如何做好電網(wǎng)建設(shè)檔案管理

謝東曉

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國電力系統(tǒng)日益完善，電網(wǎng)建設(shè)檔案是電網(wǎng)建設(shè)過程中真實(shí)情況的反饋與記錄。本文從電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理的重要意義入手，指出目前我國檔案工作中存在的管理問題，探究對策并提出解決措施。為規(guī)范電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理工作提供參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：電網(wǎng)建設(shè)；檔案管理；電網(wǎng)檔案；建設(shè)管理

近年來，電網(wǎng)建設(shè)迅猛發(fā)展，電網(wǎng)建設(shè)的基建工程、技術(shù)改造工程、農(nóng)網(wǎng)改造升級工程、小型基建工程數(shù)量日益增加，同時，新技術(shù)、新工藝、新管理方式的出現(xiàn)，使以工程項目為核心的業(yè)務(wù)檔案歸檔文件數(shù)量迅速增長；工程各參建單位檔案管理薄弱，兼職檔案員更換頻繁，社會化單位人員對電力企業(yè)歸檔標(biāo)準(zhǔn)不夠熟悉，制作的文件質(zhì)量未能達(dá)到預(yù)期效果；工程管理人員忙于項目建設(shè)，對歸檔文件的收集管控不夠及時。因此，要做好電網(wǎng)建設(shè)的工程檔案管理。

1 電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理的重要性

在電網(wǎng)企業(yè)的建設(shè)中最重要的一部分就是電網(wǎng)建設(shè)中的檔案管理，它對整個建設(shè)工程中的所有信息與數(shù)據(jù)進(jìn)行保存，是企業(yè)重要的管理手段之一。工程項目竣工驗收工作中不可缺少的就是電網(wǎng)建設(shè)項目檔案的驗收，在驗收項目時，如果不合格，是不允許進(jìn)行竣工驗收的，而且對于每項工程，驗收項目以及標(biāo)準(zhǔn)的指標(biāo)都是統(tǒng)一的。為了我國電網(wǎng)有一個良性的發(fā)展的同時整個電網(wǎng)建設(shè)的工程從開始到完成都可以安全、毫無差錯的進(jìn)行下去，對于每一個工程的檔案管理工作必須有一個嚴(yán)格的制度約定并且增強(qiáng)。檔案管理工作也在不斷進(jìn)步，以適應(yīng)社會的發(fā)展和企業(yè)的發(fā)展。

2 我國電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理中存在的問題

2.1 缺乏完善的檔案管理體系

檔案管理體系的完善，主要是要求管理模式要符合該電網(wǎng)的實(shí)際需求，檔案管理工作要嚴(yán)格按照規(guī)范執(zhí)行等。為了加強(qiáng)對檔案的管理和收集、整理工作，保障檔案管理工作的規(guī)范進(jìn)行，我國頒布了《中華人民共和國檔案法》?；诖?，我們應(yīng)要求電網(wǎng)單位嚴(yán)格按照檔案管理的規(guī)范執(zhí)行。比如，如果設(shè)計發(fā)生變更，就必須要采用統(tǒng)一的編號；還要求施工單位要對項目進(jìn)行全方位記錄，建設(shè)項目中采用的材料要具有明確的質(zhì)量證明。從目前我國的電網(wǎng)檔案管理實(shí)況來看，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不一致、管理工作效率低下、管理混亂等，都是普遍存在的問題。

2.2 檔案管理與項目建設(shè)不能同步進(jìn)行

其中體現(xiàn)在項目經(jīng)理不按要求及時組織檔案部門開展項目檔案中間檢查，使檔案人員無法隨工程進(jìn)度對項目文件進(jìn)行過程管控，不能及時發(fā)現(xiàn)項目文件在整理過程中存在記錄不規(guī)范、字跡不清晰、結(jié)論不準(zhǔn)確、記錄時間與項目建設(shè)時間邏輯不相符等通病問題，導(dǎo)致后補(bǔ)材料較多，延誤整改時間。另外就是項目檔案驗收與項目文件歸檔審查在電網(wǎng)建設(shè)項目驗收過程中沒有得到同步實(shí)施，建設(shè)單位簡化項目檔案驗收的步驟流程，使項目竣工文件在移交歸檔前沒有切實(shí)得到各歸口管理部門的嚴(yán)謹(jǐn)審核，尤其是一些重要數(shù)據(jù)的缺失，會為今后的生產(chǎn)運(yùn)行、經(jīng)營、管理、維護(hù)、事故、法律糾紛、責(zé)任認(rèn)定留下隱患，造成不可估量的損失。

2.3 電網(wǎng)項目檔案的管理信息化程度較低

在電網(wǎng)項目檔案管理工作中，已經(jīng)逐漸開始了信息科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，然而有許多電網(wǎng)企業(yè)使用的都是單機(jī)、條目式錄入等相對比較落后的手段，根本無法實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的目標(biāo)。以下是造成這一問題的主要原因：缺乏必要的信息化檔案管理手段；數(shù)據(jù)庫的建設(shè)步伐過于緩慢；檔案信息化管理缺乏一套完善科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)和管理制度；缺乏專業(yè)的信息化管理人才。

