人事檔案工作在企業(yè)發(fā)展中的地位與作用

陸永玲

摘 要 改革開放以來(lái)，國(guó)家不斷發(fā)展，不管在經(jīng)濟(jì)、政治，還是文化上，都有了明顯的進(jìn)步，而人事檔案工作的作用也越來(lái)越顯著，成了很多企業(yè)在發(fā)展中一個(gè)重要的部分。人事檔案工作在一定的程度上能夠幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做決策，因?yàn)樗ㄟ^記錄企業(yè)員工的一些個(gè)人事跡，以文字的形式進(jìn)行整理總結(jié)，能夠幫助人力資源識(shí)別和選拔人才。特別在近年來(lái)，隨著企業(yè)人事制度的改革，以及各大企業(yè)對(duì)人才需求的增加，人事檔案工作逐漸受到人們的關(guān)注?；诖?，本文主要分析了人事檔案工作在企業(yè)發(fā)展中的地位與作用，從而為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供可靠的人才分析，最大化地實(shí)現(xiàn)個(gè)人和組織的目標(biāo)的統(tǒng)一，有一定的參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞 人事檔案 企業(yè) 作用

一、人事檔案可有效推動(dòng)企業(yè)發(fā)展

企業(yè)的發(fā)展主要依賴的是競(jìng)爭(zhēng)力，而在當(dāng)代，市場(chǎng)上的競(jìng)爭(zhēng)力主要體現(xiàn)在人才上，因此很多企業(yè)都是堅(jiān)持“以人為本”的宗旨。畢竟一個(gè)企業(yè)想要成長(zhǎng)，必須做好管理工作，無(wú)論是出發(fā)點(diǎn)還是歸宿點(diǎn)，都應(yīng)該注重“人”這一資源，這是在當(dāng)代市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的環(huán)境下各大企業(yè)必須關(guān)注的。人事檔案管理工作對(duì)企業(yè)每個(gè)職員包括德、能、勤、績(jī)等方面的有關(guān)信息，都會(huì)進(jìn)行相關(guān)記錄和整理，可以更為方便和快捷地對(duì)個(gè)人進(jìn)行分析，從而作出合適的決策，從而充分發(fā)揮每個(gè)人的優(yōu)勢(shì)。企業(yè)應(yīng)該對(duì)人事檔案工作給予重視，因?yàn)樗軌虮容^全面地把各種人才的專長(zhǎng)和性格等表現(xiàn)出來(lái)，從而更好地發(fā)現(xiàn)人才，并且合理地使用、調(diào)動(dòng)人才，起到揚(yáng)長(zhǎng)避短的作用，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。這樣一來(lái)，也能有效地提高該企業(yè)所有職員的工作積極性及創(chuàng)造性，進(jìn)一步提高工作的效率。人事檔案的合理化管理也能夠讓職員感覺到企業(yè)對(duì)其的關(guān)心。所以，人事檔案工作對(duì)企業(yè)有一定的推動(dòng)作用，但如果企業(yè)不重視人事檔案工作，不加強(qiáng)管理，也會(huì)直接影響到企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

二、有利于企業(yè)人力資源規(guī)劃的開展

人事檔案管理工作可以說(shuō)是企業(yè)人力資源規(guī)劃中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，具有舉足輕重的作用。人事檔案工作涉及企業(yè)的人才結(jié)構(gòu)和特征，所以能夠幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者更為全面地掌握有關(guān)的信息。就企業(yè)的人力資源規(guī)劃來(lái)說(shuō)，能夠增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部職員的流動(dòng)性，分析退休人員，把握人才流動(dòng)的方向，關(guān)注每個(gè)人才的發(fā)展，是企業(yè)人力資源規(guī)劃的重要參考信息。特別在當(dāng)代，各種人才市場(chǎng)使各種不同領(lǐng)域的人才，比如科技人員、教師等的流動(dòng)日益頻繁，而人事檔案工作能夠更好地讓企業(yè)得知應(yīng)聘者的情況，從而合理使用人才。人事檔案的建立也是時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物。通過人事檔案工作，可以進(jìn)一步增加企業(yè)對(duì)聘員的信任和認(rèn)可度，建立和諧的關(guān)系，人事檔案也是人才日后晉升的參證，能夠有效地扼制部分企業(yè)盲目選人的弊端。在新時(shí)代的市場(chǎng)下，人事檔案工作能夠幫助人力資源部制訂出更為長(zhǎng)遠(yuǎn)的人才培養(yǎng)計(jì)劃，進(jìn)一步優(yōu)化人力資源配置，根據(jù)不同的人才不同的能力，進(jìn)行合理的配置，揚(yáng)長(zhǎng)避短，優(yōu)化企業(yè)人力資源規(guī)劃。

