新時期高職院校檔案利用服務(wù)探析

田野

摘 要：新時期，高職院校檔案利用服務(wù)工作還存在檔案資源不夠豐富、檔案利用服務(wù)對象單一、檔案利用服務(wù)方式落后等問題，制約了高職院校檔案管理工作的發(fā)展，基于對高職院校檔案服務(wù)利用現(xiàn)狀分析，本文簡要提出做好高職院校檔案利用服務(wù)工作的幾點建議。

關(guān)鍵詞：檔案；利用服務(wù)；信息化

檔案利用服務(wù)工作是檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，檔案的利用程度高低直接反映了高職院校的檔案工作管理水平，高職院校很多都是從中專學(xué)校升格發(fā)展而來，存在建校時間不長，對檔案管理工作缺乏重視，在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、團隊建設(shè)及網(wǎng)絡(luò)信息化管理方面存在很多不足等問題，這使檔案利用服務(wù)缺乏有力的基礎(chǔ)，不能充分發(fā)揮檔案的價值及作用，阻礙了高職院校檔案工作的發(fā)展，與高速發(fā)展的高職教育不相配套。

1 高職院校檔案利用服務(wù)現(xiàn)狀分析

（一）缺乏檔案意識

近幾年，高職教育快速發(fā)展，高職院校管理水平得到了很大的提升，但是很多高職院校忽視了檔案管理工作的重要性，學(xué)校整體對檔案管理利用服務(wù)意識較為淡薄，缺少對檔案管理工作的資金投入，檔案利用服務(wù)水平無法提升；其次，檔案管理者在“重保管”、“輕利用”的觀念影響下，檔案工作人員缺乏主動服務(wù)的意識，不能主動在利用服務(wù)的方式上進行改革與創(chuàng)新，這也阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。

（二）檔案管理硬件建設(shè)欠缺

由于不少高職院校缺乏對檔案基礎(chǔ)條件建設(shè)的投入，致使檔案管理硬件條件簡陋，有些院校檔案管理庫房空間不足或庫房分散，檔案閱覽室設(shè)施不齊全，檔案辦公設(shè)備陳舊落后，檔案人員工作環(huán)境條件差等問題，使檔案管理者無法全身心投入到管理和服務(wù)工作中，降低了服務(wù)質(zhì)量，而檔案利用者也不能在舒適的環(huán)境中查閱利用檔案，出現(xiàn)對檔案利用興趣不高，減少了檔案利用需求。

（三）檔案服務(wù)方式呈現(xiàn)滯后性

長期以來，高職院校缺乏對檔案管理工作的重視，在現(xiàn)代化檔案管理方面缺乏資金投入，信息化管理進程停滯不前，檔案管理的工作方式還停留在比較傳統(tǒng)階段，要想查詢檔案資料就要到檔案室進行查詢，在網(wǎng)絡(luò)科技高速發(fā)展的今天，單純的紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能適應(yīng)社會發(fā)展需要，落后的檔案利用服務(wù)方式，降低了檔案利用服務(wù)工作的效率，阻礙了檔案利用服務(wù)工作的發(fā)展，沒有實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化信息化管理，便不能檔案利用者提供便捷高效的利用與服務(wù)。

2 提高高職院校利用服務(wù)水平建議

（一）強化檔案管理整體意識，提升檔案工作的地位

提高檔案管理意識首先要從學(xué)校管理者入手，只有高職院校管理者意識到檔案管理工作的重要性，將檔案管理視為學(xué)校管理工作中必不可少的事項，檔案管理與服務(wù)利用才可能做好，服務(wù)利用水平才能得到提升。因此，檔案工作者應(yīng)著重強化高校管理者的檔案管理意識，著眼于檔案工作業(yè)績的提升，用不同方式去體現(xiàn)與提升檔案工作的重要性，促進管理者重視檔案的建設(shè)與管理的投入；再者，要提高學(xué)院師生員工的檔案管理和利用意識。加大宣傳力度，召開檔案專題工作會議，評選檔案先進工作個人，舉辦檔案工作宣傳周等活動，還可以創(chuàng)辦檔案網(wǎng)絡(luò)平臺，設(shè)置檔案專門的宣傳欄目、廣告欄目等方面全方位宣傳檔案工作，使廣大教職員工及學(xué)生意識到檔案工作與日常管理工作的聯(lián)系的緊密性，逐漸形成對檔案工作的重視和認可。

