加快地勘單位檔案管理現代化的路徑探討

摘 要：地勘單位檔案管理工作記載了單位歷史勘探工作，對于今后發(fā)展也具有重要影響，本文以地勘單位提高檔案管理工作現代化水平為主題分析了地勘單位中檔案管理工作的重要性，指出了地勘單位檔案管理工作中存在的問題以及我們在今后的工作中究竟應該如何提高檔案管理的現代化水平做了重點論述，希望對促進地勘單位的檔案管理工作進步做出貢獻。

關鍵詞：地勘單位；檔案管理；現代化

1引言

地質勘探單位的檔案管理內容包括單位發(fā)展過程中形成的各種文件和材料、過往歷史勘探工作的相關工作記錄以及勘測項目的重要信息資源，加強對這些檔案的管理有利于為單位管理者進行決策工作提供重要參考，為此要在工作中不斷地加強地勘單位檔案管理工作水平，提高檔案管理重要性認識，實現檔案管理工作的現代化，與單位實際工作同步發(fā)展。

2檔案管理工作在地勘單位的重要性

2.1勘測單位管理層決策所需

勘測單位的每一項工作的開展都需要單位直管領導拍板決定，領導的決策權在單位中的意義非凡，因此在進行相關事項決策的時候，決策層不能憑借個人的主觀臆斷妄自拍板，而是需要借助過往歷史經驗的參考保證決策的科學合理，諸如利用過去的市場信息、單位資料等，在檔案中收集有關過去類似決策的重要信息，為決策人員提供決策依據，保證工作順利進行。

2.2是地勘單位合法開展工作的依據

地勘單位在開展活動之后會在檔案中進行詳細的數據和工作記錄，這也有利于保證地勘單位的合法權益。檔案中有很多文件，比如勘測人員名單、各自承擔工作職責、勘測地點、勘測程序等，隨著事業(yè)單位的改革，市場經濟發(fā)展大背景下，地質勘探單位與政府之間的合作項目越來越多，在合作過程中也會簽訂各種合同文書或者其他憑證，要加強對此類合同文書的管理，進而維護自身合法權益。

3地勘單位檔案管理工作中存在的問題

3.1檔案歸檔的資料內容不全、沒有系統(tǒng)性

當前很多的地質勘探單位在進行檔案資料歸集的時候，所選擇的歸檔資料內容都比較單一簡單，對于一些關鍵的市場數據信息沒有進行有效收集與匯總，還有很多單位沒有建立專門收集和保存信息的重要制度。一旦地質勘探單位因為沒有及時對市場經濟政策和其他經營協(xié)議信息進行歸檔收集，可能會給地勘單位實際工作帶來一定的損失，另外，地勘檔案管理組卷的不規(guī)范也會讓管理工作缺少科學性。

3.2檔案工作服務機制不健全

加強地勘單位的檔案管理工作就務必也要完善檔案的管理和服務機制，不過照著目前的形勢看，多數工作人員尚未建立起自覺地檔案管理和服務意識，地勘單位在檔案管理工作中缺少組織力，關于檔案管理的信息化水平還尚待提高。檔案管理工作上很多單位都沒有形成服務體系，以至于專業(yè)知識掌握不到位，沒有為地勘單位勘查和施工提供準確的信息支持，以至于決策失去準確性和規(guī)范性。另外，服務意識不強同樣也會影響檔案管理工作開展。

3.3地勘單位檔案管理基礎不牢固

受到市場經濟發(fā)展的影響，地質勘探單位也轉變了單位發(fā)展觀念開始追逐經濟效益的提升，進而忽視了內部相關工作完善和提高社會整體效益的重要責任。為此，地勘單位往往在信息收集工作中投入大量人力、物力等，卻在最基本的檔案管理基礎設計工作上萎靡不前。加強基礎設施的建設在提高檔案管理質量方面貢獻顯著，否則將會極大的降低檔案管理收集效率，對檔案的管理質量產生影響。并且，不少地勘單位都在努力創(chuàng)造收益，很多單位將自身多余的辦公場所對外打包出租，壓縮了檔案庫存空間。檔案管理和辦公同處一室，無法保證檔案管理水平，進而降低整體檔案管理質量。

4加快地勘單位檔案管理現代化的有效路徑

4.1提高地勘單位檔案管理工作標準化和規(guī)范化管理

不斷提高地勘單位檔案管理工作的規(guī)范化與標準化。第一要不斷加強對檔案資料的收集管理工作，保證每個環(huán)節(jié)都得到嚴格管理，一旦發(fā)現問題要及時糾正和解決；第二，隨著信息化社會的發(fā)展以及“互聯網+”的廣泛應用，地勘單位檔案管理工作要加強對計算機的管理應用，擴大信息技術覆蓋面，充分借助計算機技術來提高檔案管理的效率。

4.2提高檔案管理工作投入，做好基礎性工作

不少地勘單位的業(yè)務開展都受到了經費的限制，檔案管理中投入不足，隨著市場競爭的激烈程度日益增加，需要地勘單位在實際生產工作中投入更多人力、物力，也占據了更多的時間和精力，進而忽視了檔案管理工作。為此，使得檔案管理工作的相關配套設施不齊全，影響管理水平的提高，因此有關部門要加大對地勘單位的經費撥款，尤其是加強檔案管理工作經費投入，建立專業(yè)檔案管理工作室，購買先進的檔案管理設備，比如掃描儀和計算機，并建立內部局域網。

4.3選擇合適的檔案管理軟件

檔案信息資源開發(fā)利用和信息網絡建設的技術保障需要應用系統(tǒng)建設，該工作涉及的工作面比較寬，關系到檔案信息化建設的速度與質量，應用系統(tǒng)的好壞直接影響檔案管理效益，所以檔案管理系統(tǒng)軟件選擇很重要。選擇過程中要從產品原型出發(fā)，要建立在檔案管理工作的創(chuàng)新思想上，充分利用計算機通訊技術、工作流技術與數據庫等新技術，實現檔案管理一體化，使文件的形成和流轉實現電子化，進而減少對于紙質檔案的歸納整理，選擇原型產品優(yōu)點在于管理軟件的用戶界面要友好、操作簡便，數據庫要可靠安全（這是最重要的）。系統(tǒng)功能的實現能夠通過IE瀏覽器實現，系統(tǒng)維護集中在服務器端，可以實現從文件生成、歸檔、利用，直到銷毀檔案的檔案生命全周期管理，能夠滿足各級的檔案管理需求，讓單位的電子自動化管理再上一層樓。

5結語

地勘單位的檔案管理現代化建設要加強檔案管理工作的主動性，加大檔案管理工作方面的投入，積極布局各種先進的檔案管理設備和信息化技術網絡，加強對高級檔案管理人員的招聘，切實為地勘單位領導進行決策提供有力參考依據，促進地勘單位更好更快的發(fā)展。

參考文獻

[1]郭素.加快地勘單位檔案管理現代化的思考[J].經營管理者，2017（9）.

[2]劉桂霞.地勘單位轉型期提高檔案管理規(guī)范化水平的幾點思考[J].經營管理者，[3]2014（21）：271-271.

[3]張軍躍.加強地勘單位內部管理提高單位經濟效益的思考[J].現代經濟信息，2014（18）：73-73.

（作者單位：湖南省有色地質勘查局一總隊）