條碼技術在檔案管理中的應用研究

摘 要：目前雖然隨著科學技術的全面發(fā)展，各行各業(yè)的工作在被引入各種高端技術后已經(jīng)越來越能實現(xiàn)低投入高成效，但對于檔案管理工作而言，無論從管理工作略顯復雜混亂、檔案管理設施設備的日常維護投入高昂、缺少技術型的操作人才等等方面都存在種種不足，本文將著重分析在檔案管理中應用條碼技術的優(yōu)勢以及介紹如何在檔案管理中應用條碼技術。

關鍵詞：條碼技術；應用；檔案管理

科學技術急速發(fā)展的今天，已經(jīng)進入了全面的信息化時代，作為信息化的當代，信息的重要性不言而喻。而檔案管理作為信息管理的一個大部分，在信息量越來越多的今天，如果還像傳統(tǒng)的檔案管理中一樣對信息進行分類、歸納和儲存，工作量巨大，耗費人力物力，并且效率極其低下。而條碼技術發(fā)展成熟的今天，完全可以實現(xiàn)將條碼技術應用于檔案管理，開啟檔案管理新篇章。

1 條碼技術

（一）條碼技術的簡介

條碼技術是在20世紀40年代由美國發(fā)明，到了20世紀70年代被應用于生產(chǎn)、工作中，直至今日，條碼技術已經(jīng)在日常生活中隨處可見，成為了一種真正能夠廣泛服務于大眾的技術。條碼技術是用一維CCD掃描器掃描識讀一組按照一定的編碼規(guī)則排列的條與空的符號，可以在這一組按照特定規(guī)律排列的、不同寬度的黑色或其他色彩的條形與空格，以及數(shù)字、字符組成的條碼中讀取相應的信息[1]。

（二）條碼技術的分類

目前的條碼技術大致可以分為三類：一維條碼、二維條碼以及三維條碼，一維條碼就是最常見的長條形條碼，有二十余種，其中最適合檔案管理的有Code39碼（又被稱為標準39碼）和Codabar碼，因為這兩種條碼還有數(shù)字與字母的同時配合。二維條碼也被簡稱作二維碼，是由特定按照一定排列規(guī)律的幾何圖形構成，二維條碼相對于一維條碼而言所儲存的信息量能夠更大更廣，原來的一維條碼只能將信息存于后臺數(shù)據(jù)庫，而二維條碼能夠在掃描識別相應條碼后直接讀取所需要的信息，并且二維條碼比一維條碼而言，更保障了信息的安全性。三維條碼則是在二維條碼的層面增加了其他維度來儲存信息，比如顏色、灰度和維度，在二維條碼的基礎上更增加了條碼儲存信息的容量。

（三）條碼技術的現(xiàn)狀與發(fā)展

條碼技術發(fā)展到今日已經(jīng)十分成熟，并且早已大量被應用在人們的生產(chǎn)工作中，如快遞業(yè)、倉儲業(yè)、以及工業(yè)生產(chǎn)過程中的控制等等。不僅如此，因為其高效性與簡便性，普通大眾早已經(jīng)能夠熟練掌握條碼技術的操作，也將這種技術應用于日常的生活中，如超市商品、圖書等，上面都能夠找到條碼技術的身影，也因為此，條碼技術得以發(fā)展的更加迅速[2]。

（四）條碼技術的優(yōu)點優(yōu)勢

首先，條碼技術在應用于各個對應物品上時，在相應物品上噴涂對應條碼或是將條碼打印在紙上貼在其上，不需要二次操作，避免了重復性的工作；其次，在應用條碼技術于實際生產(chǎn)工作中時，只需要前期設計條碼與后期將條碼噴涂或打印的支出，并且此過程的總體花費都相對十分低廉；最后，條碼識別設備操作也同樣簡單方便，對操作人員沒有過高的技術要求，只需要學會操作一維CCD掃描器掃描條碼即可。

2 檔案管理

（一）檔案管理的簡介

檔案管理也可被稱作檔案工作，是對檔案實體和檔案信息進行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用的活動，是一項管理性質、服務性質的工作。