三、為企業(yè)選用人才提供一定參考

良好的人事檔案工作可以很好地適應(yīng)企業(yè)的改革或者其戰(zhàn)略發(fā)展要求，而人才工作計(jì)劃也能更合理，發(fā)揮著重要作用。通過對(duì)人事檔案工作的整理，可以了解企業(yè)內(nèi)人才的儲(chǔ)備狀況，而且還能夠進(jìn)一步預(yù)測(cè)企業(yè)的人才需求及發(fā)展方向，以便制訂科學(xué)的人力資源計(jì)劃，為企業(yè)選用合適的人才。如果缺乏人事檔案工作，企業(yè)便不能較為方便、快捷、準(zhǔn)確地得知企業(yè)的所有人才的有關(guān)信息，難以作出選用人才、調(diào)動(dòng)人才的決策。避免花費(fèi)大量的時(shí)間和精力，這也是人力資源需求預(yù)測(cè)的關(guān)鍵。在當(dāng)代的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)背景下，人事檔案是了解人才狀況的重要且最直接的方式，能夠更直觀、更系統(tǒng)地了解一個(gè)人所有的經(jīng)歷，從而幫助企業(yè)更好地利用人才。

四、可提高企業(yè)員工的整體素質(zhì)

通常來(lái)說(shuō)，人力資源部門在內(nèi)部招聘時(shí)，往往會(huì)忽略員工自身的素質(zhì)，甚至唯親是用，導(dǎo)致企業(yè)職員素質(zhì)整體降低，不利于企業(yè)內(nèi)部的有效管理。而通過人事檔案工作，能夠很好地避免招聘過程中的違規(guī)行為，也進(jìn)一步保障了該企業(yè)職員的質(zhì)量和素質(zhì)，良好的人事檔案工作能夠優(yōu)化員工選拔和任用。同時(shí)，在企業(yè)對(duì)職員進(jìn)行培訓(xùn)的時(shí)候，人事檔案工作也能提供一定幫助，能夠更好地了解員工的教育背景或者培訓(xùn)需求，能夠更好地分析每個(gè)職員的狀況從而進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)。比如，對(duì)于那些工齡比較大的老員工可能對(duì)于基礎(chǔ)知識(shí)的培訓(xùn)存在抵觸，就可以向其開展健康保健培訓(xùn)；而對(duì)于那些新人，應(yīng)該更注重對(duì)工作技能的培訓(xùn)。通過人事檔案分析，針對(duì)不同的職員做不同的培訓(xùn)，能夠進(jìn)一步地調(diào)動(dòng)職員的積極性。另外，企業(yè)員工有不同的需求層次，可以結(jié)合馬斯洛需求層次論，針對(duì)性地實(shí)行激勵(lì)性政策，激發(fā)企業(yè)職員的工作熱情。

五、結(jié)語(yǔ)

人事檔案工作在企業(yè)發(fā)展過程中起著非常重要的作用，特別在當(dāng)代市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)如此激烈的環(huán)境下，人事檔案能夠?yàn)槠髽I(yè)做發(fā)展戰(zhàn)略計(jì)劃提供很好的參考依據(jù)，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，也有利于企業(yè)人力資源規(guī)劃的開展，為企業(yè)選用人才提供一定參考，提高企業(yè)員工的整體素質(zhì)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)給予重視。

（作者單位為廣西壯族自治區(qū)南寧樹木園）

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