淺談檔案管理及檔案信息化建設(shè)

薛彥榮

摘 要：檔案管理人員目前知識(shí)結(jié)構(gòu)“老化”，思想認(rèn)識(shí)不到位，重視程度不夠。實(shí)現(xiàn)檔案信息化，是事業(yè)單位在發(fā)展中的必經(jīng)之路。在信息高度共享的背景下，實(shí)現(xiàn)檔案信息化有助于提升單位的工作效率和辦事水平，一舉多得。 本文闡述了促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議 。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；檔案管理；建議

在科技日新月異、信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，在我們對(duì)信息資源共享的同時(shí)，也應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理如何實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和信息化作出探討，致力于提高檔案信息技術(shù)的建設(shè)。實(shí)現(xiàn)檔案信息化，是事業(yè)單位在發(fā)展中的必經(jīng)之路。在信息高度共享的背景下，實(shí)現(xiàn)檔案信息化有助于提升單位的工作效率和辦事水平，一舉多得。 本文提出了促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議。

1 檔案工作人員要樹(shù)立檔案信息意識(shí)

檔案信息化在某種意義上講就是“觀念信息化”，檔案工作人員是檔案信息化建設(shè)的基本力量，他們的能動(dòng)性事關(guān)信息化建設(shè)的成敗，只有讓檔案工作人員在思想上樹(shù)立檔案信息的意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，檔案工作人員才會(huì)具有強(qiáng)烈的使命感和責(zé)任心，才會(huì)主動(dòng)關(guān)心檔案信息化建設(shè)事業(yè)，認(rèn)真做好信息化過(guò)程中的各項(xiàng)工作。

2 提高檔案信息化水平技術(shù)

①配備計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設(shè)備。系統(tǒng)軟件的開(kāi)發(fā)應(yīng)用或完善，可通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件的操作進(jìn)行培訓(xùn)及推廣，逐步建立同一平臺(tái)為分中心做好前期準(zhǔn)備工作。

②每個(gè)員工的檔案全文的數(shù)字化。對(duì)各職能部門每年提交的檔案資料，需要全部的輸入，并作備注，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)施紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案“雙套制”工作模式，避免重復(fù)勞動(dòng)，不但能節(jié)約人力和財(cái)力，而且也會(huì)大大加快了檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程。

③對(duì)上網(wǎng)的員工檔案信息進(jìn)行密級(jí)界定。首先制訂密級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)內(nèi)部檔案按公開(kāi)、內(nèi)部、秘密、機(jī)密進(jìn)行界定；其次對(duì)檔案信息使用者進(jìn)行網(wǎng)上身份驗(yàn)證，對(duì)不同身份的使用者提供不同的信息查詢權(quán)限，以保障軟件系統(tǒng)的安全。

3 提升檔案管理水平

人是管理檔案質(zhì)量保證的關(guān)鍵。長(zhǎng)期以來(lái)，人事檔案專業(yè)培訓(xùn)的不足是制約科學(xué)管理人事檔案的重要因素之一。確保檔案管理人員的崗前培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案管理人員理論知識(shí)和業(yè)務(wù)技能的培訓(xùn)，鼓勵(lì)加強(qiáng)相關(guān)系統(tǒng)間的業(yè)務(wù)交流，才能促使檔案管理人員不斷掌握新知識(shí)，科學(xué)管理提高檔案利用價(jià)值，才能促進(jìn)檔案工作水平的提高。同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)注重培養(yǎng)具有檔案工作特色的核心價(jià)值觀。檔案工作枯燥無(wú)味，常需要與多個(gè)部門接觸收集各類材料，工作量大而繁瑣。這要求檔案管理人員應(yīng)始終堅(jiān)持愛(ài)崗敬業(yè)、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，面對(duì)較難收集的材料，要主動(dòng)出擊，盡可能使檔案材料完整。干部人事檔案管理要緊緊圍繞干部人事制度改革需要，提升服務(wù)意識(shí)，變“死檔案”為“活檔案”，從線下整理到線上管理，促進(jìn)人事檔案管理信息化進(jìn)程。依托干部人事檔案信息平臺(tái)，對(duì)重要信息全面錄入，組織日常維護(hù)，提高檔案的管理與利用效率，實(shí)現(xiàn)檔案全面、動(dòng)態(tài)化長(zhǎng)效管理。

