新審計(jì)檔案管理辦法驅(qū)動(dòng)下的審計(jì)檔案改革研究

張杰

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，審計(jì)檔案管理工作新方法形成，對(duì)現(xiàn)代審計(jì)工作質(zhì)量水平產(chǎn)生了重要的影響?；诖?，本文論述了新審計(jì)檔案管理方法驅(qū)動(dòng)下，分析審計(jì)檔案管理改革的相關(guān)知識(shí)，希望對(duì)相關(guān)領(lǐng)域研究有幫助。

關(guān)鍵詞：審計(jì)檔案；管理；改革

在高校檔案管理中，審計(jì)檔案非常重要，是整個(gè)審計(jì)監(jiān)督過程的客觀反映，與學(xué)校經(jīng)濟(jì)利益、規(guī)律及財(cái)政收支等內(nèi)容相關(guān)，對(duì)審計(jì)監(jiān)督活動(dòng)的一種歷史記錄，因而做好審計(jì)檔案管理，具有非常重要的意義。

1 審計(jì)檔案管理工作改革的必要性

1、資料記錄不完整

一般來說，傳統(tǒng)審計(jì)檔案管理中，審計(jì)單位憑證保存以復(fù)印件或加工數(shù)據(jù)為主，受空間束縛，復(fù)印件數(shù)量少，使得資料不夠完整，只選擇保存必要資料，無法儲(chǔ)存較多的原始憑證。一定程度上，形成了知道結(jié)果，但卻對(duì)數(shù)據(jù)或結(jié)論來源感到疑惑的現(xiàn)象。審計(jì)檔案電子管理，是利用磁盤與光盤等新媒體介質(zhì)儲(chǔ)存資料，以及保存特定軟件或系統(tǒng)加工處理后的相關(guān)會(huì)計(jì)資料。這種情況下，電子審計(jì)檔案有理有據(jù)，原始數(shù)據(jù)及其加工過程同步保存，全面詳盡的記錄了整個(gè)審計(jì)過程。

2、傳統(tǒng)審計(jì)檔案管理查詢麻煩，且使用效率低

傳統(tǒng)審計(jì)數(shù)據(jù)的查閱，需要獲得相關(guān)人員與機(jī)構(gòu)的審批，通常在工作內(nèi)，資料查詢流程為“卷宗類別—案卷目錄——卷內(nèi)目錄——案卷頁碼”，檔案管理中包含的審計(jì)資料多，使得檔案利用效率低。傳統(tǒng)審計(jì)檔案管理不完整，查詢麻煩，同時(shí)事務(wù)所項(xiàng)目更新快，項(xiàng)目繁多，特定審計(jì)事務(wù)記憶有限，導(dǎo)致審計(jì)檔案再循環(huán)利用效果不好。同時(shí)，必要時(shí)，如果在公訴程序中應(yīng)用審計(jì)檔案，開具相關(guān)證明，因?qū)徲?jì)資料與人員記憶有限，傳統(tǒng)審計(jì)檔案作用得不到充分發(fā)揮。電子審計(jì)檔案管理的媒介多，審計(jì)線索存儲(chǔ)多，保存了一定的原始數(shù)據(jù)與影響資料，為實(shí)際工作提供了豐富的資料，幫助審計(jì)人員更好的記憶信息。

3、檔案信息建設(shè)滿足檔案管理發(fā)展需求

在高校檔案管理中，審計(jì)檔案管理非常重要，隨著現(xiàn)代通信與計(jì)算機(jī)技術(shù)水平的提高，社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛快發(fā)展，在檔案管理工作中，如若采用傳統(tǒng)手工收集、保存與查詢的模式，無法滿足信息社會(huì)檔案管理需求。亟待需要應(yīng)用數(shù)字化加工方式，收集、處理并保存檔案信息，增強(qiáng)信息檢索使用效率。所以，信息化是檔案管理的必然發(fā)展趨勢(shì)，使得檔案整理與使用效率明顯提高。作為管理管理的重要構(gòu)成部分，審計(jì)檔案管理要順應(yīng)時(shí)代潮流，創(chuàng)新管理方法，積極引入先進(jìn)管理方法與手段，實(shí)現(xiàn)管理改革目標(biāo)。

