淺析檔案管理中的實(shí)體管理、信息管理以及檔案知識(shí)管理

摘 要：檔案管理在企事業(yè)單位管理中占據(jù)著重要地位，對(duì)于企事業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)管理發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。隨著檔案管理技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案管理由最初的實(shí)體管理發(fā)展為信息管理以及檔案知識(shí)管理，大幅度提高了檔案管理的水平。本文簡(jiǎn)述了檔案管理的發(fā)展歷程，淺析了檔案管理中實(shí)體管理、信息管理以及檔案知識(shí)管理各階段的概況，以期為檔案管理工作提供借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理；實(shí)體管理；檔案知識(shí)管理

檔案是企事業(yè)單位重要的經(jīng)營(yíng)管理資源，對(duì)于反映企事業(yè)單位的人員構(gòu)成狀況、經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)發(fā)揮著重要作用。因此，檔案管理在企事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)管理中占據(jù)著至關(guān)重要的地位，企事業(yè)單位日益重視加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化和高效性。隨著檔案管理相關(guān)技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了由實(shí)體管理到檔案知識(shí)管理的跨越性發(fā)展。企事業(yè)單位有必要深入了解檔案管理的發(fā)展歷程，并掌握檔案管理發(fā)展各階段的概況，為檔案管理的良好轉(zhuǎn)型奠定良好的認(rèn)知基礎(chǔ)。

1 檔案管理的發(fā)展歷程

檔案，主要由兩部分構(gòu)成，一是載體，一是內(nèi)容。載體是承載檔案內(nèi)容的具體物質(zhì)，內(nèi)容是指以各類(lèi)形式表示的檔案信息。我國(guó)檔案管理，大致經(jīng)歷了由實(shí)體管理到信息管理以及檔案知識(shí)管理的發(fā)展歷程。（1）實(shí)體管理基于檔案具備的本質(zhì)屬性實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案價(jià)值的有效開(kāi)發(fā)，以檔案實(shí)體為核心開(kāi)展檔案管理各項(xiàng)活動(dòng)。該階段，檔案信息有賴于檔案實(shí)體而存在，檔案管理效率相對(duì)較低，難以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的充分開(kāi)發(fā)和有效利用。（2）信息管理，將檔案信息有效剝離出檔案載體，相對(duì)增強(qiáng)了檔案管理的獨(dú)立性，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案資源的有效加工和充分利用。該階段，以電子文件作為檔案信息傳播的主要形態(tài)，通過(guò)信息管理手段大幅度提高了檔案管理的效率，增強(qiáng)了對(duì)檔案資源利用的有效性。（3）檔案知識(shí)管理，實(shí)現(xiàn)了對(duì)實(shí)體管理以及信息管理的有效延伸和充分拓展，呈現(xiàn)出高度集成的組織形式。檔案知識(shí)管理基于對(duì)社會(huì)各項(xiàng)信息需求的深入分析，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的有針對(duì)性的深入加工，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理相關(guān)各類(lèi)資源的優(yōu)化整合。該階段，檔案管理突顯了對(duì)檔案管理相關(guān)資源的優(yōu)化整合能力，對(duì)檔案管理各項(xiàng)環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)配合能力以及對(duì)知識(shí)管理的輻射覆蓋能力。

2 檔案管理各階段概況淺析

2.1 實(shí)體管理

該階段，檔案管理的工作內(nèi)容以檔案載體管理為主，缺乏對(duì)檔案信息的充分開(kāi)發(fā)，物本管理理念貫穿于實(shí)體管理的全過(guò)程。檔案管理的相關(guān)工作人員要通過(guò)人工管理對(duì)承載檔案信息的檔案實(shí)體進(jìn)行廣泛收集、系統(tǒng)整理以及科學(xué)鑒定，在此基礎(chǔ)上，采用物理技術(shù)及化學(xué)手段對(duì)檔案實(shí)體實(shí)施妥善保管、科學(xué)統(tǒng)計(jì)和有效利用。該階段后期采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，但缺乏多樣化的管理功能。

該階段，以檔案實(shí)體作為理論研究對(duì)象。自上世紀(jì)起，才出現(xiàn)對(duì)檔案的正式研究，相應(yīng)理論研究呈現(xiàn)出較強(qiáng)的直觀性，且相對(duì)較為粗淺。上世紀(jì)中期，檔案學(xué)初步形成，其研究對(duì)象以機(jī)關(guān)檔案的管理工作為主。

上世紀(jì)初，檔案管理呈現(xiàn)出顯著的史料價(jià)值。隨著社會(huì)發(fā)展，人們?nèi)找嬷匾暀n案管理，并借助相應(yīng)檔案，實(shí)現(xiàn)對(duì)社會(huì)實(shí)踐問(wèn)題的有效解決，檔案管理呈現(xiàn)出顯著的憑證價(jià)值。