4 要配備專職檔案管理人員，提高檔案管理人員素質(zhì)

為切實(shí)做好“三齡一歷”審核工作，順利實(shí)現(xiàn)檔案升級(jí)達(dá)標(biāo)任務(wù)，應(yīng)當(dāng)按照政策規(guī)定選好配足檔案管理人員，這樣可以保證檔案工作的長(zhǎng)效性，促進(jìn)檔案管理上水平；要不斷提高檔案管理人員的自身素質(zhì)，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)黨和政府制定組織工作的政策、法規(guī)和檔案專業(yè)理論知識(shí)，用檔案方面的新理論知識(shí)武裝頭腦，開(kāi)闊眼界，指導(dǎo)工作，以適應(yīng)新時(shí)期事業(yè)發(fā)展對(duì)檔案管理的新要求；同時(shí)，也要加強(qiáng)檔案管理人員的思想素質(zhì)教育，教育他們要堅(jiān)持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密、嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真、要能吃苦、耐勞，甘于奉獻(xiàn)。

5 加強(qiáng)檔案管理軟硬件設(shè)備

擁有配套的軟件及硬件基礎(chǔ)設(shè)施是當(dāng)前檔案信息化管理的必要條件，主要包括網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、硬件環(huán)境及系統(tǒng)軟件三個(gè)部分。對(duì)于應(yīng)用系統(tǒng)的選擇應(yīng)當(dāng)將開(kāi)放性與包容性放在首位，同時(shí)兼顧應(yīng)用系統(tǒng)的擴(kuò)展性。作為一個(gè)軟件存儲(chǔ)平臺(tái)，能夠保證檔案數(shù)據(jù)和軟件的安全性，并能夠根據(jù)情況，靈活操作平臺(tái)各個(gè)板塊。其功能性也應(yīng)當(dāng)包括檔案數(shù)字化處理、電子檔案信息采集、檔案數(shù)字化等。其中所運(yùn)用到的關(guān)鍵技術(shù)是在當(dāng)前的計(jì)算機(jī)技術(shù)及信息領(lǐng)域最優(yōu)發(fā)展前景的科學(xué)技術(shù)。加強(qiáng)檔案管理的軟件和硬件設(shè)備，提高檔案管理的技術(shù)含量，有效實(shí)現(xiàn)該技術(shù)的先進(jìn)性。

6 加強(qiáng)監(jiān)管，形成制度化管理流程

單位的領(lǐng)導(dǎo)核心部門應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理部門進(jìn)行深入的檢查，依照《檔案法》條例規(guī)定，，確保檔案管理工作納入法制軌道。領(lǐng)導(dǎo)班子應(yīng)強(qiáng)化檔案規(guī)范查處意識(shí)，嚴(yán)肅處理檔案管理中存在的不合法行為。在進(jìn)行執(zhí)法監(jiān)督過(guò)程中，應(yīng)加大檢查力度，杜絕從輕處理現(xiàn)象，維護(hù)檔案法規(guī)，確保單位內(nèi)部檔案的安全管理流程。

實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)是當(dāng)前檔案事業(yè)的重要組成和發(fā)展方向，也是事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的必然要求，更是實(shí)現(xiàn)高信息提供服務(wù)的必經(jīng)之路。因此，應(yīng)當(dāng)加快腳步進(jìn)行檔案信息化和現(xiàn)代化，促使事業(yè)單位早日完成檔案信息化建設(shè)。 我們要以黨的十八大精神為指導(dǎo)，認(rèn)真落實(shí)《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)及管理制度，推進(jìn)依法治檔、加強(qiáng)檔案管理工作，深刻認(rèn)識(shí)加強(qiáng)檔案科技發(fā)展、檔案信息化建設(shè)、檔案管理隊(duì)伍建設(shè)及不斷提高檔案管理人員素質(zhì)的重要性、必要性和緊迫性，以只爭(zhēng)朝夕的態(tài)檔案科技發(fā)展工作、促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展和騰飛，需要大力加強(qiáng)電子信息資度和執(zhí)行力，打造檔案信息化工作深入開(kāi)展的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)、注入持續(xù)發(fā)展動(dòng)力，用我們的知識(shí)、智慧和辛勤勞動(dòng)促進(jìn)檔案事業(yè)健康發(fā)展，讓檔案事業(yè)在東方飛揚(yáng)。

參考文獻(xiàn)

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