對(duì)越來(lái)越復(fù)雜的市場(chǎng)形勢(shì)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到自身存在的缺陷，對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行嚴(yán)格要求，全面提高檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)，與時(shí)俱進(jìn)應(yīng)用高科技技術(shù)，從而為企業(yè)的發(fā)展提供動(dòng)力和支持。

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