2.2 信息管理

該階段，檔案管理工作增加了檔案檢索以及檔案編研等內(nèi)容。上世紀(jì)末，我國(guó)政府加強(qiáng)了對(duì)檔案管理的有效改革，逐步加大了對(duì)檔案信息的開(kāi)發(fā)投入力度，深化了檔案編研相關(guān)工作的有效發(fā)展。該階段，檔案管理工作的相關(guān)人員積極引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，并構(gòu)建相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)各類(lèi)檔案的在線管理和歸檔。對(duì)紙質(zhì)檔案實(shí)施數(shù)字化處理之后，實(shí)現(xiàn)了對(duì)數(shù)字化檔案的自動(dòng)檢索，并增加了對(duì)檔案縮微保存的相應(yīng)功能。

該階段，理論研究對(duì)象突破了檔案實(shí)體的限制，拓展為檔案信息化的相關(guān)研究。檔案管理工作人員不僅要采用先進(jìn)的信息技術(shù)強(qiáng)化對(duì)檔案實(shí)體的管理，還要考慮檔案實(shí)體管理傳統(tǒng)的管理制度對(duì)當(dāng)前信息管理的適用性，對(duì)檔案信息管理的動(dòng)態(tài)發(fā)展進(jìn)行實(shí)時(shí)關(guān)注，并深入研究檔案信息管理的各項(xiàng)方法和相應(yīng)制度，構(gòu)建系統(tǒng)的管理機(jī)制，增強(qiáng)檔案信息的交流共享，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化水平的大幅度提高。

該階段，檔案管理呈現(xiàn)出顯著的信息價(jià)值。檔案實(shí)現(xiàn)了對(duì)人類(lèi)歷史發(fā)展進(jìn)程的真實(shí)反映，為人們提供了獲取社會(huì)信息的有效途徑。原始性的檔案資料為各類(lèi)信息的產(chǎn)生提供了信息源頭。在該階段，檔案資料為社會(huì)生產(chǎn)發(fā)展提供了真實(shí)可靠的信息服務(wù)，體現(xiàn)了顯著的信息價(jià)值。

2.3 檔案知識(shí)管理

該階段，檔案管理主要工作內(nèi)容轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案知識(shí)元，致力于構(gòu)建能有效滿足檔案用戶需求的系統(tǒng)服務(wù)體系。在檔案管理工作實(shí)踐中，檔案管理工作人員重視對(duì)檔案文件形成全過(guò)程的有效管理，通常通過(guò)宏觀鑒定實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的科學(xué)鑒定，摒棄了將檔案來(lái)源以及檔案時(shí)間作為標(biāo)準(zhǔn)的歸類(lèi)方法，而將檔案文件相應(yīng)的宏觀內(nèi)容，諸如檔案相應(yīng)部門(mén)具體職能等作為歸類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)。在這種情況下，檔案管理工作人員實(shí)現(xiàn)了由檔案資料管理人員向相關(guān)知識(shí)提供者的身份轉(zhuǎn)變。該階段，檔案管理借助信息技術(shù)的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，系統(tǒng)地實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的編輯整理以及出版發(fā)行。

該階段，理論研究對(duì)象實(shí)現(xiàn)了有效拓展，強(qiáng)調(diào)對(duì)各類(lèi)知識(shí)的深入挖掘以及優(yōu)化整合，且高度重視對(duì)檔案知識(shí)相關(guān)權(quán)益的有效保護(hù)。該階段，檔案管理的相關(guān)學(xué)者不僅要深入研究知識(shí)經(jīng)濟(jì)對(duì)檔案管理相關(guān)工作造成的巨大影響，還要深入分析如何增強(qiáng)檔案管理定位的準(zhǔn)確性。另外，還要積極探究企事業(yè)單位檔案實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理的有效途徑。

該階段，檔案管理呈現(xiàn)出現(xiàn)顯著的知識(shí)價(jià)值。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)背景下，知識(shí)資源在企事業(yè)單位發(fā)展資源中占據(jù)著戰(zhàn)略性的重要地位。檔案管理相關(guān)學(xué)者日漸重視檔案管理的知識(shí)屬性，相關(guān)學(xué)者認(rèn)為，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的知識(shí)屬性的正確認(rèn)識(shí)，能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作效率的大幅度提高，實(shí)現(xiàn)檔案管理作用的充分發(fā)揮，并拓寬企事業(yè)單位檔案管理的空間。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，我國(guó)檔案管理，大致經(jīng)歷了由實(shí)體管理到信息管理以及檔案知識(shí)管理的發(fā)展歷程。各發(fā)展階段的檔案管理均具有不同的工作內(nèi)容及工作方法，且具有不同的理論研究對(duì)象和價(jià)值取向。檔案管理工作人員在深入了解檔案管理發(fā)展歷程和各階段概況的基礎(chǔ)上，要充分運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)，結(jié)合檔案管理的相關(guān)理論知識(shí)，構(gòu)建系統(tǒng)完善的檔案知識(shí)管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案知識(shí)相關(guān)信息的深入挖掘和充分應(yīng)用，提高檔案知識(shí)管理水平，促進(jìn)企事業(yè)單位檔案管理的良好轉(zhuǎn)型。

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作者簡(jiǎn)介

李迎紅（1971-），女，山東棲霞人，助理館員，研究方向：檔案管理。