淺談PDCA工作法在附屬醫(yī)院教學(xué)檔案管理中的應(yīng)用

于真 高潔

摘 要：附屬醫(yī)院不僅承擔(dān)著繁重的醫(yī)療衛(wèi)生工作，同時(shí)在醫(yī)學(xué)院臨床教學(xué)活動(dòng)中也發(fā)揮著不可替代的作用。本文主要闡述了PDCA工作法的內(nèi)涵，以及其在附屬醫(yī)院教學(xué)檔案管理中的實(shí)際應(yīng)用策略，旨在有效提升附屬醫(yī)院的檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：PDCA工作法；附屬醫(yī)院；教學(xué)檔案管理；應(yīng)用；策略

PDCA是一種科學(xué)的管理理念，其不僅在企業(yè)質(zhì)量管理中取得了巨大成功，同時(shí)也被運(yùn)用于其他多個(gè)專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域，并取得了不錯(cuò)成效。將其加入附屬醫(yī)院教學(xué)檔案管理中，一方面可以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院教學(xué)檔案管理的規(guī)范化與科學(xué)化，另一方面還能通過(guò)PDCA循環(huán)，不斷找出問(wèn)題、提出方法、解決問(wèn)題，在完成管理工作的同時(shí)，切實(shí)提升附屬醫(yī)院教學(xué)檔案管理的整體水平，為國(guó)家培養(yǎng)優(yōu)秀的醫(yī)學(xué)人才提供有力支持[1]。

1 PDCA工作法的內(nèi)涵

PDCA工作法，也稱(chēng)PDCA循環(huán)，是由美國(guó)的戴明博士于上世紀(jì)五十年代提出，因此也被稱(chēng)為“戴明環(huán)”。其主要包括四個(gè)階段，即P（Plan）計(jì)劃、D（Do）執(zhí)行、C（Check）檢查、A（Action）處理[2]。PDCA是一種全面管理的思想方法與工作步驟。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，它把一切有目的、有步驟的活動(dòng)，包括生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、企業(yè)管理、科學(xué)研究、國(guó)家行政管理乃至人們?nèi)粘Ｉ睢⒐ぷ?、學(xué)習(xí)等，比喻成一個(gè)“車(chē)輪”，認(rèn)為人們的活動(dòng)就像“車(chē)輪在轉(zhuǎn)動(dòng)一樣”。據(jù)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)表明，在生產(chǎn)以及管理過(guò)程中加入PDCA循環(huán)理論，在提升產(chǎn)出與質(zhì)量方面有著明顯優(yōu)勢(shì)[2]。

2 當(dāng)前附屬醫(yī)院教學(xué)檔案中包含的內(nèi)容

不同于其他類(lèi)型的教學(xué)檔案，附屬醫(yī)院的教學(xué)檔案更側(cè)重于收集、整理、積累實(shí)踐教學(xué)方面的資料。具體來(lái)說(shuō)[3]：第一，關(guān)于教學(xué)條件方面的資料，包括師資隊(duì)伍建設(shè)、教學(xué)儀器設(shè)備、醫(yī)院教學(xué)經(jīng)費(fèi)投入、床位設(shè)置以及教學(xué)基本設(shè)施等，可以說(shuō)，這一部分基本涵蓋了教學(xué)所需的全部軟硬件設(shè)施；第二，關(guān)于教學(xué)過(guò)程方面的資料，包括教學(xué)管理部門(mén)、教研室以及領(lǐng)導(dǎo)班子等教學(xué)組織建設(shè)方面的資料，教學(xué)文件、教學(xué)制度、教學(xué)思想建設(shè)、教學(xué)研究、改革以及課程建設(shè)等方面的資料，還有具體臨床教學(xué)實(shí)施等資料；第三，關(guān)于教學(xué)效果方面的資料，包括德育、智育、體育三方面，并以學(xué)風(fēng)建設(shè)、政治思想、臨床實(shí)踐能力、體育鍛煉開(kāi)展情況以及專(zhuān)業(yè)理論水平等為主要內(nèi)容；第四，關(guān)于大學(xué)指導(dǎo)作用方面的資料，包括醫(yī)學(xué)院針對(duì)臨床教學(xué)基地人員的管理培訓(xùn)、經(jīng)費(fèi)投入以及教學(xué)質(zhì)量監(jiān)管等方面資料；第五，關(guān)于學(xué)籍管理方面的資料，包括新生登記表、學(xué)籍卡、招生檔案、名冊(cè)、學(xué)生學(xué)籍變更以及獎(jiǎng)懲等；第六，關(guān)于研究生管理方面的資料，包括研究生錄取、培養(yǎng)、學(xué)位論文答辯、審批等；等等。

