對檔案統(tǒng)計信息化建設(shè)的認識

于偉霞

檔案統(tǒng)計是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，具有承前啟后的作用，是做好檔案綜合管理的必要條件。信息網(wǎng)絡(luò)時代對檔案統(tǒng)計工作提出了更高的要求。與此同時，統(tǒng)計信息技術(shù)的發(fā)展使檔案統(tǒng)計的信息化成為可能，只有更好地開展檔案統(tǒng)計利用工作，更大程度地發(fā)掘檔案的潛在價值，更加全面地提供檔案信息服務(wù)，從而實現(xiàn)檔案統(tǒng)計信息化管理的跨越式發(fā)展。

1檔案統(tǒng)計信息化是檔案工作發(fā)展的必然趨勢

檔案是一種重要的信息資源，檔案信息化管理已經(jīng)成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢。檔案信息化建設(shè)是檔案工作發(fā)展的需要，也是單位發(fā)展的需要。通過開發(fā)檔案信息資源，才能實現(xiàn)其最終的是提供利用目的。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式采用的是人工保管和調(diào)閱利用，不僅占用了大量的庫房空間，提高了管理成本，而且檔案資料在保存和使用時較易受到損壞，查閱檔案的效率也比較低；實現(xiàn)檔案信息化以后，不僅查閱檔案的效率將得到很大的提高，檔案管理人員也將有更多時間用于檔案數(shù)據(jù)整理工作，還可通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案資源共享。信息化檔案統(tǒng)計通過計算機網(wǎng)絡(luò)，為單位所有人員提供全面、權(quán)威的專業(yè)資料以及相關(guān)規(guī)范、標(biāo)準等各項知識，拓寬行業(yè)視角和知識面，起到很好的幫助、指導(dǎo)作用，有效地促進單位的發(fā)展。醫(yī)院檔案統(tǒng)計信息化建設(shè)尤為重要和緊迫，現(xiàn)在醫(yī)院在工作過程中通過計算機為每位患者建立電子檔案，產(chǎn)生了大量的文字、圖表等文件，如何完整地保存和高效地查閱和利用，將直接影響到以后的后續(xù)服務(wù)。

2要加大檔案信息化建設(shè)力度

單位檔案是單位活動的真實記錄，對單位的發(fā)展具有重要作用。以計算機、網(wǎng)絡(luò)和存儲技術(shù)為核心的現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展，已經(jīng)極大地影響著經(jīng)濟發(fā)展、人民生活和社會發(fā)展過程。信息化已經(jīng)成為單位現(xiàn)代化的重要標(biāo)志和單位生存、發(fā)展的重要保障。信息化對傳統(tǒng)的檔案工作理論、技術(shù)、方法帶來嚴峻挑戰(zhàn)。醫(yī)院病歷檔案管理要借助信息技術(shù)實現(xiàn)文件形成電子化、文件傳遞網(wǎng)絡(luò)化、文件存儲數(shù)字化和文件管理動態(tài)化，也就是建設(shè)電子文件管理系統(tǒng)。電子文件管理系統(tǒng)是辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理信息系統(tǒng)合二為一的文件管理系統(tǒng)。這種系統(tǒng)是針對某一個或若干個電子文件，從電子文件的生成開始，到電子文件的運轉(zhuǎn)處理，到一部分電子文件轉(zhuǎn)化成為電子檔案，到電子檔案的管理與提供利用，到對電子檔案進行遷移或銷毀為止，能夠通過網(wǎng)絡(luò)對文件的整個生命周期進行相應(yīng)控制與有效管理的計算機自動化管理軟件系統(tǒng)。這個系統(tǒng)的檔案檢索系統(tǒng)不再是一個獨立的系統(tǒng)，而是作為電子文件管理系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)。也就是說電子文件管理系統(tǒng)對數(shù)字檔案信息的管理不僅限于存儲和檢索，而是發(fā)展為能夠跟蹤和管理文件整個生命周期，實現(xiàn)電子文件收集、管理、處置、信息檢索及投遞利用的管理系統(tǒng)。電子文件和電子檔案管理相對于紙質(zhì)文件管理來說是全新的模式，要加強對電子檔案管理的政策、技術(shù)、方法、標(biāo)準的學(xué)習(xí)和開發(fā)研究， 建立適應(yīng)單位信息化發(fā)展要求的檔案管理模式。