（二）目前困難與基本矛盾

首先，目前檔案管理通常是各自管理，各個檔案管理部門由于使用的檔案管理系統(tǒng)或軟件不同，各自系統(tǒng)或軟件不能兼容，導致了各個部門間的對于檔案的管理信息不能互用、互調(diào)，缺乏信息的互通性；其次，目前各個檔案管理部門使用的軟件系統(tǒng)無法對檔案管理做到既可以做到對檔案信息的統(tǒng)一管理又可以實現(xiàn)文件檢索，缺乏管理的統(tǒng)一性；再者，檔案管理使用先進的信息管理系統(tǒng)，要求從業(yè)人員有相應的技術水平與知識儲備，才能夠滿足熟練操作運用軟件系統(tǒng)的要求，但由于目前許多部門都缺乏此類高端人才，導致引入的現(xiàn)代化檔案信息管理設施設備無法充分按設想發(fā)揮作用，缺乏技術人才；最后，現(xiàn)代化檔案信息管理設施設備價格較為高昂，并且一旦出現(xiàn)問題，維修費用也相對較高[3]。

3 條碼技術應用于檔案管理

（一）可操作性

條碼技術從20世紀40年代在美國被發(fā)明后，發(fā)展到當代已經(jīng)十分成熟，并且早已實際投入于日常生活生產(chǎn)的使用，所以完全能夠實現(xiàn)應用于檔案管理。對于檔案的管理而言，根據(jù)一維條碼、二維條碼及三維條碼所能存儲信息量的不同，從而可以在分類不同級別檔案時使用不同維度的條碼，就能夠做到更快速、準確、高效的管理。對于檔案的有序性而言，應用條碼技術能夠在檔案的借出還入時根據(jù)條碼中儲存的信息管控好檔案的具體位置與分類擺放。對于檔案的安全性而言，在需要查閱及借閱檔案的用戶也能在其相應證件上加印條碼，使借閱者身份信息能夠被檔案部門掌握，保障了檔案在被查閱、借閱時的安全性。

（二）應用優(yōu)勢

首先，在檔案管理中應用條碼技術能夠在不同的檔案管理部門做到信息的互相流通，棄用不同的系統(tǒng)管理檔案改用相同的條碼管理，更有助于各個管理部門在需要其他部門檔案信息時快速高效的調(diào)用；其次，將條碼技術應用于檔案管理，設立特殊類別條碼，在條碼的色塊色彩、數(shù)字和符號等方面做變換，使得不同類別的檔案信息能夠歸類，有相同的一類條碼，但在一類條碼中的每份檔案又有屬于自己的條碼信息，這樣一來檔案信息管理更加標準化規(guī)范化統(tǒng)一化；不僅如此，在識別檔案信息時只需要用一維CCD掃描器對準條碼掃描即可得，不需要高技術型人才；最后，應用條碼技術只需要在按照特定法則制作好條碼后噴涂或黏貼在檔案上，花費低廉但效果超群[4]。

4 結束語

在這個科學技術發(fā)達的當代社會，檔案管理作為一項管理性質、服務性質的工作而言，是專門負責其他各個部門在工作中產(chǎn)生的信息留存，而在目前的檔案管理而言，有著缺乏信息的互通性、管理的統(tǒng)一性，缺少高端的技術型人才以及花費高昂等等缺點，但是將現(xiàn)在已經(jīng)發(fā)展成熟的條碼技術應用在檔案管理中時，條碼技術的種種優(yōu)勢優(yōu)點恰好能夠彌補目前已經(jīng)發(fā)現(xiàn)的檔案管理的缺陷，并且能夠使目前的檔案管理效果與效率更上一個臺階。

參考文獻

[1]蔣術.條形碼、二維碼和RFID在檔案管理中的應用比較研究[J].北京檔案，2015（8）：36-37.

[2]韓冬.探討電子檔案及條形碼技術應用在社保檔案管理中的有效性[J].辦公室業(yè)務，2015（23）.

[3]劉婷婷.社保檔案管理中電子檔案和條形碼技術的運用探討[J].辦公室業(yè)務，2016（24）：180-180.

[4]臧明智.手機二維條碼在檔案管理中的實踐探索[J].通訊世界，2017（19）：261-262.

作者簡介

吳靜穎（1980-），女，漢族，廣東陸豐，經(jīng)濟師、一級國家人力資源管理師，碩士研究生，廣州市南方人力資源評價中心有限公司，研究方向：檔案管理。