（二）提高館藏檔案數(shù)量，為檔案利用服務(wù)工作奠定基礎(chǔ)

高職院校檔案的保管數(shù)量和種類比較少，不利于高職院校的發(fā)展，檔案管理工作人員在工作中要注重檔案的收集，豐富館藏數(shù)量，為有需要的人提供更加全面的檔案資料，高職院校檔案部門還可以根據(jù)自身情況提供展覽等多種形式的館藏服務(wù)，擴大高職院校檔案利用服務(wù)的工作范圍，讓更多的人受益，提高高職院校檔案館藏數(shù)量，也是為檔案利用服務(wù)工作的開展提供幫助。

（三）加強信息化建設(shè)，提升檔案利用服務(wù)水平

高職院校檔案管理的信息化水平尚處于初級階段，提高檔案服務(wù)利用的效率與水平，就要加快推進檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。在檔案管理信息化建設(shè)中，檔案信息規(guī)范化、檔案信息系統(tǒng)建設(shè)、檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)同步推進，首先，要根據(jù)國家相關(guān)的標準、政策，制定學(xué)校相應(yīng)的電子文件歸檔保管、檔案數(shù)字化相關(guān)標準。確?，F(xiàn)存檔案信息的安全，對電子文件設(shè)計加密技術(shù)、訪問權(quán)限、身份認證、病毒防范技術(shù)等，嚴防信息安全漏洞，確保檔案數(shù)據(jù)的安全和網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定，做到檔案服務(wù)利用“便捷、安全、高效”。其次，要重視數(shù)字檔案資源的建設(shè)。對于電子檔案在采集和接收環(huán)節(jié)應(yīng)遵循相關(guān)標準，確保其規(guī)范性；對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、聲像等其它載體檔案，進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化時，應(yīng)注意對于經(jīng)常使用且具有高價值的檔案資源，優(yōu)先數(shù)字化，以便更好的滿足用戶的檔案利用需要。另外，在數(shù)字化過程中，要重視數(shù)字資源著錄的規(guī)范性，要遵循國家檔案管理的相關(guān)標準，有助于提升檔案檢索準確率，便于后續(xù)的檔案搜索、利用。

（四）培養(yǎng)新型檔案管理人才，為利用服務(wù)提供人才技術(shù)保障

檔案管理隊伍的結(jié)構(gòu)、穩(wěn)定性和成員的素質(zhì)等因素，決定了檔案管理和利用服務(wù)的質(zhì)量和水平，新時期高職院校不僅要重視檔案管理工作人員，提升檔案工作地位，還要打造一支檔案管理與利用需要的專業(yè)化的技術(shù)隊伍，高職院校應(yīng)加強檔案管理技術(shù)人員在信息化網(wǎng)絡(luò)化管理知識、管理業(yè)務(wù)流程、信息化軟件應(yīng)用等方面業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷適應(yīng)新形勢下檔案的利用需求，創(chuàng)新管理辦法，更新檔案管理人員的管理知識和管理觀念，滿足不同利用者的需求，提高管理和利用的效率。為提升檔案管理、利用服務(wù)水平提供人才技術(shù)保障。

總之，網(wǎng)絡(luò)時代的到來，高職院校檔案利用服務(wù)迎來了挑戰(zhàn)，同時也帶來了發(fā)展的機遇，高職院校要強化檔案管理意識，創(chuàng)新工作思路，加大檔案管理的軟硬件建設(shè)，提高檔案服務(wù)利用的質(zhì)量和水平，為高職院校的各項工作提供優(yōu)質(zhì)檔案資源服務(wù)。

參考文獻

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