3 PDCA工作法在附屬醫(yī)院教學(xué)檔案管理中的實(shí)際應(yīng)用策略

由于附屬醫(yī)院教學(xué)檔案管理詳細(xì)記錄了教學(xué)中的成功經(jīng)驗(yàn)以及不足，因此，通過(guò)教學(xué)檔案可以為正確處理問(wèn)題提供有力依據(jù)。與此同時(shí)，教學(xué)檔案管理還是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化教學(xué)與規(guī)范化管理的、提升教學(xué)質(zhì)量的重要手段，并為教與學(xué)兩方面提供必要支持以及人才培養(yǎng)方案。可以說(shuō)，教學(xué)檔案管理在附屬醫(yī)院臨床教學(xué)中起著關(guān)鍵作用。但是受多種因素影響，包括管理意識(shí)、管理制度、管理人員素質(zhì)、管理格局、管理經(jīng)費(fèi)以及基礎(chǔ)設(shè)施投入等，當(dāng)前附屬醫(yī)院教學(xué)檔案管理總是問(wèn)題重重[4]?；诖?，可以將PDCA工作理念巧妙地融入到附屬醫(yī)院教學(xué)檔案管理工作中，以期提高工作效率。具體來(lái)說(shuō)：

1、P環(huán)節(jié)——計(jì)劃階段

P環(huán)節(jié)，即附屬醫(yī)院教學(xué)檔案管理的整體計(jì)劃階段。在這一環(huán)節(jié)中，管理層需要科學(xué)規(guī)劃整個(gè)檔案管理流程，建立健全相關(guān)管理制度，明確教學(xué)檔案的保存內(nèi)容、形成方式、保存期限以及有關(guān)責(zé)任人等內(nèi)容。打個(gè)比方來(lái)說(shuō)，某附屬醫(yī)院為了強(qiáng)化教學(xué)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)性以及規(guī)范性，就教學(xué)檔案管理組建了專(zhuān)門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)小組，并制定了諸如《教學(xué)檔案收集歸檔有關(guān)要求》等規(guī)章制度。然后制定了年度檔案管理經(jīng)費(fèi)預(yù)算以及具體的工作計(jì)劃，詳細(xì)確定了教學(xué)檔案的收集范圍，包括有關(guān)規(guī)章制度、教學(xué)文件、教學(xué)計(jì)劃與總結(jié)、課程安排、教學(xué)課件、考試測(cè)驗(yàn)試卷及成績(jī)以及教學(xué)活動(dòng)記錄等具有教研價(jià)值的資料。可以說(shuō)，P環(huán)節(jié)既是整個(gè)教學(xué)檔案管理的必要前提，同時(shí)又在很大程度上決定著教學(xué)檔案管理的質(zhì)量與效率。

2、D環(huán)節(jié)——執(zhí)行階段

D環(huán)節(jié)，就是在附屬醫(yī)院教學(xué)檔案管理中嚴(yán)格執(zhí)行上一環(huán)節(jié)制定的各項(xiàng)制度與計(jì)劃的過(guò)程[5]。專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)教學(xué)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)小組需要從整體出發(fā)，科學(xué)謀劃，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)，在年初召開(kāi)相關(guān)工作會(huì)議，確定本年度工作重點(diǎn)。而專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)臨床教學(xué)的臨床教學(xué)部門(mén)則需要在實(shí)際教學(xué)工作中，嚴(yán)格遵循有關(guān)教學(xué)流程與制度，盡可能的確保在這一環(huán)節(jié)中不出現(xiàn)工作偏差，保證臨床教學(xué)質(zhì)量，提高教材管理工作效率，而院方也需要在平時(shí)加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案管理人員的培訓(xùn)教育，統(tǒng)一思想，明確各自工作內(nèi)容、要求、工作標(biāo)準(zhǔn)以及職責(zé)，對(duì)管理目標(biāo)進(jìn)行細(xì)化，建立臺(tái)賬，對(duì)具體的責(zé)任人及完成時(shí)限進(jìn)行科學(xué)界定。因此，D環(huán)節(jié)工作質(zhì)量的優(yōu)劣對(duì)整個(gè)教學(xué)檔案管理效率有著重要意義。