3如何做好檔案統(tǒng)計信息化建設(shè)

作為單位的檔案，要圍繞單位的大局和中心工作。在實際工作中如何推進單位的檔案統(tǒng)計信息化建設(shè)，我認為可以從以下幾方面考慮。

3.1明確檔案統(tǒng)計信息化建設(shè)的目標(biāo)。單位檔案統(tǒng)計信息化建設(shè)的目標(biāo)在于實現(xiàn)各類檔案網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)共享查詢，并實現(xiàn)各類檔案管理信息的綜合統(tǒng)計，提高檔案信息為單位各項服務(wù)的能力。目前，重點要建設(shè)以數(shù)字信息化、網(wǎng)絡(luò)化和信息共享為主要內(nèi)容的數(shù)字檔案室，加快基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，引進先進的檔案管理模式，并結(jié)合單位的發(fā)展，單位檔案統(tǒng)計管理的需要，不斷充實、不斷完善；建設(shè)統(tǒng)計信息和文檔一體化平臺，為網(wǎng)絡(luò)電子文件管理系統(tǒng)的實現(xiàn)打下良好的基礎(chǔ)。

3.2檔案信息化建設(shè)的任務(wù)和方式。單位檔案管理多是采用手工作坊式的操作。各種歸檔材料從形成、歸檔、整理、保管到利用都是手工來完成。單位檔案統(tǒng)計信息化建設(shè)就是要改變這一狀況，建立文檔一體化系統(tǒng)，將傳統(tǒng)檔案室變革為數(shù)字檔案室。為此，檔案管理模式必須向網(wǎng)絡(luò)化、計算機化方向發(fā)展，通過網(wǎng)絡(luò)、計算機、圖文掃描、光盤存儲及其他存儲模式等先進手段，對數(shù)字檔案進行集中統(tǒng)一管理。要加強加快綜合管理信息統(tǒng)計一體化平臺的建設(shè)，快速高效地實現(xiàn)檔案信息的再利用，發(fā)揮檔案的最大價值。利用計算機系統(tǒng)檔案管理工作的管理能力將會極大地提高，利用網(wǎng)絡(luò)檔案管理工作的管理范圍將會擴大，通過網(wǎng)絡(luò)計算機管理系統(tǒng)實現(xiàn)文檔一體化管理是比較方便而可行的方法。隨著單位電子辦公管理系統(tǒng)的發(fā)展，歸檔的規(guī)范，將形成越來越多的電子文件。電子文件歸檔與電子檔案管理流程顯得更加重要，加強電子檔案的管理和利用已成為單位檔案工作不可或缺的重要環(huán)節(jié)。只有把紙質(zhì)載體、模擬信號的檔案轉(zhuǎn)化為電子形態(tài)的數(shù)字化檔案，才能有利于檔案統(tǒng)計信息快速統(tǒng)計和準確服務(wù)。當(dāng)然在單位檔案統(tǒng)計信息化過程中一定要加強網(wǎng)絡(luò)安全防護工作。

4檔案統(tǒng)計信息化建設(shè)促進了檔案管理方式的規(guī)范

檔案的規(guī)范管理在一定程度上提高了管理效率，可以縮短檔案管理工作時間，擴大工作空間，改善工作程序，加快工作速度，對單位生產(chǎn)經(jīng)營管理的高效運行有很大的促進作用。檔案統(tǒng)計信息化建設(shè)帶來了觀念的更新和形象的轉(zhuǎn)變，使檔案工作的內(nèi)容更加豐富，技術(shù)含量極大提高，檔案工作重心也轉(zhuǎn)移到與信息化相關(guān)的工作上。這些深刻變化，必將對今后單位的檔案工作和單位的發(fā)展產(chǎn)生深遠影響。

總之，通過檔案統(tǒng)計信息化，我們可能會發(fā)現(xiàn)檔案統(tǒng)計利用的某些規(guī)律，如利用者的喜愛，也許還能夠合理預(yù)測趨向。醫(yī)院業(yè)務(wù)部門應(yīng)該積極主動地將這些統(tǒng)計成果運用到服務(wù)工作中去，及時調(diào)整服務(wù)重點或者提前做好服務(wù)計劃，為整個醫(yī)院科學(xué)發(fā)展提供有效服務(wù)。

（作者單位：濰坊市婦幼保健院）