2 審計(jì)檔案管理現(xiàn)狀

1、不重視審計(jì)檔案管理

隨著時(shí)代的進(jìn)步，審計(jì)工作提出了更高的要求，內(nèi)審項(xiàng)目任務(wù)加重，審計(jì)資源有限。內(nèi)審機(jī)構(gòu)疲于應(yīng)付各類日常繁雜審計(jì)項(xiàng)目，部門領(lǐng)導(dǎo)追求審計(jì)結(jié)果，隨著審計(jì)項(xiàng)目相關(guān)的審計(jì)報(bào)告、意見書或結(jié)果報(bào)告的上報(bào)，意味著項(xiàng)目審計(jì)的完成。檔案通過“誰主審、誰立卷”的辦法，主審人員負(fù)責(zé)對(duì)案卷進(jìn)行整理，往往是老項(xiàng)目未完成新項(xiàng)目接踵而來，從分類、歸集與整理方面仔細(xì)研究審計(jì)檔案感到力不從心。審計(jì)任務(wù)中，強(qiáng)調(diào)部門領(lǐng)導(dǎo)要做好檔案檢查與督導(dǎo)，審計(jì)結(jié)果質(zhì)量要求不高，形成資料歸檔不及時(shí)、不完整的現(xiàn)象。

2.沒有嚴(yán)格復(fù)核與檢查審計(jì)檔案

項(xiàng)目審計(jì)中，大部分財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料都是由單位或部門提供。目前，很多單位與部門推行電算化會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，以電子稿體現(xiàn)審計(jì)數(shù)據(jù)。為了降低審計(jì)成本，一般審計(jì)人員只摘錄主要審計(jì)問題，或抽樣統(tǒng)計(jì)分析并核算審計(jì)數(shù)據(jù)篩選資料，由此對(duì)審計(jì)工作底稿與日記進(jìn)行編制，但不會(huì)全部打印原始電子檔與樣本資料。內(nèi)審人員復(fù)核審計(jì)時(shí)，仔細(xì)并嚴(yán)格的復(fù)核出現(xiàn)的問題，憑借主審人員匯報(bào)與抽樣檢查評(píng)估原始樣本數(shù)據(jù)數(shù)量與質(zhì)量，使得監(jiān)督復(fù)核不到位、檢查不嚴(yán)等問題。

3、審計(jì)檔案不夠完整

根據(jù)相關(guān)審計(jì)檔案管理規(guī)定，要依照結(jié)論、證明、立項(xiàng)及備查等類別單元排列審計(jì)文件材料。在項(xiàng)目檔案審計(jì)管理中，尤其是內(nèi)審機(jī)構(gòu)，不能嚴(yán)格依照規(guī)定開展審計(jì)。比如某內(nèi)審機(jī)構(gòu)全年要處理近300項(xiàng)維修項(xiàng)目結(jié)算審計(jì)，因人員配備少、任務(wù)多，通常是結(jié)束審計(jì)后，結(jié)合審計(jì)金額大小，內(nèi)審部門提供審計(jì)或項(xiàng)目結(jié)算審核報(bào)告，針對(duì)像這些零散維修項(xiàng)目與小型基建項(xiàng)目，實(shí)際建檔時(shí)，沒有相關(guān)立項(xiàng)性文件、審計(jì)通知及實(shí)施方案，只具備簡(jiǎn)單的結(jié)論報(bào)告或?qū)徍硕▎?，?dǎo)致內(nèi)審檔案文件不完整。

4、審計(jì)檔案沒有規(guī)范化分類、歸集與整理

結(jié)合“誰主審、誰立案”的原則，內(nèi)審機(jī)構(gòu)對(duì)審計(jì)檔案進(jìn)行整理一方。因?qū)徲?jì)人員對(duì)審計(jì)資料理解不同，比如會(huì)計(jì)報(bào)表審計(jì)，報(bào)表資產(chǎn)負(fù)債、損益、現(xiàn)金流量及附注等說明有不同的排列順序，有的根據(jù)審計(jì)內(nèi)容先后順序、有的則是依照審計(jì)時(shí)間。再比如回訪或檢查項(xiàng)目審計(jì)結(jié)果時(shí)，審計(jì)建議落實(shí)情況材料歸屬不規(guī)范，有的置于結(jié)論性材料，有的則置于證明性或備查類等材料中。