3 新形勢下做好電網(wǎng)項目檔案管理工作的策略

3.1 提升相關(guān)人員工作認(rèn)識

在每個項目中，檔案管理工作中的所有相關(guān)從業(yè)人員只有對檔案管理工作有更好的認(rèn)識才會使得整個項目可以十分順利地進(jìn)行下去。所以每一項工程中的每一級的檔案管理機(jī)構(gòu)對于推廣檔案管理的意義而且還要對所有相關(guān)從業(yè)人員，都要進(jìn)行很多次有強(qiáng)度的訓(xùn)練，從而使得他們對于檔案管理有著很深的認(rèn)識。

3.2 深入施工現(xiàn)場

檢查參建單位的檔案文件形成是否及時，是否與工程建設(shè)同步，是否有專人保管；已形成的檔案文件的載體、數(shù)量、字跡、簽認(rèn)等是否符合要求，對于不符合歸檔要求的檔案文件，要求及時予以改正，使形成的文件符合歸檔要求；指導(dǎo)、監(jiān)督各參建單位專兼職檔案員將施工階段的各種合格證、試驗報告單、設(shè)備開箱、施工報審級及施工記錄等資料進(jìn)行收集與整理，保障檔案文件的齊全與完整。

3.3 規(guī)范檔案調(diào)取與回收

通過對檔案調(diào)取和回收工作的規(guī)范可以有效促進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)進(jìn)程的加快。檔案管理人員需要做好做好檔案的清查和退還調(diào)取工作，以相關(guān)的制度和規(guī)范為依據(jù)，制定合理的檔案的調(diào)取與回收制度。任何退檔或者延長調(diào)取檔案使用時間的情況，都需要經(jīng)過相關(guān)部門的許可和同意。檔案的退還，必需經(jīng)過檔案的所有部門的負(fù)責(zé)人以及檔案保管者簽字確認(rèn)后，才可以進(jìn)行退還。如果需要延長檔案的使用時間，必須按照要求辦理相關(guān)的手續(xù)。在實(shí)際工作中需要不斷對檔案回收和調(diào)取的相關(guān)制度進(jìn)行完善和優(yōu)化，以促進(jìn)電網(wǎng)企業(yè)檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的順利完成。

3.4 組建項目檔案管理團(tuán)隊，集中統(tǒng)一管理

根據(jù)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，組建項目檔案管理團(tuán)隊，由檔案管理部門歸口管理，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)分管，統(tǒng)一策劃協(xié)調(diào)，制定工作規(guī)范，根據(jù)工程項目情況，合理的進(jìn)行人員調(diào)派，及時參與到工程建設(shè)管理中去，與項目管理同步，開展項目檔案管理工作。團(tuán)隊?wèi)?yīng)重點(diǎn)培養(yǎng)出胸懷大局意識，有持續(xù)學(xué)習(xí)愿望，具備較強(qiáng)管理能力，擅于組織、溝通，合作，熟悉檔案信息化管理，綜合素質(zhì)高的檔案管理人才。

3.5 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享

檔案信息化建設(shè)是指運(yùn)用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)資源提高檔案工作現(xiàn)代化水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息化服務(wù)。具體可從幾個方面著手：①基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，需加大資金投入建設(shè)檔案大數(shù)據(jù)庫存儲系統(tǒng)，規(guī)劃網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，購置如計算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、裝訂機(jī)等檔案設(shè)備設(shè)施。②建立適用統(tǒng)一的信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。③培養(yǎng)檔案管理信息化人才隊伍。④開展檔案目錄信息與檔案全文信息的數(shù)字化。⑤加強(qiáng)數(shù)字檔案館建設(shè)，數(shù)字檔案館的特點(diǎn)是存取檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，它是一種無形的信息組織與利用環(huán)境，它為現(xiàn)行實(shí)體檔案館提供了新的管理和服務(wù)機(jī)制。在數(shù)字化檔案館環(huán)境下，用戶利用檔案信息資源非常便利，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

3.6 構(gòu)建完善的監(jiān)管體系

想要保證項目建設(shè)與檔案管理工作同時進(jìn)行，就需要各級領(lǐng)導(dǎo)、各部門認(rèn)真地實(shí)行與自身有關(guān)的檔案管理方面的職責(zé)，同時，還應(yīng)該構(gòu)建完善的監(jiān)管體系監(jiān)督檔案管理工作。首先，依據(jù)有關(guān)規(guī)定，建設(shè)工程相關(guān)單位檔案管理工作的指導(dǎo)、協(xié)調(diào)和組織工作，都要聽從項目法人的安排，各有關(guān)單位的檔案工作還需管理單位進(jìn)行監(jiān)督；其次，監(jiān)理單位需要履行自己的職責(zé)，承擔(dān)部分工作。例如：施工與設(shè)計單位的檔案管理監(jiān)督工作等。

4 結(jié)語

電網(wǎng)項目在建設(shè)過程中的記錄就是電網(wǎng)建設(shè)項目檔案，其不僅是對歷史負(fù)責(zé)，更是未來電網(wǎng)項目發(fā)展的奠基石，只要開發(fā)好、利用好電網(wǎng)建設(shè)項目的檔案就能為新項目提供最有價值的參考，所以加強(qiáng)檔案管理是十分必要和重要的。而且在檔案管理中，要嚴(yán)格按照一定的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。本文通過對電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析，并提出了一定的相應(yīng)對策，希望能為電網(wǎng)項目建設(shè)檔案的管理提供一定的幫助。

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