3、C環(huán)節(jié)——檢查階段

C環(huán)節(jié)，主要是根據(jù)P環(huán)節(jié)制定的工作計(jì)劃，對(duì)D環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查。在此環(huán)節(jié)中，相關(guān)教學(xué)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組可以借助季度、學(xué)期以及年度考核的方式，檢查相關(guān)教學(xué)檔案，及時(shí)銷(xiāo)賬，并做好檢察監(jiān)督工作。而院方也可以通過(guò)組建相關(guān)督導(dǎo)組，對(duì)教學(xué)工作進(jìn)行必要的監(jiān)督、指導(dǎo)與檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理存在問(wèn)題。其中，檢查主要涵蓋工作計(jì)劃的完成狀況、教學(xué)檔案資料是否完整、檔案資料是否規(guī)范、檔案資料完成質(zhì)量是否達(dá)標(biāo)以及檔案管理中是否存在問(wèn)題等。

4、A環(huán)節(jié)——處理階段

A環(huán)節(jié)，主要是對(duì)C環(huán)節(jié)檢查過(guò)程與結(jié)果的具體分析，并針對(duì)C環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題制定切實(shí)可行的改進(jìn)措施，用以確保P環(huán)節(jié)工作計(jì)劃的順利、高效完成。具體來(lái)說(shuō)，在這一環(huán)節(jié)中，在分析總結(jié)了前三個(gè)環(huán)節(jié)的實(shí)際運(yùn)行情況后，可以根據(jù)附屬醫(yī)院教學(xué)檔案管理的實(shí)際需要，在充分論證的條件下，對(duì)有關(guān)工作進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，對(duì)工作中存在的問(wèn)題做出有針對(duì)性的整改方案，在方案中要明確具體的責(zé)任人以及整改期限、整改措施等。另外，要及時(shí)向有關(guān)部門(mén)或領(lǐng)導(dǎo)通報(bào)檢查結(jié)果、鞏固工作結(jié)果與成功經(jīng)驗(yàn)、強(qiáng)化相關(guān)教學(xué)檔案管理人員的管理意識(shí)等，使教學(xué)檔案管理邁向一個(gè)新高度。

整個(gè)PDCA工作流程就是一個(gè)螺旋上升的循環(huán)，在每個(gè)循環(huán)中都可以解決一些實(shí)際工作中存在的問(wèn)題，而這一循環(huán)中尚未解決的則可以交由下一循環(huán)進(jìn)行。事實(shí)上，PDCA循環(huán)中的每一個(gè)環(huán)節(jié)中也可以進(jìn)行一個(gè)小的PDCA循環(huán)。像（C）檢查環(huán)節(jié)，就可以在工作開(kāi)始前，制定相應(yīng)檢查計(jì)劃（P），之后執(zhí)行該計(jì)劃（D），執(zhí)行完畢后對(duì)整個(gè)工作進(jìn)行檢查分析（C），進(jìn)而調(diào)整和改進(jìn)工作（A）。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，基于PDCA工作法的附屬醫(yī)院教學(xué)檔案管理，就是一個(gè)無(wú)限循環(huán)且不斷改進(jìn)上升的過(guò)程。因此，院方需要在了解PDCA理論的基礎(chǔ)上，通過(guò)不斷實(shí)踐與分析，改進(jìn)工作流程，解決工作問(wèn)題，以促進(jìn)教學(xué)檔案管理工作可以始終朝著更科學(xué)、規(guī)范的方向前進(jìn)。

參考文獻(xiàn)

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[3]周雪坤，安穩(wěn).做好附屬醫(yī)院教學(xué)檔案管理工作推動(dòng)教學(xué)質(zhì)量持續(xù)提升[J].世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘：連續(xù)型電子期刊，2016，16（31）.

[4]杜鴻，梁萍.做好附屬醫(yī)院教學(xué)檔案管理工作的思考[J].醫(yī)院管理論壇，2010，27（6）：42-44.

[5]張華英.淺談PDCA工作法在附屬醫(yī)院教學(xué)檔案管理中的應(yīng)用[J].心理醫(yī)生，2017，23（14）.