3 基于新審計(jì)檔案管理辦法的審計(jì)檔案管理改革

1、正確認(rèn)識(shí)審計(jì)檔案管理

在內(nèi)部審計(jì)工作中，審計(jì)檔案管理工作非常重要，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、內(nèi)審機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理及審計(jì)人員等必須要重視，嚴(yán)格指向相關(guān)制度與準(zhǔn)則，認(rèn)真歸檔與管理審計(jì)檔案。特別是在內(nèi)審工作與管理工作中，單位負(fù)責(zé)人要正確認(rèn)識(shí)審計(jì)檔案管理工作的作用，為內(nèi)審機(jī)構(gòu)營(yíng)造良好的環(huán)境，以此確保審計(jì)檔案管理水平得到提高。

2、認(rèn)真搜集并整理審計(jì)檔案資料

在審計(jì)檔案管理工作中，審計(jì)材料的完整是開展工作的前提。所以，加大資料收集力度，利用各類措施，做好材料收集，及時(shí)而準(zhǔn)確地收集價(jià)值性高的審計(jì)材料，確保審計(jì)檔案資料的完整。以此，整理并分類審計(jì)材料，嚴(yán)格依照立卷方法與規(guī)則，將其裝訂成卷，做好立卷歸檔，實(shí)現(xiàn)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)化儲(chǔ)存，審計(jì)檔案管理質(zhì)量得到提高。

3、提升內(nèi)審檔案管理人員綜合素養(yǎng)

高質(zhì)量審計(jì)檔案管理工作，與高素質(zhì)檔案管理人員密切相關(guān)，檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高，為審計(jì)檔案質(zhì)量的提高奠定基礎(chǔ)。在實(shí)際工作中，主要從以下幾方面入手：（1）正確處理檔案工作與業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)間的關(guān)系，加大業(yè)務(wù)培訓(xùn)，促使審計(jì)檔案與業(yè)務(wù)培訓(xùn)融為一體，以培訓(xùn)引導(dǎo)審計(jì)檔案管理人員更新自身知識(shí)結(jié)構(gòu)，開闊眼界，從而更好的掌握并應(yīng)用先進(jìn)檔案管理技術(shù)。（2）在審計(jì)檔案管理中，加強(qiáng)經(jīng)驗(yàn)交流，誠(chéng)聘專業(yè)人士指導(dǎo)業(yè)務(wù)，加強(qiáng)相關(guān)學(xué)術(shù)研討。（3）對(duì)審計(jì)檔案管理人員加強(qiáng)職業(yè)道德培訓(xùn)，增強(qiáng)其使命與責(zé)任感。

4、建立健全獎(jiǎng)懲機(jī)制

審計(jì)檔案管理中，不單要加強(qiáng)管理內(nèi)容與方法，還要注意人的管理。實(shí)際管理中，要堅(jiān)持以人為本的原則，構(gòu)建完整的“誰主審、誰立卷”、“定期歸檔”及“審結(jié)卷成”的機(jī)制，建立健全審計(jì)檔案管理質(zhì)量獎(jiǎng)懲體系，對(duì)管理責(zé)任追究機(jī)制進(jìn)行逐步完善，加大審計(jì)檔案工作的規(guī)范化檢查，嚴(yán)格控制管理質(zhì)量，因工作失誤影響檔案管理質(zhì)量造成嚴(yán)重后果的，要追究相關(guān)人員責(zé)任，在內(nèi)審人員協(xié)調(diào)配合下，引導(dǎo)審計(jì)檔案管理工作朝向制度與規(guī)范化方向發(fā)展。

4 結(jié)束語

綜上所述，在審計(jì)工作中，形成的真實(shí)而完整憑證性的資料，就是審計(jì)檔案。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定發(fā)展、國(guó)家財(cái)政經(jīng)濟(jì)秩序維護(hù)方面，審計(jì)機(jī)關(guān)是重要構(gòu)成部分，發(fā)揮著重要作用。審計(jì)機(jī)關(guān)履行職能與審計(jì)檔案管理密切相關(guān)，審計(jì)檔案真實(shí)、客觀地記錄了審計(jì)工作的執(zhí)行與開展，是項(xiàng)目審計(jì)管理的核心，為審計(jì)工作質(zhì)量的提高提供了保障，有效預(yù)防審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。所以，在新審計(jì)檔案管理辦法驅(qū)動(dòng)下，加強(qiáng)審計(jì)檔案管理改革具有非常重要的意義。

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